motivarea resurselor umane PDF

Preview

Summary

metodele de motivare pe care le poate utiliza un angajator pentru a da randament munca angajatilor sai, analiza swot...

Description

Motivarea resurselor umane în Administrația Publică

Anul II Grupa 6 Autori: Ghemu Anca-Elena – 31040605SL150240 Kuchta Nicoleta-Madalina – 31040605SL150246 Mihalache Gabriela – 31040605SL140013

1

CUPRINS

Capitolul I: Despre motivare Capitolul II: Identificarea și descrierea problemei în privință motivării resurselor umane în administrația publică. Efectele problemei.

Capitolul III: Cauzele care au condus la eficientă scăzută a angajaților în executarea sarcinilor

Capitolul IV: Obictivele atinse în urmă soluționării problemei (SMART) Capitolul V:

Analiza SWOT a motivării resurselor umane în administrația publică

Capitolul VI: Acțiunile posibile în vedera rezolvării problemei Capitolul VII: Soluția optimă Capitolul VIII: Scenarii de implementare. Plan de implementare. Capitolul IX: Modalități de verificare a atingerii obiectivelor Concluzii Bibliografie

2

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI IAŞI

Sediul primăriei este adăpostit de Palatul Roznovanu de pe Bulevardul Ștefan cel Mare și putem afirmă că această este una din cele mai importante insitutii din Iași. Misiunea acesteia este de a oferi servicii publice de înaltă calitate pentru întreagă comunitate în domeniul administrației publice. În ceea ce privește obiectivele instituției, putem include următoarele perspective urmărite: 1. Perspectiva financiară: prin această se dorește optimizarea folosirii resurselor financiare care include atât taxele și impozitele locale, cât și furnizarea de servicii publice. 2. Perspectiva proceselor interne: Primăria Municipiului Iași se bazează pe un sistem de management riguros, mereu actualizat la standardele internaționale. În cadrul acestei insitutii, obiectivele se stabilesc pe bază politicii contribuabililor. 3. Perspectiva învăţării-dezvoltării: Primăria Iași a implementat un sistem de formare și educare a funcționarilor prin organizarea de training-uri, cursuri atractive, prin îmbunătățirea comunicării atât interne cât și externe, toate acestea pentru a responsabiliza personalul și a-l pregăti noilor schimbări ce pot apărea. La nivel organizațional, această instituție deține niște principii solide, iar referitor la resursele umane putem afirma că acestea sunt determinate de motivare, inițiativă, calificare și specializare. Rolul Primăriei Municipiului Iași este de a asigură ordinea și armonia în comunitate și de a oferi servicii cu caracter public, astfel încât satisfacerea nevoilor cetățenilor să fie garantată.

3

Capitolul 1. Despre motivare

Putem afirmă că motivarea este elementul cheie pentru ca o instituție să aibă succes. De aceea, încă din cele mai vechi timpuri aceasta a purtat un rol foarte important în dezvoltarea societății, în general. De-a lungul timpului, managerii au trebuit să găsească tot felul de soluții pentru a-și stimula angajații, iar acestea au prezentat schimbări de la o perioadă la altă.

Motivarea

Motivația

reprezintă un set de procese care presupun atingerea unui obiectiv

reprezintă dorința, intenția de a face un anumit lucru(de a munci)

Motivarea poate fi clasificată astfel: • internă- este cea mai importantă ramură a motivației, deoarece “rolul profesional cu care interactionează subiectul devine el însuși o necesitate”(weekipedia). • externă- provine de la cei din jurul nostru, angajator, colegi de muncă, familie etc. De asemenea, factorii care conduc individul spre realizare, cei care îl stimulează pot fi numiți factori motivaționali. Din experiență putem afirma că o persoană poate fi stimulată nu numai dintr-un singur motiv, ci cu ajutorul mai multor factori motivaționali.

4

Principiile care stau la baza motivarii constau în: 1. Cauze - aspirațiile care îl impulsionează pe individ să actionize într-un anumit fel pentru atingerea unor obiective. 2. Nevoile primare, dar și cele psiho-sociale – Privind din persepctiva nevoilor putem spune că oricare din membrii societății are nevoie de hrană, adăpost, haine etc. dar la aceste nevoi se mai adaugă și nevoi psiho-sociale care constau în imaginea bună în societate etc. 3. Așteptări – când vine vorba despre așteptări ne gândim atât la succesul ce va urma datorită activităților prezente, dar si la o recompensă de ordin material (salariu, bonusuri), respectiv la cele de ordin psiho-social cum am menționat în paragraful anterior. Motivarea angajaților este un domeniu destul de vast și dificil de realizat de către un angajator, deoarece fiecare individ răspunde diferit la anumiți stimuli. Astfel, managerul trebuie să găsească soluții pentru a motiva fiecare individ al instituției și să afle de ce are nevoie fiecare pentru a-și consumă potențialul la standarde cât mai înalte.

5

Referitor la nevoile unei persoane, potrivit analizei lui Maslow, motivarea este “combustibilul care alimentează fiecare acțiune pe care o fac oamenii”. El apreciază că este importantat ca o persoană să știe atât ce o motivează pe ea, dar și ce îi motivează pe cei din jurul ei. Totodată el crede că pentru a obține anumite beneficii din partea celor cu care interacționăm, trebuie să aflăm ce anume îi motivează. La întrebarea “Ce anume îi motivează pe oameni?” Maslow consideră că răspunsul este imposibil de dat. “Asta pentru că oamenii sunt foarte diferiți, oamenii sunt sofisticați, oamenii actionează / reactionează într-un anumit context, iar contextul e în continuă schimbare. Totuși, Maslow a făcut un lucru foarte important – A încercat să identifice nevoile majore ale oamenilor și să le clasifice, iar acest lucru il putem observa mai sus, in pirmaida nevoilor.” (http://www.stelianmuscalu.ro/piramida-lui-maslow/)

6

Rolul motivării Datorită importanței sale, motivarea contribuie la activitatea psihică, dar în aceeași măsură și la o dezvoltare armonioasă a personalității umane. Un alt rol deosebit al acesteia constă în semnalarea neajunsurilor fiziologice și pshihologice. Motivarea este esențială în orice sferă de activitate, dar referindu-ne strict la cea a Administrației Publice, putem observa faptul că această este foarte flexibilă și dinamică; spunem acest lucru deoarece și nevoile angajaților se schimbă în timp, astfel, ce pare să îl motiveze inițial, se poate schimbă și astfel să nu mai prezinte aceeași sursă de interes pe măsură ce avansează și căpăta experiență. Rolul fiecărui funcționar este să își exercite atribuțiile într-un mod cât mai profesional pentru că instituția să-și îndeplinească obiectivele. Însă, dacă funcționării nu sunt motivați, eșecurile acestora se vor resimți în întreagă societate, inclusiv în economia țării, nu doar la nivelul instituției respective. Cu cât sporește interesul managerului de a-și motiva “ echipa”, cu atât, și aceștia vor dori să-și îndeplinească sarcinile cât mai bine și să capete astfel, respectul și încrederea angajatorului. De aceea, este de interes că managerii din cadrul Primăriei Municipiului Iași să găsească soluții de antrenare și motivare a acestora. Interesul scăzut al demnitarilor pentru a motiva funcționării publici din Administrația Publică a condus, încet și sigur, spre formarea unei imagini descurajatoare la nivelul întregii țări, care presupune că funcționării publici sunt corupți.

7

Capitolul II. Identificarea si descrierea problemei în privință motivării resurselor umane din Primaria Municipiului Iasi. Efectele problemei

În Primăria Municipiului Iași, principala problemă care apare atunci când vorbim despre motivare și recunoașterea meritelor este eficienta scăzută a angajaților în executarea sarcinilor de lucru. De cele mai multe ori, angajații sunt slab motivați, și acest lucru se întâmplă din cauza unor greșeli realizate de managerii instituțiilor, de exemplu: sarcini neclare sau repetitive, nerecunoașterea realizărilor, lipsă comunicării și oferirea de răspunsuri demoralizante, sunt câteva dintre aceste greșeli. Principalele trăsături ale resurselor umane ale Primăriei municipiului Iași, care îi oferă acesteia un avantaj competitiv, sunt eficientă și eficacitatea acestora. Eficientă presupune efectuarea sarcinilor de serviciu cât mai bine, în cel mai scurt și economic timp posibil în timp ce eficacitatea presupune efectuarea sarcinilor potrivite, pentru atingerea obiectivelor propuse. Aceste caracteristici sunt direct influențate de gradul de motivare a angajaților. Atunci când în instituție motivarea lipsește, angajatul nu va mai avea suficiențe motive să își îndeplinească cât mai bine sarcinile de serviciu. Astfel, o sarcină ce nu este făcută corect sau în timpul util, va atrage o creștere în personalul ce va trebui să o îndeplinească. Așadar, Primăria Municipiului Iași va fi nevoită să angajeze mai mulți oameni, lucru ce va afecta vizibil bugetul local. Totodată, o sarcină efectuată incorect poate produce pagube foarte mari în cadrul Primăriei Municipiului Iași, în funcție de nivelul la care se petrece această eroare. Motivarea resurselor umane din cadrul instituției analizate este esențială atât pentru o bună armonie în cadrul acesteia, cât și pentru maximizarea bugetului local.

8

Capitolul III. Cauzele care au condus la eficiența scăzută a angajaților în executarea sarcinilor de lucru

Avem în vedere trei cauze de importanță majoră în cadrul problemei analizate:

1. NERECUNOAȘTEREA REALIZĂRILOR Pentru această problemă ne-am gândit la următoarele soluții: în primul rând, pentru satisfacerea membrilor organizației, este esențial că angajatorul să le recunoască acestora rezultatele și beneficiile pe care le-au adus. Ulterior, angajații trebuie să fie recompensați individual pentru rezultatele dobândite, atât sub formă bănească, cât și prin laude la adresă acestora.

2. LIPSA COMUNICĂRII Comunicarea este cheia de boltă pentru ca acțiunile și relația angajat-angajator să capete o formă cât mai armonioasă și mai pronunțată, și astfel, rezultatele să fie cât mai benefice pentru dezvoltarea instituției. Astfel, soluția ar consta într-un dialog cât mai des și mai aprofundat, tratat că fiind cel mai important instrument pentru a află atât nevoile, cât și așteptările angajaților, respectiv ale angajatorului. Desfășurarea dialogului trebuie să aibă nuanțe cât mai plăcute și să se rezume strict la problemele instituției (se excluda abordarea subiectelor cu tentă personală); angajatorul dobândește în acest fel respectul și în aceeași măsură și încrederea subordonaților săi. Încrederea, și totodată libertatea, oferită angajatului, conduc la o deschidere a acestuia față de situațiile cu care se confruntă, și în acest mod, funcționarul public își va exprima fără rețineri și cu mai multă încredere opiniile și le va pune în practică, bineînțeles dacă acestea sunt rentabile pentru optimizarea și eficentizarea instituției, fără a se teme de eventualele reacții negative ale superiorului sau. În același timp, datorită relației pozitive dintre superior și subaltern, funcționarul va rămâne fidel instituției, în cazul nostru a Primăriei Municipiului Iasi, se va simți important, și în același timp eficient, ceea ce îi va spori interesul și-l va motiva să ofere rezultate maxime în găsirea soluțiilor cele mai convenabile pentru rezolvarea deficiențelor.

9

2. NEDREPTATEA ÎNTRE MEMBRII INSTITUȚIEI Pentru angajat este foarte important să aibă aceeași egalitate în șanse ca și alți colegi de-ai lui, și prin acest lucru ne referim la: promovare, creșterea salariului și a altor forme de remunerare în funcție de performanță, training-uri etc. Aceste avantaje pot fi dobândite pe baza randamentului, dar și a gradului de adaptabilitate și flexibilitate la locul de muncă. O altă problemă din aceeași sferă a inechității poate fi și acordarea mai multor responsabilități unui angajat ce nu sunt cuprinse în fișa postului, și care nu prezintă o cotraprestatie din partea angajatorului. Promovarea favoritismului conduce spre demotivarea angajaților și astfel, la un randament mai scăzut din partea acestora.

10

Capitolul IV. Obictivele atinse în urma soluționării problemei S.M.A.R.T.

Specific

Timp

Masurabil

Realist

Abordabil

Această abreviere S.M.A.R.T. tinde spre optimizarea instituției prin descurajarea obținerii locurilor de muncă pe grade de rudenie și, de asemenea, încurajează evaluarea competetelor, dar și a rezultatelor realizate de funcționari, din care va reieși o analiză SWOT, în care pregnante vor fi punctele tari și punctele slabe.

11

o Perfecționarea membrilor instituției cu minim 50% in decursul a 6-12 luni prin investirea în training-uri și în cursuri de dezvoltare cum ar fi cele de comunicare, management si dezvoltare personala – Este esențial pentru funcționarul public să se dezvolte în permanență și să fie întotdeauna la curent cu tot ce se întâmplă referitor la domeniul în care a aplicat.

o Eficientizarea serviciilor publice cu pana la 40% in 3-6 luni prin investirea in programe informatice – acest obiectiv se va putea realiză cu succes numai într-un cadru de muncă în care angajații sunt perseverenți, unde primează binele societății și care tinde spre o creștere la nivel local. Pentru că acest lucru să fie posibil este importantă motivarea angajaților, că în acest mod interesul lor pentru muncă pe care o desfășoară să crească. Aceste programe nu vor lasa loc erorilor sa apara si toate serviciile se vor realiza intr-un timp mai scurt.

o Crearea unei imagini favorabile insitutiei intr-un interval de 12-18 luni, atât prin devotement și spontaneitate, cât și prin corectitudine – Imaginea unei instituții publice, în general, este foarte importantă pentru că cetățenii să aibă încredere în ea. Pentru a dobândi o imagine pozitivă este nevoie că serviciile publice prestate de functionari să fie de calitate și rapide dar cel mai important este că ele să fie dominate de corectitudine în așa fel încât cetățenii să nu se simtă discriminati.

o Modernizarea sediului Primăriei Iași în decurs de 12 luni cu un buget de 50000 lei prin îmbunătățirea infrastucturii și dotarea instituției cu mobilier nou – în acest fel angajații vor fi motivați să lucreze într-un ambient plăcut și nu într-un loc vechi care le insuflă o stare de monotonie. o Respectarea normelor juridice are loc mereu, pe o perioadă nelimitată – Nici o activitate desfășurată în cadrul unei instituii publice nu se poate abate de la normele juridice aflate în vigoare.

12

Capitolul V: Analiza SWOT a motivării resurselor umane în cadrul Primăriei Municipiului Iași

Puncte tari       

Puncte slabe

corectitudinea și respectul celor angajați; efectele benefice produse în urmă comunicării între angajator și angajat; sinceritatea celor angajați în organizație; transparența atunci când se iau decizii și se rezolvă diferite probleme, chestiuni neclare; un mediu plăcut în situațiile care necesită colaborare și cooperare între angajații insitutiei; o implicare activă și nealterată de alți factori a angajaților în rezolvarea problemelor care apăr; prezența unor programe de dezvoltare a funcționarilor;

  

 

 

Oportunități   

apariția unor schimbări inopinate care îi depășesc pe angajați; lipsă de resurse financiare folosite în scopul motivării funcționarilor; incompetența unui angajator de a-și motiva angajații și de a face față schimbărilor repetate ale mediului în de lucru; apariția unor impasuri în evaluarea angajaților (nedreptatirea acestora) punerea accentului doar pe interesul organizației și apariția dezinteresului pentru cele individuale ale fiecărui angajat în parte; interes scăzut pentru dezvoltarea resuerselor umane din instituie (prin slabă investiție în training-uri ) apariția unor sarcini neprevăzute, pe care angajații trebuie să le rezolve. Amenințări

posibil ajutor destinat dezvoltării resurselor umane prin primirea unor fonduri externe; crearea unor legături strânse între instituții diferite; creșterea interesului pentru dezvoltare și asimilarea de noi cunoștințe prin training-uri.

  



13

frica de a nu apărea pericole posibile în ceea ce privește schimbările mediului; încapacitatea de a ieși din zona de confort; tendința pe care o are mass-media în a scoate în evidența părțile negative existente, fără a se informa corespunzător; renunțarea la locurile de muncă datorită salariilor nesatisfăcătoare sau a lipsei posibilității de dezvoltare.

Capitolul VI. Acțiunile posibile în vedera rezolvării problemei Cum rezolvăm această problemă? Prin: a. Recunoașterea meritelor și recompensarea angajatilor Soluții pentru realizarea acestui lucru: • mărirea salariilor, oferirea unor bonusuri sau promovări; • laude, prin aducerea la cunoștință a progreselor înregistrate; • investirea lor cu putere mai mare de decizie în activitățile desfășurate; • acordarea de beneficii cum ar fi: zile libere, un alt birou mai spațios, la realizarea cu succes a problemelor întâmpinate Avantaje  fiecare angajat ale cărui merite au fost recunoscute va fi motivat să persevereze și în acest mod el își va îndeplini sarcinile cu și mai mult interes, ajutând instituția să crească;  ceilalți angajați vor fi și ei motivați să exceleze, dorind să fie la rândul lor recompensați.

Dezavantaje  poate apărea invidia din partea unor angajați neprofesionalisti;  angajatul răsplătit pentru eforturile sale poate fi marginalizat, dând impresia că este „protejatul sefului”.

Părerea managerului instituției are o importantă majoră pentru angajat. Această trebuie să fie critică, dar în același timp pozitivă, o părere negativă l-ar putea afecta atât personal, dar îi poate afecta și muncă, nereușind să își mai atingă obiectivele. În cazul în care rezultatele obținute de angajat nu sunt satisfăcătoare, angajatorul trebuie să îl critice în mod constructiv, încurajându-l. Atunci când un angajat este lăudat, când îi sunt recunoscute meritele pentru contibutiile aduse, simte că este important în organizație și consideră că prezența lui în acel loc este necesară. Același lucru se întâmplă și când autonomia lui sporește. Având o putere mai mare de decizie, el va ști că este mai responsabil de ceea ce face și va acordă o importantă mai mare task-urilor. În același timp, prin acordarea de bonusuri va fi motivat din ce în ce mai mult să 14

aducă rezultate excelente, deoarece are încredere că acestea vor fi mereu apreciate. Dacă ne gândim la ceilalți angajați, putem consideră că toate aceste lucruri pot avea efecte și asupra lor, indirecte desigur. Pe de o parte ei pot fi motivați să își îndeplinească sarcinile cu succes, ca în final să fie răsplătiți, sau dimpotrivă, poate apărea invidia și aceștia vor renunță la a-și mai da interesul.

b. Buna comunicare între angajați și angajatori Soluții pentru realizarea acestui lucru:   

cunoașterea în amănunt a nevoilor fiecărui angajat; ascultarea părerilor angajaților și luarea în considerare a acestora; discuțiile între “patru” ochi;

  



Avantaje managerul află informații noi, care îl pot ajută; ascultarea este baza păstrării unei bune relații între manager și funcționari; angajații căpăta o încredere mai mare în angajator și în propriile lor puteri, devenind mai activi în dezvoltarea companiei; organizarea devine un atu, fiecare angajat fiind conștient de locul pe care îl ocupă și de ceea ce trebuie să facă.

  

Dezavantaje poate apărea situația în care nu se ajunge la un punct comun, iar în acest mod se poate irosi timp ; poate apărea frustrarea unor angajați dacă angajatoul își expune părerile într-un mod negativ, agresiv; pot apărea discuții contradictorii și certuri, dacă există chestiuni în privință cărora nu se ajunge la un sens comun.

Pentru optimizarea și eficientizarea obiectivelor angajaților, pe lângă propria lor experiență și abilitate, contează și motivarea acestora. Motivarea angajaților apare ...