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GGGUNIVERSIDAD GALILEO – IDEALicenciatura en Tecnología y Administración de Empresas CEI: Mazatenango Horario: Domingo 8 AM Curso: Creación empresarial 1 Tutor: Arturo MacarioTAREA NO. 03Capítulo 3: Gestión documentalApellidos: Macario Montufar Nombres: Marlon Eliseo Carné: 18006095 Fecha de entrega...

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UNIVERSIDAD GALILEO – IDEA Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas CEI: Mazatenango Horario: Domingo 8 AM Curso: Creación empresarial 1 Tutor: Arturo Macario

TAREA NO. 03 Capítulo 3: Gestión documental

Apellidos: Macario Montufar Nombres: Marlon Eliseo Carné: 18006095 Fecha de entrega: 14/02/21

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INDICE INTRODUCCION .................................................................................................... 3 OBJETIVOS ............................................................................................................ 4 CONTENIDO A DESARROLLAR ............................................................................ 5 Resumen: ............................................................................................................ 5 2. Propósito .................................................................................................... 5 3. Enfoques .................................................................................................... 6 4. Enfoque digital ........................................................................................... 9 5. Ventajas de su uso ................................................................................... 12 PREGUNTAS: ....................................................................................................... 14 1. ¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas? .............. 14 2. ¿Cómo puede comprobarse la efectividad de la gestión documental en las empresas? ......................................................................................................... 14 3. ¿En qué casos es necesario o aconsejable el uso de formas impresas? ... 14 4. ¿Con qué actividades (puestos o áreas) empresariales relaciona los diferentes programas: para generar formatos, para generar formatos gráficos, ¿para generar formatos para la red? ................................................................. 14 5. ¿Es posible cuantificar las ventajas de la gestión documental? ¿Cómo? ... 15 CONCLUSIONES.................................................................................................. 16 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 17 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 18

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INTRODUCCION

Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. Debido a ello, la gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo. La importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.

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OBJETIVOS

1. Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta en práctica de las estrategias de negocio en tiempo real. 2. Aumentar la conectividad de la organización con su entorno, en particular con sus grupos de interés. 3. Aprender como la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la organización.

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CONTENIDO A DESARROLLAR Resumen: 1. Concepto Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fi ja y espacio para información variable. En el momento que un formulario se completa se convierte en un documento. Objeto Representan

el

vehículo

de

transmisión

de

datos e

información

organizacional más sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos. 2. Propósito •

Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.

•

Identificar y proteger información vital.

•

Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.

•

Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

•

Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la organización.

•

Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura organizacional.

•

Evaluar la gestión documental de la organización.

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3. Enfoques La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial, tamaño de la empresa, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos y externos), generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestión de la calidad. Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información, es conveniente disponer de un enfoque digital que incremente la calidad de los datos, es decir, que permita depurarlos y confirmarlos automáticamente, exportar la información que contengan hacia distintas bases de datos o aplicaciones diversas, analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar de manera puntual las imágenes y documentos. Enfoque clásico Importancia de las formas impresas Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes: •

Su contenido.

•

La cantidad que de ellas se utiliza.

•

El costo que representan.

•

El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones. 6

•

Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

Análisis Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso y

consideraciones

funcionales

identificación,

objetivo,

información,

estructura, tipo y secuencia de datos se deben considerar los siguientes aspectos: •

Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.

•

Duplicación de formas para un mismo fi n.

•

Exceso de formularios de poco uso.

•

Formularios con un número de copias innecesario.

•

Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.

•

Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.

Fuentes de información Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más comunes se pueden mencionar: •

De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).

•

Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).

•

Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).

•

De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo). 7

•

Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones de impuestos).

•

Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación).

•

Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional (formularios continuos para captura de información).

Requerimientos para su uso La existencia en mayor o menor medida de formularios en una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes: INTERNOS •

El instrumento jurídico que las crea.

•

Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.

•

La desagregación de funciones derivadas de su base legal.

•

La determinación de objetivos y programas.

•

La definición de procesos.

•

Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.

•

La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.

•

El establecimiento de estrategias de negocio.

•

El proceso de toma de decisiones.

EXTERNOS •

Por cambios en las condiciones del entorno.

•

Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.

•

Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

•

En atención a demandas de clientes o proveedores.

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4. Enfoque digital Toda organización requiere de documentos y archivos para comunicar, almacenar y preservar la información. La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es clave en la búsqueda del éxito en mercados cada vez más competitivos. Además, la necesidad de controlar el acceso a los datos, su monitorización y su evaluación hacen imprescindible contar con un sistema para centralizar y proteger los archivos, tanto en medio físico como electrónico. Aún más, la existencia de este tipo de estructuras hace posible digitalizar y capturar masivamente formatos, cuestionarios, formularios, encuestas o imágenes, a la vez que permite limpiar y confirmar datos automáticamente por medio de reglas de negocio y validaciones en bases de datos, lo que se refleja en resultados como los siguientes: •

Reduce los costos de captura manual.

•

Comprime los tiempos de procesamiento.

•

Aumenta la calidad de los datos.

•

Incrementa la productividad.

•

Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y acceso).

•

Potencia las inversiones en sistemas.

•

Establece un puente entre contenidos de la web y los sistemas de gestión documental.

•

Orienta hacia la web los sistemas de gestión de contenido.

•

Permite escalar la gestión de los datos.

Herramientas Una vez que se ha decidido qué estructura va a adoptarse para la gestión documental, es necesario contar con herramientas para poder incorporar los documentos, los cuales ofrecen al usuario las alternativas siguientes: Alta de documentos 9

Se crean nuevos documentos con posibilidad de una preindexación automática. Los documentos pueden ser añadidos desde escáner, capturadora de video o desde archivos de disco. El documento se inserta en la carpeta seleccionada. Búsqueda de documentos Se accede a una biblioteca o carpeta y mediante índices se efectúa la búsqueda por medio de herramientas como identificadores, fechas, operadores con AND, OR y NOT. Con base en un campo de texto abierto para localización por conceptos o palabras clave, se produce un listado con el resultado. Navegación de documentos Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda puede navegarse en él y realizar operaciones de avance/retroceso entre páginas, lanzamiento de archivos, edición de imágenes, copia/movimiento hacia otros documentos, envío por e-mail y zip. Los documentos, con diferente número de páginas cada uno, pueden ser navegados a través de un listado de imágenes en miniatura. Las páginas pueden consultarse simultáneamente por distintos usuarios, pero sólo uno podrá realizar cambios y actualizar una página concreta, simultáneamente (Check-In-Check-Out). Administración de usuarios Los usuarios deben tener defi nidos sus niveles de privilegios, que indicarán si son usuarios del sistema o si sólo tienen acceso para búsqueda, indexación o alta. Asimismo, cada usuario desempeña un rol: administrador, supervisor, operador o consulta. Administración de alta/baja de carpetas o bibliotecas Información asociada Se deben definir los tipos de metadatos (bloque de datos que precede a la información propiamente dicha) asociados con los documentos que pertenecen a una determinada carpeta. La jerarquía de los documentos comienza por una biblioteca, la cual contiene distintas carpetas, en las cuales se defi nen los metadatos y se incluyen los documentos. 10

Exportación CD La exportación a formato CD-ROM debe configurar el tamaño disponible del dispositivo de destino. Generará un directorio para posteriormente grabarlo mediante aplicación externa al sistema. Se puede grabar directamente utilizando la interfaz de grabación del sistema operativo. Exportación/grabación Grabación directa a CD-ROM a través de interfaz propia del sistema, controlando todo el proceso sin necesidad de poseer otros programas de grabación de CD-ROM. Importación de CD Importación de dispositivos previamente generados por el sistema. Permite la importación selectiva o completa, pero existe la posibilidad de sólo copiar los valores de los índices y mantener las imágenes y los archivos en el dispositivo externo. Indexación Herramientas de creación o modificación de metadatos asociados con los documentos. Permite varios modos de funcionamiento para ayuda en la introducción masiva de datos: indexación automática, mantener datos y posición de índices. Hojas de control Una hoja de control sirve para automatizar el proceso de escaneo de documentos. Consiste en una hoja en papel impresa con diversos gráfi cos que indican al módulo de escáner diversos parámetros tales como separador de documento, brillo, contraste, resolución y tamaño de página. Estadísticas BD

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Generación de estadísticas resumidas de varios parámetros importantes de la base de datos: tamaño ocupado, número de páginas, de documentos o de usuarios.

Agenda La agenda puede ser de dos tipos: usuario del sistema o de recursos. Una agenda determina los días en los que un usuario o recurso dispone de un evento (cita, reunión). Los eventos pueden ser configurados para generar avisos automáticos. Se pueden imprimir en calendarios, por años y de eventos, por días seleccionados. Mensajería interna Un usuario puede enviar mensajes a otros usuarios conectados o no en ese momento al sistema. Si se está en estado online, el mensaje aparecerá en el listado de mensajes del destinatario de forma inmediata. Si éste no está conectado, el mensaje aparecerá la próxima vez que entre al sistema. En pantalla aparecerá el listado de mensajes, y allí mismo se indica si han sido leídos, mostrando el origen, fecha y hora del envío. 5. Ventajas de su uso •

Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo requerido para trasladar documentos de un lugar a otro.

•

Reducción

significativa

del

gasto

de

papel,

del

espacio

de

almacenamiento físico y del envío de documentos. •

Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no autorizado.

•

Control del acceso a los datos, para saber qué usuario accede a determinado documento.

•

Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los metadatos (índices).

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Ventajas por concepto Espacio Permite, debido a la eliminación de papeles o por la ya inexistente necesidad de archivo in situ, destinar el espacio antes dedicado a almacenamiento de documentación a otra actividad empresarial. Tiempo Organizar y archivar documentos suponen gran cantidad de horas perdidas en una actividad que no es la propia. En muchas ocasiones, buscar documentos que no aparecen o pedir duplicados de información implica perder un valioso tiempo. La información tratada de modo informático acaba con estos inconvenientes. Seguridad Un sistema de este tipo elimina el peligro de extravío de información y documentos. La realización periódica de copias de seguridad informáticas permite, en caso necesario, duplicar sin esfuerzo y recuperar todos los documentos. Transporte y envío de documentos En un CD se pueden almacenar más 6 000 páginas, lo que permite transportar sin esfuerzo grandes cantidades de información de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en formato digital pueden ser enviados a través de internet, llegando en cuestión de minutos a su destino.

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PREGUNTAS: 1. ¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas? Es importante para identificar y proteger información vital al igual que administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la entidad.

2. ¿Cómo puede comprobarse la efectividad de la gestión documental en las empresas? En la búsqueda y localización de inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos físicos, y posibilidad de búsqueda condicionales basadas en los metadatos.

3. ¿En qué casos es necesario o aconsejable el uso de formas impresas? Cuando las operaciones son numerosas y repetitivas.

4. ¿Con qué actividades (puestos o áreas) empresariales relaciona los diferentes programas: para generar formatos, para generar formatos gráficos, ¿para generar formatos para la red?

Programas para generar formatos – Área operativa (Bodega, liquidación, recursos humanos) Programas para generar formatos gráficos – Área comercial (Ventas, marketing) Programas para generar formatos para la red – Área de soporte

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5. ¿Es posible cuantificar las ventajas de la gestión documental? ¿Cómo? Con la reducción del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y envió de documentos se puede cuantificar la cantidad que se está ahorrando.

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CONCLUSIONES 1. La gestión documental está diseñada para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa u organización. Este es un método para organizar documentos e imágenes digitales en una ubicación centralizada, donde los empleados pueden acceder fácilmente a ella. 2. En los recursos de información de una organización es parte importante la gestión documental pues como punto de partida se encuentra el enfoque clásico para manejar la documentación del día a día, por lo general se utilizan formas impresas para dejar constancia de su ejecución. 3. Toda organización requiere de documentos y archivos para comunicar, almacenar y preservar la información. Para ser competitivo es fundamental implementar el enfoque digitar en la gestión documental ya que esto permite mayor flexibilidad en el manejo de información. 4. Existe gran variedad de programas para crear formatos con el fin de llevar una efectiva gestión de la información empresarial, estos son programas en los cuales se puede construir una gran ...