Hausarbeit - Projektmanagement -Risikomanagement PDF

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Duales Studium, BWL/Industrie, 2. Semester, Projektmanagement, Rene Bühner, Einzelarbeit Risikomanagement, Klausurersatz, Note 1,7...

Description

I

Erläutern Sie, was Sie im Projektmanagement unter Risikoplanung verstehen und wie der Risikomanagementprozess ausgestaltet werden sollte. Führen Sie den Einsatz am Beispiel Ihres Projektes auf.

Projektarbeit

vorgelegt am 23.06.2017

an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin Fachbereich Duales Studium

Von:

Jan Gömann

Bereich:

Betriebswirtschaftslehre

Fachrichtung:

Industrie

Studienjahrgang:

2016

Studienhalbjahr:

2. Semester

Ausbildungsbetrieb:

Bayer AG

Betreuender Prüfer:

René Bühner

II

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung___________________________________________________________ 1 2. Einordnung Risikomanagement und Projektvorstellung ______________________ 2 2.1 Risikomanagement als Teil des Projektmanagements ___________________________ 2 2.2 Bergfest on Ice __________________________________________________________ 4

3. Risikoplanung und Risikomanagementprozess______________________________ 5 3.1 Risikoplanung __________________________________________________________ 5 3.2 Risikomanagementprozess ________________________________________________ 7 3.2.1 Risikoidentifikation ___________________________________________________________ 7 3.2.2 Risikoanalyse _______________________________________________________________ 8 3.2.3 Risikobehandlung und Risikocontrolling _________________________________________ 10

4. Handlungsempfehlung für das Bergfest on Ice _____________________________ 12 5. Fazit ______________________________________________________________ 13 Literaturverzeichnis____________________________________________________ 14 Internetverzeichnis ____________________________________________________14 Anhang _____________________________________________________________15 Ehrenwörtliche Erklärung _______________________________________________ 19

III

Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Magisches Zieldreieck

S.2

Abb. 2 Projektmanagementprozess

S.3

Abb. 3 Bergfest on Ice

S.4

Abb. 4 Risikomanagementprozess

S.7

Abb. 5 Auszug Betroffenheitsanalyse

S.8

Abb. 6 Auszug SWOT Analyse

S.8

Abb. 7 Portfolio Methode

S.10

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1. Einleitung „Wer nicht wagt, der nicht gewinnt.“1 Wahrscheinlich wird kaum ein anderes deutsches Sprichwort häufiger verwendet, um zum Ausdruck zu bringen, dass das Gewinnen, beziehungsweise der Erfolg, vom Eingehen eines Wagnisses, mit anderen Worten eines Risikos, abhängt. Ein alltägliches Beispiel ist ein Heiratsantrag. Der in Aussicht stehende Erfolg ist die Verlobung, das hauptsächliche Risiko die Ablehnung des Antrages sowie verschiedenste, meist negative, Folgen für die Beziehung. Während Risiko im Volksmund häufig für Misserfolg und dessen Folgen steht, beschäftigt sich das Projektmanagement im Zuge des Risikomanagements mit Risiken des gesamten Projektmanagementprozesses einschließlich der Abschlussphase in Form von Erfolg oder Misserfolg. Für den Erfolg eines Projektes wird nicht das Eingehen eines Wagnisses, sondern der organisierte Umgang mit dem Projekt begleitenden Wagnissen unterstellt. So wäre das Vorhaben des Heiratsantrages das Projekt und Risiken würden über den ganzen Prozess von Idee bis Annahme oder Ablehnung entstehen. In diesem Fall wären Risiken zum Beispiel ein vorzeitiges Erahnen des Vorhabens oder das Nichtgefallen des Ringes. Es gilt entgegenwirkende Maßnahmen zu entwickeln. Ziel dieser Arbeit soll es sein, die Thematik der Risikoplanung in Zusammenhang mit Projektmanagement zu erläutern und aufzuzeigen, wie der Risikomanagementprozess ausgestaltet werden sollte. Der Einsatz wird in Grundzügen am Beispiel eines eigenen Projektes, dem „Bergfest on Ice“, aufgeführt. Nach der Einordnung von Risikoplanung und Risikomanagement im Kontext des Projektmanagements durch Internet- und Fachquellen sowie einer Vorstellung des Bergfest on Ice auf Basis eigener Quellen wird grund- sowie fachliteraturgestützt Risikoplanung erklärt und der Risikomanagementprozess aufgezeigt. Mit Hilfe praxisorientierter Beispiele des Bergfest on Ice soll der Prozess veranschaulicht werden. Abschließend wird eine Handlungsempfehlung für das Projektteam des Bergfest on Ice ausgesprochen.

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Unbekannt

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2. Einordnung Risikomanagement und Projektvorstellung Im Folgenden soll eine knappe Einführung in das Thema des Projektmanagements gegeben werden, um anschließend den Begriff Risikomanagement thematisch korrekt einordnen zu können. Außerdem wird zu beispielzwecken die fiktive Projektidee des Bergfest on Ice präsentiert.

2.1 Risikomanagement als Teil des Projektmanagements Ein Projekt, häufig auch als Vorhaben bezeichnet, definiert sich vor allem durch Einmaligkeit, eine klare Zielvorgabe und verschiedene Begrenzungen. Mit anderen Worten: Es hat keinen regelmäßigen und routinierten Charakter, das Ziel ist detailliert beschreiben, gilt als hauptsächlicher Erfolgsindikator und ist durch „zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen begrenzt.“ 2 3 Das Projektmanagement wird grundlegend geprägt durch das magische Zieldreieck, welches die drei Kernziele des Projektmanagements zeigt, wobei sich letztere gegenseitig beeinflussen. Die drei Kernziele lauten Leistung/Qualität, Zeit/Termine und Kosten (Ressourcen). Die gegenseitige Beeinflussung zeigt das nachstehende Beispiel. „Eine höhere Qualitätsanforderung hat unwillkürlich Auswirkungen auf Termine und Kosten.“ 4 5

Abb. 1: Magisches Zieldreieck Quelle: Bühner, René (2014), S.8

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Bühner, René (2014), S. 2 (s. Anhang). Vgl. ebenda, S. 4. 4 Ebenda, S.8. 5 Vgl. ebenda. 3

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Projektmanagement meint mehr als das bloße Vorhaben, denn es beschäftigt sich mit den verschiedenen Projektphasen Initialisierung, Planung, Durchführung und Abschluss. Während man diese Projektphasen im Projektprozess gut voneinander trennen kann, gibt es drei Projektfunktionen, die projektphasenübergreifend den Projektprozess begleiten. (s. Abb. 2)

Abb. 2: Projektmanagementprozess Quelle: Bühner, René (2014), S.14

Zum einen gibt es das Projektmarketing. Dieses „umfasst alle systematisch geplanten Aktivitäten und Maßnahmen, welche die Akzeptanz des Projektes positiv beeinflussen [und] [e]ine zügige Projektabwicklung des Projektes ermöglichen.“ 6 Zum anderen wäre da das Projektqualitätsmanagement, was bedeutet, dass die vereinbarten Projektergebnisse mit den realisierten übereinstimmen sowie Professionalität im Projektprozess gewährleistet ist. 7 8 Die dritte Funktion ist das Projektrisikomanagement. Es „beschäftigt sich .. mit der Formulierung von .. Maßnahmen, die der Verhinderung von oder dem Umgang mit ungewollten Ereignissen, die den Projektverlauf gefährden, dienen.“

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„[D]urch nach-

vollziehbare Verfahren zur Analyse und Bekämpfung von Risiken [sollen] die Gefahren, die dem Projekt drohen, möglichst klein“ 10 gehalten werden.

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Bühner, René (2014), S. 31 (s. Anhang). Vgl. Hobel, Bernhard / Schütte, Silke (2006), S. 251. 8 Vgl. Bühner, René (2014), S. 14 (s. Anhang). 9 Bergmann, Rainer / Garrecht, Martin (2016), S. 249 (Hervorhebungen weggelassen). 10 Meyer, Helga / Reher, Heinz – Josef (2016), S. 145.

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2.2 Bergfest on Ice Der Auftrag sieht die Ausgestaltung eines Bergfestes für die drei Kurse der Fachschaft Industrie des Jahrgangs 2016 der HWR Lichtenberg vor. Das Fest soll am Ende des dritten Semesters stattfinden und im besten Fall als eine selbsttragende Veranstaltung geplant werden. 11 Im Fokus steht die Zusammenführung der drei Kurse mit jeweils ca. 30 Studenten, was eine potenzielle Teilnehmerzahl von 90 Studenten ergibt. Die Gäste sind Studenten, sodass kostengünstige Preise im Vordergrund stehen sollten. Das Bergfest fällt am Ende des dritten Semesters in die Wintersaison und für eine selbsttragende Veranstaltung mit günstigen Preisen sind Sponsoren und vorherige Verkäufe an der Hochschule elementare Bestandteile des Projektes. 12 Aus diesen Vorgaben und dem daraus resultierendem Planungsfundament ergibt sich die folgende Grundidee. Saisonal angemessen soll die Feier in einer Berliner Eishalle stattfinden, sodass die gemeinsame sportliche Aktivität des Schlittschuhlaufens als Hauptattraktion angeboten wird. Umschlossen wird dieses Angebot vor-, währenddessen und nachher durch gemeinsames Essen und Trinken. Das Gesamtpaket soll durch ausgewählte Musik einen Après-Ski Charakter bekommen und die komplette Veranstaltung soll den Charme einer ein Euro Party haben. (s. Abb. 3)

Abb. 3: Bergfest on Ice Quelle: Göhringer, Mirella / Le, Quynh Anh / Malgowski, Annika / Feddersen, Nils / Gömann, Jan (2017), S.8 11

Vgl. Göhr6nger, Mirella / Le, Quynh Anh / Malgowski, Annika / Feddersen, Nils / Gömann, Jan (2017), S. 3 12 Vgl. Göhringer, Mirella / Le, Quynh Anh / Malgowski, Annika / Feddersen, Nils / Gömann, Jan (2017), S. 4

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3. Risikoplanung und Risikomanagementprozess Projektrisikomanagement befasst sich mit jeglicher Form des Risikos im Verlauf des Projektmanagementprozesses. Was genau aber ist ein Risiko? Was für Risiken können in der Planung eines Projektes auftauchen und wie wird damit konkret umgegangen?

3.1 Risikoplanung „Ein Risiko ist eine ungeplante, negative Planabweichung“

13

, die „mit einer gewissen

Wahrscheinlichkeit eintritt und dann einen Schaden mit einer bestimmten Tragweite auslöst.“ 14 Es bezeichnet also „die ‚Auswirkung von Unsicherheit auf Ziele‘.“ 15 Es kann nicht sicher gesagt werden, ob ein Risiko eintritt und welchen Schaden es mit sich zieht, jedoch kann beides abgeschätzt werden. 16 Zum Beispiel besteht das makabre Risiko, dass die Projektleitung bei einer Autofahrt zur Eishalle durch einen Unfall ums Leben kommt. Die Folgen, bzw. der Schaden für das Projekt wären ziemlich hoch, jedoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit sehr gering. Projekte sind naturgemäß von Risiko behaftet, die Risiken können jedoch durch verschiedene Faktoren wachsen. Je geringer der Bekanntheitsgrad der Technik oder je länger die Dauer eines Projektes, desto größer das Risiko. Außerdem werden Risiken mit steigender Zahl der beteiligten Personen, Änderungen im Geschäftsverfahren und Abhängigkeiten von anderen Vorhaben größer. 17 Um beim unmoralischen Beispiel des Autounfalls zu bleiben: das Risiko für das Projekt steigt mit der Anzahl der für das Projekt verantwortlichen Autoinsassen. Als Teil des Planungsprozesses ist die Risikoplanung, vor allem im Zusammenhang mit der Terminplanung, essenstiel. Zum Zweck der Aufwandsermittlung und Kapazitätsplanung müssen die Risikofaktoren ermittelt werden, um den Projektaufwand zu bestimmen. 18 19

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Karavul, Berekat (2017), 2. Abschnitt (siehe Internetverzeichnis). Bergmann, Rainer / Garrecht, Martin (2016), S. 248 (Hervorhebungen weggelassen). 15 Meyer, Helga / Reher, Heinz – Josef (2016), S. 145. 16 Vgl. Bühner, René (2014), S. 46 (s. Anhang). 17 Vgl. ebenda, S.7. 18 Vgl. ebenda, S.4. 19 Vgl. ebenda, S.44 14

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Die Risikoarten sind sehr vielfältig. Sie „existieren im weiteren (z.B. ökonomische, technische, politische, soziale Risiken) oder im engeren Projektumfeld (z.B. bei Kunden, Partnern, Subunternehmern).“ 20 Das weitere Umfeld kann noch durch wirtschaftliche, organisatorische, vertragliche und abwicklungstechnische Risikoarten ergänzt werden, das engere Umfeld durch Zahlungsunsicherheiten, Haftungsunsicherheiten, Gewährleistung und Terminrisiken. 21 Ein Risiko im weiteren Umfeld des Bergfest on Ice findet man beispielsweise in den Vertragsbedingungen. Im Verlauf des Projektmanagements werden diverse Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten geschlossen, zum Beispiel wird die Eishalle gemietet und Mobiliar ausgeliehen. Bei den abgeschlossenen Verträgen muss einerseits Acht auf zusätzliche Bürgschaften und Garantien gegeben werden und andererseits müssen Forderungen bezüglich Entschädigung, Schadensersatz und Vertragsstrafen geprüft werden. 22 Ein Risiko im engeren Umfeld des Bergfest on Ice ist das Verhältnis zum Kunden, sprich den Studenten der drei Kurse. Junge Studenten sind zum einen sehr kritisch, lassen sich nur schwer begeistern und zum anderen hängt von der Beteiligungsrate ein großer Teil des Projekterfolges ab. 23

20

Bergmann, Rainer / Garrecht, Martin (2016), S. 249 (Hervorhebungen weggelassen). Bühner, René (2014), S. 44 (s. Anhang). 22 Vgl. ebenda, S. 51. 23 Vgl. ebenda 21

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3.2 Risikomanagementprozess Einem Projektvorhaben stehen etliche Risiken verschiedenster Art und Weise gegenüber, welche zusätzlich durch verschiedene Faktoren wachsen können und dessen Eintrittswahrscheinlich und Einflusshöhe jeweils nur geschätzt werden kann. Das ist eine komplexe Situation. Der Umgang mit dieser Situation unterliegt im Projektmanagement einem typischen Prozess, dem Risikomanagementprozess.

Abb. 4: Risikomanagementprozess Quelle: Bühner, René (2014), S.53

3.2.1 Risikoidentifikation

An erster und wichtigster Stelle des Prozesses steht die Risikoidentifikation, das Projektteam soll „[a]lle als relevant erkannten Risikofaktoren eines Projektes erfassen und dokumentieren.“ 24 Die gängigste Methode hierbei ist die klassische Checkliste, es sind aber auch Kreativtechniken wie die Brainstorming-Methode etabliert.

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Erste Risiken

kann man sogar schon bei der Situationsanalyse und Projekt-Umfeldanalyse identifizieren. So sind beim Bergfest on Ice schon bei der SWOT Analyse erste Risiken wie die scheiternde Finanzierung oder schlechtes Wetter erkannt worden. Weiter sind auch bei der Betroffenheitsanalyse schon erwartete Widerstände der Stakeholder identifiziert wor24 25

Meyer, Helga / Reher, Heinz – Josef (2016), S. 148. Vgl. Bühner, René (2014), S. 54 (s. Anhang).

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den, wie beispielsweise das Verbot des Glühweinverkaufs an der Hochschule. (s. Abb. 5 und Abb. 6)

Abb.5: Auszug Betroffenheitsanalyse

Abb.6: Auszug SWOT Analyse

Quelle: Göhringer, Mirella / Le, Quynh Anh /

Quelle: Göhringer, Mirella / Le, Quynh Anh /

Malgowski, Annika / Feddersen, Nils /

Malgowski, Annika / Feddersen, Nils /

Gömann, Jan (2017), S.3

Gömann, Jan (2017), S.3

Mittels der Brainstorming-Methode sind beispielhaft weitere Risiken gesammelt worden. Dazu gehören eine defekte Herdplatte bei der Glühweinerhitzung, geringe Einnahmen als kalkuliert, zu wenig Verpflegung am Veranstaltungstag, Lieferprobleme bei Tischen und Stühlen und viele mehr.

3.2.2 Risikoanalyse

Der nächste Schritt im Risikomanagementprozess ist die Risikoanalyse. Die Hauptaufgabe der Risikoanalyse ist „das Durchdringen komplexer Strukturen mit der Zielsetzung einer möglichst vollständigen und genauen Beschreibung der Risikosituation.“

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Dafür werden die im ersten Teil identifizierten Risiken zuerst bewertet und anschließend darauf aufbauend projektspezifisch klassifiziert. 27 Bei der Risikobewertung soll das Projektteam die „Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliche Auswirkung für alle identifizierten Risikofälle einschätzen und bewerten.“ 26

Bühner, René (2014), S. 5 (s. Anhang). Vgl. ebenda. 28 Meyer, Helga / Reher, Heinz – Josef (2016), S. 148. 27

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Während letzteres die qualitative Priorisierung der Risiken beschreibt, beschäftigt sich die quantitative Analyse mit der monetären Bewertung der Risiken.29 Gängige Methoden für die Risikobewertung, egal ob qualitativ oder quantitativ, sind die Monte-Carlo-Simulation, ein Stochastik – Verfahren, sowie die Delphi-Methode, welches eine Schätzmethode ist. So wird bei zweitgenanntem Verfahren beispielsweise in einer Gruppe geschätzt, mit welcher Wahrscheinlichkeit der besagte Autounfall eintritt und wie hoch das Ausmaß dieses Ereignisses wäre. Dafür steht zum Bespiel jeweils eine Skala von ein bis zehn zur Verfügung, wobei eins eine kleine/geringe und zehn eine große/hohe Wahrscheinlichkeit/Auswirkung beschreibt. Ein realistisches Ergebnis wäre eine eins bis zwei für die Eintrittswahrscheinlichkeit, jedoch aber eine neun bis zehn für die Auswirkungen. So geht man nun mit allen identifizierten Risiken vor.

Tabelle 1: Delphi – Methode Risiko

Eintrittswahrscheinlichkeit

Projektauswirkung

Produkt

a (1-10)

b (1-10)

axb

Autounfall

1

10

10

Schlechtes Wetter

7

4

28

Verbot Glühwein-

6

7

42

2

5

10

verkauf Keine Lieferung von Tischen und Stühlen Produkt - Einordnung: >40=Top Risiko, >25=gemäßigtes Risiko,...