Travail sur l\'entreprise Sidlee PDF

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Summary

Travail session avec Jérôme Vigneault...

Description

Travail de session 3 « La GRH en contexte de pandémie »

Travail présenté à x

Remis par x

Dans le cadre du cours Gestion des ressources humaines dans un contexte d’entreprise innovante GRH1006

Département des ressources humaines Université du Québec à Trois-Rivières Le 9 décembre 2020

Table des matières

Introduction.............................................................................................................3 La planification des ressources humaines..............................................................4 Le recrutement et la sélection.................................................................................5 L’accueil du personnel............................................................................................6 La formation et le développement des compétences.............................................7 La gestion de la rémunération................................................................................8 La santé, la sécurité et le bien-être.........................................................................9 L’organisation du travail........................................................................................12 La gestion des équipes à distance.......................................................................13 Le suivi de la performance....................................................................................14 Conclusion............................................................................................................15 Bibliographie.........................................................................................................17

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Introduction À travers les époques, la population du monde entier a été confronté à bien des maladies, certaines plus grave que d'autres, causant plus de malades et de décès. Les sociétés ont su s'adapter afin de vaincre le virus. C'est le défi auquel sont confronté tous les scientifiques du monde entier en ce moment. En effet, le 11 mars 2020, l'Organisation mondiale de la santé annonce officiellement une pandémie mondiale portant le nom de Coronavirus ou Covid-19. Ce virus est présentement détecté dans 114 pays et a chamboulé le quotidien des gens et des entreprises de partout dans le monde1. Des vagues de confinement se sont fait voir dans plusieurs pays ce qui a affecté leur économie locale et nationale. L'économie s'est effondrée et plusieurs organisations ont été touché, non seulement par le télétravail mais aussi par les mises à pieds et la pénurie de travail. C’est le cas de l’entreprise Sidlee. L’organisation a été fondé en 1997, à Montréal par Philippe Meunier et Jean-François Bouchard. C’est une entreprise qui offre des services de publicités, de marketing, relations publiques, d’architecture et de design commercial2. Aujourd’hui, Sidlee compte plus de 900 employés répartis un peu partout dans leur 6 bureaux dans le monde, soit Montréal, Toronto, New York, Seattle, Los Angeles et Paris.3 Sidlee fait face à de nombreux défis en matière de gestion des ressources humaines dû au contexte actuel de la pandémie. Ce travail a pour but de proposer des solutions afin d’optimiser la performance des employés de l’entreprise.

1 Organisation mondiale de la santé, 2020. 2 Sidlee, 2020. 3 Idem.

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La planification des ressources humaines La pandémie est arrivée de façon très rapide et personne n’y était prêt. Les organisations ont dû s’adapter très rapidement aux nouvelles règles émit par le gouvernement provincial et fédéral en lien avec le virus. Il est important pour les entreprises de prendre des décisions rapides mais elles se doivent d’être réfléchi car celles-ci peuvent affecter directement les résultats. Comme personne ne sait combien de temps cette pandémie va durer, il faut faire une planification des ressources humaines selon plusieurs scénarios possibles. Il est nécessaire pour Sidlee de se faire un plan de match. La direction doit d’abord déterminer qui parmi les employés va faire du télétravail et qui va pouvoir continuer de venir travailler au bureau en respectant les mesures sanitaires. Pour ce faire, la direction doit évaluer les postes et déterminer lesquels se font le mieux à distance. Comme une bonne majorité des employés vont tomber à en télétravail, c’est la responsabilité de Sidlee de s’assurer que tous les employés ont un ordinateur adéquat pour travailler et qu’ils savent comment utiliser les plateformes tel que Zoom ou Teams. Des formations doivent être offertes afin d’aider les employés ayant des difficultés. Sidlee doit être prêt pour toutes les possibilités. L’entreprise doit mettre en place un plan de relève, c’est-à-dire si un employé tombe malade. Il faut savoir qui va prendre en charge son travail, s’assurer que d’autres employés savent faire ses tâches, car le travail se doit quand même d’être fait. Sidlee doit aussi planifier comment l’entreprise va gérer les employés atteint de la Covid-19. L’entreprise devrait assouplir ses politiques en matière des congés de maladie afin d’aider les employés malades ou qui doivent s’occuper d’enfants ou de parents malades. Il faut aussi déterminer un plan de retour au travail, lorsque la Covid-19 va 4

prendre fin. L’organisation doit prévoir qui va retourner au travail en premier. Estce que le retour va se faire de façon graduelle ou tous les employés vont revenir en même temps ? Est-ce que Sidlee va continuer d’offrir le télétravail pour les personnes qui y ont pris goût ? Ce sont des décisions qui doivent être prise d’avance afin de bien préparer le retour éventuel au travail. Sidlee ne doit pas oublier que les décisions prises affectent les employés. Les employés vivent des moments difficiles et ne pas savoir dans quelle direction se dirige l’entreprise peut s’avérer stressant pour eux. Il est donc essentiel pour Sidlee d’informer les employés de chaque décisions prises via courriel ou l’intranet. Ainsi, les employés pourront travailler l’esprit tranquille.

Le recrutement et la sélection Même si les contrats se font plus rare, Sidlee doit tout de même continuer à embaucher puisque certains employés peuvent quitter ou tomber malade et être incapable de travailler. L’organisation doit s’adapter aux changements du monde du travail. Le processus de recrutement doit évoluer puisque la nature du travail à changer. Sidlee doit aussi prendre en considération que le nombre de curriculum vitae risque d’augmenter dû à plusieurs pertes d’emplois et mise à pieds. Sidlee ne doit pas baisser ses standards d’embauche. L’organisation à un avantage qui est le temps, le recrutement est beaucoup plus lent ces temps-ci donc les RH peuvent prendre le temps de bien trier et analyser les candidatures. Il faut continuer le recrutement mais de façon stratégique, c’est-à-dire diminuer le nombre d’embauche mais ne pas passer à côté d’un bon candidat 4. Sidlee doit mettre à jour ses descriptions de poste afin de mentionner que le poste est à distance en télétravail afin d’éviter les malentendus et perdre du temps. Les critères de recrutement vont changer, même si un poste ne nécessite normalement pas de grandes connaissances en informatique, maintenant avec le télétravail, les compétences informatiques sont importantes si l’employé veut 4 CRHA, 2020.

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être en mesure d’accomplir ses tâches. L’autonomie est aussi très importante, la capacité d’adaptation et de travailler en isolement sont des compétences à mettre de l’avant. On ne sait pas combien de temps la pandémie va durer mais on sait que quand l’économie va reprendre, ça va reprendre fort et vite. Les entreprises doivent être prêtes. Il faut donc continuer de rester actif sur les sites d’embauche. Du côté des entrevues, elles peuvent se faire via Zoom, Skype ou Facetime. Le plateforme zoom est intéressante car elle offre le partage d’écran. Il est donc facile d’évaluer les compétences informatiques, comme Excel ou de traitement de texte. Je ne crois pas que les entrevues de groupe soit génial en temps de covid car la caméra ajoute une gêne supplémentaire. Bien qu’il soit plus difficile de bien analyser et évaluer un candidat via une caméra, les entrevues à distance se font généralement sans problème, la preuve : plusieurs organisations pratiquaient déjà cette méthode avant même la pandémie. Mise à part ces quelques points, il n’y a pas de changements drastiques au niveau des entrevues.

L’accueil du personnel L’accueil d’un nouvel employé est un facteur déterminant dans son intégration et son bien-être dans l’organisation. Dans un temps de pandémie, l’accueil du personnel à distance est un grand défi. Bien qu’il soit très difficile d’offrir un accueil chaleureux en ligne, le nouvel employé doit se sentir le bienvenu. Tout d’abord, il est primordial que tous les accès de l’employé soient près lors de l’arrivé, tels ses mots de passe, son courriel ou nom d’utilisateur car sinon l’employé ne peut pas travailler. Il faut lui remettre tous les documents importants qui lui sera utile comme le manuel de l’employé, il peut aussi être envoyé par courriel en format pdf ou via l’intranet. Le nouvel employé reçoit 6

beaucoup d’informations en peu de temps ce qui peut être très lourd à gérer, surtout isoler chez soi. Il faut lui demander s’il a des questions. Une visite virtuelle des bureaux de l’entreprise pourrait être fait, pour montrer à l’employé où son bureau va être quand la pandémie sera terminée. Pour un nouvel employé, savoir qu’un

bureau

l’attend

peu

augmenter son

sentiment

d’appartenance. Au moins tous les employés de son département devraient se présenter, de même pour ses supérieurs et le dirigeant de l’entreprise. Un rencontre Zoom est une bonne façon de faire. Sidlee peut aussi lui donner un guide d’arrivée, qui indique le nom des collègues, leurs postes, un mot de bienvenue, le guide peut parler de la culture de l’entreprise et c’est quoi travailler pour Sidlee en temps de « non covid ». Il est important de bien énumérer les valeurs et la mission de Sidlee afin de créer un sentiment d’appartenance. Sidlee doit faire preuve de créativité afin socialiser différemment, que ce soit via des rencontres hebdomadaires ou des 5 à 7 virtuels.

La formation et le développement des compétences Le développement des compétences doit se continuer malgré le télétravail. Heureusement, il existe déjà plusieurs formations offertes en ligne. Sidlee devrait encourager ses employés à suivre des formations dans ses temps plus tranquille. Il serait intéressant de rendre accessible des formations touchants plusieurs thèmes en lien avec le télétravail, tel que le leadership, le travail d’équipe à distance, la productivité à la maison… Il y a aussi l’option de donner le choix à l’employé s’il préfère suivre la formation seul devant son ordinateur ou dans une session Zoom avec un formateur et d’autres collègues, ce qui rend le tout plus interactif. L’employeur peut rendre disponible une liste de formations et les employés peuvent choisir ensemble quelle formation ils souhaitent recevoir. Sidlee peut offrir des formations de mise à niveau pour les employés qui ont plus de difficulté avec le télétravail. 7

Le coaching est une bonne façon de veiller au développement des compétences. Il peut se faire via zoom, par courriel ou par téléphone. Le coaching est utile pour plusieurs aspects, tel l’amélioration des performances individuelles, de la gestion du temps et l’efficacité. Pour ce qui est des formations de nouveau employé, l’employé doit être jumelé avec un collègue ou un superviseur le temps de sa formation. Quelqu’un qui est très disponible, patient et prêt à aider. L’option du partage d’écran est intéressante sur Zoom pour montrer comment le logiciel fonctionne et l’employé peut partager son écran et montrer où il y a un problème.

La gestion de la rémunération Sans nécessairement offrir une augmentation de salaire annuel l’organisation peut offrir des primes. Par exemple, si des employés terminent un gros projet, une vente ou un contrat important, il peut y avoir une prime de versé. Il ne faut pas perdre de vue que la rémunération n’est pas seulement une question d’argent. La rémunération globale est l’ensemble des avantages que l’employeur offre à ses employés, elle contient trois composantes soit la rémunération directe comme le salaire, la rémunération indirecte comme les avantages sociaux et les régimes de retraite et la dernière composante est la rémunération non pécuniaire5. Sidlee peut offrir plus d’avantages sociaux pendant la pandémie comme augmenter le nombre de congé personnel et offrir des semaines de travail à heures réduites, par exemple un employé pourrait faire 35h au lieu de 40h pour avoir plus de temps pour s’occuper de ses enfants. La rémunération peut aussi se faire sous forme de politique de reconnaissance. Pour ce faire, l’organisation doit prendre en considération les intérêts des employés quand elle donne des récompenses. Ça revient à la théorie des attentes de Vroom qui explique que la force motivationnelle dépend 5 CQRHT, 2019

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d’un calcul entre 3 principes, soit les attentes des employés, l’instrumentalité et la valence6. Ce calcul créer un effet multiplicateur entre chaque composante. 7 Les attentes de l’employé sont la perception de ses efforts investis dans une tâche. L’instrumentalité représente la probabilité aux yeux de l’employé que son rendement lui rapporte une récompense proportionnelle à ses efforts et la valence est la valeur que l’employé accorde à la récompense 8. La reconnaissance n’est pas applicable seulement sur l’ancienneté, elle peut aussi être valable pour récompenser des efforts, une attitude ou la fin d’un gros contrat. Pour récompenser un employé, Sidlee peut offrir des récompenses tel des cadeaux, des primes, des certificats-cadeau, des billets de spectacle ou de voyage ect... Mais les récompenses doivent être en lien avec les intérêts de l’employé. C’est bien beau offrir des billets de théâtre comme récompense mais si l’employé n’aime pas le théâtre, ce n’est pas une récompense pour lui, donc il peut y avoir un sentiment d’iniquité car il a l’impression de ne pas avoir eu de récompense. Les cadres doivent donc prendre le temps de demander à l’employé ce qui l’intéresse avant de lui offrir un cadeau ou une récompense. Une politique de reconnaissance est une très bonne façon de motiver et mobiliser les employés.

La santé, la sécurité et le bien-être Sidlee doit offrir son soutien plus que jamais. Il ne faut pas oublier qu’à l’autre bout de l’écran se trouve une personne avec des inquiétudes et des émotions. Les temps sont incertains et les informations changent souvent et rapidement. Il est important pour la direction de Sidlee de prendre le temps d’informer ses employés des mesures prises par l’organisation. Cela peut permettre à certains employés de vivre moins de stress et de pouvoir travailler la 6 Scheermerhorn et Al., 2018 7 Idem 8 Scheermerhorn et Al., 2018

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tête reposée. Sidlee doit garder sa porte ouverte afin d’écouter les incertitudes que certains peuvent ressentir. Pour contribuer à la santé physique de ses employés Sidlee pourrait laisser une ou deux heures payées de libres par semaine à ses employés pour effectuer une activité physique, tel la marche, la course, le vélo, jouer à l’extérieur avec les enfants… Le télétravail fait souvent en sorte que les employés ne sortent pas dehors de la journée. Selon une étude du gouvernement du Québec en 2019, faire de l’activité physique à de nombreux bienfaits tant chez l’employeur que chez les employés 9. Les avantages chez l’employeur sont l’augmentation de la productivité des employés, un meilleur climat de travail, des retombées économiques et une meilleure marque employeur. Chez l’employé, les bienfaits sont une meilleure santé physique et psychologique, augmentation des fonctions cognitives et des compétences sociales. Sidlee peut prendre d’autres mesures afin de démontrer à ses employés que leur santé et leur bien-être les tiens à cœur. Sidlee peut organiser un concours pour promouvoir la santé physique et le bien-être. L’organisation peut demander aux employés de partager des photos d’eux entrain de pratiquer un sport ou une activité qui leur fait du bien, comme lire, peinturer ou jouer de la musique. Une photo sera tirée au hasard chaque mois et l’employé gagnant ce mérite un certificat cadeau. C’est une bonne façon de motiver les employés à bouger et prendre soin d’eux. Si Sidlee possède un programme d’aide aux employés (PAE), il est important de rappeler aux employés qu’ils ont des services professionnels à porter de mains et que c’est totalement confidentiel. Il faut faire comprendre aux employés qu’il n’a pas de honte à devoir faire recours à un professionnel, c’est complètement normal avec la pandémie. C’est 25% de la population canadienne 9 Kino-Québec, 2019

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qui est plus anxieux depuis l’apparition du Coronavirus et 20% qui se sentent dépressif

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. Si Sidlee n’a pas de programme d’aide aux employés, il peut être

intéressant de mettre disponible un document pour les employés avec des sites de ressources psychologiques et de la documentation en lien avec le stress, l’anxiété, l’isolement et la dépression. Il ne faut pas oublier que certains employés ont des enfants à la maison. Dû aux écoles en ligne, plusieurs employés risquent de devoir consacrer du temps pour leurs enfants. Sidlee doit être compréhensif et s’adapter avec la conciliation travail et vie privée. Un aspect important sur lequel Sidlee doit se pencher est le droit à la déconnexion. Le droit à la déconnexion se définit comme étant le droit pour un employé de ne pas être joignable en tout temps pour des motifs en lien avec son travail11. Ce droit permet à l’employé de fermer et de ne pas consulter tous outils de travail en dehors de ses heures de travail, comme son téléphone professionnel, sa boîte de courriel ou l’intranet. Les salariés peuvent donc déconnecter de façon temporaire du stress du travail et se concentrer sur eux et leurs proches. Sidlee devrait s’équiper d’une politique de déconnexion, si ce n’est pas déjà fait. Une telle politique est essentielle, surtout en télétravail où tout se fait de façon numérique. Il peut donc être difficile pour certains employés de séparer le travail de leur vie personnelle. En France, les politiques de déconnexion existent depuis 2017 et au Québec le parti politique Québec Solidaire a déposé un projet de loi en 2018 concernant la déconnexion 12. De telles politiques peuvent grandement aider au niveau du stress et de la santé mentale et émotionnelle des employés d’une organisation. Du côté de la sécurité, il faut encourager les employés à respecter les consignes sanitaires émises par le gouvernement du Québec. Il faut aussi les 10 CAMH, 2020 11 Roig, 2017 12 Abid, 2019

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inviter à aller se faire tester si les employés ressentent des symptômes ou s’ils ont été en contact avec une personne infectée. Si certains employés doivent se présenter au bureau, Sidlee à la responsabilité de rendre l’espace de travail conforme aux règlements, c’est-à-dire distancer les bureaux d’au moins deux mètres et demander le port du couvre-visage. Les bureaux doivent aussi avoir du désinfectant pour les mains et le strict nécessaire afin de nettoyer les surfaces de travail à l’arrivée et au départ des employés. Des corridors de circulation peuvent être fait sur le sol afin de faciliter les déplacements et éviter les contacts de trop près. L'employeur doit prendre soin de ses employés, il doit souligner la reconnaissance et les bons coups. Les cadres de Sidlee devraient prendre le temps de féliciter les efforts des employés qui peuvent passer inaperçus quand tout le monde travaille seul chez lui.

L’organisation du travail La première chose que Sidlee a dû vérifier avec l’arrivée du télétravail est si tous les employés avaient l’équipement nécessaire pour travailler à distance tel un ordinateur avec caméra ou une licence Zoom. Sidlee a probablement fournit une licence Zoom à tou...