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Kurs Nr. ANP-2018

Transferreport Projektmanagement Alicia Jakob_________________________________________________

Transferreport Projektmanagement

ANP-2018

Alicia Jakob

Matrikel-Nr. 1874-0-0139

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Kurs Nr. ANP-2018

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Matrikel-Nr. 1874-0-0139

Eigenständigkeitserklärung Ich habe den vorliegenden TDR im Rahmen des Projekt-Kompetenz-Studiums 2018/2021 selbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen, Tools und Hilfsmittel benutzt. Die vorliegende Arbeit oder Teile daraus sind noch nicht Leistungsnachweis einer vorangegangenen

Prüfung

gewesen

bzw.

sind

entsprechend

als

Quelle

gekennzeichnet.

Wolfhagen, den 25.03.2019 _________________________________ (Vorname Nachname)

I

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Inhaltsverzeichnis

Eigenständigkeitserklärung...............................................................................................I Inhaltsverzeichnis............................................................................................................II Tabellenverzeichnis........................................................................................................III Abkürzungsverzeichnis..................................................................................................IV 1

Einleitung.........................................................................................................1

2

Vorstellung Vitos Kurhessen............................................................................1

3

Ist-Erhebung....................................................................................................2

4

Phasen eines Projekts.....................................................................................3

4.1

Definition Projekt............................................................................................. 3

4.2

Projektinitialisierung und Projektdefinition.......................................................4

4.3

Projektplanung................................................................................................6

4.4

Projektsteuerung.............................................................................................7

4.5

Projektabschluss.............................................................................................7

5

Fazit................................................................................................................ 7

Quellenverzeichnis..........................................................................................................9

II

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Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Stakeholder-Analyse......................................................................................5

III

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Abkürzungsverzeichnis

TDR

Transferdokumentationsreport

PSP

Projektstrukturplan

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Einleitung

Der folgende Transferdokumentationsreport (TDR) wird sich, auf die von Marcello Camerin gehaltene Vorlesung zum Thema Projektmanagement am 18. und 19. Januar 2019, beziehen. Die Inhalte dieser Vorlesung werden von der Autorin auf ihr Projektthema ‚Pflege für Angehörige von Menschen mit Demenz - Pflegeinterventionen und Pflegeberatung im Setting der Gerontopsychiatrie‘ angewendet. Zuerst wird das Unternehmen Vitos Kurhessen vorgestellt und der Ist-Zustand der Situation in der Gerontopsychiatrie kurz vorgestellt. Es folgt eine Skizzierung des Projekts, eine beispielhafte Erläuterung der einzelnen Projektphasen und ein Fazit. 3

Vorstellung Vitos Kurhessen

Vitos Kurhessen ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes mit 9 Standorten in Nordhessen, darunter Ambulanzen, Tageskliniken und Stationen. Hierzu zählen die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie in Bad Emstal und Kassel, eine Klinik für Psychosomatik in Kassel, eine Kinder-und Jugendpsychiatrie, eine forensische Psychiatrie, begleitende psychiatrische Dienste, sowie ein ambulanter psychiatrischer Pflegedienst. Auch die Schule für Gesundheitsberufe mit circa 30 Ausbildungsplätzen zählt zum Standort Bad Emstal. Dort werden Gesundheits-und Krankenpfleger, Krankenpflegehelfer und Praxisanleiter ausgebildet. Durch das stetig wachsende Unternehmen wird eine wohnortnahe Versorgung sichergestellt und eine schnelle und effektive Behandlung in Krisensituationen ist möglich. In multiprofessionellen Teams wird auf den einzelnen Stationen beziehungsweise in der ambulanten Betreuung individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse des Patienten eingegangen. Durch die Aufteilung in unterschiedliche Fachbereiche z. B. Depressionen, Persönlichkeitsstörungen, Abhängigkeitserkrankungen et cetera ist es möglich, die Therapie eines Patienten individuell anzupassen und so eine möglichst schnelle Stabilisation zu erreichen. Im Hinblick auf das Projektthema wird die Autorin sich mit dem Fachbereich der Gerontopsychiatrie, speziell der Station für Menschen mit Demenz befassen.

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Ist-Erhebung

Die Häufigkeit der Demenzerkrankungen, speziell der Alzheimer-Form, steigt, im Zuge des stetig wachsenden Alters der Bevölkerung, immer stärker an. Demenz ist nach Depressionen die häufigste psychische Erkrankung im Alter1, mit weltweit ca. 46,8 Mio. Erkrankungen, dabei jährlich ca. 7,7 Mio. Neuerkrankungen.2 Ein Schwerpunkt bei der Arbeit mit Demenz ist jedoch nicht nur die Behandlung und Betreuung des Betroffenen, sondern insbesondere auch die der Angehörigen. Nach der Entlassung aus der Gerontopsychiatrie sind die Angehörigen häufig auf sich alleine gestellt, eine Betreuung des Betroffenen ist teilweise rund um die Uhr nötig. Um eine Überforderung der pflegenden Angehörigen und somit einen möglichen Umzug des Betroffenen in ein Pflegeheim zu vermeiden, ist es unumgänglich Angehörige während des Klinikaufenthalts mit in die Behandlung einzubeziehen und umfassende Beratungen durchzuführen. Zurzeit findet dies in der Vitos Klinik in Bad Emstal in Form von Angehörigengruppen und einem Seelsorger statt. Zweiwöchentlich findet eine offene, allgemeine Gruppe für Angehörige statt, welche nicht speziell auf einzelne Krankheitsbilder ausgerichtet ist. Zusätzlich hierzu haben Angehörige einmal im Monat die Möglichkeit, die „Gruppe für Angehörige aus der gerontopsychiatrischen Versorgung“ zu besuchen.3 Der Klinikseelsorger ist zudem als Ansprechpartner für Patienten und Angehörige im persönlichen Gespräch verfügbar. Im Hinblick auf das Projektthema der Autorin ‚Pflege für Angehörige von Menschen mit Demenz - Pflegeinterventionen und Pflegeberatung im Setting der Gerontopsychiatrie‘ soll ein Konzept für Angehörige entwickelt werden. Um die Betreuung der Angehörigen verbessern zu können, müssen zuerst die Wünsche der Angehörigen und deren Unterstützungsbedarf durch einen Fragebogen erhoben und bewertet werden. Mögliche Fragen hierzu könnten sein: 

Welche Unterstützung durch die Klinik wünschen Sie sich?



Welche speziellen Themen sollten vertieft werden (Krankheitsbild, Hinlauftendenz etc.)?

1

Vergleiche (Vgl.) Internet: https://www.pflege.de/leben-im-alter/krankheiten/ (Stand:06.03.19). Vgl. Internet: https://de.statista.com/themen/2032/demenzerkrankungen-weltweit/ (Stand: 06.03.2019). 3 Vgl. Internet: https://www.vitos-kurhessen.de/fileadmin/user_upload/TGKurhessen/PDF_Dateien/KPP/161206-Vitos-Angehoerige-Web-RZ.pdf (Stand: 06.03.18).

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

Wie fühlen Sie sich derzeit beraten bzw. unterstützt?



Fühlen Sie sich in Ihrer derzeitigen Situation überfordert? Wenn ja, was überfordert Sie?

Sowohl Beratungsgespräche, Einbezug der Angehörigen in den Pflegealltag als auch eine Form der Angehörigenvisite4 sind zu diesem Zeitpunkt des Projekts mögliche Interventionen. Wichtig bei der Durchführung des Projekts und nach Ablauf von diesem ist es, immer wieder einen Ist-Zustand zu erheben und die Bedürfnisse der Angehörigen zu berücksichtigen und z. B. auf Angebote wie Verhinderungspflege zu verweisen.

5

Phasen eines Projekts

5.1

Definition Projekt

Ein Projekt ist laut DIN 69901 wie folgt definiert: „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, zum Beispiel (z. B.) Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“5 Ein Projekt hat immer eine klar definierte Zielsetzung, eine festgelegten Zeitraum und ein festgelegtes Projektthema. Der Projektstart ist dadurch gekennzeichnet, dass der Auftraggeber den Projektauftrag an den Projektleiter gibt, welcher dann der Verantwortliche für die Durchführung eines Projekts ist. Projektmanagement bezieht sich somit auf die Aufgaben des Projektleiters, welcher für einen gewissen Zeitraum der laterale Vorgesetzte des Projektteams wird. Der Projektleiter übernimmt die Verwaltung, also die Planung, Überwachung, Steuerung und Koordinierung eines Projekts.6 Aufgaben des Projektleiters sind die Weitergabe von Arbeitspaketen an Projektmitglieder, die zeitliche und finanzielle Planung eines Projekts, die Überwachung der Umsetzung eines Projekts, das Treffen von Entscheidungen und Festlegen von Maßnahmen, sowie Vermittlung zwischen den einzelnen Projektrollen. Diese Rollen sind: Projektcontrolling, welches in kleineren Projekten auch vom Projektleiter übernommen wird, Auftraggeber, Projektteam, Fachausschuss und das Steuerungsgremium.

4

Millich, Nadine (2018): Angehörige als Partner von Pflegenden und Ärzten. Die Schwester Der Pfleger, 57.Jahrgang, Heft 10/18, S.28-31. 5 Peipe, Sabine (2018): Crashkurs Projektmanagement 7. Auflage, Freiburg: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. S.13. 6 Vgl. Camerin, Marcello (2019): Projektmanagement. Marburg. Seminarskript. S.7. 3

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Der Projektleiter und sein Team benötigen ein hohes Maß an Fachwissen und Sozialkompetenz, wobei besonders die Kommunikation eine wichtige Rolle spielt. 5.2

Projektinitialisierung und Projektdefinition

In der ersten Phase eines Projekts, der Projektinitialisierung, werden grobe Ziele festgelegt, das Projekt auf Realisierbarkeit, Wirtschaftlichkeit, Dringlichkeit und Strategie geprüft. Um dies beurteilen zu können, werden verschiedene statistische Verfahren wie z. B. Kosten- oder Gewinnvergleichsrechnungen angewandt. Sollten mehrere Projekte zur Auswahl stehen, können diese mit Hilfe einer Projektbewertungsmatrix verglichen werden. Hierbei werden Kriterien wie z. B. Wirtschaftlichkeit oder Nutzen unterschiedlich gewichtet und die zur Auswahl stehenden Projekte in den jeweiligen Kriterien entweder hoch, mittel oder niedrig bewertet.7 Die zweite Phase eines Projekts ist die Projektdefinition. Hier wird der Projektauftrag, eine meist schriftliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter, über die Eckdaten eines Projekts geschrieben und die Ziele eines Projekts konkretisiert. Innerhalb dieser Phase werden die Rahmenbedingungen wie z. B. Zwischen- und Endtermine, Budget und Projektteam festgelegt, weshalb der Projektauftrag immer möglichst konkret formuliert sein sollte, um Unklarheiten im Verlauf des Projekts zu vermeiden. Besonders wichtig während der Projektdefinition sind das konkrete Festlegen der Ziele sowie die Analyse des Projektumfelds und möglicher Risiken. Um das Projektumfeld darstellen zu können, kann die sogenannte StakeholderAnalyse angewandt werden. Stakeholder sind alle Personen, welche ein Interesse daran haben, dass das Projekt entweder erfolgreich oder nicht erfolgreich durchgeführt wird und in jeglicher Form von dem Projekt betroffen sind. In der Analyse werden diese nach Art und Grad der Betroffenheit und Argumenten die für oder gegen den Erfolg des Projekts sprechen gewichtet und mögliche zu ergreifende Maßnahmen festgelegt. In Tabelle 1 hat die Autorin eine Stakeholder-Analyse zu Einführung und Durchführung eines Konzepts für Angehörige durchgeführt. Es zeigt sich, dass Angehörige und Patienten dem Projekt sehr positiv gegenüber stehen würden, Ärzte und Pflegekräfte jedoch eher kritisch und diese Stakeholder somit motiviert werden müssten. Tabelle 1: Stakeholder-Analyse 7

Vgl. Peipe, Sabine (2018): S. 21 ff.

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Stakeholder

Betroffenheit

Art

Argumente

Maßnahmen

Angehörige

1-10 10

Positiv

Mehr Sicherheit im

Erstellung eines

Umgang mit

Konzepts zu

Betroffenen,

Beratung und

besseres

Betreuung von

Verständnis der

Angehörigen,

Situation, weniger

Regelmäßige

Angst/ Gefühl von

Gespräche

Hilflosigkeit, weniger

anbieten,

Konflikte

Einführung einer „Angehörigenvisite“8 oder ähnlichem (o.ä.), Fragebogen erstellen und durch Angehörige ausfüllen lassen, auch Selbstpflege der Angehörigen

Fühlen sich von

fördern Konzepterstellung,

Menschen mit

Angehörigen besser

Befragung der

Demenzerkrankung

verstanden, sind

Patienten

Patienten/

7

Positiv

nicht mehr alleine mit Situation, Pflegepersonal und

8

Neutral-negativ

Ärzte

Geschäftsführung

4

Positiv

Weniger Konflikte Mehr Arbeit, höherer

Vorteile

Zeitaufwand, wenig

klarmachen,

Nutzen für einzelne

motivieren

Station Bessere

Projektleiter und

Klinikbewertungen,

Team entsprechend

gutes Image

belohnen, Wir-

Gefühl stärken Quelle: eigene Darstellung; Vgl. Camerin, Marcello (2018): S.61.

5.3

Projektplanung

Nachdem ein Projekt initialisiert und definiert wurde, beginnt die Planungsphase. Hierbei wird zur erst ein Phasenmodell aufgestellt, welches sich an bereits durchgeführten Projekten orientiert und aus ca. acht Phasen besteht. Die Aufgliederung des Projekts in ein Phasenmodell ist der erste Schritt zu Strukturierung eines Projekts.9 8 Millich, Nadine (2018): Angehörige als Partner von Pflegenden und Ärzten. Die Schwester Der Pfleger, 57.Jahrgang, Heft 10/18, S.28-31. 9 Vgl. Peipe, Sabine (2018): S. 55 f.

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Danach folgt die Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP). Durch die Erstellung eines PSPs wird ein Projekt strukturiert und nach Kosten, Terminen und Personal geplant. Es entsteht eine gesamtheitliche Darstellung des Projekts mit einer Unterteilung in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Arbeitspakete bilden hierbei die kleinste Einheit und werden von einem einzelnen Projektmitglied bearbeitet und im PSP nicht weiter unterteilt. Wichtig bei der Erstellung eines PSPs ist es, nicht zu sehr ins Detail zu gehen, da man sonst leicht den Überblick verlieren kann10 Außerdem essentiell während der Projektplanung ist die Festlegung von Meilensteinen im PSP. Meilensteine sind sogenannte ‚Schlüsselereignisse‘11, welche Einfluss auf den Projektverlauf und die Erreichung des Projektziels haben. Sie sind verbunden mit einem erwarteten Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunkt und besonders an den Übergängen zur nächsten Projektphase von Bedeutung. Mit Hilfe eines Meilensteinplans lässt sich das Fortschreiten eines Projekts beurteilen und mögliche Abweichungen wie z. B. Terminverschiebungen sind frühzeitig erkennbar. Des Weiteren von Bedeutung in der Projektplanung ist es, die Beziehung zwischen einzelnen Vorgängen festzustellen, Termine festzulegen, Personal zuzuordnen und die Kosten einzuschätzen und sinnvoll auf die einzelnen Arbeitspakete zu verteilen.12

5.4

Projektsteuerung

Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, ist es notwendig dieses dauerhaft zu überprüfen und mögliche Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Hierzu wird regelmäßig der Ist-Zustand erhoben und die Erreichung des Projektziels überprüft. Um dies beurteilen zu können, wird der Fertigstellungsgrad und der Fertigstellungswert berechnet, eine Meilenstein-Trendanalyse durchgeführt, welche Terminabweichungen erkennen lässt oder eine Kosten-Trendanalyse angewendet, mit welcher der derzeitige Schätzwert der Gesamtkosten bestimmt werden kann.13 Werden Abweichungen festgestellt, kann es zur Verschiebung der Prioritäten Kosten, Qualität und Termine, dem sogenannten ‚Magischen Dreieck‘, kommen. Deshalb ist die 10

Vgl. Peipe, Sabine (2018): S. 60 f.

11

Peipe, Sabine (2018): S. 69

12

Vgl. Camerin, Marcello (2019): Projektmanagement. Marburg. Seminarskript. S.74 ff.

13

Vgl. Camerin, Marcello (2019): Projektmanagement. Marburg. Seminarskript. S.101 ff. 6

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frühzeitige Erkennung von Abweichungen sehr wichtig, ebenso wie der regelmäßige Bericht aller relevanten Informationen an den jeweilig Zuständigen, im Zweifel den Projektleiter, wofür eine gute Kommunikation im Projektteam unverzichtbar ist. 5.5

Projektabschluss

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projekts. Dieses wird vom Auftraggeber abgenommen, eine Abschlusssitzung mit dem Projektteam findet statt und das Projekt wird aufgelöst. Ein guter Abschluss bietet die Chance, Ergebnisse und Erfahrungen auszutauschen und zu bewerten und Erkenntnisse daraus für folgende Projekte zu nutzen. Es wird überprüft ob die Ziele des Projekts erreicht wurden und ein Projektabschlussbericht wird erstellt und kann mit dem Projektauftrag v...