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UNIVERSIDADE DO GRANDE RIO PROFESSOR JOSÉ DE SOUZA HERDY

ESCOLA DE GESTÃO E NEGÓCIOS

Curso de Administração

Projeto de ambientação da trupe do cirque du soleil, para o espetáculo intitulado “Samba”.

Magé

2019

Projeto de ambientação da trupe do cirque du soleil, para o espetáculo intitulado “Samba”.

Trabalho referente à disciplina de Gestão de projeto, do curso de administração da Unigranrio, como requisito para aprovação na mesma.

Professora:

Magé

2019

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SUMÁRIO INTRODUÇÃO.........................................................................................................................5 INICIAÇÃO...............................................................................................................................6 PLANEJAMENTO....................................................................................................................8 EXECUÇÃO............................................................................................................................1 3 MONITORAMENTO E CONTROLE.......................................................................................15 ENCERRAMENTO.................................................................................................................17 CONCLUSÃO.........................................................................................................................18 REFERÊNCIAS.................................................................................................................................20

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Introdução O presente trabalho é sobre um projeto, que tem por intuito a familiarização do Cirque Du Soleil. São objetivos desse trabalho a familiarização da trupe para o espetáculo “samba” e apresentar as etapas que um projeto deve ter, além dos documentos necessários para a realização do mesmo, aonde no decorrer do trabalho algumas questões foram levantadas e devidamente respondidas, como o equilíbrio para lidar com pessoas de diferentes nacionalidades, que foi citado na iniciação do projeto, como gerenciar o escritório e manter a identidade da trupe, que foi citado no planejamento, e, como dosar a disciplina e o conhecimento da nossa cultura, que foi citado durante a execução do projeto. Os objetivos desse trabalho foram o de poder aprender o que é um projeto, quais etapas ele tem, como é sua iniciação, como se monta um planejamento, que documentos ele deve ter, como funciona e se gerencia uma equipe de projeto, como se gerencia o tempo, pois um projeto tem inicio e fim, como se gerencia os custos do projeto, ter planos para evitar os riscos ou para ter uma resposta para eles, como monitorar um projeto, como se deve encerrar um projeto, entre outros. O trabalho está organizado em cinco partes, que são, iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Me baseei para o desenvolvimento do trabalho no Guia Pmbok, quinta edição e no site Uai.

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Iniciação O trabalho em questão tem por objetivo apresentar o desenvolvimento de um projeto dentro do cirque du soleil, que tem como foco a abertura provisória de um escritório no Rio de Janeiro para a estruturação de um novo espetáculo intitulado “samba”, aonde o gerente e a equipe do projeto, irão auxiliar para familiarizar a trupe para o espetáculo. O escritório terá como responsabilidade a familiarização da trupe com a cultura brasileira. Antes de ser feito o termo de abertura do projeto pelo patrocinador, foi pesquisado como é a trupe do cirque du soleil, como é sua identidade, para que fosse respeitada, foi visto que por ser uma equipe de pessoas de diferentes nacionalidades, há alguns desentendimentos dos membros, que é algo que tem que ser observado com atenção, pois cada país tem sua cultura, e buscando uma forma de equilibrar essas diferenças, seria bom analisar as nacionalidades predominantes na equipe, pesquisar como cada uma funciona, um exemplo seria que no Japão não se usa o numero quatro, pois significa morte, então vamos supor que na equipe da trupe tenha japoneses, teria que haver esse cuidado, é bom estudar os costumes dos países com quem se trabalha, para não haver futuros problemas, ou até mesmo para o comportamento da nossa cultura não gerar um choque cultural com a da equipe em que se trabalha, até para garantir que o gerenciamento do escritório seja bem visto pela trupe. O termo de abertura do projeto é feito pelo patrocinador e foi iniciado com a data de criação do documento em questão, que seria como exemplo, doze de abril de dois mil e dezenove, o nome do responsável do projeto, e, a identificação do que seria o projeto, que é a abertura do escritório provisório para ajudar na estruturação do espetáculo “samba” e a familiarização da trupe com a cultura brasileira, o nome do gerente de projeto e o patrocinador, que é o dono do cirque du soleil. Na justificativa foi colocado que o projeto se configura como uma oportunidade de negócio, pois o sucesso da ambientação do cirque du soleil e do espetáculo, pode gerar novos trabalhos para a equipe, pois traria visibilidade já que o cirque é bem conhecido. No objetivo do projeto, o foco principal dele e o que vai ser entregue é a total familiarização da trupe com a cultura brasileira, para o espetáculo ser um sucesso. Nos requisitos foi colocado como exemplo que o professor de samba 6

contratado teria que ser bilingue. Nas premissas, foi colocado que haverá um guia turístico disponível em quatorze de abril de dois mil e dezenove. Nos riscos foi visto que o valor da van, pode alterar nesse um ano e seis meses, então seria bom ter mais de uma opção de transporte, quando necessário e reservar um tempo extra para lidar com esse risco, caso ele surja. Vamos supor que o orçamento para a realização do projeto seja de setenta mil reais e não poderá passar desse limite. Foi colocado no termo de abertura, a lista inicial das partes interessadas no projeto, bem como seus telefones, e-mail, dados pessoais, da equipe do escritório envolvidos no projeto, da trupe, da diretora e coreografa, compositor, equipe de suporte e designer do cirque du soleil e para finalizar e assinar o termo foi distribuída as responsabilidades e autoridades, a gerencia do projeto e o patrocinador que autorizou o termo. Durante essa iniciação do projeto, pode-se identificar as partes interessadas para que o objetivo do projeto seja alcançado, bem como cada um pode influenciar no desenvolvimento, como a equipe que trabalhará no escritório, os artistas do cirque, as partes contratadas para o desenvolvimento do projeto, as expectativas da trupe, bem como toda a equipe de apoio, além da coreografa, compositor e designer da trupe e o envolvimento e interesse de cada um no projeto.

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Planejamento Para o planejamento começar é desenvolvido um plano de gerenciamento de projeto, aonde constará um documento central, que será a base de todos os trabalhos que seguirão no projeto. No escopo do projeto foi visto o que será necessário para que o circo se apresente bem, e foi feita uma coleta dos requisitos e necessidades dos stakeholders, que no total são cento e vinte e cinco pessoas, sendo artistas, equipe de suporte do espetáculo, além da coreografa, compositor e designer de cenário, e, na definição do escopo foi visto o que vai ser entregue no final do projeto que é a total familiarização da trupe para o espetáculo samba e que para isso é necessário um guia turístico para o passeio nos pontos turísticos do Rio de Janeiro, visita aos bairros boêmios, favelas pacificadas, roda de samba, com o intuito deles conhecerem a cultura local e o samba, será realizado um acompanhamento em uma escola de samba para que possam observar a rotina e sirva de inspiração para eles, inclusive o compositor com o ritmo do samba, a coreografa pode desenvolver uma troca de informações, além disso será contratado um professor de samba, que fará ensaios uma vez por semana, como também ajudará acompanhando a trupe na escola de samba, além disso o designer de cenários irá a Uruguaiana, para que possa servir de inspiração para ele, já que lá tem tudo que possa servir para construir algo criativo, além disso serão contratados um tradutor bilingue para ajudar na comunicação quando solicitado, e, uma van para a locomoção, e, será realizado reuniões uma vez por semana, para coleta de dados, saneamento de dúvidas e atualização. Foi gerado além do escopo, um documento dos requisitos, após esses passos podemos então criar a estrutura analítica do projeto. Na estrutura analítica do projeto, é quando você sabe o seu objetivo final e então se traça como será cada passo para se chegar até ele, por conseguinte, vemos então que o projeto em questão é a familiarização da trupe com a cultura brasileira, para que seu espetáculo seja um sucesso, e temos um ano e seis meses para essa adaptação e seis meses de espetáculo. A iniciação então, é marcada pelo foco dessa familiarização da trupe do cirque du soleil no Brasil, e as partes envolvidas para esse projeto da certo são a gerencia do 8

projeto, a equipe que está no projeto, a trupe que são um total de cento e vinte cinco pessoas, sendo cinquenta artistas e setenta e cinco pessoas na equipe de suporte do espetáculo, os artistas são de quatorze países diferentes, sendo que quatro são brasileiros, a maioria fala inglês fluente, além de uma diretora artística e coreografa brasileira, chamada Débora Colcker, um compositor brasileiro, chamado Berna Ceppas e um designer de cenário brasileiro, chamado Gringo Cardia, além das pessoas que foram contratadas para o desenvolvimento do mesmo, e, os clientes que vão assistir o espetáculo. Então a estrutura analítica do projeto seria idealizada da seguinte forma: primeiro a trupe chegar ao Brasil, ser recebida pela equipe, ser todos apresentados. Após para a familiarização da trupe com a cultura brasileira, será contratado um guia turístico, para apresentar a cidade do Rio de Janeiro, seus pontos turísticos, bairros boêmios, favelas, rodas de samba, acompanhar uma vez por semana a rotina de uma escola de samba carioca, por meio de contrato com a mesma, para a locomoção do pessoal da trupe será contratada uma van, além de ter que se contratar um professor de samba, levar o designer de cenários na Uruguaiana, bairro conhecido do Rio de Janeiro, e, contratar um tradutor bilingue que possa ajudar nas comunicações com parte da trupe quando for solicitado, pois por ter brasileiros na equipe da trupe, ele só seria necessário as vezes, realizar reuniões com os stakeholders uma vez por semana, e, averiguar se tudo o que foi feito, obteve sucesso, e, a trupe está familiarizada, acompanhando o espetáculo nos seis meses restantes. Junto da estrutura analítica do projeto, foi criado um dicionário. Acredito que para tudo fluir de maneira correta, como gerente do projeto, devo ter o foco no objetivo final, fazendo todo o possível para que ele seja um sucesso, está atenta a todos os prazos, porque um projeto tem início e fim, gerenciar as pessoas da equipe e o escritório brasileiro, as auxiliando, está presente no desenvolvimento das atividades propostas para a trupe fazer no Rio de Janeiro, ouvir a opinião dos mesmos para que a identidade da trupe não se perca no decorrer do projeto, pois deverá haver um equilíbrio entre a cultura do brasil e o que eles tem enraizado na trupe, então ser ouvinte, e, está atento ao que o cliente almeja, acredito que seja algo importante. O planejamento de gerenciamento do tempo é muito importante, pois um projeto tem início e fim, e, por isso precisa ser gerenciado para terminar dentro do prazo, bem 9

como definir o que será executado, se uma atividade precisará da outra, e, qual será a sequencia do trabalho para melhor se aproveitar o tempo, o que irá precisar para realizar as atividades, e, a quantidade que será utilizada, exemplo para apresentar a cidade do Rio de Janeiro, precisará do guia turístico, então dá pra prever o quanto irá custar e o tempo que essa atividade irá levar, e, quanto tempo levará cada atividade, para desenvolver o cronograma. O cronograma foi feito da seguinte forma: Atividades Gerenciamento do Projeto

duração 24 meses

Responsável pela atividade Início Término Gerente do projeto 12/04/19 12/04/21

Familiarização da trupe

18 meses

Equipe do escritório e gerente do projeto

12/04/19 12/10/2020

Apresentação do espetáculo “samba” Primeira atividade Apresentar a equipe do projeto a trupe do cirque contratações

6 meses

Trupe do cirque du soleil

12/10/20 12/04/21

1 dia 1 dia

Gerente do projeto

13/04/19 13/04/19

Contratar uma van Contratar guia turístico para trabalhar uma vez por semana Fazer um contrato com uma escola de samba para visitações uma vez por semana Contratar professor de samba para ensaios de uma vez por semana Contratar tradutor bilingue Atividades para familiarização da trupe Passeio pelos pontos turísticos do

18 meses 18 meses 4 dias

13/04/19 12/04/21 Equipe do projeto

14/04/19 12/10/20

Equipe do projeto

14/04/19 05/05/19

17 meses

Equipe do projeto

12/05/19 12/10/20

17 meses

Equipe do projeto

13/05/19 12/10/20

18 meses 18 meses

Equipe do projeto

14/04/19 12/10/20

1 dia

Uma pessoa da equipe do projeto, motorista da van,

12/04/19 12/10/20

14/04/19 14/04/19 10

Rio de Janeiro Visitar bairro boêmio 1 dia

Visita a favela do Rio de Janeiro

1 dia

Visitar roda de samba

1 dia

A trupe acompanhar 17 a rotina da escola de meses samba Ensaio com professor de samba, uma vez por semana Levar designer de cenários à Uruguaiana Reunião uma vez por semana com os stakeholders Acompanhar o espetáculo samba Encerramento do projeto

17 meses 1 dia

18 meses 6 meses 1 dia

tradutor bilingue e o guia turístico Uma pessoa da equipe do projeto, motorista da van, tradutor bilingue e o guia turístico Uma pessoa da equipe do projeto, motorista da van, tradutor bilingue e o guia turístico Uma pessoa da equipe do projeto, motorista da van, tradutor bilingue e o guia turístico Uma pessoa da equipe do projeto, motorista da van, tradutor bilingue e professor de samba Uma pessoa da equipe do projeto, tradutor bilingue e professor de samba Uma pessoa da equipe do projeto e motorista da van

21/04/19 21/04/19

28/04/19 28/04/19

05/05/19 05/05/19

12/05/19 12/10/20

13/05/19 12/10/20

12/10/20 12/10/20

17/04/19 12/10/20 Equipe do projeto, gerente do projeto, tradutor bilingue e equipe da trupe Uma pessoa da equipe do 12/10/20 12/04/21 projeto e cirque du soleil Equipe do escritório, gerente 12/04/21 12/04/21 do projeto e o responsável pelo cirque.

Após o cronograma, e, definido a parte do tempo, vemos o planejamento do gerenciamento dos custos do projeto, aonde eu compreendo e vejo como vou administrar cada custo do meu projeto, e, após todos os dados e documentação eu posso ter uma estimativa dos meus custos que me permitirá desenvolver um orçamento. Na parte da qualidade, vemos o que é qualidade dentro desse projeto do cirque du soleil, um exemplo seria que os profissionais contratados para o projeto fossem pessoas renomadas, séria talvez um requisito de qualidade profissional, dentro do meu projeto. 11

Na parte do planejamento de recursos humanos, dentro do projeto, vemos os incentivos para essas pessoas que trabalham para esse projeto dá certo, qual a habilidade que cada um possui, para o projeto se desenvolver. A comunicação é essencial dentro de um projeto, por isso precisamos planeja-la, considerando os interesses dos stakeholders, pessoal da equipe do projeto, equipe da trupe, dono do cirque du soleil, a distribuição de comunicação, quais serão as ferramentas usadas para se comunicar com eles como ligações, e, para isso precisaremos, pegar o nome, o contato dessas pessoas, o e-mail, marcar reuniões, criar mecanismos para solucionar possíveis conflitos, produzindo uma comunicação eficaz. Por conseguinte, vemos o planejamento dos riscos, dentro desse projeto foi identificado o risco do custo da van ser alterado, nesses um ano e seis meses, identificando qual é o grau desse risco, se ele é baixo, médio ou alto, como envolve custos, o risco pode ser considerado alto, pois pode alterar o valor proposto do projeto, e através disso eu consigo desenvolver uma resposta pra esse risco, que seria, reservar mais de uma opção de transporte, caso precise cancelar o contrato com a van. Após vemos o planejamento das aquisições, que no caso desse projeto, serão os serviços, que podem ser identificados no escopo do projeto, exemplo, foi visto no escopo do projeto, que precisarão efetuar contratações para o desenvolvimento da familiarização da trupe, e é nesse planejamento de aquisições que vemos o que vai ser realmente adquirido para o projeto, e, quem serão os fornecedores desses serviços. E por ultimo vemos o planejamento dos stakeholders que foram vistos na iniciação do projeto, com a identificação das partes interessadas, que são, equipe que trabalhará no escritório, os artistas, as partes contratadas para o desenvolvimento do projeto, a equipe de apoio, além da coreografa, compositor e designer da trupe e os clientes que vão assistir o espetáculo, vendo quais são suas necessidades, quais seus interesses, através de questionários e pesquisas e qual impacto eles tem no projeto, desenvolvendo assim um plano de ação, além de reuniões.

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Execução Agora vamos dirigir e gerenciar o projeto, o primeiro passo foi realizar esse encontro entre toda a equipe do cirque e o pessoal da equipe do projeto, aonde foram ouvidas suas expectativas em relação ao projeto e para dar inicio a execução, foi feita as contratações, que é uma das primeiras etapas do cronograma, após foi realizada a primeira atividade, aonde foram designados para essas tarefas, uma pessoa da equipe do projeto, até para poder relatar o que foi feito no dia e quais foram os aproveitamentos, o tradutor bilingue para facilitar a comunicação do pessoal da trupe com as pessoas nos passeios, o guia turístico, que conhece bem a cidade do Rio de Janeiro, o que é essencial, e, o motorista da van, para a locomoção do pessoal da trupe do cirque, a primeira atividade foi um passeio pelos pontos turísticos do Rio, aonde estavam a diretora e coreografa da trupe, o designer, o compositor, artistas, equipe de suporte do espetáculo, e, todos puderam ver as paisagens do Rio, sua história, seu bondinho, cristo redentor, as praias, como são as pessoas que vivem no Rio de Janeiro, o que é um ponto positivo, porque eles puderam identificar um pouco como as pessoas agem no Brasil, e, como vimos na parte de iniciação do projeto, o cirque du soleil é composto de pessoas de culturas diferentes, e, como foi feito um estudo cultural antes por parte da equipe do projeto, vamos poder dosar a disciplina de até onde podemos ir, que atitudes tomar, e como passar o conhecimento nas atividades propostas para mostrar a nossa cultura, pois houve uma preparação para isso, na semana seguinte, foi realizado outro passeio, até porque a trupe tem ensaios, em um bairro boêmio, aonde puderam conhecer um pouco da história do samba e após na semana seguinte, foi realizado uma visita a uma favela pacificada do Rio, o Vidigal, aonde puderam conhecer a bela vista que eles tem lá em cima, aprenderam mais sobre a história do Rio de Janeiro, e, puderam conhecer mais dos brasileiros, e, para fechar essa parte dos passeios, foi realizado na semana seguinte, uma visita a uma roda de samba, aonde conheceram mais sobre o assunto, encerrando assim essa primeira parte do projeto. Após durante dezessete meses a trupe acompanhou uma escola de samba do Rio em toda a sua rotina, uma vez por semana, porque nada melhor para se familiariza...