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Rapport de stage BTS CG...

Description

EPREUVE E6 : PARCOURS DE PROFESSIONNALISATION

PROCESSUS DE DECLARATION DE TVA POUR UN PRESTATAIRE DE SERVICES

BTS CG-SESSION 2019

Lieux de stages : Cabinet X Cabinet Y

Sommaire : Introduction

I : Présentation du processus- pages 1 à 11 1. Présentation du cabinet Y-pages 1 à 3 2. Description d’un processus –pages 3 à 5 3. Schéma –pages 5 à 6 4. Déroulement du processus-pages 6 à 9 5. Analyse –pages 9 à 10

II : Présentation de la veille – pages 9 à 11 1. La veille dans le cabinet Y- pages 9 à 10 2. Ma veille de professionnel en formation- pages 10 à 11

III : Conclusion – page 11

INTRODUCTION Dans le cadre de ma préparation au BTS Comptabilité et Gestion, j’ai effectué deux stages de six et quatre semaines en cabinet comptable afin de connaitre le milieu professionnel. J’ai choisi des cabinets comptables pour pouvoir travailler sous les ordres d’un expert-comptable qui s’emploie à la gestion de la comptabilité de plusieurs clients. J’apprécie particulièrement la diversité des secteurs que propose la comptabilité en cabinet. Durant mon dernier stage j’ai pu mettre en pratique et développer mes compétences en comptabilité.

Les cabinets d’expertises et de commissariat aux comptes X et Y m’ont permis de découvrir le rôle essentiel de la comptabilité dans la vie professionnelle, au travers de plusieurs dossiers qui m’ont été confiés avec différentes tâches. Dans cet écrit, je présenterai le processus de déclaration de TVA pour un prestataire de services tel qu’il se déroule dans le cabinet Y. J’ai choisi ce processus car cela m’intéressait en cours et je voulais voir comment il se déroulait en cabinet comptable. Ensuite je vous présenterai les activités de veille dans ce même cabinet.

I : PRESENTATION DU PROCESSUS 1. Présentation du Cabinet Y •Présentation du cabinet Le cabinet a été créé par M. ***, expert-comptable à Nice puis rattaché au groupe *** en 2013. En Janvier 2017, le cabinet a été racheté par l’expert-comptable ****. Le cabinet est une SARL. Y travaillent une comptable stagiaire, une opératrice de saisie, une secrétaire, deux comptables, une comptable spécialisée dans le social, et de Madame l’expert-comptable. Chaque comptable traite entre 40 et 50 dossiers de formes juridiques et de tailles différentes.

•Les logiciels et applications utilisés Le cabinet utilise le logiciel CEGID. Dans ce logiciel, les activités s’étendent sur quatre domaines : -Comptabilité : où toutes les opérations comptables sont saisies comme les achats, les ventes, la banque, la caisse et les opérations diverses (OD). -Paie : qui permet d’établir les bulletins de paie des salariés des clients, mais aussi les déclarations sociales aux organismes. -TVA : la fonction Etafi permet de générer les déclarations et ETAFI TDI permet de les envoyer à l’administration fiscale. -Facturation : Dans la partie gestion interne de l’application. -Social : pour calculer le montant des cotisations à payer par les travailleurs non-salariés (essentiellement les gérants).

•L’organisation informatique L’ensemble des postes informatiques et périphériques (scanners, imprimantes, photocopieurs) sont reliés en réseau. Ce réseau permet à chaque poste d’accéder à la photocopieuse, au scanneur ou aux différentes imprimantes ainsi qu’au serveur situé au sein du cabinet. Le logiciel Cegid est sur serveur, ce qui permet à chaque comptable de se connecter et travailler de son bureau mais aussi de l’extérieur. Page 1 sur 11

L’administrateur réseau est Mme *** , son rôle est d’apporter une première aide en cas de d ifficulté d’un salarié, et de gérer toutes les mises à jour. Il n’y a pas d’intranet ; pour communiquer entre eux les comptables utilisent principalement le téléphone ou communiquent de vive voix. Toutefois l’échange de documents s’effectue au travers des messageries Outlook, Gmail ou bien la messagerie intégrée au PGI CEGID. Pour envoyer des documents à l’administration publique et aux organismes sociaux, le cabinet a opté pour jedeclare.com. Il s’agit du portail intermédiaire entre CEGID et Impôt.gouv.com. En effet le cabinet travaille en EDI, ainsi les documents ne sont pas ressaisis mais directement transférés ; cette méthode permet de gagner du temps et évite les erreurs de recopie. Nous le verrons bien lors du processus de déclaration de TVA : la déclaration saisie sur CEGID, rubrique ETAFI, est directement transférée. •La sauvegarde et archives Le serveur procède aux sauvegardes : toutes les nuits il enregistre le travail de la journée en « écrasé », c’est-à-dire que la sauvegarde d’une journée va écraser celle de la veille. Le disque de sauvegarde est changé tous les vendredis soir et récupéré par un comptable pour le week-end et réinstallé le lundi matin. Toutes les données sont en réseau et cryptées. Les sauvegardes se font sur le réseau, chaque comptable enregistre son travail sur le disque dur du serveur et toutes les nuits une sauvegarde se fait. La maintenance est faite par le sous-traitant. N’ayant pas encore opté pour le cloud le cabinet est responsable en cas d’incident lié au serveur (perte des données). Les documents papiers quant à eux sont archivés dans des classeurs dans une pièce dédiée à cet effet et dans les bureaux. Les dossiers sont organisés différemment selon les comptables, et l’archivage se fait dans une salle prévue à cet effet ou les dossiers archivés sont classés par leur nom. Toutefois, un code est commun à tous les comptables. Il y a différents classeurs : • Comptabilité (factures, relevés bancaires) ; • Courant (déclarations de TVA, rapprochements bancaires) ; • Social (bulletins de paie et déclarations sociales) ; • Juridique (assemblée générales, statuts) • Permanent (bilans, baux, prêts) En revanche, pour les petits dossiers il se peut que deux classeurs soient rassemblés, par exemple le comptable et le courant. Les clients sont libres de récupérer leur comptabilité lorsqu’ils le souhaitent ; certains récupèrent mois après mois et d’autre annuellement. Dans tous les cas, le cabinet conserve toute la comptabilité au maximum cinq ans, et à partir de là le cabinet signe une décharge et chaque client fait ce qu’il veut de sa comptabilité. Une fois rendue, le comptable n’en est plus responsable. Toutefois, les bilans et fiches de paye sont conservés dix ans.

•La sécurité La sécurité des données saisies et de la comptabilité est à la charge du cabinet ; celui-ci gère lui-même son serveur et tout incident engagera à responsabilité. Les postes informatiques du cabinet sont munis de l’antivirus Microsoft Security Essentials. Le cabinet possède un onduleur pour protéger le serveur des coupures de courant ou de la foudre. Les postes sont munis d’onduleur également. Afin de protéger l’accès aux données un pare-feu autorise ou non l’accès sur le poste qui nécessite un identifiant ainsi qu’un mot de passe, puis chaque comptable a une session CEGID à laquelle il se connecte grâce à un autre identifiant et mot de passe. Ainsi seuls les comptables du cabinet peuvent accéder à la comptabilité. Page 2 sur 11

En ce qui concerne la sécurité des données en format papier, le cabinet et équipé d’extincteurs et portes coupe-feu en cas d’incendie et d’armoires à fermer à clés en cas de tentative de vol. •Echanges avec le client Les clients ont la possibilité de téléphoner au cabinet, pour toute question ou renseignement. L’échange de pièces comptables ou informations écrites peut se faire par mail, chaque comptable disposant d’une adresse mail professionnelle, ou par la poste, le comptable s’adapte aux préférences des clients. Pour des raisons pratiques et de sécurité les mails des clients sont reliés à leur dossier sur CEGID, dans la messagerie de CEGID. 2. Description du processus J’ai choisi de décrire le processus d’élaboration de la déclaration de la TVA CA3 pour un prestataire de services. • Les principales activités du processus Le processus de déclaration de TVA CA3 se divise en deux étapes, le calcul de la TVA à déclarer puis la déclaration de celle-ci : - Dans un premier lieu il faut déterminer la TVA collectée sur les encaissements , c’est-à-dire la TVA réellement collectée par l’entreprise donc payée par le client. - Puis il faut déterminer la TVA déductible. Pour cela le comptable prend la TVA déductible totale du moins en déduisant la TVA sur les prestations de service pas encore payées. - La différence entre la TVA collectée calculée et la TVA déductible calculée donne le montant de TVA à payer (à verser à l’Etat) ou le crédit de TVA (que l’Etat doit). - Ensuite il faut la déclarer, pour cela il faut se rendre dans la rubrique ETAFI de CEGID, section TVA, remplir la CA3 à l’aide d’une fiche faite au préalable avec tous les montants HT et TVA pour les prestations de services, les livraisons intracommunautaires, les prestations exonérées, les achats de biens et services, les acquisitions intracommunautaires et les mini-guichets (détaillé plus loin). - Après avoir déclaré la TVA, une écriture d’OD est passée à la fin du mois de la déclaration.

•Objectifs du processus La déclaration de TVA résulte d’une obligation légale ; elle a pour principale fonction de déterminer le montant de TVA à payer ou le crédit de TVA. Ainsi cela permet à l’administration fiscale de savoir combien l’entreprise doit et d’en recevoir le montant. L’objectif du processus est de calculer, déclarer, puis payer la dette (la plus souvent) de TVA à l’Etat. En effet l’entreprise a un rôle de collecteur de TVA, une TVA qui ne lui est pas due car il s’agit d’une dette envers l’Etat dont elle doit s’acquitter. Lors d’un contrôle fiscal, la déclaration de TVA permet de justifier que le comptable n’a pas triché et à bien déclaré toute la TVA. •Place et importance La déclaration de TVA a une place importante dans la comptabilité, elle détermine le montant de la dette à payer. S’il y a une erreur de montant dans la saisie, l’erreur peut influencer à la hausse ou la baisse le crédit ou le montant à payer de TVA. La déclaration sera donc erronée et en cas de contrôle l’entreprise pourra faire l’objet d’un redressement. •Contraintes et difficultés La déclaration de TVA se fait mensuellement tout au long de l’exercice. La date varie selon le statut de l’entreprise. - Pour les entreprises individuelles c’est au 16 Page 3 sur 11

-

Pour celles dont le nom est entre A et H et au 19 pour celle entre I et Z. Pour les SARL c’est au 21 Et au 24 pour les SA, SAS et SASU.

Il est indispensable que le rapprochement du mois précédent ait été fait. Pour cela la comptabilité doit être à jour. La difficulté est de réaliser dans les temps les différentes opérations préalables : saisie, contrôle de la banque, payes, DSN. De plus il arrive que des clients ne fournissent pas leur comptabilité à temps, le comptable doit donc s’arranger et travailler à partir du relevé bancaire du client. •Acteurs Les acteurs qui entrent en jeux dans ce processus sont : l’entreprise qui paye et collecte de la TVA pour l’Etat, le comptable du cabinet qui réalise toute la déclaration, le Trésor public qui accuse réception de la télé déclaration et encaisse le montant dû. Le fournisseur du processus est l’entreprise qui fournit sa comptabilité et le client du processus est l’Etat qui reçoit le montant de TVA dû. •Exigences La déclaration de TVA exige de déclarer le montant exact de TVA collectée, de TVA déduite et la différence, en mentionnant aussi les montants hors taxe. Les montants déclarés doivent être exacts c’est pourquoi le comptable conserve tous ses calculs, pour pouvoir tout justifier en cas de contrôle fiscal. En plus des montants exacts l’administration fiscale impose une date limite chaque mois, si celle-ci venait à être dépassée le client se devrait de payer des pénalités et ce retard pourrait déclencher un contrôle fiscal. •Outils et documents utilisés Pour ce processus, le comptable utilise un tableur Excel pour calculer la TVA collectée à partir d’une balance générale du mois (compte 44571) et le compte 411 clients du mois. Pour la TVA déductible, le comptable utilise le compte 44566 TVA déductible et la balance des fournisseurs du mois. Les logiciels utilisés ensuite sont ETAFI. Pour les livraisons intracommunautaires à des entreprises (échange BtoB) il faut faire une DEB ou DES : déclaration d’échange de bien ou service sur Pro douane. S’il s’agit de services électroniques rendus à un client particulier (BtoC) dans l’U.E, cela correspond au régime du mini guichet il faut donc déclarer sur impôt.Gouv la TVA collectée au taux du pays du client et la payer. L’information est reçue sous format papier puis émise en format papier (Imprimé) et numérique (sauvegardée dans le logiciel). •Temps et fréquence Calculer et déclarer la TVA prend un temps variable selon la quantité d’opérations. Pour les dossiers avec très peu d’opérations bancaires, une dizaine de minutes peuvent suffire, mais pour les gros dossiers, il faut compter plus. Cette opération se réalise mensuellement. •Volume et archivage Le comptable doit réaliser autant de déclarations de TVA qu’il a de dossiers à traiter. Les déclarations sont sauvegardées par le logiciel et archivées sur le serveur du cabinet. Tous les documents ayant permis de déterminer la déclaration de TVA sont imprimés et classés avec la déclaration et l’accusé de réception dans le dossier de révision au moins 5 ans. 3. Schéma de processus

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4. Déroulement du processus Dans un premier temps le comptable contrôle ses comptes : les comptes de prestations multipliés par 0.2 doivent correspondre au compte de TVA collectée à 20% sur prestations. Ce contrôle se fait pour chaque compte de TVA collectée. Par exemple le compte 7061 prestations à 10% * 0.1 doit être égal au compte 445711 TVA collectée à 10%, idem pour 5.5% et 20%. Si les comptes ne correspondent pas, il faut contrôler la saisie et trouver l’erreur. Une fois les comptes contrôlés et exacts, le comptable édite une balance générale du mois, un grand livre provisoire du compte client et un justificatif de solde du compte client. A partir de ces documents, le comptable remplit un tableau Excel pour déterminer la TVA collectée sur les encaissements de ce mois ▪ La TVA collectée : Dans ce cabinet il existe deux méthodes de calculs de la TVA collectée, permettant ainsi de contrôler le résultat de l’une par l’autre. La première consiste, à partir des encaissements du mois (TTC), à déduire le HT et la TVA. On obtient la TVA collectée et encaissée du mois sur les prestations de service qui est donc à reverser. La seconde méthode consiste à calculer la TVA collectée en diminuant le solde du compte de TVA collectée avant OD de la TVA des clients pas encore encaissés. Ces calculs se font sur un tableur Excel. Le comptable peut contrôler ces montants en relevant le solde du compte de TVA dans la balance. S’il existe un écart significatif, il doit être corrigé ou justifié. Le montant de la TVA à déclarer et sa base hors taxe sont notés sur une feuille de contrôle (format papier) et le tableur est imprimé. ▪ La TVA déductible Pour calculer la TVA déductible, le comptable utilise la balance auxiliaire fournisseurs et la balance générale. Il faut dans la balance auxiliaire repérer toutes les prestations de services TTC, facturées mais non payées. Elles se trouvent dans la colonne des soldes crédits. Une fois repérées, nous les additionnons et calculons le montant de la TVA (TTC/1.2*0.2). Ce montant de TVA n’est pas à déduire car il s’agit de la TVA sur les prestations de services comptabilisées mais pas encore payées. Le comptable va donc les déduire du montant de TVA déductible figurant dans la balance générale au 31/10 (fin de mois) dans le compte « 44566 TVA déductible » qui se compose de toutes les TVA déductibles à la fois sur les biens et sur les services. Ensuite il additionne la TVA des prestations de services encaissées, montant au débit /1.2*0.2 de la balance auxiliaire fournisseur, mais seulement les fournisseurs de services. Ainsi est obtenue la TVA déductible à déclarer.

▪ Calcul Cette TVA déductible va ensuite se soustraire au montant de TVA collectée à déclarer, calculé précédemment grâce au tableur. Le comptable procède à cette opération sur sa feuille de contrôle. Cette dernière servira pour remplir le formulaire 3310 CA3 et sera jointe à ce même formulaire dans le dossier permanent. La différence est le montant de TVA à payer si la TVA déductible est inférieure à la TVA collectée ou un crédit de TVA si c’est l’inverse. Le crédit figurera L.25 et L.28 si la TVA est à payer.

▪ Déclaration A présent il faut déclarer le montant, pour cela le comptable doit remplir un formulaire, le CA3. Celleci se trouve dans la rubrique ETAFI de CEGID dans la section TVA et créer une nouvelle déclaration. Avant de la compléter il est important de contrôler la date et le client. Les ventes HT (dont les acquisitions intracommunautaires) se saisissent lignes 01 et 0207 , les acquisitions intracommunautaires HT à la ligne 03, les montants de TVA se calculent automatiquement. Toutefois il est plus prudent de contrôler que la TVA intracommunautaire apparaisse bien lignes 0035 et 0059 pour le bon montant et que la TVA collectée soit bien égale à 20% et figure Page 7 sur 11

ligne 06002. La TVA déductible est saisie ligne 0702 et le crédit de TVA ligne 8001. Le montant de TVA à payer apparait ligne 28, il faut vérifier qu’il coïncide avec celui que nous avons calculé. Une fois remplie le comptable valide la déclaration et la fait contrôler par le logiciel, ce dernier va contrôler la cohérence des montants. Ensuite le formulaire est envoyé par EDI, par le biais de la plateforme jedeclare.com vers impot.gouv.com, le comptable reçoit une confirmation d’envoi, mais c’est insuffisant il faut attendre un accusé de réception. Une fois reçu il est imprimé et la déclaration et tous les documents ayant participé à la détermination du montant de TVA à payer sont classés avec la déclaration, ainsi en cas de contrôle chaque calcul seras justifié. Ensuite le comptable enregistre en comptabilité la déclaration de TVA à travers une écriture saisie en journal d’opération diverses.

Voici cette écriture : COMPTES 445712 4452 44566 445663 44567 44551

CA3 10/2018 CA3 10/2018 CA3 10/2018 CA3 10/2018 CA3 10/2018 CA3 10/2018

DEBIT 7425 4

CREDIT

111 4 105 7209

Ainsi le solde du compte TVA est la TVA qui n’est pas encore exigible. Si l’entreprise réalise des livraisons intracommunautaires en BtoB c’est-à-dire à un professionnel, il n’y a pas de TVA, mais ces ventes doivent faire l’objet d’une déclaration. C’est la déclaration d’échange de bien ou services (DEB ou DES). Elle s’effectue sur Pro douane et l’entreprise n’a rien à payer. Le but est simplement que les autorités puissent connaitre les échanges entre pays de l’union européenne.

Il existe une particularité : le mini-guichet. Ce régime concerne les prestations de services électroniques, de télécommunication, de radiodiffusion et télévision, pour des clients particuliers en U.E. Le particulier paye une TVA que l’entreprise collecte donc et doit reverser. C’est le taux de TVA du pays de l’acheteur qui s’applique (lieu du téléchargement). L’entreprise déclare alors cette TVA sur impot.gouv.com rubrique mini guichet. Le comptable sélectionne le pays du particulier, le taux (ex : normal), saisit le hors taxe et la TVA due apparait. L’entreprise doit donc payer cette TVA en plus de la CA3.

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5. Analyse • Contrôle Le seul moyen de contrôler la déclaration de TVA est l’outil contrôle de CEGID qui contrôle la cohérence. En amont les comptes ont été révisés il ne devrait donc pas y avoir d’erreur à ce niveau. Toutefois le résultat est fiable, le risque d’erreur est largement contrôlé et réduit du fait des nombreux contrôles aux différents niveaux du processus. En cas de retard du client dans l’apport des pièces la TVA déclarée n’est pas fiable car approximative.

• Information Les informations collectées sont plus ou moins fiables et plus ou moins ponctuelles selon les clients. ...