Proyecto Entrega 1 Gerencia EstrategicaVF PDF

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Entrega 1 del proyecto de la asignatura Gerencia Estrategica Politecnico Grancolombiano...

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PROYECTO ESTUDIO DE CASO

EMPRESA: CONSORCIO DEVISAB

INTEGRANTES Leidy Tatiana Ortiz Henao - Código: 1621020404 Fabián Leonardo Garzón Contreras – Código: 1511023429 Carlos Enrique Lara Uñate – Código: 1021590065 Andrés Leonardo Gutiérrez Manrique – Código: 1811981622

TUTOR OLGA STELLA ZAMBRANO

FUNDACION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

GERENCIA ESTRATEGICA GRUPO 2 BOGOTÁ, MARZO DE 2019

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

CONTENIDO

PROPOSITO Y OBJETIVOS………………………………………………………………3 DESCRIPCION DE LA EMPRESA………………………………………………………..4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…………………………………………………...7 METODO A APLICAR……………………………………………………………………..9

PROPÓSITO DEL ESTUDIO DE CASO Durante el desarrollo del presente trabajo, buscamos desarrollar un estudio de caso, para la empresa CONSORCIO CONCESIONARIA DE DESARROLLO VIAL DE LA SABANA- DEVISAB; donde se ha detectado una problemática la cual es la demora en el pago oportuno a sus respectivos proveedores, por sus servicios y suministro de materiales otorgados al Consorcio. Buscamos, mediante la aplicación de métodos de estudio, identificar los factores que inciden en la problemática presentada, analizando las situaciones que conllevan a generar los respectivos retrasos en el proceso de causación, revisión, y aprobación de facturas para pago a proveedores y así de esta manera determinar mediante indicadores la solución al caso de estudio, conllevando así a optimizar tanto el capital humano como el capital técnico y operativo involucrando a todos los niveles de la organización desde el compromiso de la Alta Gerencia lo que tiene como resultado un compromiso a todo nivel con el proceso y con el cumplimiento a cabalidad con los proveedores.

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OBJETIVOS ● Identificar las falencias y problemáticas en el pago oportuno a proveedores del consorcio DEVISAB. ● Investigar y examinar la información recopilada por el método de estudio (encuesta) a los empleados de las distintas áreas con relación a la problemática del consorcio DEVISAB. ● Conocer, desarrollar y aplicar las posibles soluciones que nos aporta el estudio, para mitigar la problemática y hacer mejoras significativas a futuro.

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA HISTORIA Y ACTIVIDAD COMERCIAL NIT: 830.026.741-3 RAZÓN SOCIAL: CONSORCIO CONCESIONARIA DEL DESARROLLO VIAL DE LA SABANA DEVISAB DIRECCIÓN: Km 9 Vía Mosquera – Chía CIUDAD: Funza DEPARTAMENTO: Cundinamarca ACTIVIDAD ECONÓMICA: 4210 – Construcción de Carreteras y vías de Ferrocarril RESEÑA HISTÓRICA: El 10 de Julio de 1996, la secretaria de obras públicas del departamento de Cundinamarca ordena la apertura de la licitación pública N° SOP-02 de 1996 con el fin de

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realizar por el sistema de Concesión los estudios, diseños definitivos, reconstrucción y rehabilitación vial, construcción de intersecciones y puentes peatonales en los pasos urbanos, mantenimiento y operación de la carretera Chía – Mosquera - Girardot y Ramal a Soacha. Es así como las empresas MARIO ALBERTO HUERTAS COTES, AGUILAR Y COMPAÑÍA LTDA, PAVIMENTOS COLOMBIA LTDA, CONSTRUCCIONES CARRILLO CAYCEDO LTDA – CONCAY, INGENIEROS CONSTRUCTORES E INTERVENTORES LTDA – ICEIN Y ESTUDIOS TECNICOS S.A. unen su experiencia, conocimiento y recursos para establecer un acuerdo Consorcial, con el fin de participar en dicha licitación bajo la denominación de CONCESIONARIA DEL DESARROLLO VIAL DE LA SABANA – DEVISAB; a la cual le es adjudicado dicho contrato. Hoy en día después de 18 años de arduas labores, la CONCESIONARIA DEL DESARROLLO VIAL DE LA SABANA – DEVISAB, tiene como socios a MARIO ALBERTO HUERTAS COTES, PAVIMENTOS COLOMBIA LTDA, CONSTRUCCIONES CARRILLO CAYCEDO LTDA – CONCAY, INGENIEROS CONSTRUCTORES E INTERVENTORES LTDA – ICEIN Y ESTUDIOS TECNICOS S.A. En el año 2011 la gobernación de Cundinamarca le adjudicó al CONSORCIO CONCESIONARIA DEL DESARROLLO VIAL DE LA SABANA – DEVISAB, los estudios, diseños, construcción, rehabilitación vial, mantenimiento y operación de las vías regionales comprendidas entre: ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Puerto Araujo - San Antonio del Tequendama La gran vía – Tena La gran vía – Cachipay Cachipay – Anolaima Cachipay – Zipacon – Cartagenita La Mesa – Mesitas Anapoima – Mesa de yeguas Tocaima – Jerusalén – Guataquí Tocaima – Agua de Dios – Ricaurte

DEVISAB presta servicio las 24 horas del día y 365 días del año, para mantener la vía en perfectas condiciones con trabajo de alta calidad para que nuestros usuarios se sientan seguros al momento de transitar por las vías intervenidas. MISIÓN

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El CONSORCIO CONCESIONARIA DEL DESARROLLO VIAL DE LA SABANA – DEVISAB, es una empresa dedicada a la ejecución de actividades tipo constructivo de obra civil, mantenimiento vial y Operación, en la carretera vía Chía – Mosquera – Girardot, Ramal a Soacha y vías Regionales; la cual busca contribuir con el fortalecimiento de la infraestructura vial, la movilidad, seguridad vial y desarrollo del Departamento de Cundinamarca. Por medio del mejoramiento continuo de los procesos que intervienen con la vía, brindando así una atención especial a sus usuarios. VISIÓN El CONSORCIO CONCESIONARIA DEL DESARROLLO VIAL DE LA SABANA – DEVISAB, a través de su experiencia frente a la administración encomendada por la Gobernación de Cundinamarca – ICCU según contrato de concesión 01 de 1996, se proyecta como una de las Concesiones Viales líderes a nivel nacional frente al mejoramiento de la infraestructura vial, la movilidad seguridad vial y desarrollo vial del País.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS Servicios Gratuitos 24 Horas En pro de garantizar y brindar un trabajo eficiente y de calidad para los usuarios, DEVISAB tiene a disposición del corredor vial: ambulancias, carros de rescate con equipo de asistencia vehicular, grúas, camionetas de inspección, equipos de mantenimiento vial, cuenta con el numeral único #815 para llamadas gratuitas de atención al usuario, cabe resaltar que es la primera concesión de Cundinamarca en prestar este servicio, también zonas de descanso y personal capacitado las 24 horas los 7 días de la semana. Contamos con el apoyo de la Policía de Carreteras de Cundinamarca, dotados de equipos como: motos, patrullas, grúas, carpas, televisores, alcosensores, pantallas led, entre otros, que en conjunto con la concesionaria trabajan permanentemente para garantizar las mejores condiciones de movilidad del corredor.

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2. PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 1. Método de causación, revisión y aprobación de facturas para pago a proveedores Actualmente el flujo de facturación del Consorcio Devisab con sus proveedores genera alto impacto en su operación, toda vez, que del oportuno pago a los mismos de elementos tales como (señalización vial, pintura para demarcación, equipos, máquinas y

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herramientas, entre otros) depende la disponibilidad de insumos y materiales para el cumplimiento de la misión institucional. El método financiero para pago a proveedores se tiene estipulado en un tiempo no mayor a 45 días a partir del recibo de la factura, tiempo que no se está cumpliendo y que se está extendiendo casi a llegar a los 60 días, generando impacto negativo al flujo financiero de los proveedores en cuanto a la disponibilidad del recurso financiero. Dicho proceso de pago, está supeditado a un proceso interno de causación y revisión previo a la aprobación de pago para iniciar con el debido proceso, es así, como se tienen deficiencias en las diferentes áreas operacionales en cuanto a tiempos de revisión y aprobación de las facturas generadas y derivadas de la actividad puntual de cada departamento. Dicha aprobación se puede extender hasta por 15 días en sistema, debido a la no planificación del trabajo por parte de los responsables, lo que ocasiona demoras significativas en el inicio del proceso de pago de la factura. Posterior a dicha aprobación, la unidad financiera genera el respectivo proceso de pago enviando todas las aprobaciones para firma de uno de los socios del Consorcio, donde también el proceso en cuanto a tiempo de firmas se puede extender hasta más de ocho días, por lo cual, es imposible pagar al proveedor en los 45 días estipulados.

Para dicho análisis, se emplea el método de encuesta a los funcionarios implicados en el proceso de causación y pagos, a fin de conocer los tiempos de respuesta y de la dependencia de aprobaciones en las diferentes áreas. El modelo de encuesta a emplear, es el que a continuación se describe:

FACULTAD DE CIENCIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLES

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ESTUDIO DE SATISFACCION PARA EL PRIMER BLOQUE DE GERENCIA ESTRATEGICA GRUPO 2 OBJETIVO ENCUESTA PARA CONOCER LA CARACTERIZACION DEL ESTUDIO DE CASO EMPRESARIAL ENFOCADO EN EL PROCESO DE PAGO DE PROVEEDORES DEL CONSORCIO DEVISAB

NOMBRE:

CARGO:

SEXO: F

M

1. MARQUE CON UN X LA CASILLA DONDE SE ENCUENTRA SU RANGO DE EDAD:

ENTRE 18 Y 25 AÑOS

ENTRE 26 Y 35 AÑOS

ENTRE 36 Y 45 AÑOS

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ENTRE 46 Y 55 AÑOS

2. MARQUE CON UNA X EL TIEMPO ESTIPULADO PARA REALIZAR EL PAGO A PROVEEDORES

15 DIAS 30 DIAS 45 DIAS 60 DIAS

3. MARQUE CON UNA X LA CANTADIDAD DE PROVEEDORES APROXIMADA QUE MANEJA ACTUALMENTE LA ORGANIZACION:

1 A 100 PROVEEDORES 100 A 200 PROVEEDORES 200 A 300 PROVEEDORES 300 A 400 PROVEEDORES 400 A 500 PROVEEDORES

4. MARQUE CON UNA X EL PROMDEIO MENSUAL DE FACTURAS TRAMITADAS POR LA UNIDAD FINANCIERA:

50 A 100

101 A 200

MAS DE 200

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5. MARQUE CON UNA X EL TIEMPO PROMEDIO DE CAUSACION, REVISION Y APROVACION DE PAGO DE UNA FACTURA:

1 A 3 DIAS

4 A 6 DIAS

MAS DE 6

6. DEL SIGUIENTE LISTADO MARQUE CON UN X LAS 3 FALENCIAS QUE USTED CONSIDERE MAS CRITICAS EN EL PROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES Y QUE GENERA IMPACTOS NEGATIVOS EN LA ORGANIZACIÓN:

DEMORAS EN LA REVISION Y APROBACION DE FACTURAS DEMORAS EN LAS FIRMAS DE APROBACION DE PAGOS FALTA DE DEFINICION DE LOS TIEMPOS DE PROCESOS SOFTWARE OBSOLETO Y LIMITADO PARA PROCESOS FINANCIEROS NO HAY UNIFICACION DEL PROCESO EN UN ARERA DE TRABAJO DEFINIDO 7. DEL SIGUIENTE LISTADO MARQUE CON UNA X LAS 2 SOLUCIONES MAS RAPIDAS QUE PUEDE TENER LA ORGANIZACIÓN PARA MITIGAR LOS IMPACTOS NEGATIVOS EN EL PROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES:

ACTULIZACION DE SOFTWARE CONTABLE

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IMPLEMENTACION DE INDICADORES DE GESTION IMPLEMENTACION DE FIRMAS ELECTRONICAS CRONOGRAMAS CON FECHAS LIMITES DE PAGO A PROVEEDORES OTRA. CUAL?

8. ¿ACTUALMENTE SE CUMPLE CON EL TIEMPO ESTIPULADO PARA PAGO A PROVEEDORES?

SI

NO

MUCHAS GRACIAS POR SU PARTICIPACION. ENTREGA 2 ANALISIS Y CATEGORIZACION DE LA INFORMACION...