Archivonomía - Apuntes 1 PDF

Preview

Summary

Archivonomía en la admón....

Description

Universidad Tecnológica de Querétaro División Económica Administrativa TSU en Administración Área Capital Humano Integración de Capital Humano

“Archivonomía aplicada en la administración de expedientes” AR79 Nombre de la alumna: Olvera Fonseca María del Carmen Nombre de la profesora: Arroyo Montañez Aydé Fecha de entrega: 25 de marzo del 2021

¿Qué es la Archivonomía? La palabra tiene un mejor entendimiento si se descompone en dos términos: Archivo

Nomos

y

Archivo, como primer compuesto de la palabra, vendría a significar en el sentido estricto: "el repositorio donde se guardaban los documentos importantes".

La palabra NOMOS o NOMIA, el diccionario de la real Academia Española (2000), dice. "significa conjunto de leyes o normas". (p 1587).

Por lo cual connota el establecimiento de lineamientos, normas o leyes a través del estudio y análisis de aspectos frecuentes y repetitivos en los archivos. Desde luego que son leyes que rigen al comportamiento de los archivos, como fenómeno y no de orden obligatorio. Por lo tanto, se puede decir que es la metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.

La Archivonomía es la ciencia que nació con una la expectativa de ser "la administración total de los Archivos" Antecedentes En México la archivonomía adquiere plenamente su auge hasta bien entrada la segunda mitad de la década de los setenta y principios de los ochenta, cuando comenzó a instrumentarse formalmente con el fin de combatir el fenómeno de la sobreproducción de documentos, que incluso en nuestro país, desde los años cuarenta del siglo pasado afectó la eficiencia de los archivos públicos en todos los niveles de gobierno.

El uso de los archivos verticales para guardar los documentos tomó gran apogeo. Tanto los negocios como el gobierno comenzaron a generar una gran cantidad de documentos y se inició Io que se ha llamado la explosión de papel.

A principios del 1900, la máquina de escribir empezó a usarse en gran escala en las oficinas comerciales y gubernamentales, lo que dio pre a la producción masiva de documentos.

Los gobiernos locales, estatales y federales, debido a la cantidad de dependencias que tenían y a la cantidad de documentos que estaban acumulando, comenzaron a tomar numerosos pasos para controlar la creación, mantenimiento, archivo y disposición de los documentos del gobierno. Esto dio comienzo a la concientización sobre la necesidad de administrar los documentos con efectividad. Actividad archivonomica Es necesario reconocer que la actividad archivonomica no es exclusivamente una actividad empírica, carente de interés intelectual. También es necesario reconocer que su desempeño se sustenta en elementos teóricos y metodológicos, y por tanto en el conocimiento de una serie de conceptos esenciales asociados a la Administración de Documentos. Apoyados en éstos es como pueden construirse mejores sistemas, métodos e instrumentos para la organización y la gestión de archivos. Para sintetizar: la actividad archivonomica conlleva la ejecución de un conjunto de agrupaciones sucesivas de la información, que van de la generación de documentos individualizados, que se agrupan eventualmente en expedientes, hasta la formación de series y archivos, en cuya producción, integración, uso y control intervienen muchas personas, poniéndose en juego una gran cantidad de recursos, procesos y procedimientos al interior de las instituciones públicas. La comprensión de los principales conceptos que conforman el lenguaje técnico de la Archivonomía es esencial para el personal encargado del manejo y la administración de los archivos. En atención a esta necesidad cabría formular los conceptos archivísticos desde los aparentemente más simples hasta los más complejos. La materia básica de los archivos son los documentos, productos de toda acción pública, pues todo proceso de gestión en las instituciones da lugar a su producción. De hecho, toda gestión o trámite inicia regularmente con la generación de documentos.

Conceptos básicos Documento

Todo registro material de información con independencia del soporte o medio en el que se encuentre y de los fines para los que haya sido producido.

De acuerdo con la definición hecha, un documento puede ser, por tanto, un disquete, una cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser también documento aquél que sólo sea legible por máquina, como el microfilme o los documentos electrónicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera “virtual”. También podría ser un periódico, una revista, un libro. Incluso una piedra, si tiene registrada información por la mano del hombre por así decirlo, podría ser también un documento. Esta característica la tienen, por ejemplo, las estelas Mayas o el Calendario Azteca. Un documento escrito a mano o mediante la utilización de algún medio mecánico o electrónico responde también a la definición previamente dada. Documentos de archivo ¿Qué hace, entonces, diferentes a los documentos mencionados anteriormente? Una primera respuesta estaría relacionada, precisamente, con la afirmación que en la definición del concepto queda excluida, esto es, “los fines para los que haya sido producido”, los propósitos para los que fueron creados los documentos. Otra respuesta estaría relacionada con la naturaleza y cualidades de los mismos, así como con el uso al que se encuentran sujetos, todo lo cual nos lleva a la necesaria ampliación del concepto de documento como “documento de archivo”. Es toda Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

En el desempeño de las gestiones públicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestión, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institución. Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen más documentos electrónicos o digitales (que eventualmente podrían tener una naturaleza o un uso archivístico), el documento de archivo (cuya información se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeño de las gestiones públicas, y es el objeto de trabajo “natural” de las instituciones archivísticas. Expediente Por otra parte, los documentos de archivo no se quedan solos en ninguna oficina. Con independencia de la razón por la que se hayan producido, generalmente se asocian o agrupan, a otros documentos para formar otras categorías archivísticas. Tal es el caso del “expediente”. Un expediente se constituye a partir de la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestión. El expediente, también es llamado “unidad de documentación compuesta”.

Posee además una serie de características y cualidades en tanto información archivística. Las más relevantes son las siguientes:      

Se integra en forma lógica y cronológica (esto es, por asunto, tema o materia). Debe foliarse para garantizar la integridad de los documentos que lo constituyen. Debe estar debidamente clasificado, esto es, identificado, agrupado y sistematizado dentro del cuerpo de un Archivo. Debe identificarse con una portada estandarizada y normalizada. Deben señalarse su vigencia, fecha de prescripción y valor secundario o histórico, si fuera el caso. Debe señalarse en él su fecha de apertura y, en su caso, fecha de cierre o conclusión.





Debe contener, si fuera el caso, la señalización de su característica como expediente restringido, reservado, confidencial, público o de datos personales. La fecha de apertura a consulta pública si el expediente fue previamente restringido de acuerdo con la legislación en la materia.

Sin que constituya una norma, el expediente debe organizarse en su interior, preferentemente colocando el documento de fecha más antigua en la parte final del mismo y el de fecha más reciente en la parte inicial, aunque por ser esto una convención, con frecuencia en muchas instituciones esta labor se hace, al contrario. Del mismo modo, en el expediente deben incorporarse los separadores que resulten necesarios, así como, eventualmente, un índice de contenidos. Una recomendación adicional en beneficio de la integridad y la conservación física del expediente, así co mo para facilitar el acceso a la información que contiene, es que el expediente no sea mayor a los diez centímetros de espesor. Si el asunto o trámite con el que se relaciona produce más documentos que deben glosarse al expediente, es recomendable abrir un segundo volumen o legajo del mismo expediente, registrando en él la misma clasificación que se le asignó al expediente inicial, con la señalización aclaratoria de que se trata de un segundo, tercer o la cantidad de volúmenes resultantes del proceso de gestión. Cabe destacar que el expediente es la unidad de trabajo básica de la clasificación archivonomica. La unidad de documentación simple puede y debe identificarse con los datos de contexto y contenido que ya se mencionaron, pero es el expediente el que debe identificarse, agruparse y sistematizarse de manera puntual, mediante un código predeterminado por el sistema de clasificación que se use. Serie documental Ahora bien, así como en cualquier oficina no hay únicamente un solo documento, tampoco hay un solo expediente, sino muchos, asociados. Un expediente se constituye a partir de la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia a las diversas funciones que desempeñe la oficina en cuestión. De este modo, si los expedientes derivan del desempeño de una misma función o atribución genérica, dada por mandato jurídico o administrativo a la oficina de referencia, podemos decir que estamos frente a uno de los conceptos centrales en la organización de archivos, esto es, el concepto de serie documental. La serie documental constituye un concepto central en la archivonomía, pues agrupa en una categoría superior a los expedientes individuales de un archivo.

Las series documentales guardan homogeneidad funcional, son resultado de procesos de gestión generalmente normalizados, asignados por mandato jurídico a las diversas unidades administrativas, áreas u oficinas de cualquier institución. Cabe destacar que, así como el expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia, la serie documental se relaciona también con una determinada función o atribución genérica, que se le ha designado jurídica o administrativamente a una determinada Unidad Administrativa. Sin embargo, el ejercicio de las diversas funciones o atribuciones asignadas a un área es con frecuencia muy complejo, de modo tal que una misma función puede dar lugar a la generación de una o más series documentales o subseries. Técnica utilizada por la archivonomía para la administración de expedientes El Cuadro General de Clasificación es un instrumento de archivonomía “que permite sistematizar y estructurar, jerárquica y lógicamente, las funciones y actividades que propiciaron la creación y recepción de documentos, mismos que con la información de este cuadro se organizan intelectualmente, lo cual confiere al conjunto su carácter orgánico.” Esta técnica se encarga de asignar el lugar que ocu parán los documentos en el fondo y proporciona un código que puede ser numérico, alfabético, o una combinación de ambos; el requisito que han recomendado diversos teóricos de la archivonomía es que sea sencillo y accesible. Sustituye el nombre del expediente controlando su ubicación y acceso. Se conforma al menos por tres elementos: el fondo, la sección y la serie; pero puede subdividirse de manera más detallada por: 



 



El fondo considerará única y exclusivamente los documentos que generan los departamentos o áreas de una institución para realizar o llevar a cabo sus funciones; La sección es la primera división que se hace al fondo. Generalmente se relaciona con el organigrama, departamentos, direcciones o funciones de la institución que genera los documentos, aunque también se puede definir por asuntos, materias o temas; Serie documental. Es la división que se hace a las secciones, con los documentos de un mismo asunto, materia, tema o asunto específico. Expediente. Reúne u organiza documentos que son acumulados por el productor para sustentar sus actividades de un mismo asunto o actividad. Frecuentemente es la unidad básica de la serie. Unidad documental. Se conforma por un documento o pieza documental, que viene a ser la unidad mínima en la que se puede dividir un acervo.

https://www.redalyc.org/jatsRepo/898/89860183019/html/index.html...