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Universidad Tecmilenio

Fundamentos de la administración

Actividad 2. Planteamiento del proyecto

Nombre del participante: Edgar Eduardo Aquino Martínez

Fecha: 24 /02/2021

Planteamiento del proyecto

1. Proyecto: Certificación DSI Automatización de los procesos de Dispersión y Padrón

2. Marco teórico Becas Benito Juárez Educación Media Superior. Es el programa cuyo objetivo es que las alumnas y alumnos de Instituciones Públicas de Educación Media Superior de modalidad escolarizada o mixta, así como de otras Instituciones de Educación Media Superior de modalidad escolarizada que se ubiquen en localidades o municipios indígenas, localidades o municipios de alta o muy alta marginación o en Zonas de Atención Prioritaria, permanezcan y concluyan este tipo educativo, mediante una beca (2). Para lograr este alcance se requiere de la participación de instituciones con presencia en los sectores previamente mencionados, por lo que banco Azteca fue seleccionado ya debido a que cumple esta necesidad. Banco mexicano fundado en el año 2002, siendo el 30 de octubre su primer día de funciones. Actualmente, Banco Azteca opera desde las tiendas Grupo Elektra, Salinas & Rocha y Bodega de Remates, en algunos casos el banco opera fuera de estas tiendas Cuenta con más de 4,000 sucursales en México, Panamá, Guatemala, Honduras, El Salvador y Perú y es el quinto banco entre las instituciones financieras nacidas en México." (1). Por lo que desde el 2019 banco azteca inicio a realizar las dispersiones a nivel nacional, mediante cartas físicas que contenían un QR o Código de barras las cuales únicamente se podían cobrar en Elektra y Banco azteca, con el tiempo se extendió la red de cobro a tiendas departamentales, alguna de estas son Wal-Mart, Bodega Aurrera, Súper Neto, Chedraui. Debido a los elevados costos operativos y de logística de distribución de ODP’s (órdenes de pago) físicas, aunado al robo de las mismas, el primer año se implemento un reforzamiento en la seguridad de identificación para realizar el cobro. En octubre de 2019 inicio el desarrollo del la plataformas Bienestar Azteca, iniciando operaciones piloto con un padrón pilotos el 28 de mayo de 2019, y la primer dispersión el 2 de junio del mismo año, con estos dos procesos de manera manual.

La evolución del programa y las necesidades emergentes por la contingencia sanitaria del Sars – cov 2 (Covid 19) se analizo y decidió desarrollar un APP y con ello mejorar la seguridad y experiencia de usuario, la cual deberá ser liberada en la semana 9 del 2021. Las características presentadas en la evolución del programa social Becas Benito Juarez Educación media superior lo catalogan como un proyecto. De acuerdo al IPMA. Un Proyecto es un esfuerzo único, temporal, multidisciplinario y organizado para producir los entregables acordados, cumpliendo con requerimientos y restricciones predefinidos. (3)

3. Planteamiento del problema Banco azteca desarrollo una página web para realizar las dispersiones de las becas, las dispersiones son procesos que operan de forma manual, exponiendo los datos sensibles de los beneficiarios. Debido a la solicitud de gobierno para iniciar operaciones el tiempo para salir a producción fue corto, por lo que el principal enfoque fue el desarrollo de la página web Bienestar y se dejo de lado los procesos de operaciones los cuales se quedaron manuales sin la aprobación de DSI para salir a operación. Para la liberación de la App se determino con DSI que al menos uno de estos procesos se deberá automatizar desmullendo al mínimo la interacción humana, de lo contrario no podrá salir a producción la APP y se seguiría dando servicio mediante la página web. Para brindar una mayor confianza al gobierno, se acordó que para disminuir el robo de información y con ello el robo de becas que se ha venido presentando en los últimos meses, se realizaría la automatización en ambos procesos para poder salir a producción con la App y así tener certeza de que no se trata de una fuga de información del banco. El reto principal de la primera fase del proyecto es la automatización de los dos procesos principales y detonantes de todo el proyecto, la dispersión y el empadronamiento, los cuales actualmente detonan toda la operación existente detrás de la entrega de becas a 4660654 beneficiarios por lo que este es sumamente delicado para la operación, debido a que si algo saliera mal no se podría brindar el servicio de entrega de becas a los beneficiarios. Ante DSI solo se requiere automatizar un proceso (Dispersión), y con gobierno se acordó que se automatizaran los dos para salir a producción, por lo que cumpliendo con la automatización de un proceso se podrá salir a producción aun cumpliendo parcialmente con gobierno. Siendo este tema un punto determinante por el tiempo de desarrollo para la generación de la automatización de los dos procesos y el tiempo pactado por gobierno para liberar.

Conclusión: Se le debe presentar el nuevo plan detallado a gobierno indicando los alcances de cada fase para evitar un engaño y quebrantar las reglas y acuerdos previamente establecido con ellos , si bien, se puede seguir trabajando y salir a producción sin los dos procesos automatizados, las implicaciones de legales y económicas pueden ser contraproducentes para el banco.

4. Objetivo General. Automatizar los procesos de dispersión y padrón en forma paralela al desarrollo del App, mediante las especificaciones de DSI para liberar la Fase 1 y 2 del APP.

5. Objetivos específicos. Objetivo Especifico 1. Comparar el cumplimiento del proceso actual con los estándares de DSI Objetivo especifico 2. Diseñar Fijo de proceso de dispersión y padrón. Objetivo especifico 3 Generar plan de trabajo con esfuerzo tiempo y costo Objetivo especifico 4. Certificar al menos 1 proceso de automatización en DSI. Nota: El certificar es el proceso para obtener la aprobación de DSI.

Alcance De acuerdo a la Guía del PMBOK® (Guía del PMBOK®) - Sexta Edición, controlar el alcance es el proceso de monitorear el estatus del alcance del producto y del proyecto, así como administrar los cambios del alcance de línea base. Esto implica que durante el desarrollo del proyecto el alcance puede cambiar con respecto a lo que inicialmente se acordó. 1. Asegurar la información a partir de que gobierno coloca el archivo inicial en el SFTP mediante un archivo codificado con llaves GPG, hasta la entrega de información de la salida del archivo procesado en una carpeta del SFTP mediante un archivo cifrado con llaves GPG. 2. Los archivos tanto la información que contienen, no serán manipulados por ningún miembro del personal de BAZ. Fuera de Alcance. 1. BAZ no se hace responsable del tratamiento de la información ates de ser colocada en el SFTP por el usuario de gobierno. 2. Baz no se hace responsable del tratamiento de la información procesada después de extraída del SFTP mediante el usuario de gobierno.

¿Qué se va a desarrollar como propuesta de solución a la problemática encontrada? Se presentara un plan de trabajo a gobierno en dos Fases para renegociar los requisitos solicitados de la automatización de dispersión y padrón, explicándole el esfuerzo que conlleva y los riesgos que implican para el proyecto. Fase 1: automatización proceso dispersión. Dando a conocer el motivo por el cual este proceso deberá ser el primero en automatizarse, considerado como el de de mayor relevancia, ya que aquí es donde se manejan los códigos de las transacciones para el depósito. Esta fase se liberara una semana antes de la fecha de publicación del APP. Fase 2. Automatización del proceso de padrón. Dando a conocer los pormenores de por qué se considera un riego menos en el proyecto la postergación de esta automatización, debido a que el padrón no crecerá hasta iniciado el próximo ciclo escolar de agosto y dando fecha de entrega antes de este mes.

6. Introducción. El presente proyecto se refiere a la automatización de los procesos de dispersión y empadronamiento, cuya principal problemática es que no está certificada por DSI, esta certificación representa y certifica que los datos de los beneficiarios se encuentran seguros, por lo que estos dos procesos deben ser automatizados sin dependencias de empleados, esto debido a la información sensible que contienen estos archivos. Padrón: contiene toda la información personal del beneficiario, nombre, curp, rfc, correo, teléfono, dirección fecha de nacimiento etc. Dispersión: contiene la misma información que el padrón, mas una línea de información para generar un QR y Código de barras, la cual puede ser cobrada con la fecha de nacimiento del beneficiario. Esto ha ocasionado que se tenga la sospecha que los robos de información para el cobro de becas provienen desde el banco, para evitar problemas legales se deberá automatizar estos procesos y resguardar la información del beneficiario. Para lograr esto se deberá desarrollar en dos fases. Fase 1 desarrollo de App con funcionalidades básicas de banca digital. Para realizar la dispersión y cobrar la beca Benito Juárez, así como ver estados de cuenta, movimientos, recuperación de contraseña, cambio de NIP. Automatización de procesos de dispersión

Fase 2) integrar pagos de servicios (Netflix, Amazon, XBOX etc.), carga de tiempo aire, y pagos en tiendas de autoservicio con QR o Código de barras. Automatización de procesos de padrón. Por la naturaleza del proyecto, se manejan datos sensibles con los cuales si se hace mal uso de ellos, existe el riesgo de fraudes, robos de información, robo de identidad y robo de dinero, siendo estos los más comunes actualmente, debido a que existen dos participantes para llevar a cabo la dispersión de las becas, 1) Gobierno 2) BAZ.

Desarrollo de proyecto

Organigrama.

BAU ane GVP ezh LDM ARn ua n

e l l e i n s j aj r i o n ms d sa a i l b e rn u la e s l a o e oz l a di r o v r i z g o

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La detección de problemas se lleva a cabo mediante una auditoría interna de cada proyecto liberado, esta auditoría abarca cada área involucrada, se requiere desde la documentación del proyecto liberado, pruebas UAT en producción, Logs de mecimientos de dinero, etc. Mediante este auditoria, DSI determina si y los estándares de seguridad que establece el banco, determino que no se cumple al 100% por lo que solicita una mejora en los procesos de padrón y dispersión, esta se hace mediante una anota formal al área de negocio dueña del proceso, solicitando una fecha en la que la mejora y cambio deberá estar implementada. Para realizar esta implementación, se lleva mediante la metodología “Scrum”. Una vez que se detecto la necesidad del área de mejora en los procesos de dispersión y padrón, se realizo una reunión donde se involucro área de DSI, auditoria, Business analyst e Implementación. En esta reunión se planteo el hallazgo por auditoria y se expuso la necesidad de DSI, junto con los requerimientos y parámetros que se deberán cumplir para la aprobación de la certificación. Una vez concluida la reunión, el BA inicia la documentación del requerimiento y se analiza las áreas que deberán ser involucrados para ver el alcance del proyecto, a las cuales se les convoca a una reunión exponiendo la necesidad y los requerimiento solicitados por nuestro stakeholders (DSI y Auditoria) esta reunión se focaliza en detallar el requerimiento técnico, dando u alcance real a lo solicitado y el esfuerzo que implica para llevar al mismo. De esta reunión deben salir tres entregables los cuales se le hacen llegar a Negocio. (Dirección de implementación)

Entregable: Requerimiento Finalizado: Este documento contiene las áreas involucradas, el alcance con detalle técnico en el que se estará comprometiendo cada área. Matriz Raci: esta matriz contiene de forma general los gerentes y directores que deberán autorizar el desarrollo, los integrantes de sus equipos que deberán ser informados. Plan de trabajo. Este plan se presenta por área, dimensionando tiempo y esfuerzo para lograr su alcance dentro del proyecto. Con esta información, negocio (Jefes de área y Jefe Divisional) analiza y define prioridades en su product backlog, designando Produc Owner y Scrum Master. El product Owner y el Scrum Master solicitan a cada gerente designe el número de recursos que estimaron en el requerimiento para formar el equipo Scrum. Una vez definido el equipo Scrum se realiza el Sprint planning, definiendo la capacidad de trabajo por sprint y los entregables que se entregaran al finalizar cada uno de ellos.

En esta ceremonia, el Product Owner les informa el objetico y propósito del desarrollo, para la mejora mediante la automatización de los procesos de dispersión y padrón, organizando el Backlog y priorizando las historias de usuario. Durante el desarrollo del proyecto a final de cada Sprin se lleva a cabo el Sprint review, donde el equipo Scrum y Scrum Master le presentan al Product Owner el avance de proyecto, se le invita a los cliente (DSI y Auditoria) para la inspección del incremento o entrega del PMV (producto mínimo viable) de acuerdo a lo entregado el PO y Los stakeholders dan feedback, si tienen alguna observación o modificación, se prioriza en el Product Backlog para atenderlos en los siguientes Sprint’s Una vez priorizado Product Backlog se determina las historias de usuario que se estarán trabajando en el siguiente sprint Este proceso de entregas mediante Sprint se lleva a cabo hasta finalizar el proyecto, dando oportunidad de que el alcance sea modificado o alterado en cada Sprint según las necesidades de los stakeholders Al finalizar las iteraciones del proyecto, se realiza un Sprint Retrospective, esta ceremonia se realiza con el objetico de tener una mejora continua dentro de la organización y las aéreas involucradas, donde participan el equipo Scrum, Scrum Master y product Owner, se enfocan en las áreas de mejora que el equipo a detectado durante e Sprint, todos los participantes deben tener participación y se realiza una identificación de las mejoras que se podrán aplicar para el siguiente Sprint.

Preguntas

1 ¿Cómo se lleva a cabo la planeación? La planeación se lleva a cabo mediante una priorización de la alta dirección, la cual baja dichas necesidades mediante un Product Backlog general. Una vez que se baja esta priorización a nivel gerencias se realiza mediante metodología agil Scrum

2. ¿Se realiza de manera correcta, de acuerdo a lo visto en clase? De acuerdo a lo visto en clase, es correcta la forma de planeación que se lleva en Banco Azteca ya que es mediante una planeación integral que se enfoca a las metas del negocio y se realizan mediante proyectos individuales.

3. ¿Cómo se encuentra estructurada la organización? La estructura de la organización se encuentra dividida mediante unidades de negocio, y cada una tiene 4 niveles de jerarquía. A) Director. B) Jefes de are. C) Gerentes. D) Consultores

4. ¿Resulta esta opción eficiente? La segregación de tareas y áreas limita los alcances por lo que los esfuerzos son focalizados dando un resultado optimo para cada rea impactando a nivel global por lo que resulta eficiente. 5. ¿De qué manera se lleva a cabo la dirección de los empleados de la empresa? La dirección de los empleados se lleva a cabo mediante objetivos

6. ¿Existen líderes involucrados? Existen Diversos líderes a diferentes niveles, para los consultores existen dos líderes, el Scrum Master que funge como facilitador del proyecto, el Product Owner que es el líder encargado de que el equipo aporte valor al negocio.

7. ¿Cómo se motiva a los empleados? La principal motivación es intrínseca, retándolos con nuevas metas profesionales, y de forma extrínseca ya que se les asignara roles de líderes técnicos y de acuerdo a su desempeño pueden ser promovidos.

8. En el área de control, ¿Cuáles son las medidas de control que se llevan? Es mediante la presentación del resultado de cada iteración a los stakeholders

9. ¿Cómo se toman en cuenta? En el Sprint review, los stakeholders pueden realizar cambios en el alcance u objetivo del proyecto y estos cambios se agregan al plan y prioriza para anexarlos en un sprint próximo.

Propuesta de mejora La propuesta de mejora es detonada mediante una observación de auditoría y DSI, la cual se atacara mediante la automatización de los procesos de dispersión y padrón se logra obtener la certificación de DSI, la cual es necesaria para poder liberar el APP Bienestar Azteca. Con esta mejora se detectan nuevas áreas de oportunidad las cuales se pueden automatizar siguiendo el protocolo de DSI para la protección de datos sensibles de clientes y beneficiarios, tales reporte de deberán hacer de forma automatizada para que ningún empleado tenga acceso a los datos sensibles, los reportes son los siguientes Avance en la dispersión, Avance en el padrón, Pases de información con el MTCN de cada transacción, Bloqueo de dispersiones, Cancelación de dispersiones, Obtener fechas y datos de cobro de los MTCN que gobierno solicita por robo. Para esto se deberá realizar un nuevo Sprint Planing para el dimensionamiento y priorización por parte de negocio. Con respecto al organigrama, considero que dentro de la estructura de la unidad de negocio debería existir un área de auditoría interna.

Organigrama

BUA ane GVP ezh LMD AnR ua n

e l l e i n s j aj ms d r i o n rn sa a i l b e u la e s l a o e o z l a i z di r o v r g o

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Esta área deberá interactuar como intermediario entre las necesidades de nuestros clientes y el desarrollo apegado a la normatividad del Banco.

Esta área se encargaría de los siguientes puntos. 1. Verificar que los planes de trabajo, y la arquitectura de desarrollo este apegada a normatividad 2. Verificar que la entrega de cada PMV (Producto mínimo Viable) cumpla con la normatividad establecida en el plan de trabajo. 3. Dar Vo.Bo. Para la salida del producto, verificando el adecuado cumplimiento de las normatividades de DSI 4. Presentar y dar seguimiento a la auditoria por parte de Auditoria corporativa y DSI Beneficios. Al contar con esta área podremos asegurar que se lleva a cabo al 100% las normatividades estipuladas por el banco, evitando realizar un esfuerzo extra en un solo proyecto por las observaciones de auditoría, reduciendo los costos del proyecto por mejora, tiempo y alcance.

Conclusiones y referencias El proyecto se realizo En tiempo y forma cumpliendo con los parámetros de seguridad establecidos por DSI, por lo que el APP pudo ser liberado.

El principal punto a considerar de todo este proyecto es el origen del problema, que si bien es detonado por una observación de DSI, el problema surge desde la implementación de todo el programa el cual fue liberado sin un pleno conocimiento de la normatividad del banco por lo que en la ejecución careció de relevancia y se omitieron pasos. Una vez realizada la auditoria estas omisiones fueron identificadas y reparadas, teniendo como consecuencias absorber un gasto no previsto en el presupuesto original del proyecto. El cambio en la estructura y organigrama con la implementación de un área de auditoría resultaría beneficioso para el negocio, reduciéndolos costos omisiones debido a un desconocimiento de las necesidades iníciales de DSI.

Con este análisis y mapeo de procesos, me puedo dar cuenta que el banco apuesta por una nueva metodología ágil (Scrum) en la administración de proyectos, al ser una metodología que apenas se está implementando de manera general en la organización, se encuentra en una etapa de adaptación por lo que existe mucho descontrol en los procesos a seguir, desconocimiento entre áreas y los roles del Scrum Master y product Owner así como sus alcances. Esta metodología sigue el proceso administrativo: organización, control y dirección, con la diferencia entre esta metodología ágil y una tradicional es que se va generando valor mediante las iteraciones con entregables productivos y funcionales mediante un producto mínimo viable el cual ya puede ser implementado y utilizado a pesar de no tener todo el product...