Tema 2 2018 2019 - Apuntes 2 PDF

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Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo Introducción a las variables de diseño En los próximos temas vamos a recoger de forma resumida cuáles son las variables que podemos elegir para diseñar una organización. Las variables de diseño pueden ser agrupadas en cuatro tipos: 1. Variables de diseño de puestos de trabajo: sirven para determinar el contenido de cada puesto de trabajo y son la especialización o ampliación horizontal, la especialización o ampliación vertical, la preparación, la formalización y el adoctrinamiento. 2. Variables de diseño de estructura: se utilizan para agrupar los puestos de trabajo en unidades superiores hasta crear el organigrama completo de la organización, son las bases de agrupación y el tamaño de la unidad. 3. Variables de diseño de conexiones laterales: se usan para unir lateralmente las unidades, son los sistemas de planificación, los sistemas de control del rendimiento y los dispositivos de enlace. 4. Variables de diseño del sistema decisor: se usa para ver quién toma las decisiones en la organización y es el nivel de centralización o descentralización de la misma. Para conseguir que la estructura organizativa sea efectiva, estas variables de diseño deben mantener consistencia entre ellas. Esto es lo que se denomina hipótesis de configuración interna y quiere decir que todas las variables de diseño están relacionadas entre ellas de modo que si, por ejemplo, el sujeto decisor decide aumentar el nivel de preparación en la organización también deberá aumentar el nivel de descentralización ya que los trabajadores preparados son propensos a asumir responsabilidades y pueden desmotivarse en caso contrario. Además de esta hipótesis, más adelante estudiaremos la hipótesis de congruencia externa y la hipótesis de configuración extendida.

Variables de diseño de estructura: - Bases de agrupación - Tamaño de la unidad

Variables de diseño de puestos: - Especialización / Ampliación - Formalización - Preparación - Adoctrinamiento

Variables de diseño de sistema decisor: - Centralización / Descentralización

Variables de diseño de conexiones: - Sistemas de planificación - Sistemas de control - Dispositivos de enlace

Figura 1: Variables de diseño organizativo

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Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo Antes de comenzar conviene aclarar ciertos conceptos que, aunque todos comprendemos y utilizamos en nuestro lenguaje cotidiano, serán la base de todo lo que se expondrá a continuación. Un puesto de trabajo es un conjunto de tareas, funciones y responsabilidades agrupadas que van a ser desempeñadas por uno o varios empleados en la organización y que ocupan un lugar concreto en el organigrama. Una tarea es la unidad mínima en la que puede dividirse el trabajo y las tareas pueden agruparse en funciones. Por último, la responsabilidad es la cualidad de ser responsable que, según la RAE, implica poner cuidado y atención en lo que se hace y decide. Por ejemplo, en la Universidad de Granada el puesto de trabajo de profesor es ocupado por 3500 trabajadores, una de las funciones del profesor es la docencia y otra la investigación, atender a los estudiantes en tutoría, preparar una práctica, corregir exámenes, elaborar la guía docente de una asignatura, impartir una clase, etc. son tareas que se comprenden dentro de la docencia y cada profesor es responsable de una o varias asignaturas y de uno o varios grupos que quedan definidos en su ordenación docente. Pero, para definir adecuadamente un puesto de trabajo, debemos tener en cuenta además otros aspectos de los que hablaremos a continuación.

Variables de diseño de puestos Para diseñar un puesto de trabajo, siguiendo a Mintzberg, nos vamos a centrar en las siguientes variables: especialización o ampliación horizontal, especialización o ampliación vertical, preparación, formalización y adoctrinamiento. Especialización o ampliación horizontal: cuando hacemos referencia a la dimensión horizontal de esta variable estamos definiendo el número y la variedad de tareas que se realizarán en un puesto de trabajo. De este modo, si en un puesto se realiza una única tarea de modo repetitivo y rutinario diremos que el puesto está especializado horizontalmente, por el contrario, si en el puesto se realizan numerosas tareas de forma variada, diremos que el puesto está ampliado horizontalmente. Por ejemplo, el puesto de trabajo de cajero en un supermercado es un puesto especializado horizontalmente ya que en él se realizan pocas tareas repetitivas a lo largo de la jornada (básicamente pasar los productos por el escáner y cobrar), a medida que dotemos con más tareas a ese puesto, por ejemplo si también repone los estantes o desembala la mercancía del almacén, realiza tareas de limpieza y mantenimiento en el supermercado o incluso entrega los pedidos a domicilio y se encarga de la atención al cliente, el trabajo se hace menos repetitivo, es decir, se amplía horizontalmente. La decisión consiste en asignar todas las tareas mencionadas anteriormente a un único puesto de trabajo, que estará ampliado horizontalmente, o en crear varios puestos de trabajo, cajero, reponedor, repartidor, que estarán especializados horizontalmente. Dicho de otra forma, las dos opciones serían diseñar un único puesto que ocupan tres trabajadores (ampliados horizontalmente) o tres puestos de trabajo distintos cada uno de ellos ocupado por un único trabajador (especializados horizontalmente). Ambas decisiones implican ventajas e inconvenientes, los puestos más especializados horizontalmente quedan muy bien definidos y consiguen que los trabajadores sean especialistas que realizan muy bien las tareas encomendadas, se obtienen así las ventajas Página 2 de 12

Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo de la división del trabajo que pueden lograr un aumento en la productividad. Por otro lado la especialización horizontal supone repetición y rutina, lo que no es apropiado para todos los trabajadores, algunos pueden desmotivarse si sus trabajos son muy estrechos. La ampliación horizontal es al contrario, los puestos ampliados horizontalmente implican realizar tareas más variadas y menos rutinarias, lo que puede mejorar la motivación de los trabajadores pero, al mismo tiempo, requiere que los trabajadores posean habilidades muy distintas para saber hacer bien muchas cosas a la vez y, cuando esto no es así, tiene consecuencias en la productividad. Como se puede deducir, los términos especialización y ampliación son antónimos, esto significa que si un puesto está especializado horizontalmente es porque no está ampliado y viceversa. La figura 2 recoge esta idea.

Puesto de trabajo

EH

Puesto de trabajo

Ampliación Horizontal

Figura 2: Especialización y ampliación horizontal

Cabe señalar que la especialización horizontal también hace referencia a la especialización que tienen los profesionales muy cualificados, como en el caso de los médicos especialistas o en el conocimiento de los profesores de universidad cuando desarrollan sus tesis doctorales. En este caso la especialización horizontal es cualificada, estos expertos no es que realicen pocas tareas rutinarias sino que dominan con mucho detalle ámbitos de conocimiento muy estrechos. Especialización o ampliación vertical: hace referencia al grado de control que tiene el trabajador en su puesto de trabajo, esto se refleja en el número de decisiones que puede tomar y en la profundidad e implicación que estas decisiones tienen para la organización. Cuando un puesto de trabajo está especializado verticalmente es porque toma pocas decisiones y estas no son de mucha importancia para la organización. Por el contrario, cuando un puesto está ampliado verticalmente es porque toma muchas decisiones de gran calado para la organización. La especialización vertical implica poca libertad de acción, menor independencia y menor responsabilidad en el trabajo. Tradicionalmente los puestos situados en la base de la pirámide jerárquica son los que más se han especializado verticalmente y los puestos más ampliados verticalmente se han situado más alto en el organigrama pero, como veremos, no siempre es así pues dependerá también de la Página 3 de 12

Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo cualificación que requiera el puesto, para puestos que requieran una alta cualificación se deberá ampliar la responsabilidad con independencia del nivel que ocupen en la jerarquía. También dependerá de si el poder ha sido delegado (del nivel de descentralización), como estudiaremos en el tema 5. Matriz de especialización y ampliación horizontal y vertical: uniendo las dos variables anteriormente analizadas podemos construir una tabla de doble entrada denominada matriz, esta se muestra en la figura 3.

ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL

AMPLIACIÓN HORIZONTAL 1

Trabajadores no cualificados ESPECIALIZACIÓN VERTICAL

2

Directivos con baja responsabilidad

- del núcleo de operaciones - del staff

- supervisores y baja línea media 3

Trabajadores cualificados AMPLIACIÓN VERTICAL

- del núcleo de operaciones - del staff

4

Directivos con alta responsabilidad - ápice estratégico y alta línea media

Figura 3: Matriz de especialización y ampliación horizontal y vertical

1.- Aquí encontramos a los puestos de trabajo que están especializados tanto horizontal como verticalmente, es decir, aquellos que realizan un número reducido de tareas y no toman muchas decisiones, son puestos con baja cualificación que podemos encontrar en el núcleo de operaciones o en el staff. 2.- Estos puestos de trabajo realizan muchas tareas pero toman pocas decisiones, corresponden a los que ocupan los directivos de línea media en su parte más baja. Realizan muchas tareas porque además de las propias de dirección, al estar en contacto con el núcleo de operaciones, con frecuencia realizan las tareas propias de este. Sin embargo toman pocas decisiones pues ocupan la parte más baja de la jerarquía directiva. 3.- En este cuadrante localizamos los puestos de trabajo con una alta cualificación. Realizan las tareas propias de su área de conocimiento por lo que están especializados horizontalmente y toman todas las decisiones referentes a su especialidad por lo que están ampliados verticalmente. Estos puestos son especialmente numerosos en el núcleo de operaciones de algunas organizaciones y en el staff. 4.- Los puestos que aquí se reflejan están ampliados tanto horizontal como verticalmente lo que significa que realizan muchas tareas y toman muchas decisiones, son los directivos que ocupan los niveles más altos de la jerarquía organizativa y se sitúan en el ápice estratégico y en la parte más alta de la línea media. Página 4 de 12

Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo

El enriquecimiento de un puesto tiene lugar cuando se decide dotar de más contenido y de más responsabilidad a un puesto de trabajo. Consiste en ampliar el puesto tanto horizontal como verticalmente. Esto tiene sentido cuando se detectan puestos de trabajo demasiado estrechos que carecen del número de tareas adecuado y en los que no tiene lugar el autocontrol por parte del trabajador. Estos puestos pueden dar lugar a la alienación de los trabajadores con la consiguiente desmotivación y requieren ser rediseñados enriqueciéndolos. Pero no todos los puestos de trabajo son susceptibles de enriquecimiento por las propias características del puesto o del trabajador. El enriquecimiento no es en sí mismo una variable de diseño de puestos pues se obtiene modificando el nivel de especialización inicial. Preparación: para Mintzberg la preparación es el proceso mediante el cual se enseñan las habilidades y conocimientos que se relacionan con el puesto. Desde un punto de vista más estático es la cualificación que requiere un puesto de trabajo para su desempeño. Aunque se mejora con la experiencia, se refleja en la formación académica reglada que requiere un puesto de trabajo, por ello decimos que se obtiene en el exterior de la organización, es decir, en los centros de formación. La preparación favorece la coordinación a través de normalización de las habilidades. Es una variable fundamental en los puestos profesionales como el de médico, profesor, ingeniero que se sitúan en el núcleo de operaciones de algunas organizaciones y también en el staff. Sin embargo, según Mintzberg, no es imprescindible en los puestos directivos de línea media y ápice estratégico. Por supuesto que podemos encontrar directivos con titulaciones de Grado y Posgrado en Administración y Dirección de Empresas pero también podemos observar en la realidad empresarial como muchos de los directivos al frente de pequeñas y medianas empresas no tienen una elevada preparación. En cualquier caso, es la variable fundamental para poder llevar a cabo un trabajo complejo, que requiera habilidades difíciles y un amplio campo de conocimiento documentado y habrá de ser analizada para cada puesto diseñado en la organización. Formalización: representa la forma en la que la organización proscribe la libertad de acción. En un puesto de trabajo hace referencia a la cantidad de normas a las que está sujeto dicho puesto por lo que favorece la coordinación a través de la normalización de los procesos de trabajo. Hay puestos de trabajo, como el de director general, que no están sujetos a muchas normas y pueden desempeñarse con gran improvisación, por el contrario hay otros puestos que tienen un gran número de normas por cumplir. Por ejemplo, el puesto que ocupa un bombero tiene que seguir un protocolo de actuación ante cualquier emergencia, para ello se deben conocer todas las normas que forman parte del temario de la oposición que es necesario superar para acceder a dicho puesto y de los entrenamientos y simulaciones habituales. La formalización puede ser creada en el interior de la organización, por ejemplo cuando se decide el uso de un uniforme en un puesto de trabajo, o puede provenir de leyes o reglamentos, como cuando un contable realiza la contabilidad de la empresa sin saltarse ninguno de los principios del Plan General Contable.

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Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo Existen tres tipos de formalización: según el puesto, según el flujo de trabajo, según las reglas. 

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Formalización según el puesto: en este caso las normas están vinculadas a la descripción formal del puesto de trabajo. Si se cambia de puesto ya no se tendrán que cumplir esas normas, aunque sí las del nuevo puesto. Por ejemplo, el responsable de almacén debe comprobar que la cantidad de producto física recibida coincide con la anotación en el albarán antes de la firma al proveedor. Otro ejemplo, cualquier puesto de trabajo que desarrolle sus tareas dentro de una obra deberá utilizar los elementos de protección como el casco o las botas de seguridad. Formalización según el flujo de trabajo: aquí las normas tienen el propósito de garantizar que el trabajo fluye de la forma correcta y sin interrupciones, por lo que se introducen en el propio trabajo y no en el puesto. Por ejemplo, para hacer los relevos entre trabajadores puede existir la norma de llegar con diez minutos de antelación al lugar de trabajo. Los empleados de almacén deben reponer la mercancía en la tienda antes de que las puertas se abran al público en el horario comercial. Formalización según las reglas: en este caso se diseñan normas que habrán de cumplirse en la organización con independencia del puesto de trabajo que se ocupe y que se diseñan sin tener en cuenta el flujo de trabajo. Son normas para todo tipo de situaciones que especifican qué se puede hacer y qué no y pueden recogerse en un manual de procedimientos. Por ejemplo, en un restaurante las mesas han de colocarse separadas 10 cm de las ventanas, los servilleteros deben limpiarse y rellenarse a medio día y al final de la jornada, nunca se puede colocar un mantel que tenga una mancha, etc.

En ocasiones los tres tipos de formalización son difíciles de separar y se confunden, por ejemplo un camarero que rellena los servilleteros a medio día está cumpliendo una norma vinculada a su puesto de trabajo ya que siempre lo hacen los camareros, también es una norma según el flujo de trabajo, pues facilita que el turno de tarde pueda realizar su trabajo con los recursos necesarios, y también es una norma que sigue las reglas específicas que ha diseñado la organización, ya que en otras organizaciones se hará de otra forma distinta. Por tanto, lo que diferencia los tipos de formalización en esta clasificación es la intención inicial con la que se diseñó la norma. Con independencia del tipo de formalización que se use, el resultado sobre el trabajador es el mismo: se ejerce control sobre su comportamiento. Por ello, las organizaciones que utilizan mucho esta variable son muy rígidas, porque dejan poca libertad de acción a sus trabajadores; son las organizaciones denominadas burocracias. Aunque el uso de normalización de los procesos de trabajo confiere el mayor nivel de burocratización, se consideran burocráticas las organizaciones en las que predomina cualquier tipo de normalización. En el lado opuesto, las organizaciones que no utilizan apenas la formalización se denominan orgánicas, estas son organizaciones más flexibles que dejan mayor libertad de acción a sus trabajadores. Se consideran organizaciones orgánicas aquellas en las que predomina la adaptación mutua o la supervisión directa.

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Tema 2: Diseño de Puestos de Trabajo No todos los puestos de trabajo pueden ser sometidos a mucha formalización. Los puestos profesionales que requieren poder tomar decisiones libremente son difíciles de formalizar. Lo mismo ocurre con los puestos directivos, sobre todo con aquellos que toman decisiones de gran importancia para la organización, estos puestos requieren de mucha libertad de acción. Por tanto, los puestos más fáciles de formalizar son los que no precisan de mucha preparación y los que ocupan los niveles más bajos de la jerarquía, son normalmente puestos especializados tanto horizontal como verticalmente, es decir aquellos que realizan poca variedad de tareas de forma repetitiva y que no toman muchas decisiones. Estos puestos se sitúan en el núcleo de operaciones y en ocasiones también en el staff. Adoctrinamiento: es la forma en la que la organización enseña la ideología, la filosofía de trabajo y los valores organizativos. Dicho de otro modo, es el grado en el que un puesto debe implicarse con la misión, con la cultura y con los valores de la organización. Esta variable favorece la coordinación a través de la normalización de valores. El adoctrinamiento surge en la alta dirección y esta es la responsable de transmitirlo de la forma más adecuada al resto de la organización. Se dice que los directivos son los guardianes de la ideología de la organización. Aunque cabe la posibilidad de que el adoctrinamiento sea igual de importante para todos los puestos de trabajo de la organización, también es posible que existan diferencias entre los distintos puestos. Por ejemplo, si la misión de la organización se relaciona con dar un excelente servicio al cliente cuidando todos los detalles para conseguir la máxima satisfacción de este, los puestos de trabajo que estén en contacto con los clientes deben tener un mayor adoctrinamiento que los que no se relacionen con él. Esta variable es especialmente importante cuando el trabajo ha de desarrollarse de forma delicada, por ejemplo es fundamental para los puestos de trabajo que atenderán a una persona que haya sufrido un accidente, una pérdida o cualquier tipo de trauma, estos puestos deben ser especialmente sensibles y empáticos y habrán sido entrenados (adoctrinados) para ello. También es importante cuando los puestos de trabajo se desarrollan con autonomía y no están sometidos a control pues es necesario garantizar que también comparten los intereses de la organización, puede ser el caso de algunos puestos comerciales, u otros puestos que trabajen en la distancia y sin que sea viable la aplicación de formalización o supervisión directa. Resumiendo, el adoctrinamiento es fundamental cuando l...