CAC T6 - Apuntes 6 PDF

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TEMA 6...

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1.¿Qué relación existe entre un archivo empresarial, los datos, la información y la toma de decisiones? Una correcta gestión y tratamiento del archivo facilita la adecuada toma de decisiones en la empresa. Un archivo es un conjunto ordenado de documentos

2.¿El desarrollo de una adecuada labor de archivo es rentable para una empresa? Sí ¿Por qué? Además de contener documentos y datos sobre los cuales elaborar información que sirva para ayudar en la toma de decisiones, el archivo de documentos también cumple con otra serie de funciones de vital importancia para cualquier empresa, pueden, en un momento dado, servir como elemento probatorio ante un tercero.

3.Si una empresa no conserva documento alguno derivado de su actividad, ¿está incumpliendo alguna disposición legal? Si ya que en el caso de cierta documentación surgida de la actividad empresarial, existe la obligación legal de conservarla durante un mínimo de tiempo desde su elaboración. Dichos plazos son dispares en función del tipo de documento. No obstante, si la documentación requerida no estuviese disponible para ser consultada dentro de los plazos establecidos, la empresa se enfrentaría a importantes sanciones.

4.Explica brevemente las consecuencias que para una empresa tiene una inadecuada guardia y custodia de la información con la cual desarrolla su actividad. Conllevaría un hándicap en la toma de decisiones, al no disponer de la documentación necesaria para realizar los trámites legales, por tanto dificultaría la actividad de la misma. Así como no tendría la posibilidad de probar esos datos ante un tercero en el caso que sean solicitados, y perdería así la veracidad de los datos.

5.¿Todas las empresas deben desarrollar la labor de archivo de documentación exactamente de la misma forma? No, no todas las empresas deben archivar de la misma forma ¿Por qué? Ya que, en cada una, dicha labor debe adaptarse a las características y requerimientos propios de información.

6.¿Qué sistema de gestión de archivo es adecuado para las empresas que desean un rápido acceso a la documentación? Centralizada ¿Y para aquellas que necesitan controlar al máximo sus archivos? Centralizada ¿Por qué? Control más exhaustivo. Por qué se controlan mucho más los archivos.

7.Busca información acerca de alguna empresa dedicada a ofrecer servicios empresariales de almacenamiento de información online. Explica brevemente a tus compañeros en qué consiste dicha actividad y cuáles son sus posibles fallos y riesgos para las empresas que los utilizan. Buscar una empresa y definir que servicios ofrece 7. EXAMEN!! 5

5

      

servicios de almacenamiento en la nube online para empresas 1. Dell EMC ECS 2. IBM Cloud Storage 3. AWS storage 4. Google Cloud Storage 5. Microsoft Azure Storage servicios de almacenamiento en la nube online para uso personal 1. Mega 2. Google Drive 3. Microsoft OneDrive 4. Dropbox 5. MediaFire

Amenazas en la nube internas. ... Interfaces inseguras. ... Problemas derivados de uso de las tecnologías compartidas. ... Fuga de información. ... Suplantación de identidad. ... Desconocimiento del entorno. ... Ataques de hacking.

8.¿Cumple la forma en la que guardas los apuntes y anotaciones de clase con las diez reglas básicas del archivo? ¿Cuáles cumples y cuáles no?

Algunas de ellas no las cumplo No suelo cumplir la regla n6 de utilizar señales visuales para clasificar la documentación y la9 de adjuntar una copia del documento.

9.Ordena alfabéticamente los siguientes nombres de empleados de una empresa: María León del Álamo, Carmen Rodríguez Campos, Marta Rodríguez Mesa, Ramón Romero Marto, Ángel Pérez-Montaut Arcas, Juan Benítez Marín, Blanca del Val Raíllo, Mattias von Krüger, Klaus van Halen, Sofía Arias Ruz, Rafael Benítez Díaz, María Villanueva Suárez. Ángel Pérez-Montaut Arcas Blanca del Val Raíllo

Por Apellido

Carmen Rodríguez Campos

Arias ruiz Benitez díaz Klaus Van Hallen Benitez marin María León del Álamo León del álamo María Villanueva Suarez Pérez- montaut Marta Rodríguez Mesa Rodriguez campos Mattias Von Kruger Rodriguez mesa Romero marto Rafael Benítez Díaz Val (del) railo Ramon romero Marto Van halen Sofia Arias Ruz Villanueva Suárez Von krüguer, Mattias Juan Benítez Martín

10.Ordena las siguientes facturas según el método que creas más conveniente Numérica de menor a mayor. A

Factura n.º 2380, de 350 €, a nombre de Cafetería El Puente S. L. b

Factura n.º 2346, de 625 €, a nombre de María José Cabrera. c

Factura n.º 2354, de 700 €, a nombre de Eladio Márquez Martín. d

Factura n.º 2319, de 600 €, a nombre de Carmen Bienvenido. e

Factura n.º 2341, de 350 €, a nombre de Luis Alberto Campoy.

11.Ordena los siguientes códigos de expedientes según el sistema de clasificación que consideres oportuno:

C/1342

H/4202

D/0764

A/2349

B/2310

S/3421

F/2317

C/1092

H/4213

V/0134

F/3217

V/1231

A/6532

B/2312

S/3215

D/0012

A/2349 A/6532 B/2310 B/2312 C/1092 C/1342 D/0012 D/0764 F/2317 F/3217 H/4202 H/4213 S/3215 S/3421 V/0134 V/1231

14.Investiga qué sistemas de ordenación se suelen utilizar en las bibliotecas para el archivo de los siguientes documentos: a) Libro de lectura: Por la temática y por el nombre del libro (Sistema temático y sistema alfabético) b) Ficha de datos de usuarios: Por el nombre y DNI Sistema alfabético y alfanumérico c) Prensa y revistas especializadas: Por el tema, nombre y por la fecha. Sistema temático , sistema alfabético y sistema cronológico)

15 ¿Por qué es tan importante digitalizar de forma sistemática tanto al recepcionar como ir archivando documentación en soporte papel? Ya que es una forma económica y rápida de guardar la documentación, sin tener que recurrir al papel, y así como a la hora de consultar esa información.

16 ¿Qué diferencia existe entre el prearchivo y el archivo definitivo de documentos?

El prearchivo es el último paso antes de archivar la documentación susceptible de archivo. El prearchivo supone la ordenación de la documentación aplicando el mismo sistema de archivo que el establecido en la documentación ya archivada. Y el archivo la decisión de archivar ese prearchivo o no según las necesidades y obligaciones.

17 ¿Cuándo es necesario referenciar un documento archivado? ¿Qué ventajas proporciona actuar de tal forma? se procederá a referenciar aquellos documentos que, por su contenido, deban estar guardados en más de un expediente. En estos casos se archiva el documento original en una localización concreta y se colocan referencias a él en el resto de localizaciones posibles del mismo. También se pueden archivar copias del documento en las cuales se indique la situación del original. Como ventaja facilidad de acceso de manera rápida a la documentación.

18 ¿Qué ventajas ofrece un armario de seguridad frente a otro tipo de mobiliario de archivo? Busca en Internet algún modelo de armario de seguridad y especifica sus principales características. Como ventajas, a parte de la propia seguridad, para que sólo el personal autorizado tenga acceso a ella, existen algunos tipos que están hechas de materiales que sirven para incendios e inundaciones, para evitar así la pérdida de la documentación en caso de catástrofe.

19 Elige dos paquetes o suites ofimáticos actualmente disponibles en el mercado. Describe los programas informáticos que los componen, así como las principales similitudes y diferencias existentes entre ambos. MICROSOFT OFFICE 365 Docentes y alumnado puede acceder, gratuitamente, a Office 365, la suite de productividad y colaboración en la nube de Microsoft. Disponen así de aplicaciones como gestor de correo (con Exchange Online), servicios de videoconferencia y chat (Lync Online), espacios para el trabajo colaborativo (SharePoint Online), además de programas indispensables para el tratamiento de textos, hojas de cálculo… (Office Web Apps, que incluye Word, Excel, PowerPoint…).

GOOGLE DRIVE

hay un rival para Microsoft ese es Google, en parte debido a su potencial como empresa puntera del sector de las nuevas tecnologías. Y también con un amplio recorrido de varios años tienen Google Drive, con software de ofimática online para editar textos, hojas de cálculo, presentaciones o incluso otro para crear formularios y encuestas. Todo gratis, con un gran espacio para almacenar los ficheros, posibilidad de colaboración a la hora de editar un trabajo y mucho más. Es posible que en cuanto a opciones avanzadas de edición están un paso por detrás del Office de Microsoft, pero desde luego ofrecen lo necesario para un uso básico y sencillo .

20 ¿Cuál es la principal ventaja que proporciona para un comercial la utilización de un disco duro extraíble en vez de un disco duro interno? La posibilidad de desplazamiento de dicho disco duro, y poder acceder a la información en cualquier parte.

21 Investiga las principales ventajas e inconvenientes que tiene para una empresa utilizar un sistema de almacenamiento en la nube como respaldo o copia de seguridad de sus archivos informáticos. VENTAJAS 1. Acceder a los datos con facilidad desde cualquier parte del mundo 2. Alivianar el disco duro de nuestro computador 3. Es económico ya que ahorramos gastos de mantenimiento y servicios 4. Nos permite adquirir mas servicios o mas capacidad de almacenamiento 5. Mantener nuestros datos intactos y disponible las 24 horas del día los 365 días del año 6. Y nos permite mantenernos comunicados todo el tiempo

DESVENTAJAS 1) Percepción de pérdida de privacidad de datos sensibles. 2) Dependencia de la infraestructura y plataformas de terceros para operar. 3) Nuestra informacion queda vulnerable a robo o hackeo 4) Sin Internet no tendremos acceso a nuestra información.

23 Busca información de alguna empresa dedicada a la destrucción de documentos y enumera los principales servicios que ofrece.

La empresa DCD Ofrece destruir todo tipo de soporte que pueda contener información Documentacion confidencial, discos duros, cd/dvd, tarjetas de crédito…

25 ¿Es lo mismo una base de datos que un sistema de gestión de bases de datos? ¿Qué relación existe entre ambos? No. Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en ella. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL, Oracle o Dbase.

26 Establece, utilizando un ejemplo, qué diferencia a un campo y a un registro de una base de datos. Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos organizados en un conjunto de tablas o ficheros, agrupados y organizados siguiendo una forma lógica. Un ejemplo de fichero sería el conjunto de proveedores de una empresa. Cada fichero se divide en campos y registros:  Los registros forman la unidad elemental de archivo. En el ejemplo utilizado, los registros lo formarían cada uno de los proveedores concretos de la empresa.  Los campos son la unidad más sencilla de información recopilada. En nuestro ejemplo, campos válidos podrían ser el nombre, los apellidos, la dirección, el teléfono o la forma de pago utilizada de cada uno de los proveedores.

27 Explica cómo puede contribuir la correcta recepción y clasificación de la correspondencia de entrada a agilizar las funciones de la empresa.

28 Busca en Internet información sobre qué es un portafirmas electrónico.

¿Qué es el portafirmas electrónico? Es una herramienta para firmar electrónicamente documentos, utilizando el certificado digital del firmante. ... El documento a firmar puede subirse al portafirmas directamente por el firmante, o bien, por su secretaría o una persona autorizada del equipo de trabajo.

29 ¿Qué información de utilidad para la empresa proporciona el registro de salida de correspondencia? Deja constancia de toda la correspondencia enviada por la empresa, y por los trabajadores o departamentos que realicen el envío, de esa forma si existe algún problema será más fácil solventarlo

30 El franqueo supone pesar y pagar en sellos el servicio de transporte y reparto que realiza Correos con cada envío. Contesta a las siguientes preguntas consultando la web de Correos si es necesario (www.correos.es). a

¿Qué sistemas de franqueo existen? B

   

Tu Sello. Haga exclusivos sus envíos con Tu Sello. ... Franqueo Pagado. En sustitución de los sellos o cualquier otro signo de franqueo se encuentra el Franqueo pagado. ... Franqueo en Destino. ... Franqueo a Máquina.

¿De qué factores depende el importe del franqueo? Del tipo de franqueo a escoger según las condiciones de cada uno.

31 Consulta en Internet el Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula la prestación de los servicios postales, y contesta a las siguientes preguntas: a

¿En qué consiste, según el artículo 6, el secreto de los envíos postales y la protección de datos? Artículo 6. Secreto de los envíos postales y protección de datos. 1. El secreto de los envíos postales afecta al contenido de los mismos e implica la absoluta prohibición para los operadores postales y para sus empleados de facilitar dato alguno relativo a la existencia del envío postal, a su clase, a sus circunstancias exteriores, a la identidad del remitente y del destinatario o a sus direcciones, salvo petición de éstos, sus representantes legales o apoderados o mediante resolución judicial. En ningún caso, pueden considerarse amparados por el secreto de las comunicaciones los contenedores, de cualquier naturaleza, que sirven para el transporte de los envíos postales. BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO

LEGISLACIÓN CONSOLIDADA Página 9 2. Sin perjuicio de la protección de los datos de carácter personal, los operadores postales podrán utilizar con fines estadísticos aquellos que se deriven de la prestación de los servicios postales salvaguardando, en todo momento, el secreto de las comunicaciones. 3. El tratamiento de los datos de carácter personal contenidos en cualquier documento con soporte físico o electrónico, derivado de la prestación de los servicios postales por sus operadores, se someterá a las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal y en sus normas de desarrollo. La obligación de protección de los datos incluirá el deber de secreto de los de carácter personal, la confidencialidad de la información transmitida o almacenada y la protección de la intimidad. b

¿Qué se considera, según el artículo 7, violación de los envíos postales?

Artículo 7. Inviolabilidad de los envíos postales. Los envíos postales son inviolables. Será en todo caso violación, su detención arbitraria o contra derecho, su intencionado curso anormal, su apertura, sustracción, destrucción, retención indebida u ocultación y, en general, cualquier acto de infidelidad en su custodia.

32 Visita la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y contesta las siguientes preguntas: a

¿Para qué sirve un certificado digital? 

Presentación y liquidación de impuestos



Presentación de recursos y reclamaciones



Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas



Consulta e inscripción en el padrón municipal



Consulta de multas de circulación



Consulta y trámites para solicitud de subvenciones



Consulta de asignación de colegios electorales



Actuaciones comunicadas



Firma electrónica de documentos y formularios oficiales

b

¿Qué pasos hay que seguir para solicitar el certificado digital? Existen 2 formas distintas para obtener su Certificado digital de Persona Física: 

Como archivo descargable en su ordenador. Obtener Certificado software.



Utilizando su DNIe. Obtener Certificado con DNIe.

CLASIFICACION Normas en IMPORTANTE del punto 2.1 Cuando los nombres llevan artículos o contracciones o preposic no se tienen en cuante, a no ser que sean nombres extranjeros Cuando están escrito en números se considera el numero escrito en letra, Lo genérico no se tiene en cuenta Meson el duende (se utiliza sólo Duende) 1º subrayar la palabra a clasificar según normas y luego hacer la clasificación. EJERCICIO 6 ORDENA ALFABÉTICAMENTE. Amena S.A Backey, Willian H. Vda. Becerril Hijos de Carracero Pérez Librería (el) Cairo Caja de ahorros de Madrid CTNE (Compañía telefónica nacional de España) Duende (el) Meson Herederos de Fernández Fernandez, Rosa Central Lechera Gaza García Ruíz, Carlos González Blanco Muñiz muño, comandante Seat INSALUD Iglesia Zabaleta (de la) Fernández...