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Personalmanagement Zusammenfassung WS2018/19...

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Personalmanagement

Gliederung 1.

Personalkapazitätsmanagement ................................................................................................................ 2

2.

Personalmarketing...................................................................................................................................... 3

3.

Personalbeschaffung und -auswahl............................................................................................................ 4

4.

Personalentwicklung .................................................................................................................................. 5

5.

Personalanpassung ..................................................................................................................................... 6

6.

Human Resource Management .................................................................................................................. 7

7.

Personalführung ......................................................................................................................................... 7

8.

Organizational Behavior: Motivation und Gruppenarbeit ......................................................................... 9

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1. Personalkapazitätsmanagement -

Lebenszyklus der Mitarbeiter -> Planung

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Personalkapazitätsmanagement: o Gesamte Unternehmensplanung für stabile Personal- und Unternehmenspolitik o Ermittlung der Personalbedarfe und entsprechende Nachbesetzung

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Personalkosten als größter Kostenblock im Unternehmen

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Strategic Workforce Planning o Strategische Personalplanung (Unternehmenspläne, Stellenprofile, Organigramm, …) o Ausrichtung Personalmanagement auf Ziele der Unternehmensstrategie o Über Gap-Analyse (Soll-Ist-Vergleich) zu Szenarioanalyse o Einsatz der Mitarbeiter in der richtigen Anzahl, Qualifikation, Stelle, Zeitpunkt, Kosten o Zusammensetzung aus mehreren Teilplanungen ▪ Quantitativ: Anzahl an Mitarbeitern ▪

Qualitativ: Qualifikation der Mitarbeiter

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Personalkapazitätsmanagement o Personalbedarf o Personalanpassung o Personalentwicklung o Personaleinsatz o Personalkosten

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Personalbedarfsplanung o Ermittlung Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter o Strategisch: Abgleich Personalpläne und Unternehmensziele o Abgleich aktueller Bestand und prognostizierter Bedarf o Einschätzung Qualifikation: Mitarbeitergruppen (intern homogen, extern heterogen) o Alters- und Personalstrukturanalyse o Prognostizierter Personalbestand: Ist-Bestand – Abgänge + Zugänge -> Unterschiedsbetrag: Ersatzbedarf o Bruttopersonalbedarf: Anzahl MA für Leistungserstellung -> Einsatzbedarf ▪ Reservebedarf: Ausgleich möglicher Fehlzeiten ▪

Prognosen • Globale Bedarfsschätzung: vergangenheits- und zukunftsorientiert • Budget: Fokus auf Kennzahlen • Detaillierte Bedarfsermittlung: über Organisation (Stellenplan)

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o Nettopersonalbedarf (Anzahl der MA, die neu eingestellt oder entlassen werden) ▪ ▪ ▪

Notwendige MA für Leistungserbringung über normal benötigten MA hinaus Ersatzbedarf (Wiederbesetzung) und Neubedarf Berechnung: Bruttopersonalbedarf – Ist-Bestand – Zugänge + Abgänge

o Darstellung über Abgangs-Zugangs-Tabelle o Personalüberhang: Bestand > Bedarf Personalunterdeckung: Bestand < Bedarf o Betriebsverfassung: Unterrichtung Betriebsrat über Personalkapazitätsmanagement (keine Mitbestimmung) -

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Personalanpassung: Analyse der Bedarfsplanung -> quantitative Maßnahmen Personalentwicklung: qualitative Maßnahmen Personaleinsatz: Planung Mitarbeiterkapazität: Zuordnung MA zur Stelle (quantitative, qualitative und zeitliche Planung) Personalkosten o Hochrechnung geplanter innerbetrieblicher Kosten (für Controlling) o Unterscheidung Personalbasiskosten und Personalzusatzkosten Kennzahlen o Absolute Kennzahlen, z.B. Anzahl, Durchschnittsalter o Verhältniszahl: Überstunden pro MA (zwei Größen in Beziehung miteinander) o Gliederungszahl, z.B. Personalauslastung in % o Indexzahlen: Werte werden mit einem bestimmten Basisjahr verglichen, Krankenstand vor einem Jahr und jetzt

2. Personalmarketing -

Personalmarketing -> „Qualität vor Quantität“ o Marktbezogene Konzeption einer zukunftsorientierten Personalpolitik o Ziel: Erhalt und Motivation der bestehenden Mitarbeitern und Präferenz bei externen Bewerbern

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Problemstellung: wo findet man perfekten Bewerber und über welche Methode? -> Segmentierung – Inhalt – Kanal

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Stellenausschreibung: erst intern, dann extern; Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz o Intern: Versetzung oder kurzfristige Anordnung von Mehrarbeit (internes Personalrekrutierung ohne Personalbewegung) o Extern: aktiv (Suche des Unternehmens) oder passiv (Suche der Bewerber)

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Komponenten: Unternehmen – externe Bewerber/ interne Mitarbeiter – andere Arbeitgeber 3

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Tätigkeiten im Personalmarketing: Forschung – Werbung – Entwicklung

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Funktionen o Akquisition -> externe Bewerber; Bewerbungseingang o Motivation -> interne MA; steigende Leistungsbereitschaft o Profilierung -> intern und extern; Abgrenzung von anderen Arbeitgebern

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Ausrichtung (-> Abgrenzung von Employer Branding: Schärfung Arbeitgebermarke) o Intern oder extern o Direkt: Besetzung offener Stellen (Akquisition) -> Print, Online, persönlich o Indirekt: positives Image (Profilierungsfunktion) o Intern/ direkt: Vorteil: geringe Kosten – Nachteil: interne Konflikte o Extern/ direkt: Vorteil: große Auswahl, neue Denkweise – Nachteil: hohe Kosten

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Controlling: Kennzahlen zu Zeit, Kosten, Effektivität Candidate Experience Management: Korrespondenz mit Bewerber (Bewerber als „Kunde“) -> Candidate Journey -> nachhaltiges Employer Branding

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Onboarding: Unterzeichnung Arbeitsvertrag bis Ende der Probezeit o Standardisiert mit Leitfaden: Vorbereitung – Eintritt – Integration o Gegenseitiges Feedback sehr wichtig

3. Personalbeschaffung und -auswahl -

Anforderungsprofil o Hard Skills, Soft Skills, demografische Struktur, Employer Branding o Entsteht aus qualitativer Personalplanung

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Kandidatenprofil: Hard Skills, Soft Skills, Wünsche des Bewerbers

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Bestimmung: externe oder interne Zielgruppe o Intern: Personalentwicklung o Extern: Festlegung Kommunikationskanäle (Medienplan), Active Sourcing, Veröffentlichung Stellenanzeigen

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Bewerbungsmanagement: Halten von Kandidatenpool, Verwaltung, Kommunikation Auswahlverfahren, z.B. Persönlichkeitstests, Intelligenztest, digital

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Gütekriterien für Personalauswahl -> Akzeptanz o Objektivität o Reliabilität o Validität (-> Korrelation)

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Personalauswahl o Bewerbungsunterlagen: Arbeitszeugnis mit Fakten und Beurteilung o Testverfahren: Interviews, psychometrischer Test (Selbst- und Fremdbild), Vorstellungsgespräch, Online-Bewerbung, Assessment Center (mehrere Tage, Teilnehmer, Kandidaten und Beobachter)

4. Personalentwicklung -

Definition (nach Hentze) o Planmäßige, langfristige Erweiterung der o Fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Qualifikation der Mitarbeiter(innen) (Fachkompetenz und Sozialkompetenz) o Bezogen auf Organisations- und Individualziele

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Bereiche (nach Neuberger) o Person-Entwicklung: Training und Qualifizierung o Teamentwicklung: Gruppendynamik o Organisationsentwicklung: Unternehmenserfolg o Gesellschaftspolitische Ziele: Chancengleichheit, Recht auf Persönlichkeitsentfaltung

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Prozess o Bedarfsanalyse o Setzen von Zielen (nach SMART-Regel) o Planung und Entwicklung von Maßnahmen o Durchführung und Controlling (Kosten-Nutzenanalyse) o Evaluation o Transfersicherung (=kurzfristige/ langfristige Anwendung Wissen und Verhalten auf ähnliche Situation) ▪ Lernen ist individuell und erfahrungsbezogen ▪ Entscheidend: Haltung der MA, Identifizierung des Lernverhaltens der MA

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Beurteilung Entwicklungspotenziale o Potenzialanalyse: Anforderungsprofil als Voraussetzung, Bestandsaufnahme des MA, z.B. AC, Peer Rating, … o Leistungsbeurteilungsverfahren: z.B. freie Beobachtung, Feedback, Einstufungsverfahren (standardisiert) o Vorteil MA: Karrieremöglichkeit o Vorteil Unternehmen: Fachkräfte, Wettbewerbsstärke

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Maßnahmen o On the job: Learning by doing, Shadowing, kein Transferproblem o Off the job: abseits vom Tagesgeschäft, aus anderer Perspektive o Into the job: Berufsausbildung, Trainee o Near the job: Stellvertretung o Out of the job: Ruhestandsvorbereitung

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Training on the job o Begrenzte Verantwortung, unter Leitung von Betreuern, wechselnder Arbeitsplatz o Job Rotation: Flexibilität, internes Wechseln der Stellen o Job Enlargement: Erweiterung um ähnliche Aufgaben o Job Enrichment: Erweiterung um vorgelagerte oder nachgelagerte Aufgaben

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Evaluation von Trainings (Bewertung von praktischen Maßnahmen) o Reaktion – Lernen – Verhalten - Organisationsergebnis (z.B. ROI) o Quantitativ: statistische Erhebung o Qualitativ: Befragung

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Führungskräfte: Verantwortlich für Förderung und Entwicklungen der MA

5. Personalanpassung -

Personalanpassung an betriebswirtschaftliche Situation: Personalreduzierung o Grund: Personalüberhang (negativer Nettopersonalbedarf) o Ansätze: ▪ Reaktiv: Personalabbau ▪ Antizipativ: Einstellungsstopp, natürliche Fluktuation o Ursachen: ▪ Unternehmensintern, unternehmensextern, mitarbeiterbezogen ▪ Konjunkturell, saisonal, strategisch, technisch o Kündigungen: betriebsbedingt, verhaltensbedingt, personenbedingt o Maßnahmen: ▪ mit/ohne Stellenabbau; mit/ ohne Personalabbau -> quantitativ (Kündigung): Entlassungen als „das letzte Mittel“ ▪ ohne Personalabbau: Umverteilung der Arbeit -> qualitativ (Entwicklungsmaßnahme) o Trennungsmanagement -> Trennungskultur ▪ Ausführung durch Führungskraft, Personalabteilung als Unterstützung ▪ Überlebenden-Syndrom: Angst der bleibenden MA ▪ Kündigungsgespräche: Wertschätzung zeigen ▪ Out-/Newplacement (ePlacement): Unterstützung nach der Kündigung -> Image 6

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Gesetzliche Transferleistungen o Transfermaßnahmen (z.B. Outplacement) o Transferkurzarbeitergeld

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Mitarbeiter: Human Capital

6. Human Resource Management -

Nationales und internationales Management: Gleiche Funktionsweise, nur andere Partner Internationale Personalarbeit: o Home-Country: Hauptquartier o Host-Country: in das zu exportierende Land o Third-Country (alles neben Home- und Host-Country): interkulturelle Komplexität

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Formen des Arbeitsvertrags o Expatriats: Entsendung mit Kompetenzen ins Ausland o Vor-Ort-Verträge: Einstellung Heimischer im Ausland

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Ubuntu -> Systemtheorie -> Philosophie: Gemeinsamkeit, Nächstenliebe, Kommunikation, Menschlichkeit

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Agilität -> Systemtheorie o Einbezug aller Beteiligten (partizipativ) o Keine festen Führungspositionen, weniger Hierarchien o Ziel: ständige Anpassung an VUCA-Welt

7. Personalführung -

Definition: Bewusste und zielorientierte Einflussnahme auf das Verhalten von Individuen und Gruppen; Interaktion zur Erreichung bestimmter Ziele

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Führungsspirale

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Führung -> Verhalten o Können (Qualifikation) o Wollen (Motivation) o Soziales Dürfen und Sollen (gruppendynamisch) o Situative Ermöglichung

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Führungstheorien o Einflussfaktoren für Führungserfolg ▪ Führungskraft: hierarchische Position, Entwicklungspotenzial, … ▪ Geführte Gruppe: z.B. Kündigungen (Turnover), Krankheitstage, Verkaufszahlen o Theorien: ▪ Eigenschaftstheorie: angeborene Persönlichkeitsmerkmale -> Charisma ▪ Verhaltenstheorie: Verhalten der FK und Wahrnehmung durch MA -> trainierbar ▪ Situationstheorie: Bewertung und Sensibilisierung für situative Umstände, z.B. Reifegrad der MA (nach Hersey/Blanchard) -> Authentizität der FK ▪ Systemtheorie o Mechanistisch (Eigenschaft, Verhalten, Situation) ▪ Handlungsempfehlung: Ursache-Wirkungs-Prinzip -> Trivialisierung ▪ Menschenbild: rational, von außen beeinflussbar o Systemisch (seit 1980): Einbezug vieler Faktoren ▪ Wechselbeziehung MA und FK ▪

System als Selbstorganisation: Schaffung von Rahmenbedingungen für selbstverantwortliches Arbeiten der MA

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Führungsstil der FK: Verhaltensgitter -> Optimal: Teammanagement (9,9) o Verhaltensmuster zur Interaktion von FK mit MA unabhängig von der Situation o Personenorientierung: zwischenmenschlich o Aufgabenorientierung: Effektivität und Effizienz

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Entscheidungsstrategien von Vroom/ Yetton o AI (autoritär): eigene Problemlösung und Entscheidung o AII (autoritär): Information von Mitarbeiter, eigene Entscheidung o BI (beratend): Besprechung mit einzelnen Mitarbeitern, eigene Entscheidung o BII (beratend): Diskussion mit Mitarbeitern in Gruppe, eigene Entscheidung o GII (Gruppe): Gruppendiskussion, Koordination durch FK o Kriterien: Qualität, Akzeptanz und Zeit

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Kommunikationsmodell Schulz von Thun o Vier Ebenen: Sender – Empfänger ▪ Sachaussage ▪ Appell ▪ Beziehung ▪

Selbstoffenbarung

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Axiome von Watzlawick, z.B.: Man kann nicht nicht kommunizieren.

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Kommunikation o Botschaft entsteht beim Empfänger o Metakommunikation

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Feedback o Ich-Botschaft o Sandwich-Regel o Unterscheidung Beobachtung und Beurteilung

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Beurteilungsgespräch o Vorbereitung des Gesprächs o Erster Schritt: Frage des MA nach seinem positiven Selbstbild

8. Organizational Behavior: Motivation und Gruppenarbeit -

Motivation o Individuelle Wertungshaltung (Motive) mal Anreize der Situation ergibt Motivation o Inhaltstheorie (Motive) o Prozesstheorie (Ablauf Motivationsgeschehen) -> Wertigkeit des Ziels * Erwartung (Ziel zu erreichen) = Anstrengung o Intrinsisch: Sache selbst als Beweggrund, unabhängig vom Ergebnis o Extrinsisch: Quelle der Motivation von außerhalb o Motivation Crowding Effect (Crowding-Out-Effekt/ Korrumpierungseffekt): Verdrängung der intrinsischen Motivation durch extrinsische Motivation o Maslowsche Bedürfnispyramide: Defizitbedürfnisse und Wachstumsbedürfnisse o Theorie von Herzberg ▪ Hygienefaktoren: • Vermeiden Unzufriedenheit, aber keine Zufriedenheit • Außerhalb der Arbeit; extrinsisch, z.B. Unternehmenspolitik

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▪

Motivatoren: • •

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Machen nicht unzufrieden, bringen Zufriedenheit In der Arbeit; intrinsisch, z.B. eigene Leistung

Gruppenarbeit o Gruppe als Verbindungsstück zwischen Organisation und Individuum (für Individuum ist Gruppe soziales Feld) o Formelle Gruppen: Arbeitsteilung und Hierarchie o Informelle Gruppen: spontan durch gemeinsame Interessen und Sympathie o Umgang als Gruppe mit Zugehörigkeit, Macht und Nähe o Gruppe ▪ Mehrzahl von Personen mit direktem Kontakt über längere Zeit ▪ Entwicklung von Rollen, Normen und Kohäsion (Wir-Gefühl) ▪ Gruppennormen: Regeln für Handeln in bestimmten Situationen ▪ Gruppenkohäsion: attraktiv für Mitglieder; positive und negative Auswirkung auf Leistung möglich ▪ Gruppenkonformität: Beeinflussung des Handelns durch Normen ▪ Group Think: Unterdrückung verschiedener Meinungen für Gruppenharmonie; Gruppenentscheidung schlechter als einzelne Entscheidung o Gruppendynamik: Prozess in Gruppen ▪ Forming: Orientierung, Zurückhaltung der Mitglieder ▪ Storming: Konflikte ▪ Norming: feste (nicht endgültige) Rollen, Verhaltensnormen ▪ ▪

Performing: Wir-Gefühl, Selbstbewusstsein Adjourning: Trennung der Gruppe

o Gruppenstruktur: eher statisch ▪ Formelle Rolle: Organisationsstruktur ▪ Informelle Rolle: Gruppenbildungsprozess ▪ Teamrollen • Handlungsorientiert • Wissensorientiert • Kommunikationsorientiert o Multi-Team-System: MA in mehreren Teams ▪ Problemlösung: Projektteam, Scrum-Team, virtuelles Team ▪ Selbststeuerung: teilautonome Gruppe (Wechsel der Arbeitsplätze), Lean Team o Funktionieren von Teams ▪ Klar definierte Aufgabe ▪ Vermeidung von „Trittbrettfahrern“ (bewusste oder unbewusste Reduzierung der Leistung) -> Sucker-Effekt (Vermeidung der Ausnutzung -> Reduzierung der Leistung) 10...