2017 Prozessmanagement Tutorium und Skript PDF

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ProzessmanagementProzessmanagement und Wirtschaftsinformatik  Prozesse als „gemeinsame Sprache“: o Prozesse und deren Dokumentation verbinden Fachbereiche und IT-Experten – Geschäftsprozessmanagement ist Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Informatik!  Prozesse zur Umsetzung von Zielen: o Manage...

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Prozessmanagement Prozessmanagement und Wirtschaftsinformatik  Prozesse als „gemeinsame Sprache“: o Prozesse und deren Dokumentation verbinden Fachbereiche und IT-Experten – Geschäftsprozessmanagement ist Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Informatik!  Prozesse zur Umsetzung von Zielen: o Management von Geschäftsprozessen dient zur Umsetzung strategischer und operativer Ziele (Steigerung von Effektivität und Effizienz)  Veränderung der Rolle der IT: o Entwicklung vom „Antragbearbeiter“ zum proaktiven Prozess- und IT-Consulting in den Fachbereichen Was ist ein Geschäftsprozess? Input  Aktivität 1  Aktivität 2  Aktivität 3  Output 

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Ein Geschäftsprozess ist eine zeitlich-logische Anordnung von Aktivitäten, die von Menschen gestaltet und verantwortet wird, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Er ist wiederholbar, führt zu messbarem Nutzen und ist für den (internen oder externen) Kunden von Wert. Ein Geschäftsprozess …. o Verarbeitet Informationen o hat einen definierten Beginn und ein definiertes Ende o benötigt ein oder mehrere unterschiedliche Inputs o besteht aus mindestens zwei Aktivitäten o erzeugt ein eindeutiges, abgrenzbares Ergebnis

Geschäftsprozesse im Unternehmen

Prozessorientierte Organisation

Funktionale Organisation  

Fokus auf einzelne Aufgaben Herausforderungen und Probleme o Lange Durchlaufzeiten, Kostenintensität o Fehlerraten, Redundante Aktivitäten o Schnittstellen (z. B. Medienbrüche, Abstimmung)

Prozessorientierte Organisation

6 Phasen des Prozessmanagement-Lebenszyklus  IST-MODELLIERUNGSPHASE o Modellierung der Ist-Prozesse(Top-Down & Bottom-Up-Ansatz)  ANALYSEPHASE o Wie kann der Prozess optimiert werden? o Auswahl der zu analysierenden Prozesse§Identifikation IT-technischer und organisatorischer Schwachstellen  SOLL-MODELLIERUNGSPHASE o Formulierung von Prozesszielen und –prinzipien o Auswahl und Umsetzung von Verbesserungskonzepten („Best Practice Modell“) o Eliminierung unnötiger Schritte  IMPLEMENTIERUNGSPHASE o Einführung der Sollprozesse o AUSFÜHRUNGSPHASE o Durchlaufen & Nutzung des veränderten Prozesses  CONTROLLING-PHASE o Überwachung des veränderten Prozesses für weitere Verbesserungen Strategisches Prozessmanagement  Aufgaben des Prozessmanagements o Schnittstellen definieren o Prozesseffizienz verbessern o Arbeitsabläufe standardisieren o Ressourcen-Einsparungen realisieren o Ressourcen-Engpässe identifizieren o Mitarbeiter qualifizieren o Verantwortlichkeiten definieren o Arbeitsweisen strukturieren o Prozess-/Produktkosten reduzieren o Produkt- und Servicequalität verbessern o Schnell auf Chancen und Risiken am Markt reagieren o Schwachstellen analysieren/vermeiden  Ziele: Optimierung von Kosten, Zeit, Qualität, Flexibilität und Kundenzufriedenheit Operatives Prozessmanagement Prozessreifegradmodell

Prozessmanagement-Lebenszyklus

Prozessmanagement-Lebenszyklus  Implementierung  Veränderter Prozess wird technisch und organisatorisch eingeführt  Ausführung  Veränderter Prozess wird durchlaufen und benutzt  Controlling  Veränderter Prozess wird ständig für weitere Verbesserungen überwacht Prozessfelder  Managementprozesse o bilden den Rahmen für wertschöpfende Prozesse o richten sich an Unternehmenszielen aus o stellen die systematische Planung, Durchführung und Kontrolle von Geschäfts- und Supportprozessen sicher  Beispiele: Strategische und finanzielle Planung, Controlling, Interne Revision  Geschäftsprozesse o Enthalten die wertschöpfenden Aktivitäten des Unternehmens.  Customer Relationship Management (CRM)  Supply Chain Management (SCM)  Product Lifecycle Management (PLM)  Supportprozesse o Dienen zur Unterstützung von Kern-, Geschäfts- und anderen Support-Prozessen. Beispiele: Qualitätsmanagement, Finanzmanagement, Personalwesen Customer Relationship Management  Im Customer Relationship Management (CRM) erfolgt eine konsequente Ausrichtung des Unternehmens auf seine Kunden. Die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse steht hierbei im Vordergrund.  Unternehmensprozesse sind besonders auf langfristige Kundenbeziehungen ausgelegt und sollen sich so maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken.  Beispiele: Vertrieb, Marketing, After-Sales-Service Supply Chain Management  Supply Chain Management (SCM) bezeichnet den Aufbau und die Verwaltung integrierter Logistikketten (Materialund Informationsflüsse) über den gesamten Wertschöpfungsprozess, ausgehend von der Rohstoffgewinnung über die Veredelungsstufen bis hin zum Endverbraucher.  Beispiele: Beschaffung, Produktion, Versand, Entsorgung Product Lifecycle Management  Bei Product Lifecycle Management (PLM) handelt es sich um einen Ansatz zur ganzheitlichen, unternehmensweiten Verwaltung und Steuerung aller Produktdaten und Prozesse des kompletten Lebenszyklusses entlang der erweiterten Logistikkette.  Diese reicht von der Konstruktion und Produktion über den Vertrieb bis hin zur Demontage und dem Recycling.  Beispiele: Entwicklung, Produktionsplanung, Produktmanagement Hierarchische Prozessmodelle  Prozesse werden auf mehreren Ebenen mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad definiert.  Zum Beispiel o Bestellung annehmen -> Waren im Lager versandfertig machen -> Waren zum Kunden transportieren o ---- Verfeinerung ---o Waren kommissionieren -> Waren verpacken -> Waren zum Versandplatz bringen

Warum „Modellierung von Geschäftsprozessen“ ? Modellierung eines Geschäftsprozesses = Darstellung aller relevanten Aspekte eines Geschäftsprozesses 

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Gründe Modellierung von Geschäftsprozessen o Folgt festen Regeln als ,,gemeinsame Sprache“ o Vermeidet unübersichtliche Prozessstrukturen o Bricht komplexe Unternehmensabläufe in verständliche (Teil-)Schritte o Ist-Zustand konkretisieren und transparent machen o Basis für Schwachstellenanalyse schaffen Bei der Prozessmodellierung wird die „innere Struktur“ von Geschäftsprozessen analysiert und dokumentiert, indem o relevante Aktivitäten erfasst und in ihrer logischen Reihenfolge dargestellt werden o beteiligte Organisationsmitglieder z. B. Abteilungen, Personen, Rollen und verwendete Ressourcen (z.B. verwendete IT-Systeme) in die Darstellung aufgenommen werden o Input (z.B. Daten, Materialien) sowie Output von Aktivitäten (z.B. Teilprodukt) definiert werden

Intuitive Darstellung der wichtigsten Prozessschritte bei der Angebotsbearbeitung

Ziele von Prozessmodellen  Ist-Zustand konkretisieren und transparent machen  Basis für Schwachstellenanalyse schaffen  Werkzeug für die organisatorische Verbesserung und Konzeption der IT-Unterstützung bereitstellen  Einheitliche Darstellung von Geschäftsprozessen gewährleisten  Prozessbeschreibung auch für Außenstehende verständlich machen  Maschinelle Nutzung der Modelle (z.B. für Prozesssimulation) ermöglichen Wiederverwendbarkeit von Teilmodellen für „ähnliche“ Prozesse erreichen Methoden der Geschäftsprozessmodellierung  Geschäftsprozessmodellierung o Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK, eEPK) o Business Process Modeling Notation (BPMN) o Unified Modeling Language (UML) (Use-Cases, Aktivitätsdiagramme) o Petrinetze o Datenflussdiagramme (DFD)

EPK – Modellierungselemente

eEPK Erweiterungselemente

Ereignisverknüpfungen

eEPK: Ereignisse und Funktionen Ergebnis

Funktionenverknüpfungen

Funktion

eEPK: Verknüpfungen Verknüpfungselemente sind beim Teilen und Zusammenfügen immer gleich!

eEPK: Erweiterungselemente Erweiterungselemente NUR an Funktionen

eEPK: Beginn und Ende Modellierungen beginnen und enden mit einem Ereignis

Regeln der EPK-Modellierung  Modellierungen beginnen und enden mit einem Ereignis  Ereignisse und Funktionen immer abwechselnd modellieren!  Verknüpfungselemente sind beim Teilen und Zusammenfügen immer gleich!  Erweiterungselemente nur an Funktionen Übersicht von Modellierungstechniken

Hauptmerkmale von BPMN  Grafische Notation o Fokus auf die grafische Beschreibung von Geschäftsprozessen o Semiformal (im Gegensatz zu formalen mathematischen Notationen, wie Petri-Netzen)  Leicht lesbar und intuitiv nutzbar o Leicht lesbare Notation für Stakeholder sowohl in betrieblichen Abteilungen als auch IT Abteilungen o Intuitive Nutzung der Notation um die Beteiligung von so vielen Stakeholdern wie möglich zu erlauben  Automatische Transformation o Transformationsregeln von BPMN zu BPEL (Business Process Execution Language) o BPEL ist eine Prozess-Definitionssprache, die von Computern ausgeführt werden kann  Internationaler Standard o Standardisiert durch die OMG o Weit verbreitete Akzeptanz o Gesteigerte Tool-Unterstützung von Anbietern BPMN: Elemente

Vergleich: eEPK vs. BPMN

Vergleich: eEPK vs. BPMN

Anwendungssysteme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen Business-Process-Management-Systeme ARIS: Definition und Konzept  Die ARIS (Architektur integrierter Informationssysteme) Methode ist zugleich ein Framework und ein Konzept zur Beschreibung von Unternehmen und Informationssystemen.  ARIS unterscheidet zwischen mehreren Typen von Realwelt-Objekten (bspw. Organisatorische Einheiten, Ereignisse und Ressourcen).  Das sogenannte “House of ARIS” umfasst mehrere Ansichten (Views). Es gibt vier statische Ansichten (Organisatorische-, Daten-, Funktionale- und Kontrollansicht) und eine dynamische Ansicht (Prozessansicht).  Die Verwendung von ARIS reduziert die Komplexität von Geschäftsprozessen, indem das initiale Problem auf mehrere Ansichten aufgeschlüsselt wird. House of ARIS: Ansichten und Modelle

Business-Process-Management-Systeme Business-Process-Management-Systeme (BPMS) unterstützen alle Phasen des Prozessmanagement-Lebenszyklus sowie verschiedene Arten von Prozessen

Methoden des Business Process Management  Bisher: o Klassisches Prozessmanagement  Verwaltung von Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens  Prozess durchläuft Prozessmanagement-Lebenszyklus  Heute: o Agiles Business Process Management o Social Business Process Management o Business Process Outsourcing o Business Process Crowdsourcing Agiles Prozessmanagement Agiles Business Process Management fördert die sofortige Reaktion auf unerwartete Ereignisse in Geschäftsprozessen.

Workflow-Management-Systeme  unterstützen die Abwicklung von strukturierten Aufgaben, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind erlauben einen papierlosen Dokumentenfluss durch Nutzung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) Workflow  Ein Workflow … o ist ein (teil-)automatisierter Geschäftsprozess o besteht aus einem strukturierten Aktivitätennetzwerk, das in Vorgangsabschnitte zerlegt werden kann  Ein Workflow hat … o einen definierten Anfang (Auslöser) o einen organisierten Ablauf (strukturierte Reihenfolge von Aktivitäten) o ein definiertes Ende (Ergebnis)  Ein Workflow enthält Informationen über … o beteiligte Personen o involvierte Applikationen o benötigte Daten

Schematische Darstellung eines Workflows

Abgrenzung von Prozess und Workflow

Dokumenten-Management-Systeme  dienen der Speicherung, Verwaltung und Wiedergewinnung von elektronischen Dokumenten  Arbeitsaufgaben eines DMS o Dokumentenerfassung o Indexierung o Speicherung o Retrieval Verknüpfung WfMS und DMS

Workgroup-Support-Systeme  Workgroup-Support-Systeme (WGSS) o unterstützen Teams bei der gemeinsamen Bearbeitung unstrukturierter Aufgaben o orts- und zeitunabhängig mithilfe elektronischer Medien  Teamarbeit erfordert intensive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern! o Electronic-Mail-Systeme  Textorientierte Nachrichten  Asynchrone Kommunikation o Notice-Board-Systeme  Elektronische Foren  Asynchrone Kommunikation o Audio-/Video-Conferencing-Systeme  Synchrone Kommunikation Relevanz und Abgrenzung

Strukturierte vs. Unstrukturierte Workflows...