Bedrijfsinformatica - Samenvatting PDF

Preview

Summary

Samenvatting Bedrijfsinformatica ...

Description

Beroepen INLEIDING Veel bedrijven kunnen niet meer overleven zonder computer, of zijn voor hun producten en diensten volledig afhankelijk van computers. De informaticatechnologie heeft een hoge vlucht genomen. Vandaag kunnen we uiterst gesofisticeerde computers kopen, voorzien van de modernste software, … Meer dan eens krijgt men daarom dan ook de indruk dat de informatie-industrie het moet hebben van hype, marketing en van nieuwigheden die de voortdurende drang naar groei moeten voldoen. Informatica is echter meer dan een hype en technologische hoogstandjes. De doordachte en grootschalige invoering van computers heeft geleid tot een enorme verbetering van de efficiëntie waarmee deze organisaties werken. Daarenboven heeft de informatica vele nieuwe en bestaande bedrijven de kans gegeven om diensten te leveren die zonder informatica onmogelijk te leveren waren (bv. databanken, e-commerce). De huidige evolutie wijst er dan ook op dat informatica zal gebruikt worden voor de ondersteuning van zowat alle activiteiten van een bedrijf: productie en verkoop, maar ook de ondersteunende diensten. Vooruitziende organisaties slagen erin nieuwe informaticatechnologieën aan te wenden voor hun concurrenten. Ze kunnen er een competitief voordeel uithalen. Een goed begrip van informatica is essentieel voor de bedrijfsvoering. Bedrijfsleiders en managers moeten de mogelijkheden en gevaren van informatica kunnen inschatten, om doorheen het web van hype en marketing de zinvolle toepassingen in hun bedrijf te kunnen identificeren. Ook het voeren van een correct informaticabeleid wordt dus steeds belangrijker. Men is echter (algemeen gezien) minder vertrouwd met de strategische en beheersaspecten van informatica (bv. Hoe moet informatica toegepast worden? hoe houdt men systemen in stand? = BEDRIJFSINFORMATICA). Opmerking: toepassing = een programma in uitvoering.

1

INFORMATICA IN DE BEDRIJFSWERELD HET BEDRIJF ALS SYSTEEM Een bedrijf kunnen we zien als een systeem. Dit betekent dat het bestaat uit onderdelen die samenwerken om een bepaald doel te verwezenlijken. Het doel is toegevoegde waarde leveren aan klanten (+ eventueel winst maken).

1) Bedrijfsprocessen Elk van de dingen die een bedrijf doet om, direct of indirect, toegevoegde waarde te produceren noemen we een bedrijfsproces. Een bedrijfsproces kunnen we dus definiëren als een gestructureerde verzameling activiteiten, uitgevoerd in een bedrijf. Een bedrijfsproces heeft tijd, ruimte en middelen nodig om te kunnen uitgevoerd worden. Een bedrijfsproces kan samengesteld zijn: het kan bestaan uit verschillende bedrijfsprocessen of uit activiteiten. Een voorbeeld: offertes maken. Een activiteit is een enkelvoudige actie, die normaal gezien deel uitmaakt van een bedrijfsproces. Ook een activiteit heeft tijd, ruimte en middelen nodig. Een activiteit kan op haar beurt samengesteld zijn uit subactiviteiten. Een activiteit die we kunnen opdelen in subactiviteiten, noemen we een elementaire activiteit. Voorbeeld: prijzen bepalen, kortingen bepalen, offerte naar de klant doorsturen, … Men gebruikt gewoonlijk de term ‘bedrijfsproces’ voor eerder complexe bewerkingen, die verschillende middelen nodig hebben en uitgebreid zijn in de tijd en ruimte. De term ‘activiteit’ verwijst dan naar eenvoudigere acties, die minder middelen gebruiken en die eerder beperkt zijn in tijd en ruimte. Een (bedrijfs)functie is een verzameling van verwante bedrijfsprocessen. Sommige functies zijn bedrijfsprocessen en komen in bijna elk bedrijf voor; andere processen zijn dan weer specifiek. Voorbeeld: productie, marketing.

2) De waardeketen Elk proces produceert toegevoegde waarde en verhoogt de waarde van het product. Een waardeketen is een reeks van bedrijfsfuncties waaruit processen na elkaar worden uitgevoerd om producten of diensten met een toegevoegde waarde te produceren. Het concept van waardeketen werd ontwikkeld door M. PORTER. Hij zag een bedrijf als een opeenvolging van bedrijfsfuncties. Sommige bedrijfsfuncties in de waardeketen worden primaire activiteiten genoemd: ze dragen rechtstreeks bij tot de toegevoegde waarde. Porter onderscheidde vijf primaire activiteiten: -

inkomende logistiek: ontvangt goederen, verspreiding en opslag grondstoffen operaties: het omzetten van grondstoffen in eindproducten uitgaande logistiek: orderafhandeling, vervoer, opslag eindgoederen marketing en verkoop: promotie, prijszetting, offertes, verkooptransacties dienstverlening: ondersteuning, installatie, reparatie en opleiding

Andere bedrijfsfuncties in de waardeketen zijn ondersteunende activiteiten: ze zorgen ervoor dat de primaire activiteiten vlot kunnen verlopen. Poorter onderscheidde er vier: -

infrastructuur: bv. algemeen beheer, financieel beheer, informatisering personeelsbeheer: selectie, aanwerving, beheer van WN’s technologieontwikkeling: onderzoek en ontwikkeling, automatisering van processen aankoop: verwerven van middelen

Tenslotte is in het model van Porter de marge= het verschil tussen de totale waarde van de producten van het bedrijf en de totale kosten voor primaire en ondersteunende activiteiten. Het model van Porter kan een concurrentievoordeel opleveren dmv. het onderzoeken van alle activiteiten waarheen de waardeketen passeert. Zo kan men elke activiteit optimaliseren (kosten drukken + efficiëntie verhogen). Men kan de activiteiten uit de waardeketen ook herrangschikken.

3) Waardesystemen en supply chain 2

Bedrijven kunnen hun interne waardeketen koppelen aan die van andere bedrijven. Op die manier krijgen we een waardeketting. Porter noemde dit een waardesysteem. Door de waardeketens van een reeks bedrijven te koppelen bekomen we één systeem, lopend van primaire grondstoffen naar de productie tot de aflevering aan de klant. Het totale systeem van bedrijven en middelen om van ruwe grondstoffen te komen tot een afgewerkt product, noemt men een supply chain (het omvat dikwijls verschillende gekoppelde waardesystemen en waardeketens). Een voorbeeld van een supply chain model is het Supply Chain Operations Reference-model (SCOR) waarbij vijf groepen van bedrijfsprocessen worden gedefinieerd: planning, middelen, productie, levering, terugkeer (zie HB pg. 13). Een ander supply chain model werd ontwikkeld door het Supplly Chain Management Institute. Hierin vinden we acht groepen van bedrijfsprocessen terug: klantrelatiebeheer, leveranciersbeheer, klantendienst, beheer van de vraag, orderverwerking, beheer van productiestromen, ontwikkeling van commercialisatie van producten, en dienst na-verkoop. Een goede beheersing van de processen langs de supply chain is van groots belang voor een efficiënte productie. Het beheer van de supply chain is daarom uitgegroeid tot een aparte managementdiscipline die men supply chain beheer noemt. Ook hierbij kunnen door studie de processen geoptimaliseerd worden. Informatica kan hier ene goede dienst bewijzen door te zorgen voor een goede communicatie en het beheer van informatie.

INFORMATICASYSTEMEN Een computersysteem is één enkele eenheid voor de creatie, de opslag, het beheer en de verwerking van gegevens . Dergelijk systeem kan uit verschillende hard- en sofware bestaan. We beschouwen het als één systeem omdat het in dezelfde behuizing zit. Enkele voorbeelden: een gsm, een pc met windows xp, … Een informaticasysteem is een verzameling van uitrustingen, diensten en menselijke inspanningen die tot doel heeft om informatie te creëren, op te slaan, te beheren en te verwerken. Veel informaticasystemen zijn samengesteld uit meerdere computersystemen (niet allemaal!). De computersystemen zijn dan meestal onderling verbonden door een netwerk (lokaal: LAN – wereldwijd: WAN1). Zo werken vele computers samen om bedrijfsprocessen te automatiseren of om wetenschappelijke berekeningen uit te voeren. Wij associëren gewoonlijk informaticasystemen met elektronische computers, maar informaticasystemen zijn ouder dan computers! Er werd dan gebruik gemaakt van archiefkasten, steekkaartbakken en handgeschreven kasboeken.

DE ROL VAN INFORMATICA IN BEDRIJVEN In bedrijven past men informatica toe om de bedrijfsprocessen op een efficiënte manier te ondersteunen en te automatiseren. Een dergelijk systeem noemen we een bedrijfsinformaticasysteem. Het ondersteunt bedrijfsfuncties en – processen als orderverwerking, boekhouding, productieplanning, logistiek. Het verhogen van de efficiëntie dmv. technologie is geen nieuw idee: het bestaat sinds de industriële revolutie. Een typisch resultaat van onderzoek naar nieuwe productietechnieken etc. was de lopende band. Binnen een bedrijf kan men informatica aanwenden op drie manieren: informatieverwerking, automatisering en informatisering.

1 Local ar eanet wer k;wi de ar eane t wer k 3

1) Informatieverwerking – operationeel niveau Men ondersteunt individuele bedrijfsprocessen door de opslag en verwerking mogelijk te maken van gegevens die deze bedrijfsprocessen gebruiken. BV Word voor rapporten

2) Automatisering – tactisch niveau Men zet informatica in om bedrijfsprocessen en groepen aanverwante bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen. Informatisering verschilt in twee belangrijke aspecten van informatieverwerking: Enkele voorbeelden van automatisering: boekhoudpakket, software voor productieplanning, … (pg 16).

3) Informatisering – strategisch niveau Bij informatisering zal men volledige bedrijfsprocessen automatiseren langs de waardeketen van een bedrijf en door de waardesystemen waaraan het bedrijf deelneemt. Enkele kenmerken van informatisering: -

we bekijken het bedrijf in zijn geheel integratie (verschillende onderdelen moeten samenwerken)  ERP: enterprise resource planning aanpassing van bedrijfsprocessen aan informaticasystemen complexe systemen

Enkele aspecten die van belang zijn bij de invoering van informatisering in een bedrijf: -

een gestructureerde aanpak: gebeurt via een methodologie, een voorgeschreven opeenvolging van activiteiten die moet leiden tot het gewenste resultaat. Men vertrekt hier bij de visie en strategie van een bedrijf.

-

een visie: informatisering gaat uit van de strategie en de waarden van het bedrijf.

-

een architectuur: men ontwerpt een informaticasysteem als één geheel. Men ontwerpt opeenvolgende modellen vh systeem die steeds concreter het bedrijf beschrijven. Men geeft aan wat de onderdelen van het systeem zijn en hoe ze samenwerken.

-

verandering: informatisering vereist de verandering van vele aspecten vh bedrijf (nieuwe hard- en software etc). Het zoeken naar de juiste redenen voor verandering en de orkestratie van alle veranderingen zijn twee belangrijke aspecten van informatisering.

-

fasering: men kan niet alles in één keer veranderen.

-

niet alle informatici: informatisering is geen taak voor uitsluitend informatici. Vooral tijdens de eerste fasen is de deelname van het management en van de gebruikers belangrijk (zo ontwerpt men systemen die daadwerkelijk voldoen aan de vereisten + men verzekert de betrokkenheid van alle betrokkenen en zo de acceptatie van de uiteindelijke gebruikers).

De informatisering van een bedrijf vergt een manier van denken die verschilt van deze van de klassieke technicus. De belangrijkste problemen tijdens de informatisering zijn zelden van technische aard, maar wel met de slechte werking van onderdelen van het bedrijf, of een slechte organisatie. Gebruikers ervaren informaticasystemen vaak als slecht omdat ze niet zijn aangepast aan de doelstellingen en werking vh bedrijf. Het is dus van groots belang dat informatisering is aangepast. Informatisering moet men beschouwen als een aanwinst die moet leiden tot nieuwe mogelijkheden en betere producten en dienstverlening.

DE BATEN VAN INFORMATICA Het gebruik van informatica kan een bedrijf op drie vlakken voordeel bieden: 4

-

Operationele voordelen: alledaagse processen verlopen meer efficiënt. Tactische voordelen: bedrijven realiseren hun doelstellingen beter (bv. marketingcampagnes, on-line pakkettracking, on-line kennisdatabanken) Strategische voordelen: betere strategie ontwikkelen (bv. e-commerce).

Daarnaast wordt er een onderscheid gemaakt tussen kwantificeerbare en niet kwantificeerbare voordelen. Op kwantificeerbare voordelen kan men een bedrag plakken (becijfering is mogelijk en dus direct af te wegen tegen de kosten van informatica). Niet kwantificeerbare voordelen kunnen niet of nauwelijks uitgedrukt worden in geld (bv. dienstverlening, imago).

INFORMATICA ALS COMPETITIEF VOORDEEL Door het gebruik van informatica hebben sommige bedrijven een competitief voordeel behaald op hun concurrenten, waardoor ze goedkoper zijn, betere producten kunnen leveren, of een betere service kunnen bieden. Sommigen twijfelen echter aan de waarde van informatica, want informatica is overal aanwezig en verkrijgbaar. Het is bovendien een basisproduct geworden (waardoor concurrenten zich net hetzelfde kunnen aanschaffen). Het is dus niet mogelijk om een competitief voordeel op te bouwen door informatica is te zetten. Maar dit moet dus genuanceerd worden: men moet een onderscheid maken tussen informaticamiddelen en informaticacapaciteiten. Informaticamiddelen zijn de hardware, software en mensen die op de markt te koop zijn. Deze middelen zijn inderdaad een basisproduct geworden. De informaticacapaciteit is de manier waarop een bedrijf de informaticamiddelen aanwendt. Het zijn deze informaticacapaciteiten die leiden tot een competitief voordeel. Een competitief voordeel is echter wel beperkt in de tijd: de snelle technologische voortgang zorgt ervoor dat elke technologische vernieuwing op een termijn van enkele jaren erodeert. Wil men een competitief voordeel behouden, dan moet een bedrijf zijn informaticamiddelen steeds opnieuw vernieuwen en zijn informaticacapaciteiten steeds verder ontwikkelen.

5

EEN DENKKADER VOOR INFORMATICA Het doel van een globaal denkkader bij de informatisering van een bedrijf, is om de ideeën en de activiteiten structuur te geven zodat we op een volledige en overzichtelijke manier kunnen nadenken over de verschillende aspecten van informatisering. Het is ook een manier om een systeem te bekijken vanuit verschillende perspectieven en aan te geven hoe de perspectieven in verband staan. In de loop van de afgelopen jaren zijn er denkkaders ontwikkeld (die men dikwijls ‘enterprise architecture frameworks’ of ‘bedrijfsarchitectuur-denkkaders’ noemt).

HET ZACHMAN-DENKKADER Het eerste denkkader werd ontwikkeld door John Zachman. Hij argumenteerde dat de bouw van een informaticasysteem niet wezenlijk verschilt van de constructie van een gebouw. Eest identificeerde Zachman een aantal voorstellingen (‘plannen’) die een architect gebruikt bij het ontwerpen ve gebouw en kende aan elke fase een fase van een informaticasysteem toe: Voorbereidende schetsen + eerste ideeën Architectuurtekeningen Detailplannen Plannen van de aannemer Detailplannen van de uitvoering

Bereik en doelstellingen Model van bedrijfsvoering Model van informaticasysteem Technologiemodel Gedetailleerde beschrijving

Dit bracht Zachman tot het denkkader van de architectuur (zie HB pg. 22!!!). Het denkkader heeft twee dimensies: horizontaal de verschillende soorten beschrijvingen (wat?: gegevens; hoe? functies; waar? netwerk) en verticaal vinden we de verschillende architecturale voorstellingen: - Bereik van de planner - Bedrijfsmodel van de eigenaar - Systeemmodel van de ontwerper - Technologiemodel van de bouwer - Componentenmodel van de aannemer Elk van de cellen in het schema komt overeen met een specifieke voorstelling van een deel vh informaticasysteem. Van boven naar beneden evolueren de modellen ook van abstract naar specifiek, en ze zijn ook voor een ander publiek bestemd. Het Zachman-denkkader werd later uitgebreid met drie extra kolommen: mensen (wie), tijd (wanneer), motivatie (waarom). Het Zachman had een enorme invloed: men realiseerde zich dat informaticasystemen moeten ontworpen worden dmv. Een gestructureerde aanpak en met uitgebreide plannen en beschrijvingen. Naast het Zachman-denkkader ontwikkelde zich dan ook nog een heleboel andere denkkaders.

TOGAF Een van de belangrijkste moderne denkkaders is TOGAF: The Open Group Architecture Framework. TOGAF beschrijft vooral een methodologie, een manier van werken en bestaat uit drie grote delen: - Architecture Development Method (ADM): ontwikkelen van architectuur - Enterprise Continuum: centraal register van alle documentatie rond de architectuur - Resource Base: verzameling aanbevelingen rond informatica-architectuur De ADM bevat volgende stappen: 1. Ontwikkeling van een algemene visie op architectuur 2. Beschrijving van huidige en gewenste bedrijfsarchitectuur 3. Beschrijving van gewenste architectuur voor gegevens en toepassingen 4. Ontwikkeling van technologie-architectuur 5. Evaluatie van opties voor de uitvoering van de architectuur 6. Planning voor overgang van huidige naar nieuwe systeem 7. Opvolgen van implementatie 8. Opvolgen van veranderingen in de architectuur

6

Een belangrijk aspect van TOGAF is de opeenvolging van de verschillende fasen, en de opdeling van de architectuur in verschillende types: - Bedrijfsarchitectuur: definieert bedrijfsstrategie, organisatie, bedrijfsprocessen - Gegevensstructuur: beschrijft structuur en beheer van gegevens - Toepassingsarchitectuur: toepassingssystemen, hun interactie en relatie tot bedrijfsprocessen - Technologie-architectuur: hardware en software voor ondersteuning bedrijfsprocessen, gegevens en toepassingen Het tweede onderdeel (EC) is een centraal register waarin alle materiaal dat met architectuur te maken heeft bewaard wordt. Het gaat om documenten, modellen, diagrammen, … Het is een referentie voor de ontwikkeling van nieuwe architectuur en laat toe dat men delen uit oudere architecturen gebruikt. Als derde onderdeel van TOGAF (RB) is er een verzameling van tools en technieken die behulpzaam zijn om architectuur te ontwikkelen. De aanbevelingen gaan over hoe het proces van de ontwikkeling van de architectuur te beheren, algemene principes, hoe men modellen ontwikkelt en zelfs voorbeelden. TOGAF is erg uitgebreid en compleet, maar schrijft geen specifiek denkkader voor. Men kan dus in combinatie met TOGAF een ander denkkader gebruiken zoals Zachman of Enterprise Architecture Planning.

EEN DENKKADER We ontwikkelen hier een eenvoudig denkkader om informaticasystemen te beschrijven en om de samenhang tussen deze systemen en het bedrijf te beschrijven. Voor de ontwikkeling ervan steunen we elementen uit andere denkkaders. We onthouden bijvoorbeeld dat we het probleem van het ontwerp van een informaticasysteem kunnen opdelen in domeinen en dat we voor die domeinen opeenvolgende modellen kunnen maken die het systeem steeds concreter beschrijven. We onthouden ook dat elk informaticasysteem doorheen een complexe levenscyclus evolueert (CSC Catalyst). Het denkkader dat we hier gebruiken bestaat uit volgende elementen: 1.

De domeinen: beschrijven de verschillende aspecten van een informaticasysteem. Het zijn perspectieven van waaruit we het informatiesysteem bekijken en erover nadenken. De domeinen bakenen ook de deelgebeiden af waarbinnen het ontwerp van eht informaticasysteem zich afspeelt.

2.

De levenscyclus: we beschrijven de verschillende fasen die een informaticasysteem in zijn leven doorloopt (veel ruimer dan cyclus van software etc). Het beschrijft de activiteiten die binnen elk domein nodig zijn om tot goede informatisering te komen. Meer over de levenscyclus zie later.

3.

De beschrijvingen: het informaticasysteem wordt beschreven door opeenvolgende reeksen van modellen. Elke reeks noemen we een beschrijving. Meer over beschrijvingen zie later.

DE DOMEINEN De domeinen vertegenwoordigen elk een specifiek deelgebied van informatisering. Alle fasen kunnen opgedeeld worden in vier domeinen. Zo brengt men tijdens de strategiefase de problemen met de bestaande systemen in kaart volg...