Organisation und Projektmanagement PDF

Preview

Summary

Dozent: Kugler...

Description

Organisation 1. Organisationstheorie und Organisationspraxis 1.1 Begriffe und Definitionen Institutioneller = Das Unternehmen ist eine Organisation Funktionaler = Das Unternehmen hat eine Organisation Konfigurativer = Das Unternehmen wird organisiert

-

-

Funktioneller Organisationsbegriff - Organisieren als Funktion des Unternehmens - Gutenbergsches System - Betriebliche Leistung wird als Kombination produktiver Faktoren gesehen - Elementarfaktoren - Unmittelbar produktive Arbeitsleistung - Betriebsmittel - Werkstoffe - Dispositiver Faktor - Unternehmensführung o.a. Management

- Ziel: Sicherstellung der optimalen Kombination der Elementarfaktoren Konfigurativer Organisationsbegriff - Organisation als Grundskelett - Ausgangspunkt: Sämtliche Unternehmensaufgaben werden in Teilaufgaben zerlegt und sollen der Marktaufgabe dienen

Instrumentaler Organisationsbegriff Es geht davon aus, dass Regeln so umgesetzt werden, wie sie geplant wurden. Die Strukturbildung erfolgt nur durch die Unternehmensführung.

Institutioneller Organisationsbegriff - Organisatorische Strukturierung - Soziale Gebilde - Dysfunktion von Arbeitsabläufen - Entstehung und Veränderung von Strukturen → Inwiefern haben die beiden Organisationsbegriffe ihre Daseinsberechtigung? → Beide Organisationsbegriffe haben ein unterschiedlichen Fokus. Dabei bezieht sich das instrumentale auf die klare Planung. Effektivität

-

Effizienz

-

„Do the right things“ Organisationen sind effektiv, wenn sie die richtigen Ziele anstreben und erreichen. Organisatorische Maßnahmen sind effektiv, wenn sie zur Zielerreichung der Organisation beitragen. “Do the things right“ Organisationen sind effizient, wenn sie die richtigen Mittel einsetzen, um angestrebte Ziele zu erreichen. Zu unterscheiden ist die Ressourceneffizienz 1 und die Prozesseffizienz2.

Wodurch zeichnet sich eine Organisation aus? - Zielgerichtet - Formale Struktur - Offenes soziales System - Eine Organisation besteht aus Individuen, die Mitglied der Organisation sind. Gleichzeitig bestehen klare Grenzen zur Umwelt. Die gegenseitige Beeinflussung innerhalb der Organisation beschreibt politische Prozesse sowie die Unternehmenskultur.

1 2

Betriebsstoffe und Arbeitskräfte effizient einsetzen Redundanzen vermeiden

Was ist das Ziel einer Organisation? - Individualziele (informell – Ursprung aus der einzelnen Personen) - Personen, die die Organisation bilden, haben persönliche Ziele, die sie nicht alleine erreichen können - Die Organisation ist das Mittel zur Zielerreichung - z.B. Existenzsicherung - Ziele für die Organisation (informell) - Organisationsmitglieder verfolgen außerdem Ziele zur Ausgestaltung der Organisation - Zwischen Individualzielen und Zielen für die Organisation besteht häufig ein Zusammenhang - z.B. Umweltfreundliche Fertigung - Organisationsziele (formell – Ursprung aus der Unternehmensführung) - Organisationsziele werden durch einen formal festgeschriebenen, legitimierten Prozess durch Einigung der Organisationsmitglieder beschlossen - Organisationsziele sind auf Dauer angelegt - z.B. Gewinnmaximierung 1.2 Formen der Aufbau- und Ablauforganisation Dualproblem - Problem der Aufgabenteilung - Problem der organisatorischen Integration (Notwendigkeit der zielgerichteten Arbeit) Spannungsfeld → Beides gleichzeitig erreichen! Merkmale einer Aufgabe - Verrichtung - Was ist zu tun? - Geistige oder körperliche Tätigkeit - Objekt - Woran ist etwas zu tun? - Gegenstand oder Tätigkeit - Aufgabenträger - Wer muss etwas tun? - Ausführende Person - Sachmittel - Womit ist etwas zu tun? - Hilfsmittel für die Erfüllung der Aufgabe - Zeit - Wann ist etwas zu tun? - Zeitpunkt, Zeitraum oder Zeitablauf - Raum - Wo ist etwas zu tun? - Ort, an dem die Tätigkeit ausgeübt wird Gliederungsmerkmale von Aufgaben - Verrichtung - Art der Leistung - Aufgabe „Versand“ kann unterteilt werden in Teilaufgabe „Verpacken“ und „Frankieren“ - Objekt - Art des Gegenstandes, auf den sich die Verrichtung bezieht - Materiell (z.B. Paket) oder immateriell (Daten) - Rang - Unterschied zwischen Entscheidungs- und Ausführungsaufgaben - Kompetenzunterschiede - Phase - Zuordnung zu den Phasen Planung, Realisation und Kontrolle - Zweckbeziehung - Unterscheidung primärer (direkt kundenbezogener) und sekundärer (unterstützender) Teilaufgaben

Aufgabensynthese - Kriterien - Aufgabenträger (Fachwissen) - Sachmittel (Gleiche Maschine) - Zeit - Raum - Prinzipien - Aufgabenzentralisation - Aufgabendezentralisation → Welche Art gewählt wird hängt von der Aufgabenmenge und der Kapazität ab. Arbeitssynthese - Kriterien - Personale Synthese - Zuweisung einer gewissen Anzahl an Arbeitsgängen zu einer imaginären Person auf Basis der realistischen Arbeitsmenge und einem optimalen Leistungsvermögen - Lokale Synthese - Zusammenfassung auf Basis der kürzesten Wege - Temporale Synthese - Zusammenfassung zur minimalen Durchlaufzeit Gesamtorganisation

Formen der Aufbauorganisation - Einliniensysteme - Funktionale Organisationsstruktur - Verrichtungsorientiert - Gliederung der Funktionen auf der zweiten Ebene - Spartenorganisation - Auch: „divisionale Organisation“ - Gliederung nach Produkten, Märkten, Geschäftsbereichen oder Projekten - Stabliniensysteme - Objektorientierte Organisationsstruktur - Erweiterung der Einliniensysteme durch Stäbe - Erleichtern die Entscheidungsfindung durch spezifisches Fachwissen - Gliederung der Funktionen auf der zweiten Unternehmensebene - Mehrliniensysteme - Matrixorganisation - Mehrliniensystem - Prinzip der Mehrfachunterstellung - Spezialisierte Vorgesetzte

1.3 Emergente Prozesse → Einfluss auf die Entscheidungsfindung -

Politische Prozesse - Resultat der informalen Ordnung - Mikropolitik - Interesse gegen Widerstände - Koalitionen (hinter den Kulissen) - Macht ist Kernaspekt und ist nicht offiziell legitimiert - Struktur Teilnehmer (auch aus unterschiedliche Hierarchieebenen)

-

Bestimmungsgründe der vertretenen Interessen (Menschen sind kein Homo Oeconomicus)

-

Welche Spieler bestimmen das Ergebnis (Unsicherheitsstärke hängt von der Wahrnehmung der Teilnehmer ab)

-

Ablauf des Spiels (Kompromisslösungen, Gewinner/Verlierer, Temporärer Zustand aufgrund von gleichzeitig laufende Machtspiele)

-

-

-

Personen, die offiziell die Kompetenz für die betroffene Entscheidung haben Vertreter der formal entscheidungsbefugten Personen Instanzen, die ihr Recht auf Entscheidungsteilhabe haben (z.B. Betriebsrat) Personen, deren Meinung inoffiziell gehört wird (Vertraute) Personen, die an der Entscheidungsvorbereitung beteiligt sind (z.B. Projektgruppen) Personen, die relevante Vorentscheidungen treffen müssen Erwartungen, Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten aus der Position und Hierarchie Wahrgenommene Problematik im Rahmen des eigenen Aufgabenfeldes Zugehörigkeit zu einer Gruppe Persönliche Befindlichkeiten (eigenes Karrierestreben, persönliche Rivalität) Objektive Merkmale wie Zeitdruck, Art des Problems, Marktzwänge etc. Macht (= Beeinflussungsvermögen) - Formale Macht - Möglichkeit, organisatorische Unsicherheit zu begrenzen; Grundlagen können Expertenwissen (Information), Kontrolle von Information (Gatekeeper) oder der Zugriff auf kritische Ressourcen sein - Abhängigkeit (Nicht-Substituierbarkeit) Entscheidungsvorbereiter erarbeiten Probleme, Alternativen und Lösungsvorschläge Entscheidungsvorbereiter müssen das Vertrauen der Entscheider gewinnen Entscheider nehmen oft erst spät am Entscheidungsprozess teil Einsatz von Verhandlungstaktiken wie Bluff, Drohung, Versprechen, Politik der vollendeten Tatsachen, Reziprozität, Bildung von Koalitionen

-

Modell der Kulturdimensionen nach Hofstede - Internationale Mitarbeit führt bei Unterschiede zu Missverständnisse - 6 Kulturdimensionen, Skala v. 0-100

Machtdistanz

Gering Individualist

Entscheidungen werden häufig von oben nach unten getroffen, es wird nicht widersprochen Entscheidungen werden meist partizipativ getroffen Selbstverwirklichung und Kleinfamilien stehen im Vordergrund

Kollektivist

Familien und Gruppen sind sehr groß, Treue wird erwartet

Maskulinität, Femininität

Maskulin

Unsicherheitsvermeidung

Feminin Hoch

Klare Unterscheidung bei der Rollenverteilung, Orientierung an materiellen Gewinnen, Leistung und Durchsetzungsvermögen Rollenverteilung gleichwertig, Beziehungs- und Kooperationsorientiert Ordnung und Recht stehen im Vordergrund, hohe Regelorientierung, Sorgen Wenig Regeln, Sorgen sind geringer ausgeprägt Aufbau von Netzwerken steht im Vordergrund, Respekt vor Erfahrung und Tradition Wert auf Gewinn und kurzer Zeit, Traditionen werden über Bord geworfen Die persönliche Entfaltung und Spaß in der Freizeit stehen im Vordergrund, Andersartigkeit wird akzeptiert Empfinden einer stärkeren Kontrolle über das eigene Leben, Recht und Ordnung haben Priorität

Individualismus, Kollektivismus

Langzeit-, Kurzzeitorientierung

Hoch

Gering Langzeit Kurzzeit

Genuss o. Zurückhaltung

Genuss Zurückhaltung

1.4 Organisationsentwicklung Change Management - Gründe für Veränderung - Steigender Kostendruck - Wunsch, besser zu werden - Zunehmender Konkurrenzdruck - Fusion bzw. Akquisition - Veränderung im Top Management - Veränderungen im Absatzmarkt - Neue technologische Herausforderungen - Kritische Unternehmenssituationen - Ursachen - Externe - Zunehmender Druck des Marktes u. des Wettbewerbs - Gesellschaftlicher Wertewandel - Komplexität u. Dynamik (VUCA) - Interne - Fehlentscheidungen in der Vergangenheit - Neue Unternehmensstrategie - Ziele - Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit - Rentabilitätssteigerung - Umsatzsteigerung - Personalkostenreduzierung - Stärkere Markt- u. Kundenorientierung - Verbesserung der Prozessqualität - Erhöhung des Marktanteils - Organisationale Ambidextrie - Exploration: Revolutionäre Veränderungen durch strategische Entscheidungen - Exploitation: Effizienter Ablauf des Tagesgeschäfts u. evolutionäre Verbesserung der Prozesse - Ziele - Effizientes u. gewinnbringendes Arbeiten - Langfristige Anpassungsfähigkeit (Sicherung des Fortbestands)

-

Handlungsfelder

-

Ablauf u. Veränderung nach Kotter

-

Widerstände in Veränderungsprozesse

Visionäre u. Missionare Aktive Gläubige Opportunisten Abwartende u. Gleichgültige (Größte Gruppe) Untergrundkämpfer Offene Gegner Emigranten

-

Ziele u. Maßnahmen des Wandels Promotoren des Wandels Überzeugen v. der Wichtigkeit der Veränderung Akzeptieren den Wandel Bereit, ihre Arbeitskraft einzusetzen Wagen persönliche Vor- u. Nachteile Positiv geg. Vorgesetzte, kritisch geg. Kollegen Lassen keine Taten folgen Warten ab, eher passiv Überzeugung durch Erfolge u. Verbesserungen Stimmungsmacher im Verdeckten Wandel falsch u. nicht zielführend Äußern sachliche Kritik Beitrag zur Verbesserung der Maßnahmen Tragen nicht mit Verlassen das Unternehmen Leistungsträger ohne ausreichende Perspektive

→ Häufig normalverteilt -

-

-

Ursachen - Persönliche Vorbehalte durch Konflikte in Werte- und Zielsystemen - Mangelndes Problemverständnis oder Problembewusstsein - Fehlende Informationen durch mangelhafte Kommunikation - Mangelndes Vertrauen in die Initiatoren der Veränderung - Fehlende Beteiligung an der Vorbereitung und Durchführung des Veränderungsprozesses (passive Beobachterrolle) - Empfindung der persönlichen Herabwürdigung durch Prestigeverlust, Kompetenzverlust, Einkommenseinbußen - Erhöhung des Arbeitsvolumens Arten - Rationaler Widerstand (Offene Gegner) - Politischer Widerstand (Untergrundkämpfer, Opportunisten und Emigranten) - Emotionaler Widerstand (Opportunisten, Abwartende und Gleichgültige) Maßnahmen zur Überwindung - Offene und rechtzeitige Kommunikation zu Gründen und Zielsetzung des Wandels - Aktive Beteiligung der betroffenen Personen an der Planung und Implementierung - Vertrauensvolle Kommunikation zur Sicherstellung von Feedback zum Prozess - Methodische und fachliche Qualifizierung der Betroffenen - Schutz von Personen, die negativ vom Wandel betroffen sind - Sichtbare monetäre und nicht-monetäre Belohnung von Promotoren des Wandels - Vermeidung revolutionärer Ansätze - Kommunikation von frühen Erfolgserlebnissen - Zeitnahe Stabilisierung der Veränderung

2. Prozessmanagement 2.1 Begrifflichkeiten - Merkmale von Prozessen - Aufgabe/Ziel - Prozessziele: Prozessqualität, Durchlaufzeit u. Prozesskosten - Ergebnis - Anstoß: externe/zeitliche Ereignisse - Folgeprozesse - Input/Output - Quellen/Senken - Aktivitäten - Verknüpft, zweckgerichtet, sequentiell, parallel - Ressourcen - Aktionsträger, Informationen, Methoden - Durchlaufzeit - Arten von Prozessen 1. Art

2. Art

3. Art

Prozessgegenstand Materielle Physische Objekte, Räumliche u. zeitliche Anordnung der Schritte InformationsAustausch, Verarbeitung u. Erstellung v. Informationen

Art der Tätigkeit Operative o.a. Output Leistungs-

Marktbezug Primär- o.a. Markt-

Erstellung u. Vertrieb

Management-

Sekundär-

Betriebsbereitschaft

Innovations-

Produkt-, Prozessu. Struktur-

Planung, Steuerung, Kontrolle

2.2 Prozessorientierte Organisationsgestaltung - Ziel: Spezifische Anforderungen eines effizienten Ablaufs der betrieblichen Prozesse gerecht zu werden - Prozesseffizienz als branchenübergreifendes Erfolgsfaktor - Ziele (konkurrierend) - Senkung der Prozesskosten - Verkürzung der Durchlaufzeiten - Erhöhung der Prozessqualität - Verbesserung der Innovationsfähigkeit - Vorgehensweise

Lean Production - Ziele - Unproduktive, nicht zwingend benötigte Schritte zu eliminieren - Qualität sichern - Ansatzpunkte - Wertschöpfung - Vermeidung von Verschwendung - Überproduktion: Mehr zu produzieren als gebraucht wird führt zu Lagerkosten - Wartezeit: Wenn Maschinen und Arbeitskraft stillsteht, erhöht das die Kosten - Transport: Materialien und Menschen sollen nicht unbegründet den Ort wechseln - Lager: Die Lagerhaltung soll optimiert werden - Bewegung: Eine Person, die beschäftigt erscheint, ist nicht unbedingt produktiv - Qualität: Output, der nicht den Qualitätsstandards entspricht, verursacht Kosten - Übertragung von Verantwortung auf Mitarbeiter - Verbesserte Kommunikation (intern und extern) - Das Wesentliche - Kundennutzen - Prinzipien...