Resumen módulo 1 PDF

Preview

Summary

LA ADMINISTRACIÓNFUNCIONES ADMINISTRATIVASLA ADMINISTRACIÓN: una necesidad de todas las profesionesLa administración se encuentra en todas las áreas y en todo tipo de organización. Todo necesita ser administrado y dirigido, todos necesitamos administrar nuestros recursos y habilidades.La administrac...

Description

LA ADMINISTRACIÓN FUNCIONES ADMINISTRATIVAS LA ADMINISTRACIÓN: una necesidad de todas las profesiones La administración se encuentra en todas las áreas y en todo tipo de organización. Todo necesita ser administrado y dirigido, todos necesitamos administrar nuestros recursos y habilidades. La administración surgió desde que las personas comenzaron a agruparse para lograr lo que individualmente no podían. Esta es esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. Su papel ha crecido cada vez más a medida que los grupos organizados fueron evolucionando y el rol del administrador ha requerido mayor importancia con el paso del tiempo. Nuestra competencia para administrar es la única manera de lograr desarrollar nuestras organizaciones, hacer que crezcan y sostener se supervivencia con el paso de las décadas. La administración es un área del conocimiento que pertenece a las ciencias sociales. Continúa en desarrollo y expansión. EL PROCESO ADMINISTRATIVO La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. •

Planeación: consiste en fijar el curso de cada acción, con principios, determinación y secuencias necesarios para lograr su realización.

•

Organización: consiste al agrupar las actividades,asignar responsabilidades y coordinar personas, trabajo y recursos.

•

Dirección: consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

•

Control: tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

La administración permite implementar nuevas estrategias para lograr para lograr las metas que las organizaciones se proponen, cualquiera sua su fin (económico, social). Por esto, se vuelve indispensable en cualquier tipo de organización, pública, privada, del tercer sector y en cualquier tipo de servicio que preste o producto que comercialice. Asi es como la encontramos en un estudio jurídico, un consultorio psicológico, la administración de un campo, en empresas que producen para mercados nacionales e internacionales y también en organizaciones del tercer sector.

LAS METAS DE LOS ADMINISTRADORES El objetivo de la administración es dirigir las actividades de la mejor manera posible. Para ello, la administración va a nutrirse de aportes de importantes teorías que fueron desarrollandose los últimos dos siglos. Propósito de la administración Procesos de la administración .

Lograr los objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente Planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo. Algunos añaden también a la integración de personal.

¿Cuáles son los elementos que coinciden en todas las definiciones de administración? Existen numerosas definiciones sobre la administración, pero en todas ellas podemos observar que existen aspectos básicos en común. Hay elementos que siempre estarán presente.

Proceso administrativo: siempre dentro del concepto de administración existirán cuatro fases que son básicas, a saber, planificar, organizar, dirigir y controlar. Un fin común: la administración siempre está enfocada en la existencia de objetivos detrás de un fin común que es el que persigue la organización. Personas: la existencia de personas, grupos sociales, que serán quienes lleven adelante las fases del proceso y que persigna los objetivos para alcanzar el fin común. Recursos: otro elemento presente dentro del concepto, deberán ser utilizados de manera adecuada. Eficacia: administrar incluye tener la capacidad de ser eficaz, es decir la capacidad de lograr los objetivos establecidos o previstos. Eficiencia: la administración siempre buscará ser eficiente y lograr los objetivos, pero con el menor costo y la máxima calidad, es decir optimizando los recursos. Productividad: la administración implica lograr productividad, obtener los máximos resultados con el mínimo de esfuerzos humanos. LAS ORGANIZACIONES ¿Qué estudia la administración? Su objeto de estudio son las organizaciones. Para hacerlo, tiene en cuenta las teorías y también las técnicas necesarias para dirigirlas, transformarlas y adaptarlas a los constantes cambios que atraviesan, tanto internos como externos. Las organizaciones son estructuras formadas por personas que se vinculan para realizar algunas actividades que les permiten lograr sus objetivos. Estas estructuras son consideradas como un fenómeno social. Para cumplir estros objetivos, cada persona en la organización asumirá un rol, un papel que tendrá que desempeñar. Hablamos de patrón sinergético cuando mencionamos el esquema de relaciones entre las personas que desempeñan roles. Hablamos del conjunto de conductas observables entre los roles que se dan en una organización cuando las personas que se vinculan lo hacen para alcanzar un fin en común. Existe un organización cuando encontramos un patrón sinergético que la explique, es decir, un conjunto de roles. Si cambia uno de sus miembros, la organización no cambia, pero si introducimos un cambio en el patrón sinergético, la organización va a cambiar. LAS EMPRESAS Una empresa es una interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas) que desempeñan individuos (administradores o gerentes) que buscan obtener un superávit, el cual es económico. Es un conjunto de roles que desempeñan personas que se interrelaccionan para obtener un fin común.

¿Quién es un administrador? Es la persona que hace que los individuos ejecuten los roles dentro de una estructura determinada. En las organizaciones es posible identificar diferentes niveles jerárquicos que responden al concepto de un orden preestablecido por quien estructura la organización. • En el nivel superior o institucional: encontramos a los propietarios, dueños, accionistas o socios, o bien a un tercero como gerente general. • En el nivel intermedio: se encuentran los gerentes de nivel medio o jefes de área. • En el nivel operativo: aquí suelen agruparse los equipos o grupos de trabajo específicos que llevan a cabo tareas operativas, como así también los gerentes de primera línea.

ROLES, HABILIDADES Y FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR Roles gerenciales: acciones o comportamientos específicos que muestran los administradores. • Roles interpersonales: involucrados con las personas y también con otros deberees de carácter ceremonial y simbólico. Los 3 roles interpersonales son: representante, líder y enlace. • Roles informativos: tienen que ver con la recopilación, recepción y transmisión de información. Los 3 roles informativos son: monitor, difusor y portavoz. • Roles decisorios: se vinculan a la toma de decisiones, o bien a la elección de alternativas. Los cuatro roles decisorios son: emprendedor, solucionador de conflictos, asignador de recursos y negociador. Habilidades administrativas: se trata de habilidades técnicas, humanas, conceptuales y de diseño. • Habilidad técnica: hacen referencia al conocimiento que se posee relacionado al trabajo específico que se desempeña y a aquellas herramientas de las cuales se dispone para realizar de manera efectiva las tareas que le corresponden. Este tipo de habilidades son en general, un requerimiento que deben cumplir los gerentes de los niveles operativos o primera línea de la organización ya que son quienes tienen a su cargo al personal que opera directamente sobre la elaboración de los productos o generación del servicio que constituye la razón de ser de la empresa. • Habilidad humana: este tipo de habilidades son las que se relacionan a la capacidad de poder trabajar con otros, esto implica habilidades relacionadas a poder comunicarse con otros, general en ellos motivación, ganas de trabajar en equipo, inspirarlos y brindarles la confianza necesaria para que trabajen de manera autónoma. • Habilidad conceptual: hacen referencia a aquellas habilidades que son utilizadas por los gerentes para evaluar a través del pensamiento, situaciones de alta complejidad y tal vez no tan tangibles. Son habilidades que les dan a los gerentes la posibilidad de ver a la empresa como un sistema, que funciona como un todo, pero entendiendo que existen en ella interrelaciones que a su vez son independientes entre sí. Funciones administrativas: planear, organizar, dirigir y controlar. • Planeación: implica definir a dónde se desea llegar, es decir, establecer la forma para alcanzar esos resultados deseados y desarrollar los planes para coordinar las acciones. • Organización: identificar la estructura intencional de los roles necesarios para lograr, de forma eficiente, los resultados esperados a través del camino seleccionado • Dirección: coordinar, motivar, liderar y desarrollar cualquier otra acción que sea necesaria en torno a los colaboradores de la organización que ocupan los puestos de la estructura organizacional. • Control: es necesario supervisar, comparar y corregir el desempeño que permita alcanzar el logro de los objetivos de la organización.

PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA Eficacia: es lograr un buen resultado, hacer las cosas bien. Podría decirse también que es lograr que se haga lo que la empresa necesita. Eficiencia: la capacidad de lograr los resultados optimizando los recursos disponibles. Estos dos conceptos, eficiencia y eficacia, están muy interrelacionados. El ideal del desempeño del administrador debe centrarse en ser eficaz de la forma más eficiente posible. Una persona eficaz consigue los resultados esperados de forma satisfactoria, sin prestar atención a la cantidad de recursos que usa para ello, pero, en cambio, la persona eficiente puede hacer la tarea con el menor número posible de recursos. Las organizaciones necesitan que su personal, en cualquier nivel de la organización en que se encuentre, logre primero ser eficaz (cumpla sus objetivos correctamente), para luego lograr que sea eficiente. Todo buen administrador debe buscar que la empresa sea eficiente, puesto que esto aumentará, de modo directo, los beneficios, al optimizar el uso de sus recursos.

Un administrador, además de ocuparse de la eficacia y la eficiencia, debe siempre tener en mente la productividad, aumentar la relación entre resultado (producto o servicio) e insumos (tiempo, materiales, capital y otros) dentro de un período, respetando los estándares de calidad. La mayor oportunidad para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración.

EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO La administración moderna se nutre de conceptos empleados en las matemáticas, en las ciencias humanas como la psicología, la sociología, la educación y también en las ciencias físicas y otras como la ingeniería, el derecho, las tecnologías y sistemas de información, la antropología, entre otras. Aunque ha sido un proceso de miles de años, se trata de la conformación de todo el cuerpo de conocimientos que hoy tenemos disponibles. La administración es el resultado histórico e integrado de la contribución acumulada de diversos precursores, filósofos, físicos, economistas, estadistas y empresarios que, con el paso del tiempo, fueron desarrollando y divulgando obras y teorías en su campo de actividades. La administración como disciplina es relativamente nueva, pero la historia del pensamiento administrativo es muy antigua. Siempre la humanidad ha necesitado coordinar acciones, tomar decisiones, ejecutarlas, en suma, buscar, de manera conjunta, alcanzar ciertos objetivos. En la administración de la Edad Media, cuando la autoridad pasó a los terratenientes, en torno a los cuales se agrupaban muchas personas, hubo una descentralización del gobierno, cuya modificación dio lugar a nuevas formas administrativas. En la Edad Media surgen algunas nociones de contabilidad que conocemos. El método de la partida doble, el uso del libro diario y el mayor, la contabilidad de costos, los inventarios y el control. En la Edad Moderna, muchos autores hacen aportes, uno de los aportes más conocidos fue el que estableció el principio de especialización de los trabajadores y el concepto de control. Con estos estudios, se concluyó que la división del trabajo incrementa la habilidad y destreza de cada trabajador e impacta, de modo directo, en la productividad. La Revolución Industrial (1760-1840) introduce otro cambio fundamental en la sociedad, cuyo acontecimiento hace migrar la economía basada en la agricultura y la artesanía a la dependencia de la industria. Las fábricas reemplazan, entonces, al anterior entorno doméstico como lugar de producción.

TEORÍA CLÁSICA MODELO CLÁSICO (1911-1947) La totalidad de los estudios que han sido realizados durante el primer período del siglo XX se los conoce bajo el nombre de modelo clásico. El foco de su principal preocupación radicaba en que las organizaciones fuesen lo más eficientes posibles. Aunque fueron muchas las investigaciones de esa época, se destacan dos teorías 1.

La teoría de la administración científica

Frederick Winslow Taylor fue quien ideó la organización científica del trabajo, por lo tanto, es considerado como el padre de la administración científica. Taylor propuso utilizar los métodos científicos para definir la mejor manera de realizar un trabajo. Con sus esfuerzos teóricos, demostró que era posible estudiar el trabajo y analizarlo utilizando los mismos procedimientos que emplean los científicos en sus laboratorios. Con ese método se estudió los tiempos y movimientos de los trabajadores en las fábricas. Para ello se observó y se cronometró cada movimiento que realizaba un mismo trabajador para hacer una operación en particular.

Así, pudo conocer cuáles movimientos debían suprimirse, cuáles podrían facilitarse con herramientas o maquinarias adecuadas y, de ese modo, contribuyó a un aumento directo en la productividad. Comenzar a asignar las personas según sus habilidades a los puestos de trabajo y proveerles de las herramientas y los métodos necesarios para hacerlo fueron, por ese entonces, una verdadera revolución. Ante una tarea determinada, una persona con características acordes, podría lograr igual desempeño que otra siempre que se le dieran las herramientas y los métodos necesarios. Fue así que se comenzó a pronosticar la producción que podía esperarse. Había introducido el concepto de estándar de trabajo. Finalmente, este ingeniero advirtió que los empleados producirían menos si su salario estaba asociado al tiempo, como era habitual pagar la jornada, puesto que se quedarían sin empleo antes. Así es que postuló que debían trabajar mancomunadamente, diluyendo las tácticas dilatorias de la producción y generando un cambio mental tanto en empleadores como en empleados. Existen cuatro pilares básicos sobre los cuales se basa la teoría de la administración científica I. Método: la creación del mejor método de trabajo. II. Empleados: la selección y desarrollo científico de los trabajadores. III. Unión del método y el trabajador: la relación y unión del mejor método de trabajo y el trabajador desarrollado y entrenado. IV. Funciones del gerente: esto es, la cooperación estrecha de los gerentes, que incluye la división del trabajo y la responsabilidad del gerente en planear dicho trabajo.

2.

La teoría clásica de la administración

Henry Fayol es considerado el padre de la teoría clásica de la administración. Esta teoría surge de la mano de la necesidad de contar con lineamientos para administrar organizaciones complejas. El aporte de los estudios de Fayol se refería a la administración clásica, donde el foco estaba puesto en la empresa como un todo. Henry Fayol fue el primero que aportó las consideraciones sobre las funciones administrativas, basándose en el trabajo de todos los gerentes. De esta manera, logró identificar las funciones de planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar. Con el paso de los años, se agruparon estas cinco funciones en cuatro. Fayol sostenía que la administración era una actividad diferente a algunas de las otras actividades que ya resultaban por entonces propias en las empresas, por ejemplo, la contabilidad, la producción, la distribución. Sostenía que la administración es una actividad común a todas las organizaciones e incluso a la vida doméstica. Estableció 14 principios de la administración como reglas fundamentales que podrían enseñarse y difundirse en cualquier ámbito. Un aporte importante también fue que cuestionó el mito existente de que las personas nacían con cierto don de habilidad gerencial; por el contrario, su propósito era formar gerentes, capacitarlos, entrenarlos, siguiendo estos principios: –División del trabajo: si las personas se especializan en su trabajo, son más eficientes y productivas. --Autoridad: los gerentes deben poder influir en las personas para que hagan su trabajo. A veces solo se encuentran gerentes con autoridad formal, que es la asignada por la organización. Pero la situación ideal es que también tengan autoridad personal; si no, es posible que no logren los objetivos. --Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización. –Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. –Unidad de dirección: las operaciones de la organización deben ser dirigidas por un solo gerente con el mismo objetivo y un solo plan. –Subordinación del interés individual al bien común: siempre en la organización debe tener más peso el interés general que el individual. –Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores. –Centralización: está vinculada al grado en que los empleados se involucran en la toma de decisiones. Al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones, se centraliza, mientras que, al aumentar su papel en ella, se descentraliza.

–Jerarquía: se trata de la línea de autoridad de una organización, que va desde el nivel administrativo más alto al rango más bajo. –Orden: los materiales y las personas deben estar en un lugar adecuado en el momento indicado. Es especialmente importante que las personas tengan un lugar de trabajo adecuado. –Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. –Estabilidad del personal: la administración tiene la función de prever los reemplazos y todo lo que tenga que ver con sostener adecuadamente la cantidad de personal necesario con su debida formación. –Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes, incluso se debe tolerar un margen de error para que puedan animarse a innovar y esforzarse sin temores. --Espíritu de grupo: mientras exista el espíritu de grupo habrá armonía en la organización.

APARICIÓN DE LAS CIENCIAS DE LA CONDUCTA MODELO CONDUCTUAL Este modelo existe desde fines de 1700 hasta el año 1950. La escuela conductista surgió en parte debido a que el enfoque clásico no lograba tener suficiente eficiencia productiva ni armonía. Aunque los gerentes hicieran todo lo que el modelo teórico les indicaba no siempre lograban que las personas respondieran con las conductas esperadas. De modo que algunos investigadores se concentraron en el estudio de las personas en el ámbito del trabajo. Este nuevo campo de estudio que analiza el comportamiento de las personas se denomina comportamiento organizacional (CO). Muchas buenas prácticas que hoy utilizan las organizaciones tienen su fuente en el CO. A inicios del siglo XX, ya era una verdad aceptada que las personas, con su comportamiento, sus acciones, tenían incidencia directa o indirecta en los resultados de la organización. Fue el momento propicio para que se desarrollaran varios estudios, concentrados en fijar algunos criterios que luego darían base a los principios de selección de personal, motivación y trabajo en equipo. Los aportes más importantes en este modelo fueron los generados en los estudios Hawthorne. Estos se fundamentaron en una serie de investigaciones realizadas en la Western Electric Company Works de Cicero, Illinois, Estados Unidos. Estos estudios comenzaron...