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VANTAGGI AZIENDALI DELLA COLLABORAZIONE E DEL LAVORO DISQUADRALa collaborazione può essere a breve termine, dove dura pochi minuti, o a lungo termine, a seconda della natura del compito e della relazione tra i partecipanti. La collaborazione può essere uno-a-uno o molti-a-molti. I dipendenti possono...

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VANTAGGI AZIENDALI DELLA COLLABORAZIONE E DEL LAVORO DI SQUADRA

La collaborazione può essere a breve termine, dove dura pochi minuti, o a lungo termine, a seconda della natura del compito e della relazione tra i partecipanti. La collaborazione può essere uno-a-uno o molti-a-molti. I dipendenti possono collaborare in gruppi informali nella struttura organizzativa dell'azienda oppure possono essere organizzati in team formali. Il lavoro di squadra fa parte della struttura aziendale dell'organizzazione per l'esecuzione delle attività. Le squadre hanno una missione specifica che qualcuno nell'azienda gli ha assegnato. Devono completare un lavoro. I suoi membri devono cooperare nello svolgimento di compiti specifici e svolgere collettivamente la missione del team. Che potrebbe essere "vincere il gioco", "aumentare le vendite online del 10 per cento" o "impedire alla schiuma isolante di staccarsi da una navetta spaziale." I team sono spesso a breve termine, a seconda dei problemi che si trovano e del tempo necessario per trovare una soluzione e completare la missione. CHE COS'È LA COLLABORAZIONE? La collaborazione sta lavorando con altri per raggiungere obiettivi condivisi ed espliciti. Si concentra sull'esecuzione di compiti o missioni e di solito viene eseguita in una società o in un altro tipo di organizzazione e tra una società e un'altra. Collabori con un collega di Tokyo che ha esperienza su un argomento di cui non sai nulla. Collaborare con molti colleghi per pubblicare un blog aziendale. Se si lavora in uno studio legale, si partecipa con i contabili in uno studio contabile per risolveree le esigenze di un cliente con problemi fiscali. La collaborazione e il lavoro di squadra sono importanti oggi più che mai, per una serie di motivi. •

Cambiare la natura del lavoro. La natura del lavoro è diversa dal tempo della produzione in fabbrica e del lavoro d'ufficio pre-computer, in cui ogni fase del processo di produzione si è verificata indipendentemente dagli altri ed è stata coordinata dai supervisori. Il lavoro è stato organizzato in silos. In un silo, il lavoro è andato da una stazione intorno all'altra, da una scrivania all'altra, fino al completamento del lavoro finito. Attualmente, i tipi di lavoro che abbiamo richiedono un più stretto coordinamento e interazione tra le parti coinvolte nella produzione del servizio o del prodotto. Un recente rapporto della società di consulenza McKinsey and Company ha sostenuto che il 41 per cento della forza lavoro degli Stati Uniti è ora costituito da lavori in cui l'interazione (parlare, inviare email, presentare e persuadere) è l'attività a valore aggiunto. Anche nelle fabbriche, i lavoratori di oggi lavorano in gruppi di produzione.

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Crescita del lavoro professionale. I posti di lavoro "interazione" tendono ad essere lavori professionali nel settore dei servizi che richiedono uno stretto coordinamento e collaborazione. Questi richiedono una notevole istruzione, nonché la condivisione di informazioni e opinioni per svolgere il lavoro. Ogni attore porta esperienza specializzata al problema e tutti hanno bisogno di prendere in considerazione l'un l'altro al fine di eseguire il compito. Cambiare organizzazione dell'azienda. Per la maggior parte dell'era industriale, i manager hanno organizzato il lavoro in modo gerarchico. Gli ordini sono andati giù per la gerarchia, e le risposte si sono spostate verso l'alto attraverso di essa. Attualmente il lavoro è organizzato in gruppi e team, e ci si aspetta che sviluppino i propri metodi di svolgimento del compito. I manager di alto livello osservano e misurano i risultati, ma sono molto meno propensi a emettere ordini dettagliati o procedure operative. Ciò è dovuto in parte al fatto che l'esperienza si è spostata ai livelli più bassi dell'organizzazione, così come i poteri decisionali. Modifica dell'ambito dell'azienda. Il lavoro dell'azienda si è spostato da un'unica sede a diversi: uffici o fabbriche in una regione, una nazione o anche in tutto il mondo. Per esempio, Henry Ford ha sviluppato il primo impianto di auto prodotto in serie in un'unica fabbrica a Dearborn, Michigan. Nel 2010, Ford ha pianificato di produrre quasi 3 milioni di auto e impiegare più di 200.000 dipendenti in 90 stabilimenti e strutture in tutto il mondo. Con questo tipo di presenza globale, la necessità di uno stretto coordinamento tra progettazione, produzione, marketing, distribuzione e servizio assume indubbiamente una nuova importanza e scala. Le grandi aziende globali devono avere team che lavorano su base globale. Enfasi sull'innovazione. Mentre tendiamo ad attribuire le innovazioni nel mondo degli affari e della scienza a individui sensazionali, queste persone sono più propense a lavorare con un team di colleghi brillanti, e tutti sono al di sopra di una vasta linea di primi innovatori e innovazioni iniziali. Pensate a Bill Gates e Steve Jobs (fondatori di Microsoft e Apple), che sono innovatori di grande valore, ed entrambi hanno creato forti team collaborativi per alimentare e sostenere l'innovazione nelle loro attività. Le sue innovazioni iniziali derivavano dalla stretta collaborazione con colleghi e partner. In altre parole, il cambiamento è un processo di gruppo e sociale, e la maggior parte di essi deriva dalla collaborazione tra individui in un laboratorio, azienda o agenzie governative. Si ritiene che forti pratiche e tecnologie collaborative aumentino il ritmo e la qualità dell'innovazione. Cambiare la cultura del lavoro e dell'impresa. La maggior parte della ricerca sulla collaborazione è a favore dell'idea che i vari team producono risultati migliori e più veloci degli individui che lavorano da soli. Nozioni popolari del crowdsourcing e "saggezza delle masse") forniscono anche supporto culturale per la collaborazione e il lavoro di squadra.

Molti articoli e libri sono stati scritti sulla collaborazione, alcuni dei quali da dirigenti e consulenti aziendali, e molti altri da ricercatori accademici in una varietà di imprese. Quasi tutta questa ricerca è aneddotica. Tuttavia, tra le aziende e le comunità accademiche c'è una convinzione generale che più un'azienda è "collaborativa", più successo sarà, e che la collaborazione all'interno e tra le aziende è più necessaria che in passato. Una recente indagine globale sui responsabili delle imprese e dei sistemi di informazione ha rilevato che gli investimenti nella tecnologia di collaborazione hanno prodotto miglioramenti organizzativi con rendimenti quattro volte superiori alla quantità di investimenti, con i maggiori vantaggi per le vendite, il marketing e la ricerca e lo sviluppo (Frost and White, 2009). Un altro studio sul valore della collaborazione ha anche scoperto che il beneficio economico complessivo della collaborazione era considerevole: per ogni parola vista da un dipendente nelle email di altre persone, sono stati generati 70 dollari di reddito aggiuntivo (Aral, Brynjolfsson e Van Alstyne, 2007). Anche se ci sono molti presunti vantaggi per la collaborazione, in realtà è necessaria una cultura di supporto al business in azienda, oltre ai processi aziendali giusti per ottenere una collaborazione significativa. Sono inoltre necessari buoni investimenti in tecnologie collaborative. CREAZIONE DI UNA CULTURA COLLABORATIVA E PROCESSI AZIENDALI La collaborazione non viene eseguita spontaneamente in un'azienda, soprattutto se non esiste una cultura del supporto o dei processi aziendali. Le aziende, soprattutto quelle di grandi dimensioni, in passato avevano la reputazione di essere organizzazioni di "comando e controllo" in cui i leader di alto livello hanno ideato tutte le questioni di reale importanza, e poi hanno ordinato ai dipendenti di livello inferiore di eseguire piani di gestione di alto livello. Il compito della gestione di medio livello doveva passare messaggi da livelli superiori a livelli inferiori e viceversa. Le aziende di comando e controllo richiedevano dipendenti di livello inferiore per eseguire ordini senza porre molte domande, senza alcuna responsabilità per migliorare i processi e senza ricompense per il lavoro di squadra o lo spettacolo. Se la tua squadra aveva bisogno dell'aiuto di un'altra squadra, era qualcosa che i capi dovevano sistemare. Non hai mai comunicato orizzontalmente, ma sempre verticalmente, in modo che la gestione potesse controllare il processo. Tutto ciò che era necessario era che i dipendenti si presentavano al lavoro e svolgere il loro lavoro in modo soddisfacente. Insieme, le aspettative del management e dei dipendenti hanno formato una cultura, una serie di ipotesi sugli obiettivi comuni e su come le persone dovrebbero comportarsi. Molte aziende operano ancora in questo modo.

Una cultura aziendale collaborativa e processi aziendali sono qualcosa di molto diverso. I manager di alto livello sono responsabili per ottenere risultati, ma si affidano a team di dipendenti per raggiungerli e implementarli. Politiche, prodotti, progetti, processi e sistemi dipendono molto più dalle attrezzature a tutti i livelli dell'organizzazione per ideare, creare e produrre prodotti e servizi. Le squadre sono premiate per le loro prestazioni e gli individui per le loro prestazioni al suo interno. Il ruolo dei manager di medio livello è quello di creare gruppi di lavoro, coordinare il loro lavoro e monitorare le loro prestazioni. In una cultura collaborativa, la gestione di alto livello stabilisce la collaborazione e il lavoro di squadra come vitali per l'organizzazione e lo implementa anche per i livelli superiori dell'azienda. STRUMENTI E TECNOLOGIE PER LA COLLABORAZIONE E IL LAVORO DI SQUADRA Una cultura collaborativa e orientata al team non produrrà alcun vantaggio creando vantaggi creando sistemi informativi che consentano la collaborazione. Oggi ci sono centinaia di strumenti progettati per affrontare il fatto che, per avere successo nel nostro lavoro, tutti dipendiamo da altri, dai nostri colleghi, dai nostri clienti, dai fornitori e dai manager. Alcuni di alto livello come IBM Lotus Notes sono costosi, ma abbastanza potenti per le aziende globali. Altri sono disponibili online a costo zero (o con versioni premium a pagamento) e sono adatti per le piccole imprese. Ora diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni di questi strumenti. Posta elettronica e messaggistica istantanea Le aziende hanno adottato la posta elettronica e la messaggistica istantanea come uno dei principali strumenti di comunicazione e collaborazione per supportare il lavoro di interazione. Il suo software funziona su computer, telefoni cellulari e altri dispositivi portatili wireless, e include la condivisione di file e la trasmissione di messaggi. Molti sistemi di messaggistica istantanea consentono agli utenti di partecipare a conversazioni in tempo reale con più partecipanti contemporaneamente. I consulenti tecnologici di Gartner prevedono che tra qualche anno la messaggistica istantanea sarà lo "strumento de facto" nei colloqui voce, video e di testo per il 95% dei dipendenti delle grandi aziende. Social media Abbiamo tutti visitato siti di social networking come MySpace e Facebook, che includono strumenti per aiutare le persone a condividere i loro interessi e interagire. Gli strumenti di social media stanno rapidamente diventando uno strumento aziendale per condividere idee e collaborare attraverso il lavoro in base all'interazione aziendale. Siti di social networking come Linkedin.com forniscono servizi di networking ai professionisti aziendali, mentre altri siti di nicchia sono emersi per servire avvocati, medici, ingegneri e persino dentisti. IBM ha creato un componente chiamato Community Tools nel suo software di collaborazione Lotus

Notes per aggiungere funzionalità di social media. Gli utenti possono inviare domande ad altri utenti dell'azienda e ricevere risposte tramite messaggistica istantanea. Wiki I wiki sono un tipo di sito web che rende facile per gli utenti di contribuire e modificare contenuti di testo e grafici senza dover conoscere lo sviluppo di pagine web o tecniche di programmazione. Il wiki più popolare è Wikipedia, il più grande progetto di riferimento al mondo, editto in collaborazione. Dipende dai volontari, non genera denaro e non accetta pubblicità. I wiki sono strumenti ideali per memorizzare e condividere le conoscenze e le prospettive di un'azienda. Il distributore di software aziendale SAP AG dispone di un wiki che funge da base di informazioni per le persone esterne all'azienda, ad esempio clienti e sviluppatori di software che creano programmi per interagire con il software SAP. In passato, queste persone chiedevano e talvolta rispondevano in modo informale sui forum online SAP, ma questo era un sistema inefficiente, in cui le persone chiedevano e rispondevano alla stessa cosa più e più volte. In Intel Corporation, i dipendenti hanno creato il proprio wiki interno, in cui gli stessi lavoratori di Intel hanno curato più di 100.000 volte e hanno visto più di 27 milioni di volte. La ricerca più comune è il significato degli acronimi Intel, ad esempio EASE per "ambiente di supporto all'accesso dei dipendenti" e POR per "piano di registrazione". Altre risorse popolari includono una pagina sui processi di ingegneria del software in azienda. I wiki sono progettati per diventare il principale magazzino di conoscenze aziendali non strutturate nei prossimi cinque anni, in parte perché sono molto meno costosi dei sistemi formali di gestione della conoscenza e possono essere molto più dinamici e attuali. Mondi virtuali Mondi virtuali come Second Life rappresentano ambienti 3D online che sono abitati da "residenti" che hanno creato rappresentazioni grafiche di se stessi, noti come avatar. Organizzazioni come IBM e INSEAD, una business school internazionale con campus in Francia e Singapore, stanno utilizzando questo mondo virtuale per tenere riunioni online, sessioni di formazione e "social lounge". Le persone reali rappresentate da avatar si riuniscono, interagiscono e si scambiano idee in questi luoghi virtuali. La comunicazione viene effettuata sotto forma di messaggi di testo simili ai messaggi istantanei. Ambienti di collaborazione basati su Internet Ora esistono suite di prodotti software che forniscono piattaforme multifunzionali per la collaborazione in gruppi di lavoro costituiti da team di dipendenti che lavorano insieme da molte località diverse. Sono disponibili molti strumenti di collaborazione, ma i più comunemente utilizzati sono i sistemi di conferenza audio

e video basati su Internet, i servizi software online come Google Apps/Google Sites e i sistemi di collaborazione aziendale come Lotus Notes e Microsoft SharePoint. Sistemi di incontro virtuali Per molte aziende, tra cui investment banking, contabilità, diritto, servizi tecnologici e consulenza gestio quando si effettuano molti viaggi, è essenziale fare molti viaggi. Le spese sostenute per i viaggi d'affari sono aumentate costantemente negli ultimi anni, principalmente a causa dell'aumento dei costi energetici. Nel tentativo di ridurre le spese di viaggio, molte aziende (grandi e piccole) stanno adottando tecnologie di videoconferenza e web conferencing. Aziende come Heinz, General Electric, Pepsico e Wachovia utilizzano sistemi di riunioni virtuali per briefing sui prodotti, corsi di formazione, sessioni strategiche e persino colloqui motivazionali. Una caratteristica importante dei sistemi di videoconferenza high-tech all'avanguardia è la tecnologia di telepresenza, un ambiente audio e video integrato che consente a una persona di dare l'aspetto di essere presente in un luogo diverso dalla loro vera posizione fisica. La sessione di gestione interattiva descrive la telepresenza insieme ad altre tecnologie per ospitare queste riunioni "virtuali". Troverai anche casi video su questo argomento. Google Apps/Google Sites Uno dei servizi online "gratuiti" più utilizzati per la collaborazione è Google Apps/Google Sites. Google Sites consente agli utenti di creare rapidamente siti web online, che possono essere modificati da gruppi di persone. Google Sites fa parte della suite di strumenti Google Apps. Gli utenti di Google Sites possono progettare e popolare i siti web in pochi minuti e, senza la necessità di competenze tecniche avanzate, pubblicare una varietà di file come calendari, testo, fogli di calcolo e video in modo che possano essere visualizzati e modificati privatamente, in gruppi o dal pubblico in generale. Google Apps funziona con Google Sites e include i tipici strumenti software per la produttività desktop (elaborazione di testi, fogli di calcolo, presentazioni, gestione dei contatti, messaggistica e posta). C'è un'edizione Premier che addebita 50 dollari l'anno alle aziende per ogni dipendente, che offre 25 gigabyte di spazio di archiviazione della posta, una garanzia di tempo funzionale del 99,9% per la posta elettronica, strumenti per integrarsi con l'infrastruttura esistente dell'azienda e supporto telefonico 24/7. Google ha sviluppato una piattaforma aggiuntiva basata sul web per la collaborazione e la comunicazione in tempo reale, nota come Google Wave. Le "onde" sono "conversazioni e documenti in parti uguali", in cui qualsiasi partecipante all'onda può rispondere in qualsiasi punto del messaggio, modificare il contenuto e aggiungere o rimuovere partecipanti in qualsiasi punto del processo. Gli utenti possono vedere le risposte degli altri partecipanti nella loro "onda" mentre le scrivono, accelerando il ritmo della discussione.

Ad esempio, Clear Channel Radio a Greensboro, Carolina del Nord, ha utilizzato Google Wave per una promozione on-site e online che richiedeva l'ingresso da parte del personale di vendita, del responsabile vendite, del direttore della programmazione della stazione, del direttore delle promozioni della stazione, del coordinatore dei contenuti online e dell'amministratore web. Senza Google Wave, queste persone avrebbero inviato / ricevuto un gran numero di e-mail, inviato file grafici l'uno all'altro per l'approvazione e trascorso grandi quantità di tempo a tracciare le persone al telefono. Wave li ha aiutati a completare l'intero progetto in solo una frazione del tempo che avrebbe di solito preso (Boulton, 2010). Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint è il sistema di collaborazione più utilizzato al mondo per le piccole e medie imprese che utilizzano prodotti di rete e server Microsoft. Anche alcune aziende più grandi l'hanno adottata. SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti basata sul Web, combinata con un potente motore di ricerca installato nei server aziendali. SharePoint dispone di un'interfaccia basata sul Web e di una stretta integrazione con gli strumenti di tutti i giorni, come i prodotti software desktop di Microsoft Office, la cui strategia è sfruttare il desktop "proprio" grazie ai suoi prodotti Microsoft Office e Windows. Per Microsoft, il percorso della collaborazione a livello aziendale inizia con i server desktop e di rete Microsoft di Office. Il software SharePoint consente ai dipendenti di condividere facilmente i propri documenti di Office e di collaborare a progetti che utilizzano i documenti di Office come base. I prodotti e le tecnologie SharePoint forniscono una piattaforma per la collaborazione basata sul Web a livello aziendale. Possiamo utilizzare SharePoint per ospitare siti Web che organizzano e archiviano informazioni in una posizione centrale che consente ai team di coordinare le attività di lavoro, collaborare e pubblicare documenti, gestire elenchi di attività, implementare flussi di lavoro e condividere informazioni tramite wiki, blog e aggiornamenti di stato in stile Twitter. Poiché SharePoint archivia e organizza i dati in un'unica posizione, gli utenti possono trovare informazioni pertinenti in modo rapido ed efficiente lavorando a stretto contatto con attività, prodotti e documenti. Ecco un elenco dei principali strumenti di SharePoint: •

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Fornisce un'unica area di lavoro per i team per coordinare gli itinerari, organizzare i documenti e partecipare alle discussioni, all'interno dell'organizzazione o tramite una rete Extranet. Semplifica la creazione e la gestione di documenti con la possibilità di controllare le versioni, visualizzare le revi...