Diagnostico organizacional de una farmacia PDF

Preview

Summary

realizaciòn de un diagnòstico organizacional de una farmacia...

Description

TRABAJO DE 3º NOTA

TRABAJO DE 3º NOTA: DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA: ¨ FARMA-WILL¨. ALUMNO: CASSATARO, LEONEL EMILIANO DOCENTE: LIC. VARGAS USTARES, MARIA EUGENIA CÁTEDRA: DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL CARRERA: LIC. EN PSICOLOGÍA

INTRODUCCIÓN: El presente trabajo consiste en la aplicación de los conocimientos adquiridos durante el cursado de la materia Diagnóstico Organizacional sobre una organización elegida por el alumno. Dicha organización fue seleccionada utilizando como criterios: *una organización cuya estructura organizacional fuese de baja complejidad para su estudio, considerando la inexperiencia del estudiante en análisis organizacional. *la accesibilidad de la misma para la realización del trabajo antes mencionado, a partir de un informante (familiar del estudiante) que facilitó el contacto, ingreso y el estudio de la misma. Posteriormente, se elaboró un marco teórico para contextualizar el trabajo a realizar.Este trabajo consistió en:1) la recolección de datos a partir del diseño y aplicación de diferentes instrumentos.; 2) el análisis de dichos datos para confeccionar un diagnóstico organizacional y 3) la realización de una serie de propuestas de mejoras de la empresa evaluada.

OBJETIVOS Objetivos Generales:



Transferir y aplicar los conocimientos brindados por la materia Diagnóstico Organizacional al análisis de una organización.

Objetivos Específicos:



Realizar un diagnóstico organizacional de la Farmacia FARMA-WILL investigando las dimensiones del modelo de análisis de Schlemenson: proyecto, tarea y tecnología, estructura organizativa, integración psicosocial, sistema político, condiciones de trabajo y contexto.



Realizar una matriz FODA a partir del análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización.



Elaborar propuestas de mejoras de la organización.

FICHA TECNICA DE LA ORGANIZACIÓN Nombre:

FARMA-WILL

Razón Social:

FARMA-WILL

Ramo de actividad / Sector:

Farmacia: venta de medicamentos en gral. (Con especialidad en oncología y urología) y perfumería (en menor medida). Ciudad de Córdoba.

Mercado al que apunta:

Posición en el mercado:

En Córdoba Capital el negocio tiene una buena posición dentro del mercado farmacéutico debido a su especialidad en oncología y urología. *Central (no posee filiales). Dueños – Dirigentes-Gerentes-Propietarios Compras – Ventas (Venta al público).

Estructura de la Organización:

Administración. Administración de Sistemas Informáticos. (Diseñador pagina Web). Repartidor (envíos a domicilio).

Cantidad de empleados:

Los 2 dueños y 5 empleados.

Ubicación geográfica:

Santa Rosa 390

Inicio de actividades:

Año 2007

Página Web:

http://[email protected]

Fecha de relevamiento:

Abril-Mayo del 2012

CARACTERÍSTICAS ACTUALES DE LA ORGANIZACIÓN:

Productos que comercializa: Es una farmacia dedicada a la venta de medicamentos en gral. (Con especialidad en oncología y urología) y perfumería (en menor medida).

Misión/Visión/Estrategia: Su visión principal es convertirse en una de las más importantes farmacias especializadas en oncología y urología de Córdoba Capital. Y para poder lograr dicha visión, tiene: 

Como misión: la satisfacción del cliente en base a la rapidez en la atención y el trato personalizado del equipo de trabajo.



Y como estrategia: utiliza como factor de competitividad central para posicionarse en el mercado una estrategia de diferenciación basada en la especialización en oncología y urología.

Cultura Empresarial: Dentro de los valores que considera esenciales se encuentran: -Actitud de respeto, honestidad y compromiso con los clientes y las instituciones con las que se relaciona. -el prestigio, la experiencia y la confiabilidad. -la camaradería dentro del grupo de trabajo.

Organizaciones con las que se relaciona:

PROVEEDORES: *Laboratorios (elaboran los medicamentos): Bayern, Roemers y Raffo. *Droguerías (distribuidoras): Del Sur,Meta,Distoncor.

COMPETENCIA: Leader, Albión, Nueva Córdoba.

MUTUALES (OBRAS SOCIALES): APROSS y PAMI.

TRANSPORTISTAS: Oca.

Público externo (CLIENTES): Los clientes de la farmacia están relacionados principalmente con pacientes oncológicos o con problemas urológicos derivados por su médico de cabecera(al estar cubiertos por las obras sociales: APROSS y PAMI). Además de los clientes particulares que acuden al negocio por otras razones (medicamentos en general y perfumería).

Organigrama (Estructura): El organigrama que uno puede elaborar a partir de la información brindada (puesto que no posee organigrama formal) es el siguiente:

Gerencia

Administración (Supervisor de mando medio)

Administrativo

Compras-Ventas (Supervisor de mando medio)

Repartidor a domicilio

Administración de sistemas informáticos

Reseña Histórica de la Organización: La farmacia FARMA-WILL surge por iniciativa de Norman Will (propietario y dueño junto con su esposa).quien luego de trabajar como visitador medico durante más de 30 años para diferentes laboratorios de Córdoba (tales como: PFIZER, LA BIANCA), se jubila y decide abrir su propio negocio aprovechando sus contactos, experiencia y el capital reunido durante toda su vida laboral. La farmacia inicia su actividad en el año 2007 en Tucumán 369(trasladándose posteriormente a su actual local que alquila en Santa Rosa 390), con 3 de sus 4 hijos como empleados, a los cuáles se agregaron 2 empleados más con el correr del tiempo debido a la necesidad de satisfacer la demanda con rapidez y eficiencia. Desde sus comienzos la farmacia se especializó en medicamentos oncológicos y urológicos, (más allá de vender, aunque en menor medida, remedios en general y perfumería), obteniendo una muy buena respuesta; y se mantiene con esta modalidad de trabajo en la actualidad.

MARCO TEORICO El hombre es un ser social que necesita para su supervivencia de la cooperación con sus semejantes ,constituyendo organizaciones (en las cuáles transcurre su vida)mediante las cuáles alcanza metas que sería imposible lograr individualmente (producir la mayoría de los bienes y servicios que necesita). Es importante aclarar que las organizaciones, al mismo tiempo que satisfacen las necesidades, también son fuente de frustración de otras necesidades, como las de recreación y descanso. Citando a algunos autores que definen a la organización, encontramos a Schein (1998)…¨ La coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito explícito y común a través de la división del trabajo y funciones y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad ¨. Dada la importancia de las organizaciones para vida del hombre, es fundamental el rol del psicólogo organizacional ,quién se encuentra formado en conceptos generales de la psicología pero especializado en organizaciones y en la aplicación de herramientas psicológicas vinculadas ,en este caso, al Desarrollo Organizacional. A su vez, Rodríguez (1999) define el Desarrollo Organizacional como: ¨ Un proceso de cambio planificado de la organización para el que es necesario en primen lugar: conocer la situación por la que atraviesa la empresa y luego: evaluar los resultados de cambios propuestos e implementados ´. Y al Diagnostico Organizacional como: ¨ el análisis que se hace para evaluar la situación de la empresa, sus problemas, potencialidades y vías eventuales de desarrollo ¨. ¨ La descripción n o explicación hecha por un observador, del operar de una organización ¨. A las organizaciones les resulta necesario conocer su situación porque las mismas se encuentran sometidas al cambio constante producto de sus procesos da adaptación a las modificaciones del entorno externo (otras organizaciones por ejemplo) e interno (los procesos psicosociales generados por la relación entre las personas); procesos que primero debe conocer, para recién después poder utilizarlos para provecho de sus propios objetivos. El psicólogo organizacional, para realizar el Diagnóstico Organizacional, utiliza como instrumentos: los modelos de análisis organizacional o de diagnóstico organizacional, los cuáles se encuentran formados por un conjunto interrelacionado de variables y conceptos que dan una explicación coherente del funcionamiento organizacional. ¨ Tras cada uno de estos modelos encontramos una aproximación teórica (paradigma) que explica el devenir de las organizaciones ¨ (Rodríguez).

Para el presente trabajo se utilizará el modelo de Schlemenson, quien propone como dimensiones relevantes para el análisis organizacional las siguientes: 1) El Proyecto en que se sustenta la organización: que consiste en la concreción de una idea respecto de algo que pueda ser creado (objeto, bien o servicio) y que satisfaga las necesidades de terceros (individuos, grupos u organizaciones).El mismo debe reunir una serie de características: debe ser fiel, coherente, explícito y compartido (por los miembros de la organización). 2) Tarea y Tecnología: con tecnología nos referimos a: A) los equipos y recursos materiales necesarios para realizar las tareas. B) y a los conocimientos necesarios para el uso de dichos equipos y recursos materiales. 3) Estructura Organizativa: Schlemenson (1998) la define como: ¨ un sistema interrelacionado de roles oficialmente sancionados que forman parte del organigrama y de la definición de funciones y responsabilidades ¨.Es necesario aclarar que pueden coexistir 4 diferentes tipos de estructuras organizativas (la formal u oficial, la presunta, la existente y la requerida) en una misma organización, generándose conflictos cuando difieren entre si. 4) Integración Psicosocial:a nivel horizontal, hace referencia a las relaciones entre pares ,y a nivel vertical, hace alusión a las relaciones entre superiores y subordinados. 5) Sistema Político: grupos significativos de poder que se organizan espontáneamente y en forma paralela al sistema de autoridad formal de la organización (el cuál, está predeterminado por la estructura organizativa).Entre estos 2 sistemas se producen intercambios y negociaciones. 6) Contexto: la organización mantiene una relación de intercambio con el contexto, que afecta a su propia dinámica interna. 7) Condiciones de trabajo: trata sobre la satisfacción (y realización) de los miembros de una organización.Se focaliza en: A) el tratamiento justo y equitativo, que abarca: el salario, el confort y la salubridad, la posibilidad de realización personal, las oportunidades de participar, las alternativas de desarrollo, etc .B) Prestar importancia a las necesidades del yo y a la realización presonal.Permitir la utilización del potencial creativo de los empleados. Considerando que la organización sobre la cuál se trabajará es una empresa familiar, a continuación se desarrollará dicha temática.

La empresa familiar: Se considera empresa familiar: aquellas empresas en que la propiedad y la dirección están en manos de uno o más miembros de una o más familias. Y en su conformación se incluyen 2 sistemas diferentes en estructura de valores y en los aspectos que suelen definir las relaciones entre los individuos en cada sistema: sistema empresa y sistema familia. El sistema familiar hace referencia a un grupo social de tipo primario que reconoce raíces vinculantes entre sus miembros básicamente emocionales.

El sistema empresario puro (no atado a una estructura familiar de base), se basa en el cumplimiento de las tareas encomendadas mediante una cadena de mandos jerárquica y en la que cada uno de los actores desempeña el papel que se espera a de él acorde con la función encomendada. La confluencia de estos dos sistemas en la empresa familiar, le confiere a ésta, características particulares que la diferencian de otros tipos de empresa. Sistema familiar: integrado por los padres e hijos, cuyas características son: *Ser un sistema básicamente emocional en la vinculación entre sus miembros (lazos afectivos). *Los lazos y las conductas en las relaciones familiares se encuentran influenciadas por el subconsciente (por ejemplo: la necesidad de los padres de ser más fuertes que sus hijos). *La introversión: al cultivarse los valores de lealtad, protección y educación de sus miembros. *La existencia de una estructura conservadora que tiende a minimizar el cambio y mantener el equilibrio familiar. Sistema empresa: está conformado por miembros de diversa extracción (se trata de un grupo secundario, y como tal, los integrantes forman parte del mismo en función del beneficio que esperan obtener, de la satisfacción de sus motivaciones personales): empleados, directores, clientes, proveedores. Sus características son: *Ser un sistema de base laboral: se establecen relaciones contractuales donde el personal cumple tareas a cambio de una remuneración convenida. *Las conductas en las relaciones laborales se encuentran concientemente determinadas. *La extroversión: se orienta hacia el mundo exterior dado que se producen bienes y servicios para el mercado. *La existencia de una estructura que tiende al alto aprovechamiento del cambio (lo promueve, a fin de asegurar su supervivencia).

En las empresas colectivas estos 2 sistemas básicamente incompatibles actúan en forma independiente, pero en las empresas familiares no sólo se superponen, sino que son realmente interdependientes.Sus objetivos y prioridades diferentes producen las tensiones, fricciones y conflictos característicos que existen en las empresas familiares, y allí donde se superponen crean inconvenientes para los miembros de la familia.Es importante aclarar que el conflicto que surge de la superposición de los sistemas mencionados no puede evitarse completamente. Por ello, el desafío permanente de las empresas familiares es lograr ¨ un correcto equilibrio ¨ (entre los componentes del sistema), que es aquél que permite manejar adecuadamente la empresa sin alterar la armonía familiar.

Es decir, encontrar ciertas formas de limitar esa superposición, de separar sus vidas familiares y laborales, y de reducir las posibilidades de que surjan problemas como consecuencia de la contraposición de valores entre una esfera de acción y la otra.

Además, es importante considerar el enfoque de la autoorganización de Schvarstein y Etkin, el cuál, intenta proporcionar un esquema conceptual y operativo que permita una permita una mejor explicación de la realidad organizacional y el desarrollo de las políticas de gestión. La autoorganización es una capacidad que poseen las organizaciones sociales (como sistemas) que está constituida por diversos componentes: a) producir por sí sola los componentes, relaciones y actividades (como la elección de los objetivos) que necesita para seguir operando. b) Mantener la identidad (rasgos que distinguen a cada organización como singular, particular y distinta de las demás) frente a alteraciones del entorno. c) Autonomía: fijan sus propias reglas de operación, y éstas no están subordinadas a las relaciones con el contexto.Las reglas del entorno son procesadas de manera tal que se preserven las coherencias internas y asegurar así la supervivencia del sistema. Además, la autonomía implica la capacidad de las organizaciones de sobrevivir en condiciones contextuales diferentes de las de su creación d) Existencia de procesos internos de control que regulan las operaciones del sistema y delimitan las fronteras de la organización e) Capacidad del sistema para renovarse estructuralmente ante situaciones de crisis y catástrofes.

METODOLOGÍA E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS: Los modelos de análisis orientan la investigación en términos de:1) cuáles serán las variables relevantes para realizar el diagnostico organizacional, y 2) cómo se articularán las mismas para

dar una visión sobre los procesos organizacionales, que sirva para la elaboración de propuestas de cambio. Para ello, es necesario obtener información sobre dichas variables a partir de la aplicación de diferentes técnicas de recolección de datos. En nuestro caso particular se utilizarán: la observación participante, la entrevista (que se aplicará a uno de los dueños de la empresa) y el cuestionario (que se aplicará al resto de los empleados ). A continuación se definirá cada una de las técnicas y se presentará un modelo de cada una de ellas. LA OBSERVACION PARTICIPANTE: el investigador se introduce en el sistema observado, en este caso, una organización (pasando a ser uno de sus miembros), para captar y registrar información para su análisis posterior, utilizando una serie de pautas que guíen el proceso de observación. LA ENTREVISTA: Darío Rodríguez (1999) la define como: ¨una conversación que el investigador sostiene con un miembro de la organización que se pretende diagnosticar, con el objetivo de obtener: información sobre diversos temas de la organización, y la opinión del entrevistado sobre los mismos ¨. CUESTIONARIO: es un conjunto de preguntas impresas que se administra masivamente a numerosas personas en el mismo orden y con los mismos términos.El mismo puede contener preguntas abiertas(es el encuestado quien elabora la respuesta al desarrollar un tema) o cerradas (el encuestado sólo selecciona su respuesta entre alternativas previamente definidas por el investigador).

Entrevista semi-estructurada: Para elaborar la entrevista o cuestionario con preguntas abiertas se utilizo el modelo de análisis o de diagnostico organizacional de Schlemenson (que engloba o abarca a las variables del modelo para armar de Rodríguez)

1) PROYECTO: a) Descríbame la historia de la organización: su creación, cómo surgió, quiénes participaron en su creación y si lo siguen haciendo actualmente, momentos críticos, cambios y transformaciones de importancia. b) ¿Cuál fué la idea o proyecto del cuál nació la empresa (qué servicios prestar a la comunidad)?; es decir, ¿qué objetivos (metas), misión y estrategias se propusieron al crear la empresa? c) ¿Considera que los empleados conocen el proyecto o los objetivos organizacionales? d) ¿Cuáles considera usted que son los puntos fuertes de la empresa? e) ¿Cuáles considera usted que son los puntos débiles de la empresa? 2) CONTEXTO: a) ¿Cuales son las organizaciones con las cuales trabaja o tiene relación la farmacia? por ej: obras sociales o mutuales, proveedores, transportistas y clientes). ¿Cómo es su relación? ¿Qué aspectos mejoraría)? ¿Considera usted que la organización responde a las demandas de los clientes? b) ¿Quienes son los principales competidores? ¿Que diferencia a su negocio de la competencia? c) ¿Qué cambios en el contexto han tenido o tienen injerencia en la empresa? (por ejemplo: crisis socio-económicas-políticas, ya sea nacionales o internacionales)? ¿Cómo sobrevivieron? c) ¿Cuáles considera usted que constituyen oportunidades para la empresa? e) ¿Cuáles considera usted que constituyen amenazas para la empresa?

3) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA a) ¿Quiénes son los integrantes del negocio? (características del plantel en términos de: edad, sexo, educación, antecedentes laborales, nivel y calidad de capacitación, lugar de residencia (datos personales). b) Describa el organigrama o estructura organizacional del negocio (estructura jerárquica). c)¿Quién controla cada área?.¿Hay encargados?¿Quien los designa?¿Quién coordina los procesos de trabajo? 4) TAREAS Y TECONOGÍA: a) ¿Cómo se distribuyen las tareas en la farmacia? ¿Hay funciones establecidas para cada puesto? .Enumérelas. ¿Se cumplen? ¿Hay superposición de tareas?. ¿Posee la empresa un manual de puestos?

b)¿Se evalúa el desempeño de los empleados(de manera formal o informal)?¿Con que frecuencia?¿como se los evalúa(con que criterio)?¿Posee la farmacia un manual de evaluación de desempeño? c) ¿Qué criterios se utiliza ...