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TRABAJO PRACTICO FINAL Diseño y Auditoria de Sistemas de Información Docente: MG. Constanza Palmigiano Caso: “Scombro” Grupo: 7

1.

Definición y descripción de la empresa.

Scombro Es una marca de ropa originaria de Argentina perteneciente a la empresa Giselle S.R.L. Fue fundada en el año 1992 y se dedica al rubro de indumentaria textil. Trabaja para convertirse en una de las marcas más buscadas y queridas por las jóvenes argentinas. La marca se enfoca en pensar en las jóvenes, dándoles aquello que están buscando y marcando tendencia en la moda juvenil. En la actualidad cuenta con 3 fábricas productivas ubicadas en el corazón de Flores, además de 2 tiendas mayoristas (ubicadas en calle Avellaneda y otra sucursal en calle Corrientes). Cuenta con sucursales minoristas propias en Mar del Plata, Martínez y Morón; también con una página Web que realiza envíos a todo el país, además de una red de

franquiciados en provincias como Neuquén, Córdoba, Tucumán, Misiones, Salta y Santiago del Estero. Es una PyME que posee un total de 133 trabajadores, que incluyen operarios, administrativos y vendedores. La empresa cuenta con la siguiente estructura:

1.1

Modelo de Negocio Canvas

2. Identificación y descripción de la problemática que se pretende solucionar. (Proceso de Negocio: De la solicitud al pago) El proceso de abastecimiento de la empresa es realizado de forma manual, con precarios sistemas que van llevando sin comunicación alguna, los procesos de Stock y de Pago a proveedores. Esto se debe a la falta de implementación de sistemas de gestión, lo que provoca una desorganización empresarial fundamental para el desarrollo de sus actividades. Como es de esperarse, esta falta de comunicación generada hace que sea muy difícil saber exactamente con qué nivel de stock se cuenta al momento de comenzar las tandas de fabricación, así como también llevar adelante la gestión de pagos, dado que varias veces estos padecen retrasos, no por falta de fondos ni por una estrategia de empresa, sino por el solo hecho de no llevar bien la gestión. Otro problema muy común es el de generar un pago duplicado por el pedido, que si bien se conoce la problemática cuando se realiza un control de los pagos realizados a fin de mes, se realiza un pago por adelantado indeseado que genera la solicitud de notas de créditos al proveedor. La solución encontrada es un Sistema de Gestión que se adapte a esta necesidad, con el cual podremos gestionar principalmente nuestras compras y organización de pagos, de modo tal

de seguir de punta a punta el proceso y eliminar la duplicación de los mismos, siendo flujo de dinero que se puede utilizar en otros recursos. 3.

Modelado de proceso de negocio.

3.1

Modelado de proceso de negocio actual (AS IS) (Anexo I)

3.2

Modelado de proceso de negocio con implementación de sistema (TO BE)

(Anexo II) 4. Virtualización de asistencia al proveedor para el procesamiento de factura (Chatbot Tidio®) (Anexo III)

5.

Identificación de Software Empresariales.

Los posibles softwares elegidos que podría implementar la empresa son: 

Contagram: Es un sistema de gestión que simplifica la gestión diaria. Gestiona las compras de proveedores y controla su estado. Funciona en la nube, y a pesar de sus numerosas ventajas es cierto que sin Internet no se puede utilizar. Está diseñado para ser muy liviano y consumir muy poco ancho de banda. Contagram no requiere un desembolso inicial, no cobran por el servicio técnico ni por las actualizaciones del sistema. El sistema genera una copia de toda la base de datos de los clientes, y la almacena automáticamente en otro servidor, para poder ser utilizada en caso de que sea necesario. El costo del servicio puede variar de acuerdo a la cantidad de operaciones que realice la empresa y la cantidad de usuarios que se sumen también agrega un costo adicional. Permite llevar una gestión organizada y sencilla, donde se ven reflejados los gastos de la empresa de manera ordenada y con la posibilidad de gestionar las alertas que indiquen al usuario sobre el vencimiento de una factura.



Contabilium: Es un sistema de gestión que posee funcionalidades de ventas, stock, compras, tesorería, reportes, integraciones, contabilidad y locales físicos. A través de una única capacitación paga, se accede al mantenimiento y conocimientos acerca de la utilización del sistema. Es un sistema muy amigable para un primer acercamiento de acceso a softwares de gestión. A diferencia de Contagram, no se

abona por la cantidad de operaciones, sino que es en función de los módulos que desee contratar la empresa. 

Bejerman: Es la solución online que las pequeñas empresas necesitan para su gestión comercial. Es una plataforma en la nube completa, con todas las herramientas que se necesitan para administrar cada una de las operaciones del negocio. Registra comprobantes y lleva el conteo de compras e importaciones fácilmente. Emite órdenes de pago y certificados de retención. Importa comprobantes desde una planilla de cálculo o Mis Comprobantes (AFIP). Calcula automáticamente las retenciones.



Tango Nube: Le permite generar y autorizar solicitudes y órdenes de compra, emitir comprobantes de recepción y cargar facturas de proveedores. Lleva un manejo de cuentas corrientes acreedoras y confección del libro I.V.A. Compras. Puede generar asientos contables en forma automática. Incluye toda la funcionalidad de Proveedores y Stock. Le brinda un circuito completo de Órdenes de compra con autorizaciones en cada etapa. Tiene comprobantes de mercadería, conceptos o servicios, múltiples listas de precios por proveedor, seguimiento completo de entregas y análisis de cumplimiento.

5.1

Etapas para análisis de ponderación.

Por este método establecimos que el sistema Contagram es el que mejores se adapta a las necesidades de la empresa porque observamos las siguientes características: 

Tiene la opción de cargar el inventario mediante Excel, a diferencia de Contabilium



Tango nube cuenta con un costo adicional a los módulos de Contabilidad, mientras que Contagram tiene la opción de enviarle al Contador la información directamente desde el sistema sin costo adicional al precio de base.



Contagram cuenta con videos explicativos, que facilitan la capacitación dentro de la empresa, mientras que en Contabilium se paga un costo adicional de $1500 por ese servicio. Mientras que Bejerman y Tango Nube, requieren de una capacitación especial dada la complejidad del uso y ambas requieren de un pago por el servicio.



Contagram tiene una vista más amigable de los pagos pendientes y te indica quien realizó el pago. En Contabilium no indica quien cargó el gasto/pago en el sistema.



La licencia es mucho más accesible en comparación a Tango nube y Bejerman.

6.

Infraestructura TIC necesaria para llevar adelante el proyecto.

6.1

Recursos de infraestructura que dispone actualmente la empresa.

Sector Compras 

Cantidad de PC’s: 2



Cantidad de empleados: 2

Tareas realizadas: Gestión de compras y pago a proveedores Sector Ventas Mayoristas: 

Cantidad de PC’s: 1



Cantidad de empleados: 3 vendedoras + 1 persona carga de facturas.

Tareas realizadas: Carga de facturas y gestión de venta mayoristas, todo mediante una sola PC

Presidencia: 

Cantidad de PC’s: 2



Empleados: 1

Fábrica: 

Cantidad de PC’s: 0



Cantidad de empleados: 133



Cantidad de empleados administrativos: 0

6.2

Recursos de infraestructura necesarios para la implementación.

Sector Compras: 

Cantidad de PC’s: 3 (Compra de PC)



Cantidad de empleados: 3 (Incorporación de empleado proveniente de ventas)

Tarea: Dos personas encargadas de la compra de insumos y el pago a proveedores (Tarea exclusiva de estos empleados dada las características de empresa familiar) más una persona encargada de facturación. Sector ventas mayoristas: 

Cantidad de empleados 3



Cantidad de PC’s: 1

Presidencia 

Cantidad de PC’s: 2



Empleados: 1

Fábrica: 

Cantidad de empleados: 133



Cantidad de empleados administrativos: 1 (Designación de empleado de fábrica o incorporación externa).



Cantidad de PC’s: 1 (Compra de PC)

Tarea: La persona administrativa del sector fábrica, será la encargada de gestionar el control de calidad de los materiales, previamente dará ingreso en el sistema. Necesidad Total: 

Compra de 2 Pc’s (Monitor, teclado, CPU y mouse con sistema operativo Windows y todo lo necesario para su funcionamiento)



Instalación del sistema: 7 PC’s + 1 PC de venta online (por un tema de costos solo ha sido designada una persona)



Designación de empleado para el sector fábrica.

7.

Línea de tiempo para implementación de la solución propuesta.

Implementar un nuevo software conlleva riesgos. Para tenerlos en cuenta, y un plan de contingencia, se realiza una matriz de riesgos:

Respuesta Inmediata: Los empleados podrán utilizar los datos móviles de su celular, en caso de tratarse de una suspensión prolongada, se podrán abonar los gastos ocasionados.

Claves del éxito del proyecto: -

Capacitación eficiente.

-

Cumplimiento de los plazos establecidos.

-

Predisposición de todos los sectores.

-

Óptima carga de datos.

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8.

Costo total aproximado de implementación:

Para la implementación de esta gestión, se necesitará la compra de dos computadoras que cuenten con un procesador mínimo de Intel I3 y una memoria Ram de 4 Gb o más, un disco duro de al menos 250 Gb, un sistema operativo superior a Windows 7 (siempre dentro de la gama Windows porque es el con el que viene trabajando la empresa) y que cuente con los periféricos necesarios para su función. Se requerirá de la compra de dos muebles de escritorio que habiliten el lugar en donde desarrollarán sus funciones. Adicional, como es un sistema vía nube, se requiere de la instalación de un cable que conecte ambos equipos nuevos al router/módem con el que cuenta la empresa para la implementación del acceso a la Web. Además de la compra del sistema Contagram y un total de 8 usuarios para la correcta gestión. A continuación, mostramos el desglose de los gastos necesarios, donde podemos observar el costo total requerido y luego el costo mensual del servicio.

(*) El costo de la compra del cable es un valor aproximado, dado que el mismo se encuentra en dólares y las variaciones del precio dependerá del tipo de cambio al momento

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de la compra. El costo del cable por metro es de usd 0,3 y planteamos que se requerirá un total de dos cables con un largo aproximado de 10 metros cada uno. 9

Objetivos de control:

Objetivo de control 1: Control de pagos Política de reducción de pagos repetidos Procedimiento: El sector compras realizará semanalmente y en forma manual, un control de las facturas que han sido pagadas, a fin de corroborar el buen funcionamiento del sistema de gestión adoptado. Persona a cargo: Empleada encargada de recibir la facturas e ingresos de mercadería por parte de Fábrica. Objetivo de control 2 Control de procesos generales Política de reducción en tiempos de gestión administrativa Procedimiento: Este objetivo tiene como finalidad la supervisión de punta a punta de los procesos involucrados desde la creación de una Orden de compra hasta el Pago al proveedor. El objetivo es garantizar que el soft agiliza en gran forma los tiempos de gestión en todas las instancias. Persona a Cargo: Asistente del Presidente.

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10.

Conclución:

Luego de analizar exhaustivamente el caso, notamos que la falta de organización, sumado a la carencia de recursos a nivel de software, genera diferentes problemas en el proceso de pago a proveedores. En un principio, nos encontramos con el doble pago de facturas por no llevar un control estricto de los mismos. Lo que trae acarreado la problemática de tener dinero a cuenta con un proveedor y no poder utilizarlo con otro fin, generando un posible costo de oportunidad. También detectamos la falta de organización con respecto al pago a proveedores, dando lugar a que los mismos pasen a cobrar cualquier día de la semana con la posibilidad de no disponer de los fondos en la empresa. Por eso en nuestro proyecto proponemos la implementación de Contagram como sistema de información para llevar un correcto registro de las facturas y sus pagos, y de esta manera evitar el doble pago de las mismas. Por otro lado, adicionar a nuestra web un Chatbot como Tidio a fin de brindar información a los proveedores y poder calendarizar los pagos semanalmente según se cumplan los vencimientos de pago y que no se presenten a cobrar en la empresa en cualquier momento. De esta forma los PRO Implementación serían: -

Control Total de pagos.

-

Mayor sincronización entre sectores.

-

Reducción de tiempos de gestión.

-

Organización de inventarios.

-

Coordinación de pagos con proveedores.

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Como CONTRAS de este proyecto podemos encontrar: -

Costo de infraestrcutra.

-

Costo Fijo de Software.

-

Resistencia al cambio por parte de los empleados.

Bibliografía https://www.contagram.com/ https://www.contagram.com/#prices-home https://www.thomsonreuters.com.ar/es/soluciones-fiscales-contables-gestion/bejermaninfouno.html https://www.axoft.com/ https://www.axoft.com/tango/software-de-gestion/ https://www.axoft.com/tango/software-de-gestion/soluciones/compras.php https://www.axoft.com/tango/software-de-gestion/caracteristicas/ https://www.axoft.com/tango/software-de-gestion/requerimientos/ https://www.thomsonreuters.com.ar/es/soluciones-fiscales-contables-gestion/bejermanerp.html https://tangouniversity.axoft.com/axoft/ecommerce https://web.tangofactura.com/ https://www.tangonube.com/ https://intercom.help/contagram/es/articles/1319608-preguntas-frecuentes https://www.thomsonreuters.com.ar/es/soluciones-fiscales-contables-gestion.html https://www.bejermanweb.com.ar/BW/LoginUser/BW https://www.scombrojeans.com.ar/locales/

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https://app.contabilium.com/modulos/suscripciones/suscripciones.aspx https://www.infobae.com/economia/finanzas-y-negocios/2019/01/20/un-contador-en-lanube-como-es-la-plataforma-que-permite-facturar-y-simplificar-tramites-online/ https://articulo.mercadolibre.com.ar/MLA-668872873-pc-armada-completa-cpucomputadora-oficina-i3-4gb-320gb-o-ssd_JM#position=2&type=item&tracking_id=35fbd5da-0e78-4397-b98e-be45a69cdadf https://www.necxus.com.ar/productos/20735/Monitor-Hp-Led-P224-21.5-Full-Hd https://www.fravega.com/p/escritorio-de-computacion-709-melamina-venecia-10006784

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