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Es una explicación de la etapa del proceso administrativo...

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ETAPA MECANICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. ALUMNA: MAESTRO: MATERIA: ADMINISTRACION ESCUELA: SEMESTRE: 6TO GRUPO: B

PLANEACION:

Concepto. La primera fase del proceso administrativo es la planeación. Las organizaciones no solo viven el presente, sino que tratan de predecir el futuro, por lo que dan dirección a sus propósitos y en función de esa previsión, combinan esfuerzos y recursos. La PLANEACION nos ayudara a alcanzar los resultados establecidos en el plan, así como los recursos necesarios en los que se apoyaran los refuerzos organizacionales. Aunque existen distintos tipos de planeación, todos los enfoques coinciden en determinar la situación actual, prever el futuro, determinar objetivos y los recursos así como las acciones necesarias para el logro de lo establecido. Concepto de Planeación

A todo directivo le interesa que su empresa sea eficaz y eficiente, es decir que cumpla su misión, su encargo social y lo haga de modo que su producto o servicio sea redituable, además de que satisfaga las expectativas de sus clientes, manteniendo una relación armónica y mutuamente ventajosa con el medio ambiente. Es por ello que suelen emplear mucho de su tiempo y esfuerzo personales a atender y cuidar personalmente todos los detalles que intervienen en la consecución de estos propósitos, mediante el ejercicio de las funciones generales que conforman el ciclo administrativo. Este ciclo, en tanto sistema, tiene necesariamente que tener un elemento rector, y ese rol lo desempeña la función de Planeación. De la destreza con que se ejerza esta importante función depende en gran medida el éxito de la gestión de cualquier organización, es por ellos que en este capítulo queremos explorar, de conjunto con el lector, los más íntimos secretos de la planeación, en aras de que conociéndola

profundamente podamos hacer un ejercicio eficiente de la misma. Dicho de otro modo, dentro del sistema integrado por las funciones generales de la dirección, la Planeación es el la que marca el derrotero que tomarán las acciones gerenciales; es decir, las metas que se propongan mediante el proceso de planificación, condicionarán la forma y orientación del ejercicio de las restantes funciones que conforman el Ciclo Administrativo, así lo refrenda Fernández Arenas cuando asegura: “La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas» La planeación consiste en elegir un curso de acción y decidir por anticipado qué es lo que debe hacerse, en qué secuencia, cuándo y cómo. La buena planeación interna considera la naturaleza del futuro en el cual las decisiones y acciones de la planeación se intenta que operen, así como el periodo en curso en el cual se hacen los planes.

Previo a cualquier ciclo de gestión, o acción administrativa o de negocios, resulta imprescindible precisar cuáles serán los resultados que se espera alcanzar, es decir fijar los propósitos de la acción, así como las condiciones futuras y los recursos necesarios para que éstos se alcancen. Esta es la esencia de la función de planificación, pues es a través de ésta que es posible fijar las metas y prever todos los recursos necesarios así como los futuros escenarios donde tendrá lugar la gestión de la organización. Prescindir de estos análisis previos supone graves riesgos, y puede acarrear desperdicio de esfuerzos y de recursos, como consecuencia de una administración fortuita e improvisada. Es por ello que la planeación inicia las etapas del proceso administrativo, y aún más las condiciona; ya que planear implica seleccionar e implementar las decisiones más convenientes acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro, para alcanzar los objetivos de la organización, ya sea a mediano o corto plazos. Sólo el ejercicio

efectivo de la planeación permite determinar con antelación los riesgos riesgo y disponer las estrategias y acciones para minimizarlo. A partir de esta consideración, es fácil concluir que el éxito de la gestión depende en gran parte de una adecuada planeación, y que los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Diversos autores e investigadores de las ciencias económicas han establecido sus propias definiciones de esta importante función directiva. Para Reyes Ponce «La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización». Por su parte, Dale, E.; Terry, G; Kazmier, L.J. y Scalan, B.K. centran sus definiciones en la determinación de un conjunto de objetivos y la determinación de las vías, métodos y técnicas que habrán de emplearse para su consecución.

En tanto que Massie, J.L. y Anthony, R.N. la definen con énfasis en su proyección de futuro, como ejercicio intelectivo que permite visionar los escenarios futuros y ponderar los riesgos de la actuación de la organización en los mismos. Todo lo cual se evidencia en el resumen presentado en la siguiente tabla.

Principio de la precisión. Para lograr el cumplimiento de las metas con la eficacia y eficiencia deseadas, es imprescindible realizar el proceso de planificación con un alto grado de precisión, que cierre el paso a lo eventual y a las improvisaciones. Los planes deben constituir una sólida estructura a partir de la cual puedan calcularse las adaptaciones a las condiciones específicas del futuro mediato. Principio de la flexibilidad. El cumplimiento del principio anterior, debe dejar no obstante, un

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margen para los cambios que pueda ser necesario introducir, debido a variaciones no previsibles de las circunstancias del entorno, que tengan lugar después de la concepción del plan. Aún cuando este planteamiento pueda ser considerado como contradictorio, todo plan deberá ser simultáneamente, lo suficientemente preciso para minimizar los cambios por variaciones previsibles, y lo suficientemente flexible, para asimilar los cambios que sea necesario introducir debido a variaciones no previsibles. Téngase en cuenta que no es lo mismo rigidez que exactitud El principio de la unidad. Todos los planes que se elaboren en la organización deben responder a un plan general único, para lo cual es preciso garantizar su coordinación e integración. Los planes de las diferentes áreas funcionales de la entidad deben coordinarse de tal manera que en un mismo plan puedan encontrarse todas las

normas de acción aplicables. Lo anterior evidencia la necesidad de que todas las áreas participen activamente en la elaboración de los planes, de forma que se conjuguen todos los propósitos e intereses, en un único documento que recoja las metas de la organización de manera integral.

Principio de la consistencia. El logro eficaz y eficiente de los objetivos depende de la coordinación entre recursos, funciones y actividades. Los esfuerzos que hacen los distintos departamentos están encaminados al cumplimiento del plan general. Principio de la rentabilidad. La aplicación de los planes se realiza con base a los beneficios esperados respecto al costo. Generalmente se espera que los resultados sean superiores a los

de los gastos. Cuando hablamos de una empresa, los planes están enfocados a maximizar los beneficios, es decir, obtener unidades. Principio de la participación. En la formulación de un plan intervienen todas las personas, las que lo estructuran y también quienes tienen relación con su funcionamiento. Para que un plan sea objetivo, deberán participar desde el gerente general, los agentes funcionales, los jefes de área, los supervisores y los trabajadores con el fin de generar motivación y compromiso, al sentir que se han tomado en cuenta las distintas opiniones en la creación de un plan.

Organigrama Micro-Administrativo:

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