Notes perso sur travail d’équipe DEBB INC sco4004 PDF

Preview

Summary

notes important sur l’étude de cas pour le travail pratique en équipe de SCO4004. la compagnie Debbs inc sur le cycle d’achat....

Description

DEBB INC. = entreprise québécoise spécialisée dans la Fabrication de produits et de soins capillaires et corporels. FONDÉE EN 1984 PAR : Marie-Josée et Alice Bouchard (sœur) 3 GAMMES DE PRODUITS :  SENSIVA : Produits totalement neutre  FLORA : Produits qui contient des huiles essentielles  NATURA : Produits biologiques

CHIFFRES D’AFFAIRES : BÉNÉFICES NET MOYEN DE 8%. Nombres d’employés :

(25*8%=2M$)

25M$ 2M$

125

EMPLACEMENT :  l’est de l’île de Montréal, l’usine principale  Production des produits des gammes SENSIVA et FLORA  Usine de fabrication et bureaux administratifs  Usine secondaire = est située à 15 minutes de l’usine principale  Production des produits de la marque NATURA  Entepossages de l’ensemble des produits DEBB ORGANIGRAMME DEBB

DEBB Inc. o Priorise l’utilisation de matières premières locales afin de limiter les gaz à effet de serre causés par le transport. o Achat des matières provenant exclusivement du Québec, de l’Ontario et du Nouveau-Brunswick.

Compétences Marie-Josée Bouchard : une personne compétente

 Détient une technique en administration des affaires et un baccalauréat en marketing. Rôle : Directrice générale : passionnée des RH et très sociable. Tâches annuelles (Activités de contrôle) 1. Révision des conditions de travail et les salaires de ses employés afin qu’ils demeurent dans les normes du marché. [processus informel] 2. Révision des conditions de santé et de sécurité. 3. Tâches mensuelles

Compétences Michèle Bouchard :  Naturopathe et phytothérapeute de formatio Rôles : Directrice d’approvisionnement, de la production et de la logistique ( passionnés par les vertus des produits naturels) Tâches  S’assure de trouver les ingrédients de la meilleure qualité aux plus bas prix possible  S’assure que l’entreprise ait des pratiques responsables et respectueuses de l’environnement Compétences Mathieu :  CPA Rôles : Directeur finances et administration 1. En charge de l’équipe de la comptabilité

2. En charge des RH 3. De la régie interne et des technologies de l’information Département des finances Logiciels comptable : SAGE

Département de service de technologies de l’information (TI) à l’interne.  3 employés  Très performant Tâches  régler les bogues  les achats de matériel  gérer les plateformes  s’occuper du réseau interne et du serveur externe  faire l’entretien et la mise à jour des systèmes  donner les accès aux employés selon leur niveau hiérarchique  mettre le pare-feu à jour, etc  en charge des contacts avec les fournisseurs externes  

Grand sens de l’organisation recours occasionnel à des stagiaires.

Les éléments surligner doivent être ajoutés dans la question 1 et 2 Création dès stock Movement des stock et de la MP sécurité dès stock LOCALISATION dès stock Prise d’inventaire

Étapes du cycle des achats, créditeurs et décaissements: pour DEBB inc Les acteurs enjeux dans ce processus : acheteurs, adjoint de la directrice d’approvisionnement, directrice d’approvisionnement, employés responsables du classement des documents,

1) Demande d’achat  Prise d’inventaire dès stock de MP et de fourniture dans les entrepôts de l’usine aux deux semaines par 2 commis d’entrepôt  Un commis d’entrepôt fait le recensement des MP des gammes Flora et Natura et 1 commis d’entrepôt s’occupe de la gamme Sensiva.  Remise du décompte manuel des stock aux adjoints des chefs d’usine.  chefs d’usine analyse les besoins d’achats selon les besoins de production  Création de la demade d’achat par l’adjoint des chefs d´usine selon les directives des chefs d’usine  Transmission de la demande (liste ) d’achat aux acheteurs par les adjoints de chefs d’usine 2) Recherche de fournisseurs  Acheteurs effectuent des recherches de fournisseurs potentiels à partir de la liste préétablie  Faire une demande de soumission auprès de différents fournisseurs à condition qu’elle soit avantageuse pour DEBB ( trouver des MP de la meilleure qualité au plus bas prix possible)  Prioser les fournisseurs locaux afin d’éliminer les gaz à effet de serre causés par le transport  Les MP doivent provenir exclusivement du Québec, Ontario et ou du Nouveau Brunswicks.  Prépare et envoie les demandes aux fournisseurs 3) Analyse des soumissions  Les acheteurs réceptionnent les réponses des soumissions faites aux fournisseurs.  Les acheteurs conservent les soumissions les plus avantageuses pour DEBB.  Les acheteurs transmettent les soumissions les plus avantageuses à l’adjoint de la directrice d’approvisionnement  Les adjoints de la directrice d’approvisionnement. Fait faire l’analyse et fait approbation des soumissions par la directrice (michèle)  La directrice signe les soumissions qu’elle approuve et les remets à son adjoint

 L’adjoint Transmets les soumissions aux acheteurs  Les acheteurs s’assurer de mettre une version numérisée des soumissions signer sur le PGI de l’entreprise  Les acheteurs remets les copies papiers des soumissions au responsable du classement 4) Émission du bon d’achat  L’approbation et la signature du membre de la directrice doit être préalablement faite avant toute production de bon de commande.  Les acheteurs émettent le bon d’achats selon les soumissions approuvées par la directrice  Les acheteurs envoie le bon de commande aux fournisseurs  Les acheteurs envoient une copie du bon de commande aux responsables de l’entrepôt  Les acheteurs envoient une copie aux départements de la comptabilité  5) Réception des achats  Réception d’une copie du bon de commande par le responsable de l’entrepôt.  Responsable de l’entrepôt fait une vérification de la date de réception de la commande.  Responsable s’assurer que les commis d’entrepôt fassent suffisamment d’espace dans la section de la gamme.  Séparation des MP et des produits Finis par gamme ( usine 1 Flora et Natura, usine 2 Sensiva)  Réception de la marchandise par les commis d’entrepôt  Commis d’entrepôt vérifie que les quantités réceptionnées avec les bons de commandes et le bon de livraison ( automatique)  Commis d’entrepôt placent la marchandise et les fournitures dans des endroits où il y a de la place dans la section de chaque gamme  Le responsable de l’entrepôt envoie ensuite une copie(scan) numérisé du bon de livraison annoté à la comptabilité  Le responsable transmet le bon de livraison originale annotée et sceller dans un enveloppe a un employé autorisé.  Employés dépose l’enveloppe dans le pigeonnier de la comptabilité bureau du commis comptable 6) Enregistrement des factures  Tommy met les bons de livraisons avec les bons de commande dans un dossier jusqu’à la réception de la factures  Chaque semaine le commis comptable apparie les factures reçues et le bon de commande et le bon de livraison respectifs   Commis comptable inscrit le code de dépense et le numéro de service concerné ( code de GL ET numéro du compte d’auxiliaire)  Vérification que les fournisseurs étaient créé dans le logiciel comptable Sage( ne le fait plus pas le temps)

 Réception de toutes les factures et fait la vérification en lots  En cas d’absence tâches accompli par cleo doit contacter les autres départements pour associer les codes et numéro aux bon compte par courrier  Transmission de la facture aux directeur financier  Vérification de la facture et inscriptions de ses initiales en guise d’approbations  Enregistrement de chaque facture dans le logiciel SAGE Enregistrement des factures Commis comptable s’assurer d’inscrire le premier onglet le code du fournisseur Bref descriptif de la dépense Le numéro de la facture Le code de service Qui a fait l’achat Et le code du grand livre correspondantes à la charge appropriée (PGI) Montant de la facture Enregistrement des conditions de paiement dans le deuxième onglet le troisième ongle correspond aux comptes de taxe des fournisseurs par défaut TOS et TVQ NE VÉRIFIE QUE SI NE RECONNAÎT PAS LE fournisseur Commis comptable fait le report de la facture Demande à son supérieur de faire le report du lot des factures Commis comptable sort l’auxiliaire des comptes fournisseurs et le remets à mathieu Mathieu determine les fournisseurs à payer et remets la liste des factures à payeraux commis comptable

Création d’un compte fournisseurs  Déterminer un code de fournisseurs (fiche maître) et inscrire les donnés de celui-ci avant de pouvoir entrer ou associé une facture à son compte.  lorsqu’il est trop pressé il s’assit juste le nom du fournisseur et complète la fiche avant l’impression des chèques  commis comptable enregistré toutes les factures dans  Mathieu fait le report de lots factures dans l’auxiliaire des compte fournisseurs et dans le grand livre  Lorsque la saisie est terminé le commis comptable impression de la liste chronologique des comptes fournisseurs qui sert à sélectionner le moment où chaque factures sera payée.  Impression des factures due ou à payer et appariement aux pièces justificatives correspondantes

impression des chèques le vendredi avant 16h aux plus tard selon la politique DEBB  Commis comptable transmet les documents à Mathieu CPA  Mathieu s’assure que chemise tous pièces justificatives se trouve des documents transmis ( bons de commande, livraison,factures, chèque)  2 membres de la direction doit signer les chèques  Mathieu vérification de l’âge des comptes

7) Paiement des factures          

Le commis comptable cee un lot d paiement et s’assure d’inscrire un bref descriptif du paiement et le numéro du fournisseur Sélection les factures en attente de paiement pour le fournisseur Commis comptable fait le report du paiement Commis fait l’impression des chèques qu’il apparié aux factures Transmet le tous à Mathieu Mathieu fait la vérification Transmet le dossier de demande de signature à 2 autres membres de la direction Adjoint du dernier signataire remets le dossier au commis comptable Commis comptable mets les chèques dans des enveloppes sur lesquels il inscrit le code du département de comptabilité Réception des enveloppes par le Responsable de la régie interne qui poste le tous

8) Classement final  Commis comptable aggrafe les talons de chèques, bons livraison,factures bon de commande et transmet le tous au responsable du classement  l’analyse comptable fait la vérification et le report tous les lots aux gl activité de fin de mois  l’analyste comptable supervise les écritures de fin de moi des comptes fournisseurs  vérification de la balance de vérification (rapprochement bancaire) de fin de moi  rapprochement bancaire son fait par la technicienne comptable

A

/directeurs

Acheteurs

Fournisseurs

Commis d’entrepôt et responsable

Comptabilité

Autorisation de la soumission. Décompte de stocks MP et fournitures.

Analyse de besoin selon l’inventaire physique : - MP - Fournitures

Demande d’achats (même si déjà liste, on cherche d’autres fournisseurs).

Bon de commande non appariée

Recherche de fournisseurs.

Bon de commande Bon de livraison Demande de soumission.

Soumission reçue et analysée.

Préparation et émission du bon de commande.

Émission de la soumission.

Bon de commande.

Expédition de la marchandise et le bon de livraison.

Vérification de la date et de l’espace disponible dans les entrepôts.

Appariement du bon d commande et livraison (Tommy)

Réception de la marchandise et bon de livraison.

En attente de la factur

Vérification de l’information, quantités, qualités et conformités, et émission du bon de livraison.

Entreposage des marchandises reçues. Émission de la facture.

Réception de la facture appariement avec le bon commande et livraison (Tommy)

Vérification et approbation avec initiales (Mathieu)

Enregistrement de la fact (Tommy) et report du lo dans le grand livre et

Direction

Ordre des opérations Plus d’une copie envoyée Autorisation nécessaire Documents Documents stockés Exécution d’opération

2 membres de la direction signent les chèques...