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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TEMA 8 “La función de control”

Relaciones laborales y Recursos humanos INMA MONDÉJAR MARÍN ENCARNA TAPIA JIMÉNEZ MARTA RUBIO MUÑOZ CARMEN M SARDIÑAS GRELA NATALIA ANDREU AMORÓS OLGA MARÍA ALCÍVAR VILLAPRADO

ÍNDICE 8.1 La función de control: Concepto e importancia - concepto - características - presupuestos - tipos de control 8.2 El proceso de control - Etapas en el proceso de control 8.3 Características de un Sistema efectivo de control - Requisitos de los sistemas de control -Inconvenientes de los sistemas de control 8.4 Sistemas de información de la empresa - concepto e información de la empresa -características del sistema de información -condicionantes de un sistema de control - consecuencias - algunos modelos de sistemas de información de la gestión

8.1 LA FUNCIÓN DE CONTROL: CONCEPTO E IMPORTANCIA. La función de control es un proceso mediante el cual se asignan los recursos de la forma más eficiente para alcanzar los objetivos de la organización, tarea llevada a cabo por los dirigentes de la empresa, y verificando si todo es llevado a cabo adecuadamente (programa, órdenes, etc.), cuyo objetivo es mejorar el rendimiento de la organización mediante la señalización de fallas y errores. La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control busca que el desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un proceso circular que se retroalimenta, permitiendo. Es responsable de la función de control, cualquier empleado al que se le asigne este, y además de aplicación a todas las personas, funciones, actos, etc. El control es de vital importancia e incide directamente en la racionalización de la administración y en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa: establece medidas para corregir las actividades, determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro, localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas, y proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación y, reduciendo costos y tiempo. Su aplicación Presupuestos: Es una característica medible y un medio para medir la característica. Sirve como medio para comparar los resultados reales con los estándares, evaluar las diferencias y para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlo a las necesidades. Tipos de control. Según: 1. Los medios empleados para llevarlo a cabo se diferencia entre automático y humano. 2. El objeto del control se distingue entre el control de personas y el control de funciones. 3. El contenido: el control de actividades y de resultados. 4. Según el momento de actuación, los controles se clasifican en: control a priori, control a posteriori y permanente. El primero persigue una finalidad de previsión, el segundo evalúa los resultados e informa cuándo aparecen como diferentes a los deseados, y el tercero ajusta las actividades que se están desarrollando con los estándares establecidos. 5. La naturaleza, el control es estratégico (cuando establece objetivos generales, controla el desempeño y los resultados de la empresa); táctico (mide y corrige el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen); y operativo (es el proceso mediante el cual la organización se asegura de que las tareas específicas sean realizadas con efectividad) 8.2. EL PROCESO DE CONTROL Las etapas en el proceso de control: Establecimiento: Para establecer los estándares, primero se fija un grupo técnico integrado por representantes de los empleados y servicios involucrados en el cumplimiento de los procesos, después se realiza una investigación bibliográfica con el fin de identificar la disponibilidad de estándares a nivel internacional o local al respecto y, a continuación, se identifican los aspectos que deberán de ser estandarizados en los procesos con el fin de evitar errores en su operación. Los estándares pueden expresarse

en diferentes unidades de medida, tales como: 1. Estándares físicos, que son mediciones no monetarias, comunes en el nivel de operación donde se utilizan materiales, se emplea mano de obra, se ofrecen servicios y se producen bienes. Por ejemplo, el estudio de la durabilidad de una tela, que el color sea firme. 2. Los estándares de costes, que son mediciones monetarias comunes con el nivel de producción. Los costes están por encima de la mano de obra.3. Estándares de ingresos, surgen de asignar valores monetarios a las ventas. 4. Estándares de programas, es la capacitación de los gerentes en diferentes tipos de programas, por ejemplo, un programa de desarrollo de nuevos productos, un programa para mejorar las ventas. Medición de actividades. La medición de desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas. Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá de información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, válida, con unidades de medida apropiadas y fluidas. Comparación con el estándar. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones. Corrección de desviaciones. Los controles tienden a conducir a la acción correctiva cuando detectamos fallos, debemos verificar donde se encuentra el error, cómo sucedió, quién es el responsable y así finalmente tomar las medidas pertinentes de corrección. Normalmente las tendencias correctivas las asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la desviación es un síntoma o una causa. Cuando se establecen medidas correctivas, se origina la retroalimentación, donde se entrelaza la planeación y el control. La retroalimentación es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. 8.3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA EFECTIVO DE CONTROL Requisitos de los sistemas de control: 1. Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica. Todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aportan en relación con los costos que ocasiona. 2. Flexibilidad: los controles eficaces deben ser suficientemente flexibles para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades. 3. Comprensión: los controles que no pueden ser comprendidos no tiene valor, por tanto, en ocasiones es necesario sustituir los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores innecesarios, empleados frustrados y por último que sea ignorado. 4. Efectividad y rapidez: los controles deben llamar la atención de la administración sobre las variaciones en el tiempo para evitar serias transgresiones en el desempeño de una unidad. La mejor información tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un sistema de control eficiente debe ofrecer información oportuna.

Inconvenientes de los sistemas de control: Algunos de los inconvenientes de los sistemas de control son el coste que genera realizar todo tipo de mejoras para la empresa, que se puede falsear la información para obtener resultados positivos si son negativos, ya que al ser negativos incrementarían los gastos para buscar soluciones. El tener un sistema de control en la empresa podría resultar represivo, es decir, puede darse el caso de sobrevigilancia a los trabajadores. Y para finalizar, el último inconveniente que citaremos será que los objetivos pueden confundirse con los estándares que deberían realizarse para obtener por ejemplo más beneficio. 8.4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONTROL Concepto de sistema de información para la gestión empresarial: “Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”( Andreu, Ricart y Valor ,1991) Información en la empresa: Datos e información, son conceptos totalmente distintos. Por un lado, los datos, son una representación simbólica, la cual puede ser fácilmente vista como números, letras, hechos, situaciones, entre otros. La información, se refiere a un conjunto de datos que están adecuadamente procesados con el fin de transmitir un mensaje. La información, es parte fundamental y esencial de toda organización, ya sea pública o privada, encargada de darle un nivel alto de competitividad frente a sus competidores, así como grandes posibilidades de desarrollo. Para que esta, cumpla con sus objetivos, es necesario que sea valiosa, oportuna, disponible, suficiente y ajustarse a las necesidades de los clientes: Valiosa, porque es necesario que cumpla los tres requisitos: fiable, detallada y relevante; Oportuna, ya que se recibe justo cuando se le necesita en la empresa; Disponible, es decir, debe de estar al alcance de los operarios para poder ejecutar las medidas de organización y control; Suficiente, justo suficiente para que puedan establecer las decisiones de gestión de control; Y ajustarse a la necesidad de los clientes para obtener mayores beneficios atendiendo a las necesidades del mercado. Características del SI: No solo es un proceso informático. Ha de ser preciso y rigurosamente ajustado, exacto o fiel a las condiciones de la empresa, tiene que tener una gran capacidad de proceso ya que a través de ella el sistema puede utilizar la información guardada en la sección o proceso anterior, ha de ser conciso, expresando la información de manera clara y sucinta; disponible para todos los usuarios autorizados de la empresa y con ello una alta seguridad. Condicionantes de un sistema de información. Tamaño de la empresa: Grande/pequeña: La dimensión o tamaño de la empresa hace referencia a su capacidad productiva o máximo nivel de producción alcanzable en un periodo de tiempo. Estos umbrales no son concluyentes ya que hay empresas con un número reducido de trabajadores, pero con facturación elevada, o que necesitando una gran inversión sus recursos propios son reducidos. Podemos decir que los criterios más

utilizados para medir la dimensión son el nº de trabajo, nº de trabajadores, volumen de ventas/ producción, el neto patrimonial, activo total o los beneficios netos anuales. Tecnologías: sí o no: Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación están cambiando el concepto de espacio físico de empresa. La adopción de las nuevas tecnologías no debe verse únicamente como una amenaza en la destrucción de la demanda de valor tradicional, sino como una potente herramienta de la competitividad de las empresas. La información aportada por estas a la empresa es relevante y suele estar más presentes en las grandes empresas, debiéndose al ámbito de actuación de las mismas y a su capacidad de inversión y gestión. La incertidumbre: Es un concepto crucial para la comprensión de los fenómenos económicos. La falta de información perfecta, por otra parte, no obedece a problemas derivados de la complejidad de los intercambios económicos: no se trata de que sea imposible manejar adecuadamente, y de un modo casi instantáneo, un gran volumen de información, sino además de que es imposible prever completamente la reacción de otros agentes que intervienen en el mercado. Ello, junto con la incertidumbre, hace que esta plantee los riesgos asociados con una decisión cualquiera. La existencia de la incertidumbre hace que no pueda conocerse de antemano el resultado de una acción o que, en otras palabras, suceder algo diferente a lo esperado. Algunos modelos de sistemas de información de la gestión. Contabilidad: El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. Los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. Un sistema de información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que se debe cumplir con normatividad y reglamentos, para que sea útil, confiable y oportuna. En la contabilidad encontramos balance de situación, tesorería, lista de chequeo, informes… Personal/ RRHH: En el área de recursos humanos se han implementado sistemas que permiten facilitar la gestión del personal. Para lograr los objetivos: cubrir todas las necesidades del administrador, el recurso humano; estar totalmente integrado, ser flexible, ser seguro. Dentro de los beneficios más importantes que brinda el hecho de adquirir un sistema para recursos humanos se encuentran: La reducción de costos y tiempos para la mayoría de actividades; un incremento de información al alcance de los empleados; y, la necesidad de integrar los recursos humanos con otros elementos de la empresa. A través de un sistema de información de la gestión del personal, obtenemos información de la productividad por empleado, horas extras, se pretende reducir el absentismo. Flujo de materiales: Las empresas necesitan revisar sus procesos y realizar cambios para mejorar su competitividad, fabricar nuevos productos o vender en nuevos mercados. Estos cambios generan incertidumbre sobre los impactos de los nuevos procesos y las posibles ineficiencias o problemas que pueden surgir en su implantación. El flujo de materiales constituye una fuente potencial para mejorar la productividad de

la planta y consecuentemente de la empresa, en virtud de lo cual es evidente la necesidad de disponer de un patrón de flujo según el cual las instalaciones están orientadas hacia la producción, de tal manera que ningún equipo, departamento o sección, sea localizado o movido sin una consideración apropiada de los efectos que ello pueda tener sobre el flujo completo de los materiales. Información periódica sobre la planificación: A medida que se están realizando actividades de un plan o programa, por parte de los funcionarios responsables de las mismas, se hace necesario controlar los resultados de esas acciones. Para ello se deberá obtener en forma periódica informaciones relacionadas a la forma cómo están cumpliendo las metas del programa del trabajo asignado. En lo posible, esas informaciones deben expresarse en estadísticas que muestren con claridad los logros obtenidos. Según Gonzalo Martner, Debe establecerse una corriente continua de información estadística desde las bases de la Administración hacia los niveles superiores, a fin de permitir a los planificadores y directores una visión oportuna de lo que está aconteciendo. Informes especiales: son las investigaciones que realiza la empresa para conocer su estado, las oportunidades que se le presentan y las amenazas que debe conocer de antemano, para este tipo de operación se suele utilizar también el análisis DAFO, el cual es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas, una de las ventajas de este modelo de análisis es que puede ser aplicado en cualquier situación de gestión, tipo de empresa o área de negocio. El primer paso que hay que dar es describir la situación actual de la empresa o del departamento en cuestión, identificar las estrategias, los cambios que se producen en el mercado y nuestras capacidades y limitaciones. Esto nos servirá de base para hacer un análisis histórico, casual y proyectivo. Investigación y desarrollo: hace referencia al “conjunto de actividades emprendidas de forma sistemática, a fin de aumentar el caudal de conocimientos científicos y técnicos, así como la utilización de los resultados de estos trabajos para conseguir nuevos dispositivos, productos, materiales o procesos. Comprende esta actividad la investigación fundamental, la investigación aplicada y el desarrollo tecnológico.” La empresa posee un área de I+D+i. Su trabajo cosiste en llevar a cabo un proceso de investigación que permite, por un lado, conseguir innovaciones que aplicar a los productos existentes, y por otro desarrollar prototipos de otros nuevos....