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Zusammenfassung Betriebliche Informationssysteme Sommersemester 2016 Anwendungssysteme  Unterstützen ein konkretes betriebliches Anwendungsproblem (Bspw. Vertrieb / Produktion)  Bestehen aus dem Anwendungsprogramm (Software), der IT Infrastruktur (Computer, Server, Netzwerken, Datenbanken, sonstige Hardware) und Stamm- und Bewegungsdaten  Beispiele sind Buchhaltungssysteme, Personalmanagementsysteme, Produktionssysteme etc.  Standardsystem, welches bei allen Kunden die gleichen Funktionen hat Definition: Ein System, das alle Programme beinhaltet, die für ein bestimmtes betriebliches Aufgabengebiet entwickelt und eingesetzt werden, inklusive der Technik auf der das System läuft und der Daten, die vom System genutzt werden

Informationssysteme  Unterstützen ein konkretes betriebliches Anwendungsproblem und sind in die Organisationsstruktur eingebettet, wodurch die Menschen, die damit arbeiten berücksichtigt werden  Bestehen aus dem Anwendungssystem, der Organisation, dem Management und den Mitarbeitern  System, das spezifisch an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird und häufig mit dem Unternehmen zusammen entwickelt wird Definition: Ein System, das für die Zwecke eines Teils eines bestimmten Unternehmens geschaffen wurde, welches die notwendige Anwendungssoftware und Daten enthält und in die Organisations-, Personal- und Technikstrukturen des Unternehmens eingebettet ist.

Klassifizierung von Anwendungssystemen

Anhand der unterstützten Funktionsbereiche (Funktionale Sicht) 

Vertriebsunterstützungssysteme: Anwendungssysteme, die dem Unternehmen helfen Kunden zu finden, Produkte und Dienstleistungen nach Kundenanforderungen zu entwickeln, Produkte zu bewerben zu verkaufen und einen kontinuierlichen Service für den Kunden bereit zu stellen

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Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme: Anwendungssysteme zur Planung, Entwicklung und Produktion von Produkten, sowie zur Überwachung des Produktionsablaufs

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Systeme für Finanz und Rechnungswesen: Systeme für die Verwaltung der finanziellen Vermögenswerte, für die Finanzierung und Überwachung von Investitionen, zur Verwaltung der Kapitalausstattung

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Anwendungssysteme für das Personalwesen: Systeme, mit denen Personaldaten geführt und Informationen zu Fähigkeiten, Arbeitsleistung, Weiterbildungen etc. verzeichnet werden, die die Planung des Arbeitsentgelts und die Planung der beruflichen Laufbahn der Mitarbeiter unterstützen

Anhand der Organisationsebene 

Anwendungssysteme auf operativer Ebene:  Operative, administrative Systeme und Dispositionssysteme  Systeme, die die täglichen, für den Geschäftsbetrieb notwendigen Routinetransaktionen ausführen und aufzeichnen  Funktionen sind Sortieren, Listen erstellen, Zusammenführen, aktualisieren  Genutzt von Mitarbeitern der operativen Ebene  Typische Systeme: Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Einkauf, Logistik …

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Anwendungssysteme auf Managementebene:  Systeme, die das mittlere Mgmt. In den Bereichen Kontrolle, Steuerung, Entscheidungsfindung und Administration unterstützen Managementinformationssysteme (MIS) und Entscheidungsunterstützungssysteme (EUS; DSS)  Managementinformationssysteme: Systeme, die durch die Bereitstellung von Übersichten und Berichten zur Kontrolle und Entscheidungsfindung dienen (einfache Modelle, Berichte und Analysen)  Entscheidungsunterstützungssysteme: Systeme, die Daten mit komplexen analytischen Modellen kombinieren um unstrukturierte Entscheidungsfindungsprozesse zu unterstützen ; Verarbeitung hochrelevanter Daten durch interaktive Verarbeitung, Simulationen und Analysen

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Anwendungssysteme auf strategischer Ebene:  Anwendungssysteme, die die langfristige Planung des Managements unterstützen  Führungsunterstützungssysteme (FUS, ESS): Systeme, die unstrukturierte Entscheidungsfindung durch erweiterte Grafik- und Kommunikationsfunktionen unterstützen; Verarbeitung von Daten zur Erstellung von Prognosen und komplexen Analysen

Wichtig ist, dass die verschiedenen Systeme integriert sind; dass sie also miteinander verknüpf sind und Daten austauschen.

Modellierung Um über Informationssysteme reden zu können, benötigt man eine eigene Sprache. Diese Sprache besteht vor allem aus Modellen.

Was ist ein Modell?  Eine Beschreibung der Wirklichkeit, die vereinfacht bestimmte Aspekte betont und einem bestimmten Zweck dient  Sie dienen dazu eine Übersicht über ein System zu geben, ohne zu viele Details zu erläutern  Sie dienen der Beschreibung sozio-technischer Systeme, also beispielsweise der Einbettung eines ERPs in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens  Es gibt verschiedene Modelle, die jeweils eine bestimmte Perspektive betonen (Arbeitsabläufe, Daten, Organisation, IT-Ressourcen)

Was zeichnet ein gutes Modell aus?  Syntax: Syntax beschreibt die Regeln einer Sprache, also alle Zeichen, Regeln und Konventionen wie die Zeichen zusammengesetzt werden  Semantik: Die Semantik befasst sich mit dem Inhalt und der Bedeutung des modellierten; in der Semantik wird geprüft ob tatsächlich die Realität wiedergegeben wurde; Teilaspekte sind die inhaltliche Korrektheit, inhaltliche Vollständigkeit, Verständlichkeit, Konsistenz (Frei von Widersprüchen), Prägnanz etc.  Pragmatik: Modellierung muss immer einen Zweck erfüllen, und nicht nur erstellt werden um ein Modell zu haben, was nicht genutzt wird; können als Grundlage für Entscheidungen,

Wissensspeicherung (Prozessdarstellung zur besseren Einführung neuer MA), Kommunikation (Organigramm zur Bildung von Teams) etc. genutzt werden

Modellierung von Prozessen  In der BWL haben Prozesse immer mehr Bedeutung, Prozessbetrachtungen ergänzen die klassische Perspektive der Aufbauorganisation  Was ist ein Prozess? Eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen durchgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen  Durch die Betrachtung und Veränderung von Prozessen lassen sich Arbeitsabläufe verbessern  Business Process Management (BPM) bzw. Geschäftsprozessmanagement ist ein systematischer Ansatz um Prozesse zu erfassen, gestalten, dokumentieren, messen, überwachen und zu steuern. Durch das Prozessmanagement sollen Unternehmensziele erreicht werden und die IT besser in die Organisation des Unternehmens eingebunden werden.  Ziele von BPM in der Praxis: Verbesserung bestehender Prozesse, Dokumentation bestehender Prozesse, Einführung neuer Prozesse  Was ist der Unterschied zw. Einem Prozess und einem Geschäfsprozess? Nicht einheitlich definiert; Ein Prozess enthält auch Materialflüsse, während ein Geschäftsprozess nur Datenund Informationsflüsse enthält  Bei der Modellierung von Geschäfsprozessen gibt es verschiedene Sichten, die aber nicht genau definiert bzw. vereinheitlicht sind.

Prozessmodellierung mit BPMN – Basics  BPMN = Business Process Model and Notation  BPMN wurde im Jahr 2006 als Sprache zur Modellierung von Prozessen standardisiert  in Deutschland wird insbesondere im Umfeld der Arbeit mit SAP sehr stark mit EPKs gearbeitet  BPMN ist ein Standard, der auf breiter Basis eingesetzt wird. Sowohl bei Betriebswirten als auch bei Softwareentwicklern  BPMN ist eine Sprache für Business Process Management, also Geschäftsprozessmanagement

Prozessautomatisierung  Eine Prozessautomatisierung ist nie vollständig automatisiert. Gewisse Tätigkeiten müssen weiterhin manuell durchgeführt werden.  Zentrale Komponente ist eine Process Engine, die erkennt, wenn Aufträge eingehen und den Handlungsbedarf an den Mitarbeiter weiterleitet. Sie kann außerdem Informationen zur Verfügung stellen und Verbindungen zu Schnittstellen mit anderen Programmen schaffen.  Die Entscheidung, wann welche Aufgabe gemacht werden muss, entscheidet die Process Engine anhand eines Modells. Daher ist es wichtig, dass ein Abbild des Prozesses vorhanden ist. Eine einheitliche Notation für die Darstellung von Prozessen ist extrem wichtig, damit jeder Sachkundige das Modell versteht und internationale Standards umgesetzt werden können.

Die BPMN Elemente

Aktivitäten:  Aktivitäten sind Arbeitseinheiten für deren Bearbeitung Zeit benötigt wird  Notation: Viereck mit abgerundeten Ecken  Aktivitäten können von einem bestimmten Typ sein, der die Aufgabe näher charakterisiert: a) Benutzer-Aufgabe wird von MA durchgeführt b) Service-Aufgabe wird automatisiert ausgeführt c) Nachrichten-Senden-Aufgabe innerhalb der Aufgabe wird eine Nachricht verschickt d) Nachrichten-Empfangen-Aufgabe innerhalb der Aufgabe wird eine Nachricht empfangen

Sequenzflüsse:    

Aktivitäten werden koordiniert durchgeführt, d.h. es gibt Regeln über den Ablauf Die Reihenfolge der Aktivitäten wird durch einen Sequenzfluss bestimmt Notation: durchgezogener Pfeil Die Sequenz bedeutet, dass B erst beginnen darf, wenn A geendet hat. B muss aber nicht sofort beginnen.

Regeln und Konventionen: Es wird unterschieden zwischen Regeln und Konventionen:    

An Regeln muss sich gehalten werden, sie sind fest vorgeschrieben Bspw: Innerhalb eines Pools werden Aktivitäten nur durch Sequenzflüsse verbunden Konventionen sind Vorschläge, die wenn möglich eingehalten werden sollten Bspw.: Bei Aktivitäten sollte das Objekt-Verrichtungsprinzip eingehalten werden; alle Aktivitäten sollen möglichst aus Objekt + Verb bestehen

Annotationen:  An einem Prozess können mithilfe von Annotationen zusätzliche Informationen angehängt werden.  Notation: Text in einem angedeuteten Viereck mit einer gepunkteten Linie mit dem Objekt verbunden  Beispielinformationen: Dauer des Prozesses / der Aktivität

Prozessspur:  Die Prozessspur ist eine vereinfachte Darstellung der Zeitachse, bei der man nur die Reihenfolge der Aktivitäten betrachtet  Durch Prozessspuren kann die Semantik von Prozessmodellen besser visualisiert werden

Prozessmodell vs. Prozessinstanz:  Eigentlich gibt es nicht den einen „Prozess“ sondern immer ein Prozessmodell und eine Prozessinstanz  Das Prozessmodell ist ein abstraktes Modell, welches den Vorgang beschreibt  Die Prozessinstanz ist eine konkrete Beschreibung der Bearbeitung bei Vorliegen eines speziellen Falls

Token:    

Prozessinstanzen können durch Token (deutsch: Münzen) visualisiert werden Ein Token ist eine Marke, die die Identität eines Objektes klärt die Token legen die Reihenfolge der Bearbeitung fest und verhindern so Kollisionen jedes Token repräsentiert eine Instanz der Bearbeitung

Ereignisse:  Ereignisse stehen immer vor oder hinter einem Prozess, das heißt durch ein Ereignis wird ein Prozessschritt gestartet oder beendet  Ereignisse beschreiben, dass etwas bereits passiert ist.  Ereignisse nehmen daher auch keine Zeit in Anspruch.  Es gibt 3 Arten von Ereignissen: 1) Startereignisse  führen dazu, dass ein Prozess gestartet wird Ein Prozess muss immer mit einem Ereignis beginnen Darstellung als einfacher Kreis 2) Endereignisse zeigen das Ergebnis eines Prozesses an  Ein Prozess muss immer mit einem Ereignis enden  Darstellung als fetter Kreis 3) Zwischenereignisse  stellen einen im Rahmen des Prozesses erreichten Status dar  Darstellung als doppelter Kreis  Ereignisse und Aktivitäten werden durch Sequenzflüsse verbunden  Ereignisse können durch Symbole typisiert werden: a) Zeit-Ereignis (Uhr) b) Nachrichten-Ereignis (Brief) c) Signal-Ereignis (Dreieck) bspw.: Anzeige in Zeitung gelesen d) Bedingungs-Ereignis (Stapel) bspw.: genügend Material vorhanden

Gateways:  Reine Sequenzflüsse können nur eine Abfolge von Aktivitäten darstellen  Mithilfe von Gateways können zusätzlich Abzweigungen, Alternativen, Schleifen etc. dargestellt werden  Darstellung durch eine Raute  Verschiedene Typen von Gateways:

a) Exklusives Gateway (X in der Raute  x = xor = entweder oder ) es gibt entweder das eine oder das andere; es wird nur ein Zweig verfolgt das exklusive Gateway wird am häufigsten verwendet

falls verschiedene Antworten sich nicht ausschließen, muss ein internes Gateway verwendet werden Gateways können die Zweige eines Prozesses vereinigen, bspw. muss man dies tun, wenn der nachfolgende Schritt für alle Antwortmöglichkeiten gleich ist, bzw. wenn der Prozess unabhängig von der Antwort mit einem Endzustand endet. Gateways, die einen Sequenzfluss aufspalten = Split; Gateways, die mehrere Sequenzflüsse vereinigen = Join

b) Paralleles Gateway ( + in der Raute )  Es können mehrere Vorgänge parallel ablaufen, indem man den Prozess in Teilzweige aufteilt und später wieder zusammenführt  Beim parallelen Gateway werden alle Zweige verfolgt, nicht wie bei XOR  Nach einem Join geht es nur weiter, wenn ALLE eingehenden Zweige aktiv sind  Da keine Entscheidung getroffen wird, muss auch keine Frage angegeben werden c) Inklusives Gateway (Kreis in der Raute ) 

Man kann entweder die eine, oder die andere, oder beide Alternativen wählen

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Notation: Raute mit Kreis

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Bei einem Inklusiv-Split-Gateway muss mindestens ein Zwei aktiviert werden, es können aber auch mehrere oder sogar alle Zweige aktiviert werden

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Ein Inklusiv-Join-Gateway aktiviert den nächsten Zweig erst, wenn die aktivierten Zweige ein Signal an das Join-Gateway gegeben haben.



Da eine Entscheidung getroffen werden muss, sollte über dem Gateway eine Frage und an den Zweigen die jeweiligen Alternativen notiert werden

d) Komplexes Gateway ( * in der Raute ) komplexe Gateways werden nur sehr selten verwendet sie werden nur genutzt, wenn keiner der anderen Gateways die Situation richtig darstellen kann die Bedingung des Gateways ist hier nicht am Symbol zu erkennen, sondern muss als Annotation über dem Gateway vermerkt werden B

e) Standardfluss ( / durch den Sequenzfluss) Wenn bei XOR, bei parallelen oder bei inklusiven Gateways keine der Alternativen gewählt wird, würde normalerweise der Prozess stoppen Um das zu verhindern, baut man bei dem Gateway einen Standardfluss ein, der nur aktiviert wird, wenn keine der anderen Alternativen gewählt werden Der Name Standardfluss täuscht, da diese nicht häufig, sondern eher selten gewählt werden.

Prozesspfade ohne Gateways:  Man sollte auf die Möglichkeit Gateways nicht darzustellen verzichten, da sonst häufig Fehlinterpretationen erfolgen und zu Missverständnissen führen  Ein Split ohne Gateway entspricht einem parallelen Gateway  Ein Join ohne Gateway entspricht einem exklusiven Gateway  Eine Möglichkeit auf Gateways zu verzichten, sind bedingte Flüsse: Der Sequenzfluss wird um eine kleine Raute erweitert und an den Fluss wird die Bedingung geschrieben; der entsprechende Pfad wird nur genutzt, wenn die Bedingung erfüllt ist

Bsp.: Konvention: Man sollte nicht auf Gateways verzichten, um Fehlinterpretationen zu vermeiden!  Es gibt eine Ausnahme: Bei schleifen, darf das zusammenführende Gateway weggelassen werden

Man sollte einen Prozess immer mit EINEM Ereignis beginnen  Ein durch zwei Ereignisse gestarteter Prozess funktioniert nicht  Im Notfall müssen mehrere Startereignisse durch einen exklusiven Gateway verbunden werden, aber nie mit einem parallelen Gateway

Man sollte Mixed Gateways vermeiden  Wenn man zwei Pfade vereinen und sofort danach wieder aufsplitten möchte, neigt man dazu dafür nur ein Gateway zu verwenden  Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollte das allerdings vermieden werden und besser zwei Gateways hintereinander geschaltet werden

Alle Pfade sollen beendet werden  Prozesspfade enden entweder in einem Gateway oder durch ein Endereignis  Dies sollte auch so ausgeführt werden, da Pfade, die mit einer Aktivität enden zu Unsicherheiten führen können

Schleifen:  Wenn man einen Teil eines Prozesses mehrmals durchlaufen möchte, ist es notwendig Rücksprünge einzubauen. Dadurch entstehen Schleifen  Bsp. Authentifizierung am Geldautomaten: EC-Karte rein Pin eingeben  Falls Pin korrekt weiter, falls Pin falsch Pin erneut eingeben  Prozesse, bei denen Schleifen verwendet werden: Mehrere Bücher ausleihen, mehrere Studenten in eine Liste eintragen … man darf beim Prozess also keinen Plural verwenden, sondern es wird immer eine Aktivität für ein Objekt durchgeführt

 In diesem Fall darf auf das Join-Gateway verzichtet werden:

 Steht die Abbruchbedingung vor dem Schleifenkörper, kann der Prozess auch durchlaufen werden, ohne die Aktivität ein einziges Mal zu tun

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Prozessmodellierung mit BPMN – Pools & Lanes Pools und Lanes stellen dar, wer eine Aktivität durchführt, also wer die einzelnen Aufgaben erledigt

Was sind Pools und Lanes?  Ein Pool stellt immer eine Organisation bzw. Abteilung dar; Pools werden mit Hilfe eines Rechtecks dargestellt: Links wird durch einen Strich der Name der Organisation abgetrennt

 Aktivitäten, die in einem Pool platziert werden, werden von jemandem aus diesem Pool durchgeführt (Rolle, konkrete Person, IT-System…)  Ein Pool kann in mehrere Untereinheiten zerlegt werden, die durch Lanes dargestellt werden  Eine Lane kann eine Rolle, eine konkrete Person, eine Abteilung oder ein IT-System sein

 Der Begriff Pool und Lane kommt von der Ähnlichkeit mit den Bahnen in Schwimmbecken

Regeln für die Verwendung von Pools und Lanes 1) Lanes liegen immer in einem Pool, sie können nicht alleine stehen 2) In BPMN 2.0 werden in dem Pool keine Striche zur Abgrenzung der Schrift gezogen 3) Aktivitäten, Gateways und Ereignisse innerhalb eines Pools werden mit Sequenzflüssen verbunden

4) Man darf nicht eine Aktivität durch mehrere Lanes laufen lassen, sondern muss die Aktivität kopieren und in jede Lane einzeln einfügen; um die Gemeinsame Aktivität zu betonen, können die Aktivitäten durch gestrichelte Linien gruppiert werden

Alternativ dazu kann eine weitere Lane zum Pool hinzugefügt werden, die die gesamte Gruppe, also alle beschreibt  Die gemeinsame Aktivität wird dann in der Lane der Gruppe durchgeführt 5) Verbindungen zwischen verschiedenen Pools werden NICHT durch Sequenzflüsse, sondern durch Nachrichtenflüsse dargestellt. Dies liegt daran, dass jeder Pool eine eigene Organisation darstellt und einen eigenen Prozess hat, der grundsätzlich unabhängig vom Prozess des anderen Pools ist. Eine Person aus Pool A hat keinen Einfluss auf den Prozessablauf bei Pool B.  Mögliche Nachrichten: E-Mail verschicken, Anruf tätigen, Auftrag kommt rein, Bestellung wird abgegeben  Nachrichtenflüsse werden als gestrichelte Pfeile dargestellt  Wenn der Prozess des zweiten Pools nicht sichtbar ist, wurde er zugeklappt. Dies macht man, um einen Überblick zu behalten und sich nicht auf Details zu konzentrieren  Regeln: I. Aktivitäten, Gateways und Ereignisse INNERHALB EINES POOLS werden mit Sequenzflüssen verbunden II. Aktivitäten, Gateways und Ereignisse ZWISCHEN POOLS werden mit Nachrichtenflüssen verbunden III. Namensflüsse zwischen zugeklappten Pools sollten einen Namen erhalten, um die Kommunikation zu verdeutlichen IV. Nachrichtenflüsse sind nur bei folgenden Elementen erlaubt: In Aktivitäten hinein, aus Aktivitäten hinaus, in Nachrichtenereignisse hinein, aus Nachrichtenereignissen hinaus; alle anderen Verbindungen sind verboten V. In jedem Pool läuft ein unabhängiger Prozess, die verschiedenen Prozesse werden über die Nachrichtenflüsse synchronisiert (Choreographie)

Prozessmodellierung mit BPMN – Erweiterungen  In BPMN liegt der Fokus zwar auf dem Ablauf, es können allerdings auch Daten dargestellt werden: Datenobjekte werden durch ein Dokument oder eine Datenbank dargestellt und werden über gepunktete Pfeile mit Aktivitäten, Ereignissen oder Sequenzflüssen verbunden  Prozesse können in Teilprozesse zerlegt werden, so dass man Teilprozesse die in mehreren Geschäftsprozessen ablaufe...