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Sistemas administrativoSistema: Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí, entre sus atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo un fin determinado, y teniendo una actuación conjunta superior a las suma de las actuaciones ind...

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Sistemas administrativo Sistema: Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí, entre sus atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo un fin determinado, y teniendo una actuación conjunta superior a las suma de las actuaciones individuales de sus elementos”. Sistema administrativo: Es el conjunto integrado de procedimientos que se necesitan para desarrollar las actividades organizacionales básicas generando información para el control de los resultados conseguidos. Uno de los componentes principales, desde el plano conceptual y práctico. Sistema de Información se define como el “sistema formal de personas, equipos y procedimientos, que en forma integrada y coordinada, y operando sobre un conjunto de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales, capturan esos datos, los transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, el control, la administración y la toma de decisiones, necesarias para desarrollar la estrategia y lograr los objetivos planteados

Sistema de información administrativa (SIA) Es el sistema que realiza el manejo de los datos orientados a tomar decisiones y resolver problemas por parte de los administradores.

INTRODUCCIÓN EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD Las organizaciones son creaciones artificales propias del hombre, y están diseñadas intencionalmente para cumplir con fines específicos y determinados, la mayoría se crean pensando en la perpetuidad. Están dirigidas por su propio sistema de administración. Las organizaciones se crean para que sean eficaces eficientes y efectivas: _ Eficacia: Es el grado en el que se alcanzan las metas. Representa la obtención de los objetivos propuestos. SI se logró el objetivo se es eficaz. _ Eficiencia: Es la forma en la que se combinan los insumos o recursos para lograr un determinado objetivo. Ofrece una pauta acerca del resultado esperado y el resultado efectivamente alcanzado. Proporciona una idea de la relación entre el objetivo obtenido -resulta- y el esfuerzo utilizado para lograrlo- los recursos implicados en la obtención del objetivo. _Efectividad: Representa un nivel superior de eficacia y eficiencia a lograr luego de haber alcanzado, precisamente, eficacia y eficiencia en una gestión. Comprende las actividades que una organización debe realizar para perdurar y seguir triunfando en el futuro. La efectividad es el fundamento del éxito: la eficiencia es una condición mínima de supervivencia después de alcanzado el éxito. La eficiencia se preocupa de hacer bien las cosas. LA efectividad de hacer las cosas que corresponden (Drucker 1978)

PRODUCTIVIDAD Es el factor determinante de la competitividad y rentabilidad de las organizaciones, es la relación entre insumo y producto; estos representan la forma en que los factores de producción se concretan en la realidad: tierra, materiales, instalaciones, máquinas y herramientas. Por otro lado, la productividad puede asociarse al rendimiento ya que relaciona producción y elementos para obtenerlos. Producción Resultados alcanzados = Productividad= Recursos utilizados Insumos Un aumento de producción no siempre trae aumento de productividad para esto, existen 5 formas: 1- Aumentando la producción, manteniendo constantes los insumos. 2- Aumentando la producción en mayor proporción que los insumos. 3- Disminuyendo los insumos y manteniendo constantes la producción. 4- Disminuyendo los insumos en mayor proporción respecto de la disminución de la producción. 5- Aumentando la producción y disminuyendo los insumos al mismo tiempo. LO ADMINISTRATIVO Y LO ESTRATÉGICO Ambas operan a través de instrumentos, técnicas y herramientas diferenciadas y específicas. No se concibe una gestión organizacional si no hay equilibrio entre ambas, si esto ocurre no serán eficientes ni efectivas. La conjunción de lo administrativo y lo estratégico logra la eficacia, siendo la eficiencia es la responsabilidad fundamental de lo administrativo, y la efectividad de lo estratégico Lo administrativo refiere a las a realizaciones cotidianas, busca aprovechar de la manera mas ventajosas los recursos que esta utilizando, las variables son controlables en un grado considerable, allí radica el secreto de la eficiencia. Por su parte lo estratégico, las variables que la organización puede manejar intervienen escasamente, no definir una buena estrategia puede dejarnos fuera del mercado. Solo cuando esta haciendo lo que corresponde puede llegar a ser efectiva. La sustitución tecnológica y el avance de las telecomunicaciones obliga a asumir nuevos enfoques para el diseño, planificación e implementación de los procesos de innovación. El conocimiento forma parte del capital intelectual, específicamente del capital humano y reside originariamente en las personas, quienes a través de los procesos de aprendizajes pueden generar, poseer y reproducir conocimientos. Se habla hoy de organizaciones basadas eb trabajadores del conocimiento, entrando en valor los recursos intangibles. La información se incorpora en las personas y a través de procesos que le agregan amplitud y profundidad, le agregan significatividad e interpretación propias, de modo tal que el resultado es mas que información mejorada, conocimiento.

CONOCIMIENTO EXPLÍCITO Y TÁCITO El conocimiento explicito es aquel que se expresa formalmente mediante un sistema de símbolos, y que por eso puede comunicar y difundir con facilidad, está relacionado con la toma de decisiones. El conocimiento tácito es el conocimiento implícito que utilizan los integrantes de una organización para realizar sus actividades y darle sentido a sus respectivos mundos. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN El sistema administrativo permite obtener datos sobres las actividades realizadas, estos datos se transforman en información significativa y una vez que le llegan a las personas y las procesan las convierten en conocimiento. El sistema administrativo es el responsable de transformar al conocimiento en un activo organizacional valioso. EL sistema administrativo a través del sistema de información, procesa la información de toda la organización, la distribuye y así permite convertirla en conocimiento que la empresa necesita para permanecer y crecer en los mercados. No es necesario que todos y cada uno de los informes que surgen de un sistema de información deban ser diseñados sin importar a las personas a las que van dirigidos INFORMACIÖN QUE SE NECESITA PARA GESTIONAR ORGANIZACIONES Existen 5 clases diferentes de información que permiten activar distintos instrumentos de diagnóstico, para tomar decisiones, ellos son: 1- Información de fondo: Esta información suele estar dentro del tablero de control, son herramientas de diagnostico directivo con proyecciones sobre los flujos de fondos. 2- Información sobre la productividad: La productividad expresa una ventaja competitiva medirla es el primer paso para trabajar sobre ella, para tener una pauta indicativa de la forma de manejo y gestión. 3- Información sobre las competencias centrales: Para ganar liderazgo hay que tener algo mejor que nuestros competidores, generalmente va de la mano de la innovación, se vuelca a través de mediciones y registros haciendo mejores las cosas o exclusivas que sus competidores. 4- Información sobre la asignación de recursos: Las organizaciones poseen 2 recursos escasos capital y personas que aportan valor. 5- Información sobre el entorno: Se requiere para poder elaborar la estrategia: acciones de los competidores, cambios en los gustos y preferencias de consumidores, avance tecnológico, etc. Aquí reside la posibilidad de obtener resultados, haciendo lo que corresponde. Las organizaciones saludables generan y usan información para convertirla en conocimiento. A medida que van realizando sus actividades e interactuando con sus entornos, procesan información que transforman en conocimiento y así llevan a cabo sus actividades. En conclusión, sin información no es posible acceder al conocimiento, y sin conocimiento no es posible sobrevivir a las fuerzas competitivas.

UTILIZACIÖN DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÖN Y LAS COMUNICACIONES. Una consecuencia de la incorporación masiva de las TIC a las organizaciones es una situación que se conoce como sobre cargar informativa. Cuanto mas se incrementa la sobrecarga de información irrelevante, menos posibilidades tendrán las personas de extraer y usar la información relevante que pudiera existir. Hoy se necesita una visión que contemple varios aspectos que rodean a la aplicación de la tecnología a los problemas de información: la forma en que la gente utiliza la información. La tecnología representa una fuente de ventaja competitiva sostenida, gracias a la informática hoy estos sistemas pueden tener proyecciones y aplicaciones no pensadas en años anteriores. La información de salida de un sistema informático hay que contextualizarla, organizarle secuencia y causalidad. Independientemente de la tecnología que se va a utilizar, cada organización debe definir que información es la que se necesita, cuando la necesita, en que formato y de qué fuentes, quién la posee y cómo está y el conocimiento se aplicarán a las tareas. EL SISTEMA SOCIAL Y EL SISTEMA TÉCNICO Todas las consideraciones técnicas que puedan realizarse, todos los adelantos tecnológicos que se puedan incorporar, toda la inteligencia artificial que pueda ser agregada, deben tener como último destino el hombre, el que será en definitiva, aquel que haga productivo ese capital tecnológico. Los sistemas de información deben estar diseñados por personas que entiendan de la complejidad social de las organizaciones. INFLUENCIA DEL ENFOQUE ANALÍTICO. La aplicación de enfoques analíticos genera sistemas que pueden ser considerados eficientes en forma aislada pero que no siempre satisfacen el requisito de efectividad. Esta visión sistémica permite determinar antes de iniciar una modificación o cambio de sistemas, si no convendría realizar un replanteo del negocio en su conjunto o un rediseño total de sus sistemas. EL PROFESIONAL EN CIENCIAS ECONÓMICAS Y LAS TIC El profesional en ciencias económicas debe entender que la información y el conocimiento existente en la organización representa un tema demasiado serio como para dejarlo exclusivamente en manos de los tecnológicos informáticos, quienes no pueden reemplazar a los profesionales formados en temas como la administración del cambio, el diseño estratégico de los sistemas y la utilización de la información y el conocimiento como principal recurso de gestión de toda la organización.

CAPITULO 1: CONCEPTOS SOBRE DATOS, INFORMACION Y

CONOCIMIENTO DATOS, INFORMACION Y CONOCIMIENTO. ¿Qué son los datos? Son un conjunto de símbolos, que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como también sus atributos y características. En el contexto organizacional los datos pueden ser definidos como registros estructurados de transacciones y están representados por materiales, equipos, personas, entre otros. Los datos surgen como producto de la observación y se caracterizan por ser un conjunto de hechos discretos y objetivos sobre objetos ya acontecimientos. No poseen interpretación ni opinión, como tampoco claridad sobre los hechos descriptivos. Ej: fecha, clase de articulo, monto y forma de pago. Son elementos base de la pirámide del conocimiento, información sin significado para el portador. ¿Qué es la información? L Al conjunto de datos estructurados: datos que han sido seleccionados y estructurados en relación a un problema, un usuario, un momento y un lugar. Estos datos están organizados y analizados en un contexto significativo y útil, se presentan en forma inteligible (que puede ser comprendido) al lector para la toma de decisiones. Tiene significación o le dan forma (vida y sentido). La información son datos procesados en forma significativa para el receptor pero para ser utilizados en un determinado momento y bajo ciertas circunstancias. Lo que hoy para mi representa información, tal vez mañana no signifique nada. Cada persona posee su particular estilo cognitivo que le permite interpretar la información de diferente manera, de modo que cada uno debiera intervenir para que los informes que le lleguen, estén diseñados de la manera que mejor resulte interpretarlos, por esto todo conjunto de datos procesados no siempre representa información para cualquier circunstancia. Si es información relevante reduce la incertidumbre. El hombre convierte los datos en información. Forma parte de descripciones y respuestas a ¿Quién? ¿Qué? ¿Donde? ¿Como? ¿Cuanto? Pasos para transformar los datos en información. _Contextualización: Se recopilan los datos sabiendo el propósito. _Categorización: Se conocen las unidades de análisis o componentes clave de los datos. _Calculación: Los datos pueden analizarse matemática o estadísticamente. _Corrección: Eliminación o errores de los datos. _Condensación: Resumen de los datos. ¿Qué es el conocimiento? Es el capital más importante y principal fuente de riqueza; es identificar, estructurar y sobre todo utilizar la información para obtener un resultado. El conocimiento requiere aplicar la intuición y la sabiduría, debe ser desarrollado por las personas a través del aprendizaje.

El conocimiento esta contenido en instrucciones se consolida en SABER COMO Pasos para transformar la información en conocimiento. _Comparación: Cotejo la información de una situación determinada con situaciones antes conocidas. _Consecuencias: Posibilidad para evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo de las decisiones y acciones actuales. _Conexiones: Del conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento. _Conversación: Acerca de lo que piensan otras personas de la información que se está tratando. La inteligencia es la capacidad de adquirir conocimiento, se adquiere información, se transforma en conocimiento (ideas, métodos, procesos, prácticas, tecnología, creatividad) y se almacena en inteligencia. Para administrarla, aparece la infonomía = gestión de la información

Datos Observaciones sencillas de los estados del mundo

Información Conocimiento Datos dotados de pertinencia Información valiosa de la y propósito mente humana. Incluye reflexión, síntesis y contenido.

¬Se estructuran fácilmente. ¬ Se capturan con facilidad en las máquinas. ¬ A menudo se cuantifican. ¬ Se transfieren con facilidad.

¬ Requiere una unidad de análisis. ¬ Necesita consenso sobre el significado. ¬ La intermediación humana es indispensable.

¬ Difícil de estructurar ¬ Difícil de capturar en las máquinas. ¬ A menudo es Tácito. ¬ La transferencia no es sencilla.

Infonomía: Es la gestión de la información, trata de la relación de las personas y organizaciones con la información. Su construcción requerirá la participación de distintas disciplinas y de personas que trabajen tanto desde una perspectiva académica como de práctica. Deberá tratar los siguientes temas: 1- Economía del conocimiento. 2- La organización como sistema de información. 3- Las leyes de la información. 4- La búsqueda de relevancia como energía informacional. 5- El conocimiento como valor. 6- El negocio de la comprensión. 7- Internet como factor de transformación en los negocios. 8- Políticas de información 9- La formación del nuevo profesional de la información 10- Teoría general de la información.

Gestión del conocimiento: Proceso sistémico que trata de adquirir, organizar, almacenar y comunicar conocimientos tanto explícitos como tácitos, de manera que todos los integrantes de una organización puedan usarlos para hacer más eficiente y efectiva su labor. Sin datos no hay información, sin información no hay conocimiento y sin conocimiento no es posible generar procesos innovadores ni poseer adecuados rendimientos sobre los recursos. Las organizaciones basan su funcionamiento en el conocimiento. Mientras mas se usa el conocimiento más crece. SISTEMA DE COMUNICACIÓN Comunicación es aquella acción en la cual se produce un intercambio de información y se transmiten significados por medio del uso de símbolos. Un sistema de comunicación tiene 4 elementos: un emisor, un canal de comunicación, un mensaje y un receptor.

El mensaje va codificado, y la decodificación es un proceso por medio del cual el receptor interpreta el mensaje en función de sus experiencias y sus propios marcos de referencia. Cuando más cerca este la decodificación al sentido e intención del mensaje, más efectiva será la comunicación. Una comunicación es eficaz cuando permite el establecimiento de una acción positiva de acuerdo con las necesidades y obligaciones que plantea la situación. LA INFORMACIÓN Y SU INTERPRETACIÓN La información se puede tomar de 2 maneras distintas de acuerdo como se reciba o emita. Luego, para una toma de decisión influyen otras variables como los factores situacionales y personales así como el ambiente organizacional. Estilo cognitivo: La forma como la persona capta la información. Es la forma en que cada persona emplea, organiza y cambia la información durante la toma de decisiones. Factores situacionales y personales: La influencia en la interpretación de la información de los factores situacionales y personales es significativa. Ante la misma información interpretarán el problema de distinta manera. Ambiente Organizacional: Las organizaciones se ocupan de crear y mantener, consciente o inconscientemente, el ambiente en el que las personas desarrollan sus tareas en busca de alcanzar las metas en forma eficiente y adecuada. Estas acciones generan cultura organizacional. FUENTES DE INFORMACION Fuentes Internas: Es información generada por la propia organización, a través de su

estructura. Fuentes Externas: Información generada por diversos orígenes: competidores, gobierno, consultores, etc. Fuentes Primarias: Información reunida por primera vez para un tema especial, no quiere decir que no la haya reunido con anterioridad. La información de fuente primaria es aquella que la organización debe obtener directamente por sus propios medios ya que no se encuentra disponible en los lugares conocidos o no resulta accesible. Fuentes Secundarias: Es información que ya fue obtenida y se encuentra almacenada en la organización, proviene tanto de internas como externas (se utiliza en urgencias o por bajo costo).

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN Hay tres dimensiones que permiten definir la utilidad de una información: el tiempo en que se obtiene, su contenido y la forma que se presenta. Cada actividad o proceso de toma de decisiones requiere que la información tenga las características apropiadas para satisfacer esa necesidad.

1-

234-

TIEMPO Oportunidad: Disponible en el momento que se necesita Actualidad: Actualizada Periodo: Pasado, presente o futuro. Frecuencia: Veces pedida

1234-

CONTENIDO Relevancia e integridad Precisión Alcance Singularidad

123456-

FORMA Presentación Detalle Medio Atracción Accesibilidad Claridad

EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Recorre los niveles de organización, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. En general la info que corre de abajo hacia arriba es mucho mayor (permite controlar y monitorear el desarrollo de las actividades) que la que circula de arriba hacia abajo (ordenes, procedimientos, etc) También circula de manera lateral y cruzada para vincular las distintas áreas. Dentro del flujo que circula desde abajo hacia arriba tienen cinco procesos: _ Demora del mensaje: Ofrece diferentes causas: Puede que el contenido de la información no implique acción inmediata (no sobrecargar), generalmente ocurre cuando esa información incumbe o afecta el desempeño de quien debe transmitirla.

_ Resumen de información: Es la reducción en la cantidad de datos e información a transmitir, obviando detalles pero sin cambiar el significado esencial, solo afecta la estructuración. El resumen produce una reducción cada vez mayor de los detalles a medida que la información fluye a niveles superiores de la organización. Permite ver con mas facilidad patrones de comportamiento, ...