Archivística apuntes completos PDF

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Profesor Diego Belmonte...

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TEMA 1 CONCEPTOS CLAVE: DOCUMENTO, ARCHIVO, ARCHIVÍSTICA Documento: este es un concepto polivalente, pues dependiendo del contexto nos darán diferentes definiciones. Pero todos comparten que ese documento nos enseña algo, y esto se debe a que en el origen etimológico de documento es que este procede del verbo latino doceo, docere que significa enseñar. En el diccionario de Autoridades nos encontramos con que documento significa, doctrina o enseñanza con que se procura instruir a alguno en cualquier materia, y principalmente se toma por el aviso un consejo que se le da, para que no incurra en algún yerro y defecto. En el diccionario de la RAE; es un diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho principalmente de los históricos. En el diccionario de no del español de María Moliner, testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia. o puede ser un escrito que sirve para justificar o acreditar algo. De la manera más genérica, podríamos decir que un documento tiene tres elementos: un mensaje, un soporte, y un método de transmisión. Por ejemplo; mensaje + papel y tinta + escritura = doc. escrito. Dentro del doc. escritos podemos diferenciar entre dos grupos, unos documentos que son los denominados doc. narrativos y otros serían los doc. diplomáticos que son aquellos donde se plasman por escrito los hechos jurídicos. Los hechos jurídicos son cualquier tipo de contrato, o relación entre dos o más partes al amparo de la ley. por la gran variedad de documentos se establece una división, doc. de archivo es cualquier tipo de doc que se puede custodiar en un archivo, frente al doc. diplomático que es el que plasma por escrito un hecho jurídico. Es decir, esto se podría resumir como que todos los doc. diplomáticos son de archivo pero los doc. de archivo no son doc. diplomáticos. La Ley 16/1985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico Español establece todo lo relacionado con el Patrimonio Histórico en cualquiera de sus vertientes. En el Artículo 49 se define qué se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. En Andalucía la primera ley que se implanta es la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, y puede ser que fuese una manera de fortalecer la autonomía de Andalucía pues en los Archivos es donde se guardan los documentos más importantes. Respecto a la anterior ley, en la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía se amplía el apartado tecnológico. → En el diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, un documento es una información, de cualquiera fecha, forma y soporte material, producida o recibida por cualquier persona física o moral (=jurídica) y por toda institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades.

Archivo La palabra procede etimológicamente de Apxeiov (Archeion = propiedad del gobierno, y era el sitio donde se custodiaban los principales documentos del gobierno atenienses, en el templo de Metroon). Actualmente se puede hacer referencia al archivo como al edificio donde se custodian los documentos, al mueble o a los propios documentos. → El archivo como conjunto de documentos, el archivo sería una colección de documentos reunidos naturalmente (reunidos de la misma manera en que han sido producidos, organizados) por una entidad en el ejercicio de una actividad práctica o necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel, para servir de testimonio e información. En la Ley de Patrimonio Histórico español (29/06/1985) la definición de archivo consta como “conjunto orgánicos de documento; o la reunión de varios de los, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, se conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”. En la Ley de 7/2011 incluye que “se entiende también por archivo aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información” Antonia Heredia define el archivo como “uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.

Las funciones básicas del archivo son reunir, conservar y difundir. -Reunir +Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, siendo de máxima utilidad para la gestión administrativa +Asegurar la transferencia periódica de un archivo a otro que ya no son utilizados para las oficinas +Aplicar los principios y técnicas de valoración y selección documental +Clasificación de la documentación y ordenación de la documentación de acuerdo con los métodos archivísticos +Descripción de la documentación para acceder a la información valiéndose de instrumentos de descripcion y aplicacion de las nuevas tecnologías.

-Conservar +Medidas preventivas para el control de la documentación: edificio, instalaciones, condiciones atmosféricas, agentes biológicos +En caso de deterioro, proceder a la restauración de la documentación -Difundir +Servicio a la administración que generó la documentación +Servicio a los ciudadanos que acceden a los archivos públicos (Constitución, artículo 105.b) +La investigación y la difusión cultural Clases y tipos de archivos 1. Derecho (acerca de quién es el dueño del archivos, si una administración pública o un particular) 1. Públicos 2. Privados 2. Ámbito territorial (la administración de la que depende el archivo) 1. Locales (Archivo Municipal de Sevilla, Carmona, Jerez..) 2. Provinciales (Archivo Histórico Provincial) 3. Regionales (Archivo Arzobispal de Sevilla, Archivos Militares) 4. Autonómicos (Archivo General de Andalucía 5. General (Archivo General de Simancas, De indias, 3. Edad de los documentos (se refiere al valor administración que los documentos tienen en el momento en el que nacen y si van adquiriendo valor histórico) 1. Gestión → archivos de oficina, cuando la doc. ha perdido su valor administrativo los doc. pasan a un archivo intermedio 2. Intermedio → son una transición entre sí estos acaan adquiriendo valor histórico o son destruidos 3. Histórico → si adquieren importancia histórica con el paso del tiempo, pero una vez ingresen aquí no salen. 4. Finalidad 1. Administrativos 2. Históricos

5. Número de Fondos (todo el conjunto de doc. que procede de un lugar específico, dependerá si existen varios o uno solo) 1. Singulares 2. Múltiples 6. Tipos de documentos (tipos de doc. que se custodie) 1. Archivos audiovisuales 2. Archivos cartográficos, etc... Archivística Según el Diccionario de Terminología Archivística del consejo Internacional de Archivo, la archivistique que es la disciplina que trata de los aspectos teoricos y practicos de las funciones archivisticas. Por otro lado los Archives Administration, son el estudio teóricos y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones del los archivos. Es la disciplina que se encarga del estudio de los archivos y de todo lo relacionado con el trabajo o las funciones que en ello se realiza. Según Antonia Heredia, la Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Como tal se ocupará de la creación, historia, organización y servicio de los mismo a la administración y a la historia, en definitiva a la sociedad. Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Las disciplinas vinculadas a la archivística: Historia, Diplomática, Sigilografía, Cronología, Paleografía, Derecho, Heráldica, Toponimia, Codicología, Papirología, Genealogía, Antroponimia.

Extracto → pequeño resumen del documento que era escrito por los oficiales Resolución→ donde queda fijada la sentencia o la petición del documento

TEMA 2 EL DOCUMENTO DE ARCHIVO El documento de archivo, que no diplomático, presenta para la archivística caracteres externos e internos - Externos: Clase, es decir, que tipo de archivo es (textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos/ informáticos, generados por estos medios y almacenados en un soporte asociado a ellos como el diskette, el CD-ROM, el lápiz de memoria etc.). Soporte: papel, soporte fotográfico, magnético, óptico, etc. Tipología: contenido en relación con la función para la que han sido creados (informes, solicitudes, certificados, leyes, etc.). Formato: o forma del soporte, para el papel (DIN A2, A· etc.); o la capacidad del dispositivo de almacenamiento en los formatos electrónicos (500 Mb etc.). Según el tamaño, distinta debería ser su conservación. Cantidad: o número de unidades y espacio que ocupan. Esta característica está relacionada con el espacio en los archivos ya que se refiere al número de cajas o legajos en la que se almacena la documentación y el número de metros lineales que ocupa dentro de los depósitos. Forma referida a la tradición documental (minuta, original o copia). Estado en el que el documento nos ha llegado hasta el presente. No ofrece la misma fiabilidad un documento original que una copia. - Internos Entidad productora o autor del documento que puede ser una persona física o jurídica, pública o privada. Orígenes funcionales se refiere a la razón por la que se producen esos documentos y que está relacionada con las funciones, actividades y trámites que llevan a cabo las instituciones que producen la documentación. Fecha/lugar de emisión de la documentación, que constituye la datación del documento y suele ser tópica, es decir, referida al lugar de emisión y crónica en relación con la fecha del mismo. Elemento tópico → Lugar y elemento cronológico → Tiempo

Contenido o asunto del documento. Puede ser • Intensivo: Aporta muchos datos sobre asuntos concretos (p.e. expedientes personales). • Extensivo: aporta pocos datos sobre varios elementos (p.e. censo). • Diversificado: ofrece datos sobre cuestiones varias (p.e. memoria)

Valores de los documentos Relacionado con el ciclo vital de los mismos y con la selección y valoración que se realiza en los archivos. Valor primario: documentos en su fase inicial, que están gestionando aún. Suponen un valor: administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio o informativo. Valor secundario: cuando ya no tiene los anteriores y puede adquirir valor histórico. Para determinarlo se realizan tareas de selección y valoración. Valor informativo: usados como referencias o para la investigación. Valor intrínseco: viene dado por los elementos de solemnidad de los que estos estén revestidos (sellos, firmas, signos).

Tradición documental Carácter externo del documento. Según el vocabulario internacional de diplomática es la cadena de estados en la que se nos ha transmitido el documento. Va desde e texto tal y como fue concebido por su autor material y puesto por escrito la primera vez de manera provisional y luego definitiva, al ejemplar que ha llegado hasta nosotros. Unos estados ofrecen mayor fiabilidad que otros. Trado, tradere: transmitir Los estados son tres: - Minuta o borrador. Según el diccionario de Autoridades, 1737: es el extracto o borrador que se hace de algún contrato (documento)anotando las cláusulas o partes esenciales para copiarlo después o extenderse con todas las formalidades necesarias a su perfección. Según la RAE, acepción 3: Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por ella (como garantía de dicha emisión). Lo habitual es que se conserve una minuta del documento que se le envía a una persona. Es el escrito preparatorio que servirá de matriz para la elaboración del original y que se caracteriza por estar realizado en general con una escritura más cursiva (minuere) y tener tachaduras y enmiendas. Con la aparición de la máquina de escribir y de los medios informáticos, la minuta-borrador tiende a desaparecer y se sustituye por un documentos igual que el original pero sin los elementos validadores (estos dan validez legal, total y final a los documentos). Sin estos, no puede servir de prueba en un juicio. Son tres: Firmas Signos Sellos Cuando el documento original se emite, a la minuta previamente realizada, se hace quedar constancia en ella que el documento se ha emitido (una nota o similar ”Fecho”, “es minuta”, papel de diferente color que el original…o inclusión dentro de la minuta del sello de salida). En el presente, los trámites que generan minutas, no dejan constancia entre borrador y minuta. - Original: según el diccionario de Covarrubias, 1611: es la escritura primera y auténtica de donde se pueden sacar otras, pues este es el primer documento que tiene validez legal. Las instituciones que emiten documentos son las cancillerías y las notarías. Las cancillerías utilizan sellos como firma y los notarios signos. • original autógrafo o hológrafo: es el documento en el que el autor material (el que lo escribe) es el mismo que el autor intelectual (la persona que lo ha ideado). Uno de los documentos original autógrafo son los testamentos, o cartas que se envían a diferentes personajes por ejemplo por parte de los reyes (misivas) • original heterógrafo: es el documento en el cual el autor material es diferente a la persona que lo ha ideado. Por ejemplo, los documentos que emiten las cancillerías reales, igualmente los testamentos son escritos por notarios, • original múltiple: es una situación en la que se producen a la vez varios originales, por ejemplo las cartas partidas por ABC, o también las circulares, o documentos que se envían a América.

- Copia. No son documentos primigenios ni perfectos, están elaborados a partir del original o de otra copia y no presentan los elementos que validan al original. • Total / parcial: la copia total es aquella en la que se reescribe por entero el documento, pero luego es muy habitual encontrar copias parciales que tienen una gran importancia archivística, pues solo se han transcrito la información más importante del documento, es decir un resumen del documento. Los más habituales son los brevetes que es una pequeña frase en la que se resume el contenido del documento y va incluida en el propio documento original y a veces en la minuta. Pero lo que sí aparecerá siempre en los expedientes son los extractos, que son resúmenes que se realizan en el trance por parte de los oficiales que trabajan en la cancillera o en la institución que se ha realizado dicho trance. • Copia autenticada/ Certificada/ Traslado: la clave de las copias es el grado de fiabilidad que ofrecen. El orden es de más fiable, que es la autenticada, después la certificada y por último la menos fiable es el traslado. En las tres la fiabilidad está garantizada por la intervención de un notario. La fe pública es la confianza social de que lo que esa persona firma es un documento fiable, y el notario está en posesión de ese documento porque el poder se lo ha otorgado. La copia certificada es una copia idéntica al texto original y esta la realiza un notario y la firma. Esa misma idea en el AR recibe el nombre de traslado. La copia autenticada no la ha realizado el notario pero este comprobará su veracidad y similitud y la verifica. Legalmente tienen la misma validez las copias certificadas que las originales, pero desde un punto de vista histórico tiene más validez la original pues las copias se podría haber hecho siglos después. • Copia figurada: es una copia en la que no interviene notarios y para aportar fiabilidad se imita todos los elementos figurados, desde los sellos, las firmas, los signos, decoraciones, iluminaciones y no se hace con el ánimo de engañar sino para que sea esa semejanza física lo más parecido posible y así es como se le aporta la fiabilidad. • Copia simple: es la más habitual, esta es la que puede hacer cualquier persona copiando el documento en cualquier momento, el equivalente sería la fotocopia. Luego esta si interviene una autoridad que le de fiabilidad se denomina fotocopia compulsada.

Las agrupaciones documentales Es la manera en la que vamos a agrupar los archivos, para ello respetaremos las cuatro ideas principales. Los documentos de archivos son documentos que ha generado una institución. El orden que esos documentos tienen que tener en el archivo tienen que respetar la estructura administrativa que tenía la institución que los creó. Las principales categorías archivísticas serían de menor a mayor: Categorías archivísticas Son las agrupaciones documentales realizadas de acuerdo a los principios originales de procedencia del documento. Por orden de menos a mas: Documento → Serie → Sección → Fondo → Archivo 1. Unidad documental simple y compuesta (el expediente administrativo) La simple es básicamente un documento mientras que la compuesta es la unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema actividad o asunto. Es el llamado expediente, que queda conformado por un grupo de documentos que se generan en un trámite hasta la producción del documento final y que se conservan como garantía de la gestión llevada a cabo por el órgano competente. Se denominan en si como una unidad debido a que los documentos referentes deben ir unidos. Los expedientes son propios de finales de la Edad Media. “El tipo documental es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma y cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos” (D.T.A.). Por ejemplo, un certificado de notas es una unidad documental simple (ya que todas tienen el mismo formato, contenido y soporte). Las fases de la génesis documental es el proceso por el cual se va generando un documento, empezando por la actio (acción) y después la conscriptio. A ello hay que destacar también las partes físicas (más allá de la tipología documental) que conforman el expediente -Documento: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de la misma cadena en el transcurso de la tramitación. Están unidos por la relación causa-efecto y por tanto habrán de ordenarse de acuerdo a ello. -La carpetilla o guarda exterior: es la que contiene y agrupa los documentos y aportan información sobre el contenido del mismo, como la oficina de tramitación, las fechas, resumen del asunto, número de documentos, dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de la serie y la signatura de la instalación. -El extracto o resumen: sintetiza el contenido -La relación de contenido: es una descripción breve de cada documento con fecha y número de orden

2. Serie/ fracción de serie La serie documental, como el conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y o procedimiento. Por tanto, es la unión de todos los expedientes que dan resolución a un mismo trámite. Está compuesta por los tipos documentales que responden a un mismo productor y misma actividad con norma común. Son el resultado de la aplicación del principio de respeto del orden original de los documentos y reflejan el carácter seriado de la documentación. Una fracción de serie es una parte de la serie que por diferentes circunstancias (es espacio) se ha separado del resto. Por ejemplo, los expedientes del alumnado en la secretaría de la Facultad 3. Sección/ subsección Corresponde al conjunto de documentos relacionados entre si y que reflejan las subdivisiones administrativas de la institución produ...