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TEMA 5. LA DESCRIPCIÓN FORMAL Y LA CATALOGACIÓN DESCRIPTIVA

5.1. Concepto y evolución. 5.2. La descripción bibliográfica 5.2.1. La norma ISBD 5.2.2. La referencia bibliográfica 5.3. La catalogación 5.3.1. Los puntos de acceso y el control de autoridades 5.3.2. Los formatos: MARC e IBERMARC 5.3.3. Los metadatos, FRBR y RDA. 5.4. El catálogo y el OPAC

5.1. Concepto Se denomina catalogación descriptiva a un conjunto de operaciones que se realizan sobre los documentos para conseguir su identificación, descripción y difusión, así como informar de su localización o acceso. Se aplica a documentos tradicionales, impresos o audiovisuales, y a objetos digitales. Se enmarca dentro de las operaciones del análisis formal de los documentos en el contexto de las acciones internacionales de control bibliográfico (Control Bibliográfico Universal). El proceso de catalogación comienza con la redacción de la referencia bibliográfica y termina con la confección del catálogo. Pero previamente se debe realizar una labor de planificación que incluye la toma de decisiones sobre el tipo y volumen de los fondos a tratar, el nivel de los usuarios a los que va dirigida la información que se va a registrar y la elección del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria que se va a utilizar1. El SIGB no

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Hay muchos y variados SIGB: SABINI, DOBIS/LIBIS, LIBERTAS, ABSYS, UNICORN, BIBLIO 3000, ALEPH 500 (CSIC), MILLENIUM (Universidad Complutense de Madrid, CBUC), KOHA, KOBLI. Los SIGB han conseguido integrar las funciones principales de un centro de información: adquisiciones, catalogación, información La catalogación descriptiva. Tema 5

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afecta solo a la catalogación sino a todo el proceso de gestión (adquisiciones, préstamo, etc.) por lo que su elección es una labor de planificación general del centro documental. Los SIGB conviven actualmente con las Plataformas de Servicios de Bibliotecas (library services platforms, LSP), que amplían los contenidos de los catálogos online locales con acceso a recursos externos, por lo que constituyen un importante canal de acceso a colecciones y servicios. No obstante, se siguen usando SIGB si pueden gestionar libros electrónicos (Breeding, 2014). El volumen y la calidad de la colección a tratar dependen de las operaciones previas de selección y adquisición de fondos. En principio, se debe catalogar todos los fondos ya que los documentos no catalogados no existen para el usuario. Solo en casos excepcionales se puede plantear la catalogación parcial excluyendo documentos por razones de interés científico (folletos), de dificultad de control (fondo antiguo) o por razones económicas. La catalogación se debe plantear pensando en la utilidad que tiene para los usuarios, ya que el nivel intelectual de éstos va a condicionar el aprovechamiento de la información que se les ofrece. No es lo mismo catalogar una biblioteca pública, que una infantil, que una universitaria. A la hora de incluir mayor o menor información el catalogador tendrá en cuenta que los elementos de un catálogo están destinados a satisfacer las necesidades de los usuarios. Si la catalogación es muy exhaustiva, se pierde tiempo y se puede confundir al usuario con mucha información que no es pertinente (ruido). Si no se recogen datos suficientes, el usuario no encuentra lo que busca (silencio). El nivel de catalogación se establece en cada centro en función del tipo de fondos que contiene y el nivel de los usuarios a los que va dirigida la información. La catalogación es considerada por algunos autores una operación mecánica y repetitiva resultado de aplicar normas de descripción muy precisas a todos los documentos de una colección. Pero Green considera que “toda organización de documentos que se base en las

bibliográfica, préstamos y acceso al documento original cuando éste es un objeto digital. A la hora de elegir un SIGB hay que tener en cuenta las referencias que hay de éste, la amigabilidad del sistema, la capacidad de procesamiento de datos (nº de reg. que puede manejar sin perder la estabilidad) y la compatibilidad con otros sistemas. La catalogación descriptiva. Tema 5

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características de los documentos mismos constituye una codificación de conocimientos acerca de ellos y, por consiguiente, las metodologías de organización documental son también metodologías para codificar el conocimiento” (Green, 2004). La catalogación descriptiva se realiza por medio de dos operaciones: la descripción bibliográfica, que surge en el siglo XX como instrumento de control de la información y la propiamente llamada catalogación que se realiza desde que existen las bibliotecas.

5.2. La Descripción Bibliográfica (D. B.) La autonomía de la descripción bibliográfica respecto de la catalogación supone la posibilidad de utilizar las nuevas técnicas descriptivas para la confección de otros instrumentos bibliográficos además de los catálogos: repertorios bibliográficos, boletines de resúmenes, y, sobre todo, las bibliografías nacionales. De esta manera, nos encontramos actualmente con dos operaciones distintas dentro del análisis formal: la descripción bibliográfica y la catalogación. La segunda incluye siempre a la primera, pero ésta está inmersa en otros procesos además de la catalogación. Pinto Molina la define la D. B. como “la operación encargada de escoger todos aquellos elementos aparentes y convencionales que posibiliten la identificación precisa y formal de cada documento en una colección determinada” (2001, p. 105). Destacaríamos de esta definición la función identificadora relacionada con los aspectos formales del documento, para diferenciar esta operación de otras relacionadas con la identificación del contenido de los documentos. La descripción bibliográfica ofrece una doble concepción. En el marco de la catalogación, sirve para describir e identificar publicaciones modernas, cualquiera que sea el medio y el soporte utilizado para transmitir la información. En el entorno de la bibliografía, la descripción bibliográfica analítica se ocupa de la descripción de libros antiguos para conseguir la individualización de los distintos ejemplares de una misma obra. Ello supone que se debe conocer el proceso de fabricación del libro antiguo, información que no es necesaria en la catalogación del libro moderno. La catalogación descriptiva. Tema 5

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Hay que advertir en principio, que la expresión descripción bibliográfica no es actualmente muy exacta en relación a los documentos que se describen. El libro como soporte mayoritario de la información va perdiendo terreno en beneficio de los nuevos soportes magnéticos y electrónicos, con lo cual no se describen libros (biblos) sino documentos en general. No obstante, el término descripción bibliográfica es utilizado por los profesionales y por los organismos que se ocupan de estos temas. Sin embargo algunos autores, como García Gutiérrez (1990, p. 97-98.) distingue entre la descripción bibliográfica como parte del trabajo realizado en las bibliotecas sobre los documentos tradicionales, y descripción documental como labor específica de los centros y sistemas documentales en relación al control de documentación no convencional. La descripción bibliográfica tiene dos objetivos, que son: •

Identificar cada documento dentro de un conjunto de documentos, en cuanto que cada uno de ellos representa una unidad deseada por quien lo ha producido. Esto pasa por diferenciar obras y ediciones, obras de títulos iguales o parecidos y obras con distintas formas de presentación.

•

Individualizar cada documento por medio de una descripción propia. Aquí hay que situar el concepto de unidad bibliográfica: un documento, conjunto de documentos o parte de un documento que son susceptibles de tener una referencia bibliográfica propia. Cada documento, establecido como unidad bibliográfica, debe tener una descripción propia, no se contempla la posibilidad de dos obras distintas descritas de igual modo.

El resultado de la D. B. es la referencia bibliográfica que constituye una representación del documento primario de modo unívoco y único, no ambiguo, que permite identificarlo y recuperarlo fácilmente. Para su realización se utiliza la norma ISBD (International Standard Bibliographic Description).

5.2.1. La norma ISBD

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La International Standard Bibliographic Description es la norma internacional para realizar la D. B. Tiene su origen en iniciativas desarrolladas hacia los años sesenta del siglo pasado en el área anglosajona. Una es el estudio comparativo realizado por Michael Gorman, bibliotecario de la British Library, de las distintas Bibliografías Nacionales el cual puso de manifiesto que tenían más similitudes que diferencias. Por otra parte, los norteamericanos Henkle y Lubetzky realizaron informes sobre la necesidad de unificar las descripciones en los catálogos. Pero el verdadero motor de unificación fue Control Bibliográfico Universal, requisito previo para conseguir la Disponibilidad Universal de la Publicaciones, programas avalados por IFLA e UNESCO en el marco de las políticas internacionales de información, que se plantean en la Conferencia de París de 1961. Su objetivo era que cada país describiera su producción bibliográfica a través de las Bibliografías Nacionales y que el intercambio de éstas fuera una fuente de información universal que hiciera posible el acceso a todos los documentos descritos. La eficacia de estas acciones requería la normalización de los métodos de trabajo. Todas las iniciativas culminaron en la Reunión de Expertos en Catalogación, celebrada en Copenhague en 1969 donde se acordó la redacción de la norma unificada. A estos hechos hay que añadir el impacto del ordenador en las técnicas bibliotecarias, que se benefició de la normalización de muchas operaciones documentales e incluso acrecentó la necesidad de ello.

La consecuencia de todo ello fue la necesidad de crear un sistema de descripción que sirviera para cualquier tipo de biblioteca, para cualquier tipo de documento, ya que la diversificación de soportes empezaba a ser una realidad creciente, y que sirviera al vez para la realización de las Bibliografías Nacionales, con la finalidad de satisfacer las nuevas necesidades de cooperación e intercambio de información.

Todos estos factores crearon la necesidad de la normalización bibliográfica y pusieron las bases y los principios de la norma para la Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD) que establece un formato único para la recogida de datos bibliográficos y

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documentales. El primer borrador estaba terminado en 1971, aunque la primera edición oficial de la ISBD(M), para monografías, se publicó en 1974.

Los objetivos iniciales de la norma ISBD eran hacer posible:

a) El intercambio de las descripciones procedentes de diferentes fuentes de información, incluidas todas las producidas por las nuevas tecnologías, de forma que el registro bibliográfico producido en un país puediera formar parte de los catálogos de cualquier otro. b) La interpretación de registros superando las barreras lingüísticas, al crear una estructura fija donde los datos bibliográficos se presentan en un orden establecido con anterioridad y otras características iguales para todos los documentos. c) El procesamiento informático de los registros, indispensable para la difusión internacional de la información, ya que era la base del formato MARC para la catalogación automatizada. Estos objetivos eran requisito imprescindible para la comunicación, la comprensión y la cooperación sobre los cuales se articula el moderno sistema bibliográfico y que han hecho realidad el Control Bibliográfico Universal y la Disponibilidad Universal de las Publicaciones. La aplicación de esta norma en las bibliotecas puso de manifiesto la necesidad de crear también normas para otros tipos documentales ya que aunque los libros constituían los fondos mayoritarios, cada vez más convivían con otros nuevos. De esta manera en 1977 se publican una versión de la norma para publicaciones seriadas (S) y otra con carácter general (G). Más tarde aparece la de material no librario, para documentos en soportes distintos al tradicional (NBM), que dio lugar a normas particulares para cada uno de estos documentos. Las distintas normas ISBD se pueden sintetizar en el siguiente cuadro: •

ISBD(M) Monografías

•

ISBD(S) Publicaciones seriadas

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(Serials) 6

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ISBD(G) General

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ISBD(NBM) Material no librario (Non book materials)

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ISBD(CM) Material cartográfico (Cartographics materials)

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ISBD(PM) Música impresa (Printed music)

•

ISBD(A) Libros antiguos, desde 1501 hasta 1800

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ISBD(CF) Archivos de ordenador (Computer Files)

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ISBD(ER) Recursos electrónicos (Electronics Resources)

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ISBD(CR) Recursos continuos (Serials and other Continuing Resources)

•

ISBD(CP) Partes componentes (Component parts)

Ya en el siglo actual, IFLA planeó la redacción de una edición unificada de todas las versiones de las normas ISBD aplicables a distintos tipos de documentos, debido a la cada vez mayor presencia de documentos multimedia accesibles a través de Internet. No tenía sentido tratar un mapa solo como un documento cartográfico si aparece en Internet como un recurso electrónico. La edición preliminar se publicó en 20072 con nuevos objetivos: •

Unificar y actualizar las ISBD especializadas en beneficio de los usuarios de la información bibliográfica.

•

Aportar consistencia a las descripciones de todo tipo de recursos.

•

Aumentar la interoperabilidad con otros estándares que se estaban produciendo en el entorno digital y de la Web semántica, aunque la norma ISBD es independiente de cualquier formato específico de información (Escolano y McGarry, 2007).

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IFLA. International Standard Bibliographic Description (ISBD). Preliminary consolidated edition. München: Saur, 2007. En 2008 se publicó la traducción española realizada por la Biblioteca Nacional. Recuperado de http://www.bne.es/export/sites/BNWEB1/es/Servicios/NormasEstandares/ISBDconsolidada/Docs/ISBDcons olidada.pdf

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5.2.1.1. Estructura: áreas, elementos y puntuación. Una norma bibliográfica o formato bibliográfico es un instrumento gramatical o sintáctico en el cual el orden de las palabras viene dado en función de transmitir mensajes significativos y comprensibles. Los signos de puntuación que utiliza no tienen un significado ortográfico o gramatical sino el que prescribe la norma. Esto quiere decir que una norma bibliográfica, la ISBD, es una estructura definida detalladamente para almacenar y transmitir información. En función de estas premisas, la norma ISBD estructura la información para hacer la descripción de los documentos en nueve áreas distintas, que a su vez, se dividen en un número fijo de elementos y éstos se separan entre sí por unos determinados signos de puntuación. El orden de las áreas y de los elementos es fijo, así como la utilización de los signos de puntuación que corresponden a cada elemento pues están establecidos como un sistema para identificar la información sin dar lugar a confusión.

Áreas de la descripción bibliográfica Las áreas para la descripción bibliográfica establecidas por la norma ISBD son las siguientes: 0. Forma del contenido y tipo de medio: la primera ser refiere a las formas de comunicación a través de las cuales se expresa una obra (texto, imagen, música, objetos, etc.). El tipo de medio se refiere al dispositivo intermedio necesario para visualizar o ejecutar el contenido del recurso (audio, vídeo, electrónico, multimedia, etc.) 1. Título y mención de responsabilidad: el título de un documento es la palabra o palabras asignadas como tal por su autor para que sea conocido por ellas. Puede tener además uno o varios subtítulos, estar en varios idiomas o tener otro título que exprese dependencia o subdivisión, todos los cuales constituirán elementos distintos dentro del área. Por mención de responsabilidad se entiende los nombres de las personas y entidades que tienen alguna participación en el contenido del documento y así se hace constar en él. Afecta por tanto a autores,

creadores,

traductores,

directores,

editores

literarios,

compiladores,

seleccionadores, ilustradores y cualquier otra función posible. Es un área obligatoria en

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todos los registros aunque solo se ponga el título, ya sea éste real o asignado por el centro catalogador. 2. Edición: una edición incluye todas las copias de un documento realizadas a partir del mismo original y editadas por la misma agencia o persona. En esta área, se especifica la edición de la obra que se está describiendo, normalmente si es la primera u otra posterior (2ª, 3ª, etc.). Es un dato muy importante en documentación científica, pero carece de interés en las de creación literaria donde las sucesivas ediciones son simplemente reimpresiones realizadas al agotarse la tirada. 3. Datos específicos de material o tipo de recurso: información que caracteriza a un tipo de documento concreto pero no es común a la mayoría de ellos. En las revistas es la numeración utilizada para distinguir los fascículos, en los mapas la escala y otros datos, etc. No se utiliza en otros formatos: monografías, vídeos, grabaciones sonoras, etc. 4. Publicación: incluye cualquier actividad de publicación, producción, distribución, edición y difusión relacionada con un documento o recurso. Consta de tres elementos obligatorios: el lugar (ciudad o país) donde se ha publicado el documento, el nombre del editor y/o del distribuidor y la fecha de edición. Pueden incluirse también, cuando no se conozcan los anteriores, los datos de impresión o fabricación (para vídeos, discos, etc.): lugar, nombre del impresor/fabricante y fecha. 5. Descripción física: número de unidades físicas de que consta el documento según la denominación correspondiente (páginas, volúmenes, mapas, discos, vídeos, etc.), así como otras características físicas y las dimensiones. La descripción física es un área de la Descripción bibliográfica con la que a veces se identifica. Pero mientras ésta afecta a todos los aspectos formales del documento: autor, título, fuente, fecha, etc., la descripción física es exclusivamente la descripción del soporte: número de páginas, volúmenes, discos, vídeos, etc., que ocupa un documento y otras características físicas. 6. Serie: nombre de la serie en la que está publicado el documento. La agrupación de documentos en series en el momento de su publicación responde muchas veces a intereses comerciales (El libro de bolsillo, Colección Austral), pero en otros casos reúnen La catalogación descriptiva. Tema 5

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obras de contenidos parecidos (Biblioteca de estudios fiscales, Biblioteca del libro) e incluso facilitan la identificación por grupos de usuarios a los que va dirigida (El barco de vapor, El libro universitario). 7. Notas bibliográficas: sirven para registrar información de interés para la descripción que no está contemplada en el resto de las áreas. Puede estar relacionada con alguna de las otras áreas o ser una información independiente. Hay notas obligatorias y notas opcionales. El criterio para la inclusión de estas últimas es la posibilidad que ofrezca la información que contienen de aumentar la capacidad de recuperación del documento objeto de la descripción. 8. Identificador del recurso (Número normalizado): para registrar el ISBN, ISSN, NIPO o cualquier otro número normalizado que contenga el documento y que contribuya a ...