Comunicación Organizacional Modulo 3 Y 4 PDF

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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL MODULO 3 Y 4 Políticas y estrategias de comunicación interna. La comunicación interna como “un proceso integrador entre la dirigencia institucional y todos sus estamentos, buscando que se cumpla una favorable ‘indoor image’” Avilia. Por estamento entendemos a cada uno de los niveles que componen la estructura organizativa. La realidad nos dice que el empleado de una empresa no admite la incertidumbre en aquellos asuntos que le conciernen. Por el contrario, demanda información, quiere saber qué está pasando en su entorno de trabajo y cuáles son las expectativas, quiere conocer en definitiva el proyecto de la empresa a la que pertenece. Es aquí donde adquiere su verdadera dimensión la comunicación interna. Realizada con eficacia y metodología, conseguirá corresponsabilizar y motivar al trabajador, afianzando su confianza en la empresa y su propio bienestar. Pero para lograr esto, hay una premisa básica: la credibilidad. La principal función de la comunicación interna es apoyar estructuralmente el proyecto empresarial. Pero la trascendencia de la comunicación interna crece proporcionalmente a la importancia que la empresa concede, en su desarrollo y competitividad, a sus recursos humanos. Una óptima gestión de la comunicación tiene una fuerte influencia en el desarrollo de la organización, incidiendo positivamente en la imagen corporativa. Toda empresa necesita una política de comunicación interna, la cual debe estar definida por la dirección con el asesoramiento del responsable de comunicación Entre los objetivos generales, cabe señalar los siguientes: Proporcionar una imagen completa sobre la empresa, asegurándose de que todos entienden los principios y las metas. Reforzar la identificación del personal y su entorno con la empresa, generando implicación y compromiso con su cultura y estrategia. Facilitar un adecuado conocimiento de los planes y proyectos de la empresa, motivando una actitud de apoyo por parte de los trabajadores. Conseguir la adhesión de los empleados movilizando sus misiones concretas hacia la consecución de objetivos compartidos bajo la idea de la participación. Promover una cultura de calidad sólida y duradera. Difundir los aspectos útiles para el personal sobre las cuestiones operativas de su puesto y la gestión de recursos humanos. Mantener la máxima credibilidad ante los empleados para obtener su confianza. Mejorar los canales de transmisión de la información con suficiente y acorde utilización de los medios dispuestos El establecimiento de objetivos implica una definición de los mensajes a transmitir. Es necesario, para ello, tener claramente definida la estructuración de los mensajes. Permanentes. “presentes en todos los medios de comunicación interna y vigentes con permanencia en el tiempo. Podemos mencionar el uso del correo electrónico como el principal canal de comunicación permanente para comunicar políticas generales. Las reuniones de personal son implementadas para conocer los problemas de los trabajadores por área y motivarlos para buscar alternativas de solución. También se capacita al personal para optimizar las relaciones con los clientes Temporales. “sujetos a su propia transitoriedad, y que por ello precisan planes específicos”. Ej Eventos por nuevos productos en el mercado. Puntuales. “que dependen de acontecimientos concretos”. Resulta fundamental que el individuo posea información acerca de la organización y su sentido de acción. Por ello, es necesario mantener los lazos de comunicación interna, más aún durante situaciones desfavorables que atraviesen a la institución. Se trata de que el sujeto se sienta parte de la organización, y que esto lo incite a contribuir con su acción concreta para superar las crisis. Si existe una cultura organizacional fuerte y comunicativa, por medio de la implicación puede conseguirse la valoración del receptor, el reconocimiento del lugar ocupado por el sujeto implicado y la integración del grupo humano. Comunicación formal e informal. Avilia Lammertyn sostiene que la organización formal es: el conjunto normativo que rige las relaciones entre los integrantes, deliberadamente constituida por una actitud racional y consciente, explícita, de los miembros que la crean y componen. Los niveles funcionales, las responsabilidades, las jerarquías que se expresan como “oficiales” conforman la formalidad de los sistemas Desde la misma perspectiva, Koontz y Weihrich plantean que se trata de la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. El modelo que muestra cómo se agrupan las tareas o funciones en una compañía se denomina organigrama. Por otra parte, se encuentra la comunicación informal. Esta es definida por Chester Barnard (citado en Koontz y Weihrich. como “el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente, aunque favorable a resultados comunes”. En ciertas ocasiones, surgen por la inconsistencia de la formalidad. Además, son espontáneas y, en la mayoría de los casos, traen resultados beneficiosos para la organización. Es importante que existan estos tipos de estructuras informales y no luchar para desarmarlas. ¿Por qué? Porque a través de estas estructuras se pueden identificar líderes, observar los canales informales que emplean para comunicarse, analizar los vínculos que se generan. La comunicación que se transmite a través de diversos canales formales, y entre los diferentes niveles jerárquicos, es lo que denominamos comunicación formal. En cambio, cuando la comunicación se transmite por fuera de esos canales previamente planificados, aparece lo que denominamos comunicación informal. Es decir, el profesional en comunicación debe implementar las estrategias de comunicación interna correspondientes para lograr que la comunicación fluya en todos los sentidos y mantener el orden, la coherencia, la armonía, etcétera. Por otro lado, este profesional debe estar atento a las comunicaciones que surgen espontáneamente, ya que, si bien son necesarias para la motivación del personal, pueden provocar malos entendidos y rumores. Clasificación de la comunicación interna. Para orientar estratégicamente los esfuerzos en términos comunicacionales, una organización debe reconocer primeramente los diferentes vectores que expresan la dirección y sentido de la comunicación interna, es decir, los diferentes “recorridos” que posee el mensaje canalizado a través de distintos soportes o técnicas de comunicación interna. Clasificación de las comunicaciones internas según su dirección y sentido: Vector descendente. Señala al subordinado órdenes, límites, premios y castigos. Le dice qué espera el jefe de él y hacia dónde debe orientar su trabajo Avilia Lammertyn.

Vector ascendente. Proporciona los síntomas de tensión y dificultades, delimitando el ambiente laboral. Además, da posibilidad de evaluación para la tarea del superior, juzgando cómo lo ven sus subordinados y mejorando sus acciones. Los buzones de sugerencia son utilizados para que los subordinados expresen opiniones y sugerencias a sus superiores en temas específicos de sus áreas Avilia Lammertyn Vector horizontal. Permite cotejar con los pares sentimientos, impresiones, puntos de vista que enriquecen la comprensión Avilia Lammertyn Vector oblicuo o transversal. Se da cada vez más en las organizaciones que mantienen estrategias globales de alta participación y cooperación, no solo de los distintos niveles jerárquicos, sino de distintas área o departamentos, cuyas funciones son complementarias y se integran en una búsqueda de alcanzar en conjunto la misión de la institución Avilia Lammertyn. Túñez y Costa- Sánchez sostienen que la comunicación horizontal es “aquella que se produce entre departamentos y trabajadores”. Sus principales objetivos son:  generar sinergias y favorecer el trabajo de equipo;  convertir los objetivos de cada departamento en objetivos comunes;  favorecer una visión interdisciplinar de la empresa;  contribuir al desarrollo de una política de dirección participativa;  incrementar la capacidad de liderazgo de los directivos. A través de la comunicación vertical ascendente se consigue un conocimiento constante sobre el clima socio-laboral, y se perciben actitudes, opiniones y expectativas del personal. Además, permite adelantarse a posibles conflictos y conocer la eficacia de las acciones en el ámbito de recursos humanos y de la política de empresa. Es también objetivo de esta comunicación, estimular la creatividad del personal y motivar la capacidad de innovación y la inquietud de mejora. Por su parte, la comunicación vertical descendente busca proporcionar una imagen integral de la empresa y reforzar la identificación del personal con ella. Además, genera integración y compromiso con su cultura, facilita el conocimiento de los planes de la compañía y difunde los aspectos más útiles sobre gestión de los recursos humanos y las prestaciones sociales dirigidas a los trabajadores Conflictos de la comunicación interna. En muchas organizaciones existe un exceso de informalidad. Y, cuando prevalece la informalidad sobre la formalidad, el equipo humano se siente desorientado, hay incertidumbre y, sobre todo, aparecen los rumores. “las comunicaciones informales superan en muchos casos a las formales” En su mayoría, estas informaciones son transmitidas de manera oral y, en general, resultan verdades indemostrables. Cuando las comunicaciones informales superan a las formales se produce una "usina de rumores", a la que no siempre se controla ni se ejerce una influencia efectiva. Los ruidos que producen en las comunicaciones de la organización son grandísimos. Tanto que, muchas veces, son más creíbles las informaciones de "radio pasillo" (o rumores) que las circulares de la estructura formal. En este sentido, “un estudioso del rumor como R. Knapp dice: son noticias no controladas (…) que consisten en la repetición entre diferentes personas de algo realmente sucedido o no” Avilia Las características más importantes de este fenómeno son: Es una información, ya que aporta nuevos elementos de juicio acerca de un sujeto social (personas, organizaciones, etcétera) o de un acontecimiento. Este sujeto social o acontecimiento está relacionado con la actualidad. Quien lo transmite tiene como objetivo convencer. Tiene como destino el ser reconocido como una verdad. Scheinsohn. No siempre un rumor es inventado. Por el contrario, muchas veces, es verdadero o al menos posee algún fundamento. Por eso, es más preciso definirlo como una información no verificada que como una información falsa. Al verificar un rumor, se puede comprobar si es una información verdadera o falsa. El aspecto más amenazante del rumor es lo difícil que resulta controlarlo, más allá del poder que se posea. el rumor se comunica de manera desinteresada, pero no debe olvidarse que el verdadero interés es prácticamente inconsciente y tiene que ver con participar y propagar aquello que uno desea creer. Clasificación de los rumores teniendo en cuenta sus objetivos: Negro o agresivo. Va en contra de una persona o grupo, atacando y difamando. Solo ocasiona malestar, enojos, discordia. Por ejemplo, cuando se difunde información negativa sobre algún compañero de trabajo generando un ambiente de hostilidad y desconfianza. Gris o amenaza. Genera miedo, espanto, temor ante acontecimientos futuros. Es gris porque puede ser en ocasiones beneficioso, por ejemplo, ante desgracias que oficialmente no pueden comunicarse pero que con certeza se sabe que ocurrirán. Rosa o ensueño. Apela a las fantasías, ilusiones y esperanzas, actuando como incentivo o motivación (de acuerdo a las características del receptor). Puede ser peligroso si esas ilusiones no se concretan en el mediano plazo, aunque pueda pensarse razonablemente que con el tiempo se llegan a olvidar. Casos como informaciones sobre aumentos de sueldo, reconocimientos, premios, etcétera, que se divulgan en la organización y generan expectativa e ilusión. Avilia Lammertyn. Efecto “bola de nieve”, que resulta de la magnificación que sufre en el pasaje de boca en boca. Cuando existe formalidad en exceso se produce monotonía, desmotivación, aburrimiento, falta de creatividad, rigidez, excesiva burocracia, etc. Cuando en una organización prevalece la informalidad sobre lo formal, aparecen distorsiones comunicacionales y responsabilidades difusas. Los individuos comienzan a manejarse a través de normas implícitas, teniendo menos peso las normas y los procedimientos formales. Lo ideal es que las estructuras informales que surgen sean complemento de las estructuras formales. Plan de comunicación. “El planeamiento permite sistematizar, dar congruencia, coordinación y orden a las acciones comunicativas. Mientras trazar estrategias sirve para definir objetivos y métodos, la planificación prepara y optimiza los recursos para lograrlos” Antes de elaborar el plan de comunicación, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: Valorar y cuantificar las necesidades puntuales que demanda cada situación, es decir, qué información y cuánta se debe transmitir. Definir los receptores, teniendo en cuenta los niveles jerárquicos y la división sectorial de funciones. Detallar las herramientas y los medios que se van utilizar, teniendo siempre presente la multidireccionalidad de la comunicación. Definir los actores comunicadores, estableciendo y estandarizando la forma en que debe realizarse la transmisión jerárquica de la información.

Constituir un órgano de consulta, a modo de consejo asesor, integrado por cargos representativos del organigrama de la empresa, que contribuya a la definición y planificación de las acciones. Planificar las acciones y el calendario Modelo operativo. Todo el proceso de comunicación interna se desarrolla según un modelo operativo establecido. En este ejemplo, solo expondremos las etapas explicadas a nivel general, sin detallar las acciones específicas por cada estrategia comunicacional aplicada. Es decir, es un ejemplo presentado a nivel general. 1. Diagnóstico. A partir de la implementación de la auditoría de comunicación, se pudo detectar los puntos fuertes y débiles de La Costeña, resaltando las problemáticas comunicacionales internas de la empresa 2. Estrategia de comunicación. Los objetivos a cumplir con el plan de comunicación interna son:  Difundir los aspectos útiles para el personal sobre las cuestiones operativas de su puesto y la gestión de recursos humanos.  Mantener la máxima credibilidad ante los empleados para obtener su confianza.  Mejorar los canales de transmisión de la información, con una suficiente y acorde utilización de los medios dispuestos. La estructura de mensajes elegida para satisfacer las necesidades o problemáticas comunicacionales es la de los mensajes permanentes que se difunden en todos los sentidos dentro de la organización (horizontal, vertical y transversal). El público prioritario es el público interno (trabajadores de La Costeña). El director de La Costeña es el responsable de contratar los servicios de la agencia de relaciones públicas Fleishman Hillard, para que lleve a cabo el plan de comunicación. La agencia de relaciones públicas es la encargada de gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de comunicación: recursos materiales, humanos, tecnológicos, etcétera. Asimismo, es la encargada de elaborar un cronograma de actividades y un presupuesto detallado, los cuales serán presentados al director de La Costeña. 3. Plan de medios. Se contemplará el uso del correo electrónico, buzones de sugerencia, circulares internas, reuniones. 4. Evaluación. La agencia Fleishman Hillard será la responsable de realizar la evaluación de los resultados obtenidos y la implementación de las mejoras oportunas a través del feedback. Clasificación de las técnicas de comunicación interna “Las herramientas de comunicación interna permiten inculcar la filosofía de empresa y transmitir correctamente sus valores, motivando comportamientos de adhesión por parte de los empleados. La estrategia da lugar a los mensajes y estos se divulgan utilizando con profusión los medios disponibles“ (Túñez y Costa-Sánchez Las técnicas de comunicación interna (algunos autores las denominan “acciones”, “soportes” o “recursos”) deben ser abordadas tanto para públicos internos como semiinternos. Para seleccionar las técnicas se debe tener en cuenta las siguientes características de la organización:  Cantidad de empleados.  Tipo y tamaño de la organización.  Existencia de una política de comunicación interna explícita y compartida por todos los miembros.  Tipos de receptores. Distintas técnicas de comunicación interna que podemos encontrar al interior de la organización Inducción. Esta acción surge en el momento de incorporación de un nuevo miembro a la institución. En este punto es importante que la organización ambiente al nuevo integrante respecto de la vida institucional de la que formará parte. Esta acción puede incluir entrevistas informativas y la entrega de material como manuales de personal (de identidad institucional, comunicación, filosofía y objetivos básicos de la organización), videos institucionales, reglamentos y organigramas. Tengamos en cuenta que necesitamos que el recién ingresado se adapte rápidamente a la cultura organizacional, una cultura que no conoce, con todo lo que ello implica. Corresponderá a la organización, comunicación mediante, colaborar en el proceso de adaptación. Carteleras. Esta es una de las vías más rápidas de acceso al público interno. En general responden al vector de comunicación descendente y son uno de los medios más utilizados por las organizaciones. teniendo en cuenta que deben poseer un diseño atractivo. Estas deben ser colocadas preferentemente en lugares que no sean de paso. Es importante que se actualice la información que allí se difunde. Revista interna. También conocida como house organ o revista de empresa, son publicaciones institucionales que operan como medio informativo y de construcción de identidad organizacional. Para que funcione de manera eficaz, conviene que todo el personal participe de alguna manera en su confección, para que así, los integrantes de la organización se sientan parte y la revista tenga realmente un significado para estos. Dentro de estas revistas podemos encontrar, por ejemplo, notas y opiniones que difundan las acciones de un sector determinado de la organización. Área editorial o de tapa. Se trata el tema más relevante. Por esta razón, cuenta con un espacio privilegiado en la revista. En este caso, el tema puede ser “lanzamiento de productos nuevos”. Área de tareas, seguridad, producción. La empresa puede difundir cuestiones vinculadas a las tareas desempeñadas y el desarrollo de los productos de la organización, así como informaciones sobre capacitaciones programadas para el personal. Área familias, deportes, salud, beneficios, personal, competencias. La empresa puede adjuntar fotos, entrevistas y/o artículos especializados en dichas áreas. Área específica de función organizacional. La empresa puede informar acerca de nuevas normas de higiene y seguridad, por ejemplo, el uso de barbijos, guantes y calzado especializado para ingresar a ciertas áreas específicas. Además, en cuanto al contenido, la publicación difundirá informaciones tanto sobre cuestiones meramente internas, como aquellas que se encuentren fuera de la realidad inmediata y cotidiana de la organización, pero que aun así guardan algún tipo de relación con su cultura identitaria. Asimismo, el diseño y la distribución de la publicación son aspectos esenciales que condicionan la llegada al público. Una revista cuya periodicidad sea irregular y su distribución resulte engorrosa o ineficiente probablemente haga fracasar a la estrategia comunicacional. En la actualidad, muchas organizaciones han optado por el formato digital, es decir, incluirla en la red interna (intranet); pero los entendidos critican esto, ya que aseguran que se pierde un destinatario: la familia del personal (grupo de interés semiinterno). Esta publicación debe ser evaluada periódicamente, es decir, se debe realizar una pequeña encuesta indagando en torno a cuestiones como: ¿lee usted la revista? ¿Cómo la calificaría? ¿Cuál es la sección que más le gusta? ¿Qué mejoraría de la publicación? ¿Se siente identificado con la revista?

Publicaciones segmentadas. Se trata de cartillas, boletines informativos y “manuales de bolsill...