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MET4540 – Systèmes de management de la qualité

Jean François Péloquin

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Séance 3 Les audits de systèmes de gestion

Les audits des systèmes de gestion

MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

Hiver 2021

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MET4540 – Systèmes de management de la qualité

Jean François Péloquin

Objectifs de la séance 3  Connaitre le vocabulaire de l’audit et les principes de l’audit de système et les exigences normatives;  Maîtriser les différentes étapes pour réaliser un audit de système de management de la qualité;  Connaitre les différents rôles dans un audit et comprendre le rôle et le comportement de l’auditeur;  Être capable de préparer et conduire des audits internes en toute autonomie selon les bonnes pratiques d’audit;  Savoir présenter ses conclusions d’audit de manière constructive dans un rapport formel d’audit. MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Plan de la présentation  Le vocabulaire et les concepts de l’audit  Les différents types d’audit  Les différents rôles de l’audit  Les compétences de l’auditeur  Les activités d’audit • Planification, préparation, réalisation, rapport d’audit MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les concepts et le vocabulaire de l’audit 

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L’audit de système de management  Les audits sont des activités importantes pour s’assurer que les choses sont faites telles que requise par des exigences internes ou externes  Des audits sont réalisés dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du sport (dopage), du management et bien d’autres  Les gouvernements, les organismes de normalisation et les entreprises privées les utilisent MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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L’audit de système de management  Les buts de l’audit peuvent varier • Prix ou concours (Deming, CABE, MBNQA…) • Performance (financière, marketing, balisage) • Normes (comptable, contractuelle, ISO…)

 Les sujets de l’audit varient également • Produit ou service • Processus ou procédé • Système de management ou gestion

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L’audit de système de management  ISO 9001 exige que l’organisme se vérifie • Audit interne du SGQ selon art. 9.2 • Pour vérifier qu’il gère avec efficacité ses processus (maîtrise de ses activités) du SMQ

 Beaucoup d’autres normes de management • ISO 14000, ISO 45001, ISO 22000, ISO 27001

 Les clients peuvent vérifier leurs fournisseurs • Audit de système, de produit, de qualification

 Des parties externes peuvent auditer • Regroupement d’entreprise, consultant, financier, évaluateur de concours, registraire… MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Audit de système de management

 Norme ISO 19011:2018 – Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management

• • • • •

Termes et définitions Principes de l’audit Management d’un programme d’audit Réalisation d’un audit Compétences et évaluation des auditeurs

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Audit – Termes et définitions Audit : Processus méthodique, indépendant et documenté, permettant d'obtenir des preuves objectives et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits Note 1 à l’article: Les audits internes, parfois appelés audits de première partie, sont réalisés par, ou pour le compte de l’organisme lui-même. Note 2 à l’article: Les audits externes comprennent les audits appelés généralement audits de seconde et de tierce partie. Les audits de seconde partie sont réalisés par des parties ayant un intérêt à l’égard de l’organisme, comme les clients ou d’autres personnes agissant en leur nom. Les audits de tierce partie sont réalisés par des organismes d’audit indépendants, tels que ceux qui octroient l’enregistrement ou la certification de conformité ou des organismes publics. MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Audit – Termes et définitions Critères d’audit : ensemble d’exigences (politiques, procédures, instructions de travail, exigences légales, obligations contractuelles,…) utilisées comme référence vis-à-vis de laquelle les preuves objectives sont compares

Preuves objectives : données démontrant l’existence ou la

véracité de quelque chose (sont obtenues par observation, mesure, essai ou par un autre moyen)

Preuves d’audit : enregistrements, énoncés de faits ou autres informations pertinents pour les critères d’audit et vérifiables MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Audit – Termes et définitions Constatations d’audit : résultats de l’évaluation des preuves d’audit recueillies, par rapport aux critères d’audit Note 1 à l’article: Les constatations d’audit indiquent la conformité ou la non-conformité Note 2 à l’article: Les constatations d’audit peuvent conduire à l’identification des opportunités d’amélioration ou à la consignation des bonnes pratiques.

Conclusions d’audit : résultat d’un audit, après avoir pris en considération les objectifs de l’audit et toutes les constatations d’audit MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Audit – Termes et définitions

Critères d’audit

Preuves d’audit

Constatations d’audit

Conclusions d’audit

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Audit – Termes et définitions Critères d’audit

Preuves d’audit

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Constatations d’audit    Conclusions d’audit    ! MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les différents types d’audit

Les différents types d’audit  On distingue 3 types d’audit principaux • Audit de première partie – Audit interne • Audit de seconde partie – Audit fournisseur • Audit de tierce partie – Audit indépendant

 La distinction principale est dans les liens entre les parties prenantes • Le client est celui qui demande l’audit • L’auditeur est celui qui réalise l’audit • L’audité est celui qui subit l’audit

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Les différents types d’audit  Les audits internes, parfois appelés audits de première partie, sont réalisés par, ou pour le compte de l’organisme lui-même.  Les audits externes comprennent les audits appelés généralement audits de seconde et de tierce partie. Les audits de seconde partie sont réalisés par des parties ayant un intérêt à l’égard de l’organisme, comme les clients ou d’autres personnes agissant en leur nom. Les audits de tierce partie sont réalisés par des organismes d’audit indépendants, tels que ceux qui octroient l’enregistrement ou la certification de conformité ou des organismes publics. MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Audit interne (1ère partie) Finances

Client : entreprise Achats

Auditeur : entreprise Ressources humaines

Audité : entreprise Ingénierie

Production

L’indépendance dem importante entre aud et personnes auditée MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Audit externe de fournisseur (2e partie) Client : entreprise cliente Auditeur : entreprise cliente Audité : fournisseur potentiel Demande (1) Réponse (2) FOURNISSEUR

CLIENT Audit (3)

Commande (4)

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Audit externe de fournisseur (2e partie) Client : entreprise cliente Auditeur : partie embauchée par le client Audité : fournisseur potentiel De m a n d e (1)

Rép on s e (2 ) Comm a n d e Au d it (4 ) d 'au d it (3 )

F OURNISSE UR

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Com ma n d e (6 )

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Audit externe registraire (3e partie) Client : fournisseur Auditeur : partie indépendante Audité : fournisseur CLIENT

REGISTRAIRE RECONNU

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Demande (1) Audit (2) Certificat (3) CERTIFIÉ ISO 9001

FOURNISSEUR

Demande (4)

CLIENT Y

Réponse & copie certificat (5) Commande (6) CLIENT Z

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Les différents objectifs de l’audit  Audit interne • Objectif de vérifier si le système est appliqué et procure les résultats désirés avec efficience • La conclusion sera la pertinence et l’efficience ou non du système de management

 Audit externe des fournisseurs • Objectif de vérifier la capacité des fournisseurs à satisfaire nos exigences • La conclusion sera la qualification ou non du fournisseur (liste de fournisseurs approuvés) MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les différents objectifs de l’audit  Audit externe de certification/enregistrement  Plusieurs objectifs spécifiques en certification • Objectif d’assurer que votre documentation satisfait à toutes les exigences de la norme • Objectif d’assurer que toutes les procédures et les processus soient correctement suivis • En conclusion, selon les résultats, l’auditeur recommandera ou non l’octroi de votre certification ou exigera des mesures correctives au préalable MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les différents rôles de l’audit

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Rôles de l’audit Client de l’audit : Organisme ou personne demandant un audit (anciennement aussi appelé commanditaire)

Auditeur : Personne qui réalise un audit Audité : Organisme ou parties de celui-ci qui sont audités Équipe d’audit : Une ou plusieurs personnes réalisant un audit, assisté si nécessaire, par des experts techniques

Guide d’audit : Personne nommée par l’audité pour assister l’équipe d’audit MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Rôles de l’audit Responsable d’audit (chef d’audit) : Personne qui est responsable de la réalisation d’un audit et qui dirige l’équipe d’audit

Observateur : Personne qui accompagne l’équipe d’audit mais qui n’agit pas en tant qu’auditeur

Expert technique : personne apportant à l’équipe d’audit des connaissances ou une expertise spécifique (n’audite pas)

Responsable du programme d’audit : Personne responsable de planifier/organiser les audits internes au sein de l’organisme et d’assigner les auditeurs selon le programme MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les compétences et habiletés de l’auditeur

Les compétences de l’auditeur  La norme ISO 19011 définit la compétence et l’évaluation des auditeurs (chapitre 7) • • • • •

Déterminer la compétence d’un auditeur Déterminer les critères d’évaluation des auditeurs Choisir la méthode d’évaluation appropriée Réaliser l’évaluation d’un auditeur Maintien et amélioration de la compétence

 Qualification des auditeurs externes (registraire) • Formation d’une semaine avec prérequis • ISO 17021 donne des exigences de compétence MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les compétences de l’auditeur  Qualification des auditeurs internes • ISO 9001 n’est pas spécifique sur ce point • Le choix des auditeurs doit cependant - Assurer l’objectivité et l’impartialité du processus

• Mais l’exigence de compétence peut s’appliquer - L’audit est une activité importante en qualité

 Moyens • Formation interne, externe, accompagnement d’observation, certification, embauche, soustraitance, expérience pertinente (comptable) • Des cours de 1 ou 2 jours sont offerts MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les compétences de l’auditeur  Suggestion de documenter vos expériences • Registre de vos activités d’audit • Votre travail de session peut être un audit • Le contenu de MET4200 couvre les compétences du niveau de l’audit interne de SMQ

 Les entreprises possédant des systèmes de management formel requiert des auditeurs internes parmi leurs employés • Cette compétence transférable peut vous ouvrir des portes dans certaines organisations - Hydro-Québec, firmes professionnelles, gouvernements MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Les compétences de l’auditeur  Il est préférable (mais non obligatoire)  Posséder les habiletés/compétences: • • • •

une ouverture d'esprit un bon jugement (impartial) une facilité à s’exprimer et à écouter une crédibilité auprès de ses collègues de travail

 Démontrer les capacités suivantes :

• comprendre le système qualité • rester ferme dans ses conclusions (pressions !) • respecter et maintenir ses connaissances d’audit

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Les principes de compétence  Principes relatifs à l’auditeur • Déontologie : confiance, intégrité, confidentialité et discrétion • Présentation impartiale : honnête et précise • Conscience professionnelle : attitude diligente

 Principes relatifs à l’audit • Indépendance : impartialité et objectivité • Approche fondée sur la preuve : méthode rationnelle pour des conclusions fiables e reproductibles d’un processus systématique MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Qualités personnelles d’un auditeur         

Intègre Ouvert d’esprit Diplomate Observateur Perspicace Polyvalent Tenace Autonome Capable de prendre des décisions

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Les activités de l’audit

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Activités de l’audit Management d’un programme d’audit  Planification du programme d’audit • Établit, met en œuvre, surveille, revoit et améliore -

Détermination des ressources et assure la disponibilité Sélectionne, forme, évalue et assigne les auditeurs Définit un calendrier des audits (programmation) Constitue les équipes et pilotes les audits Conserve les enregistrements Émet des actions correctives/préventives au besoin Identifie les opportunités d’amélioration du programme

• Le gestionnaire du programme ne fait pas les audits MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Source : ISO 19011:2018 MET 4540 Syst ème de management de la qualit é

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Exemple d’un programme d’audit • Le responsable du programme d’audit effectue la planification annuelle des audits externes et internes • Souvent réalisé par la direction de la qualité • Informe ainsi les auditeurs qui seront assignés

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Activités de l’audit Critères d’audit

Schéma explicatif Activités d’audit

Référentiel, norme, politique, objectifs, exigence contractuelle, bonnes pratiques

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Documentation Manuel, procédure, instruction, processus, formulaire, diagramme

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Application réelle Ce qui est connu, mis en œuvre enregistré et suivi

Audit sur place 1- Conformité et efficacité

2- Lacune application

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3- Lacune documentaire

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Activités de l’audit Activités de réalisation de l’audit  Déclenchement de l’audit  Revue de la documentation  Préparation de l’audit sur place  Activités d’audit sur place  Élaboration du rapport d’audit  Clôture et suivi de l’audit

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Activités de l’audit Préparation de l’audit sur place  Responsable d'audit élabore un plan d'audit : • Objectifs de l'audit ( finalité, but, à quoi sert-il ? ) • Critères de l’audit (référentiel, normes, cadres,…) • Champs de l'audit (périmètre, terrain de jeu : activité, service, sites, activités/processus essentiels pour atteindre objectifs d'audit)

• Modalités (date, lieux, horaire, durée, auditeurs, etc.) • Ressources requises (bottes, lunettes, local de rencontre…)

 Assure la connaissance de l'entité auditée •

(activité, documentation/matériel, langue et de rapport d'audit )

 Assure...