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UNIVERSIDAD GALILEO – IDEALicenciatura en Tecnología y Administración de Empresas CEI: Mazatenango Horario: Domingo 8 AM Curso: Creación empresarial 1 Tutor: Arturo MacarioTAREA NO. 2Capítulo 2: Metodología para el desarrollo de estudios organizacionalesApellidos: Macario Montufar Nombres: Marlon El...

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UNIVERSIDAD GALILEO – IDEA Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas CEI: Mazatenango Horario: Domingo 8 AM Curso: Creación empresarial 1 Tutor: Arturo Macario

TAREA NO. 2 Capítulo 2: Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales

Apellidos: Macario Montufar Nombres: Marlon Eliseo Carné: 18006095 Fecha de entrega: 07/02/21

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ÍNDICE INTRODUCCION .................................................................................................... 3 OBJETIVOS ............................................................................................................ 4 RESUMEN .............................................................................................................. 5 1.

Visión del estudio ....................................................................................... 5

2.

Planeación ................................................................................................. 7

3.

Recopilación de datos .............................................................................. 11

4.

Análisis de datos ...................................................................................... 12

5.

Formulación de recomendaciones ........................................................... 14

PREGUNTAS ........................................................................................................ 18 CONCLUSIONES.................................................................................................. 21 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 22 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 23

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INTRODUCCION En este capítulo el objetivo es facilitar el planteamiento de todo tipo de estudio o investigación que aplique a una organización, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio. Para lograr esto, se requiere de un marco general de referencia que permita identificar claramente los factores estudiados y analizar ordenadamente y sistemáticamente sus componentes esto mediante técnicas adecuadas. La metodología aquí planteada se conforma por etapas; visión del estudio, planeación del estudio, recopilación de datos, análisis de datos, formulación de recomendaciones, implementación y evaluación.

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OBJETIVOS

1. Comprender y aplicar el marco del método correcto de diseño e implementación de investigación organizacional. 2. Desarrollar habilidad para manejar la información de un estudio organizacional de manera lógica y congruente. 3. Comprender las ventajas de emplear técnicas de recopilación y análisis de información para llevar a cabo un estudio organizacional. 4. Adquirir o mejorar la aptitud para preparar un prediagnóstico y un diagnóstico administrativo. 5. Aumentar la capacidad para evaluar la implementación de los resultados de un estudio organizacional.

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RESUMEN: 1. Visión del estudio Esta etapa constituye el primer paso de la investigación organizacional, a partir de la cual se puede realizar métodos para medir la competencia central de una organización. Acciones para orientar su actuación, es decir, visualizar la razón de su existencia y el ámbito de actuación que piensas hacer. Aproximación de conceptos. Cuando se enfrenta la necesidad de crear, transformar o simplemente cambiar algo se inicia una mecánica de pensamiento que en algún momento se convertirá en una decisión de cambio. El proceso para concebir e implementar una decisión es fundamental pues debe garantizar que lo que se pretende lograr con ella sea congruente con la realidad, y por ende, tenga una expectativa de vida y de éxito probable. Esta evolución del pensamiento implica un análisis capaz de centrar plenamente los conceptos y ordenarlos en forma tal que puedan revisarse y recuperarse cuantas veces sea necesario para poder precisar ideas básicas, ideas secundarias y efectos esperados de su implementación. Esta secuencia de captación, análisis y selección de ideas permite sentar las bases para definir la esencia, los requerimientos, la extensión y las expectativas que se pretenden alcanzar con su puesta en práctica Evolución de una idea. El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar, depurar y fortalecer las ideas, para hacerlas madurar como productos de acuerdo con un orden lógico de sucesión e interacción.

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Percepción de una idea. Concepción Imagen mental que se presenta en forma espontánea como resultado de la experiencia y conocimientos Examen preliminar Revisión e identificación de los puntos clave que servirán como marco de referencia para desagregar una idea en términos de factibilidad, orden y dirección. La ejecución adecuada de este examen facilita la localización y el reconocimiento de la idea central, de la cual se derivará toda la estructura de pensamiento en función de un propósito específico Formulación de preguntas Cuestionamiento interior que se hace sobre los componentes y las opciones de acción e interacción que agrupa la concepción original de una idea. Depuración de la idea Organización Reunión ordenada de todas las ideas y los conceptos que se integran en torno a un pensamiento. Esta disposición de la información permite jerarquizar las ideas con una composición definida. Extrapolación Determinación de la viabilidad para aplicar en forma práctica las ideas en un contexto y un propósito específicos. Este ejercicio representa un acercamiento del pensamiento a la realidad, en tanto que se constituye en un puente entre lo abstracto y lo concreto.

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Retroalimentación Intercambio de imágenes y conceptos con agentes del ambiente, proceso que enriquece, fortalece y valida el contenido esencial de la idea original al considerar otros enfoques. Consolidación de la idea Estructuración Proceso de selección de pensamientos, en el cual la mente se concentra en forma total con el fi n de lograr una síntesis de los hechos y las ideas para un estudio. Representa una expresión dialéctica que permite generar ideas a partir de otras ideas, capaces de relacionarse e interactuar en forma congruente. Registro Preparación lógica y clara de un borrador con las ideas centrales y complementarias. Este primer documento puede manejarse en forma manual, a través de medios magnéticos para facilitar el acceso y el enriquecimiento de su contenido, o de ambas maneras. Exposición Planteamiento del diseño conceptual estructurado en forma abierta y fluida, que precisa su razón de ser, componentes y nivel de compromiso esperado 2. Planeación El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución. Determinación del factor de estudio. Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido. 7

Fuentes de estudio Fuentes internas Órganos de gobierno Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, y como tal conoce con exactitud sus condiciones generales de operación, lo cual le permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva. Nivel directivo Nivel encargado de definir las normas generales de acción y el marco estratégico, por lo que dispone de la información idónea para percibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización y su entorno; esta posición lo faculta a autorizar las medidas necesarias para su atención. Nivel medio Nivel responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico; esta jerarquía le atribuye la función de supervisión, que le permite detectar cambios en las condiciones del trabajo, y de acuerdo con ello, proponer las acciones necesarias para su estudio. Área afectada Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos, elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales. Otras unidades administrativas Áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad donde se origina algún factor o problemática que

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repercute en el funcionamiento de la organización; de ellas pueden surgir sugerencias o iniciativas valiosas. Unidades de mejoramiento administrativo. Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e implementar medidas de racionalización administrativa; por sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas pueden aportar elementos de peso para activar y mejorar las labores internas. Comisiones, comités, equipos y grupos de trabajo Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con objeto de elevar los niveles de desempeño y calidad del trabajo, elaborar proyectos, atender problemas o desarrollar estudios especiales. Recursos de información Herramientas informáticas que permiten el acceso y revisión tanto de aspectos administrativos, como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que sirven como soporte al estudio. Definición del objetivo del estudio Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interacción con el medio. Investigación preliminar Esto implica revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar. Este punto de partida puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir 9

durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar. Lineamientos para orientar la investigación: •

Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificar los factores que requieren de atención.

•

Jerarquizar las prioridades en función del fi n que se persigue.

•

Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.

•

Interrelacionar las unidades administrativas y vincularlas con el entorno.

•

Especificar el tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio.

•

Estimar el tiempo y recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para cumplir el objetivo del estudio.

Autorización para realizar el estudio En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para que éste lo evalúe y, en su caso, lo apruebe. Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar el estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo, a fi n de que todos brinden su apoyo Integración del equipo de estudio Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las acciones no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo técnico conformado por el (los) líder(es) de proyecto y asistentes o analistas, quienes deben encargarse de todas las fases de ejecución para homogeneizar el contenido y presentación de la información. 10

Capacitación del equipo Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se emplearán para obtener la información, sino en todo el proceso que se seguirá para preparar el estudio. 3. Recopilación de datos En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, pues se incurrirá en interpretaciones erróneas y se aplicarán medidas de mejora inoperantes. Requisitos básicos que deben reunir los datos Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser: •

Específicos.

•

Completos.

•

Correctos.

•

Pertinentes.

•

Congruentes.

•

Susceptibles de validarse.

Actitud del equipo responsable de la recopilación En especial, en la etapa de recopilación de datos es recomendable que los asistentes o analistas adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva en las unidades o áreas de estudio, lo que facilitará su tarea y estimulará la participación activa de la fuerza de trabajo. Técnicas de recopilación de datos La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse a las características del estudio que se pretenda realizar. Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una o la 11

combinación

de

las

siguientes

técnicas: investigación

documental,

observación directa, consulta a sistemas de información, cuestionario, cédula y entrevista. Supervisión del trabajo Para tener la seguridad de que se respetan las líneas de acción definidas, es necesario verificar que se lleven a cabo los pasos siguientes: •

Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo. 2. Aclaración oportuna de dudas.

•

Control del tiempo invertido en relación con el estimado.

•

Revisión de los avances y, cuando se requiera, efectuar los ajustes necesarios.

•

Llevar un registro de los logros y obstáculos que se encontraron.

•

Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los integrantes del equipo.

•

Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen los criterios acordados.

•

Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.

Integración de los datos Una vez que se cuenta con los datos de las áreas que participan en el estudio, deben ordenarse y sistematizarse a efectos de poder preparar su análisis. 4. Análisis de datos Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las alternativas de acción para su atención eficaz. Naturaleza y propósito del análisis El análisis de una situación o un factor de estudio consiste en dividir o separar sus componentes hasta conocer la naturaleza, características y origen de su 12

comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interactuación de las partes entre sí y con el todo, y de éste con su entorno. El propósito de este análisis es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fi n de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles. Procedimiento de análisis El análisis proporciona una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y permite el empleo de la información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Análisis multifactor Para cerrar el ciclo es necesario relacionar las técnicas de análisis con el desempeño de los factores clave por medio de la siguiente herramienta: Paso 1. Analizar los factores bajo estudio enfocándose en la red de variables que inciden en las diferentes unidades y niveles de la organización. Paso 2. Realizar un inventario de los factores sustantivos y adjetivos. Paso 3. Jerarquizar los factores de acuerdo con la importancia que revisten. Paso 4. Seleccionar las técnicas de análisis administrativo. Paso 5. Interrelacionar los factores con las técnicas de análisis. Paso 6. Analizar de manera exhaustiva los factores para inferir las mejores soluciones. Paso 7. Elaborar una tabla de alternativas de solución. Paso 8. Seleccionar la alternativa idónea para cada caso. Paso 9. Elaborar una matriz que relacione alternativas con factores, tiempos de implementación y efectos esperados.

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Preparación del diagnóstico No se debe perder de vista que la complejidad y dimensión de las tareas que la organización se ha fijado requieren de un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de hechos o problemas para destacar los elementos más significativos de su composición y funcionamiento, lo que le permitirá crear un ambiente favorable para llevar a cabo las mejoras propuestas. 5. Formulación de recomendaciones Como resultado del análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico, es posible elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones. Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva” del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, los elementos separados y desagregados se combinan por medio de una labor de síntesis para formar nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuestas adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigación. Consideraciones previas Antes de determinar las recomendaciones, deben tenerse presentes los criterios siguientes: •

No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

•

Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y administrativas cuando éstas difícilmente puedan ser modificadas.

•

Poner en duda soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad administrativa y cuyo logro sea problemático.

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•

Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiendo por tales las que sean más factibles de aplicar dentro de las condiciones que prevalecen en la organización.

Preparación de recomendaciones Luego se deben seleccionar las propuestas más viables, previa cuidadosa evaluación de las ventajas y limitaciones de cada una de ellas. No es necesario presentar todas las recomendaciones posibles cuando éstas sean muy numerosas, pues basta jerarquizarlas con base en su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe acompañarse de una estimación de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para su instrumentación. Tipos de recomendaciones •

De mantenimiento

•

De eliminación

•

De adición

•

De combinación

•

De fusión

•

De modificación

•

De simplificación

•

De intercambio

Elaboración del informe Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, además de exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes autoridades y áreas que participarán en su implementación. Es conveniente que el informe contenga como mínimo las siguientes secciones: