Samenvatting PDF

Preview

Summary

Samenvatting van het vak 'projectmanagement'...

Description

Projectmanagement Hoofdstuk 1: Het project. 1 Definitie: project = groepswerk. “een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen - meestal uit verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.” (in eigen woorden uitleggen) -

Tijdelijk, begin-en einddatum. Mensen die samenwerken  een groepswerk. Meestal mensen uit verschillende vakgebieden. Vooraf bepaald doel. Vooraf bepaald budget. Opdrachtgever nodig!

1+1=3  door samen te werken en verschillende ideeën te delen heb je een beter resultaat en is ook het doel

1.1 Voorbeeld: -

Verhuis van groot kantoorgebouw: alles wat erin staat, het personeel moet mee verhuizen  projectmatig aanpakken. Nieuw brug bouwen: projectteam dat studie voor doet, brug bouwen, brug testen  projectmatig aanpakken.

2 Wat is projectmanagement? Plannen, organiseren, teambuilding, documentatie, creativiteit, negatieve kritiek kunnen aanvaarden, communicatie en resultaat boeken.

2.1 Kenmerken: -

Begin-en einddatum. Projectdoel en projectresultaat. Opdrachtgever. Eigen (vast) budget. Projectgroep = meestal multidisciplinair (bv. Uit verschillende bedrijven)  elkaar naar een hoger niveau tillen. Eigen projectorganisatie (bv. Kan een gewone werknemer zijn dat projectleider is en dat dus de baas is van de directeur). Georganiseerd.

3 soorten werkzaamheden: -

Improvisatie. Projectmatig. Routine.

1

3.1 Voorbeeld: Op reis gaan. -

-

Improvisatie: koffer inpakken met van alles in en naar de luchthaven komen en naar eender waar gaan. Projectmatig: het plannen, hotel zoeken. Routine: elk jaar naar hetzelfde appartement, naar hetzelfde winkeltje.

4 Projectmatig werken: routine brengen in iets wat je voor het eerst doet. -

Te voorzien. Resultaat is redelijk zeker. Het is nieuw, planmatig. Structuur brengen om tot een goed einde te komen. Vooraf doordacht. Geleidelijke en duidelijke werkwijze.

5 Soorten projecten: 1. Technische projecten: de eerste, meest ingeburgerd. bouwen van nieuwe brug  veel mensen worden een projectteam. 2. Sociale projecten: grote bedrijven waar reorganisatie plaats vindt. 3. Commerciële projecten: een nieuw SAP-softwarepakket installeren. 4. Gemengde projecten: hangt samen met technische en sociale: nieuwe campus + hoe heroriënteren NIEUWE TREND: meer en meer bedrijven die krachten bundelen: project met 2 of meerdere bedrijven, samen gaan innoveren, kennissen delen  nieuw product om de markt brengen.  HET bekende product op de markt van projectmatig gaan werken tussen 2 bedrijven: SENSEO. 1. Philipps: kennis koffiemachine. 2. Douwe Egberts: kennis koffie. (Deze 2 bedrijven zijn krachten gaan bundelen voor een nieuwe manier van koffiezetten. Hoe de beleving van koffie op restaurant ook in huis?)

5. Evenementen.

6 !!! AANDACHTSPUNTEN !!! projectmatig werken: -

Eis voorbereidingstijd. Overleg met betrokkenen: kan ik daar mee samenwerken? Werk top-down: begin van bovenaan, de grote lijnen, wat zijn de tussenstappen DAN verfijnen Denk eerst na: vooruit en achteruit. retroplanning.

2

6.1 Klein project:

6.2 Groot project: verschillende fasen: 1. 2. 3. 4.

Initiatief: Het idee. Definitie: Wat moet er gebeuren? Ontwerp: Hoe moet het worden? Voorbereiding: Hoe moet het gemaakt worden? 5. Realisatie: Doen! 6. Nazorg: Gebruik en instandhouding.

Initiatiefase -

Er is nog geen project. Er is een probleem. Zoeken en naar doel eventueel project. Mogelijk haalbaarheidsonderzoek.

 resultaat: we gaan een project opstarten.

Definitiefase -

Vastlegging projectresultaat. Onderscheid tussen “Eisen en wensen” maken Wat is er klaar als het project af is?

 resultaat: plan van aanpak. DOELEN: SMART S: specifiek. M: meetbaar. A: aanwijsbaar & acceptabel . R: realistisch. T: tijdsgebonden.

3

Ontwerpfase -

Hoe gaan we het probleem aanpakken? Creativiteit vereist. Formulering mogelijke oplossingen via brainstorming.

 resultaat: maakt duidelijk wat als resultaat mag verwacht worden.

BRAINSTORMING WEL doen NIET doen Noteer het probleem duidelijk: hoe kunnen Haalbaarheid ideeën in vraag stellen we… Los fantaseren, niet inhouden Hindernissen naar boven halen Alles is goed, gekke ideeën Vermijd woorden als: pff, niet goed, dom, slecht, ja maar… Kwantiteit is belangrijk Klant bij betrekken Inspelen op elkaar Deelnemers sessie negatief aanmoedigen Positief op alles ingaan Vragen stellen 1 notulist Geen notities nemen GEEN TECHNIEKEN UITLEGGEN OP HET EXAMEN!!!

V o o r b e e ld f a s e r in g B o u w e n v a n e e n w o n in g

Voorbereidingsfase -

Ontwerp wordt geschikt gemaakt voor realisatie. Van theorie naar praktijk. Meer gedetailleerde uitwerking ontwerpfase.

In itia tie f

d e f ile s w o r d e n te la n g m e n w il in o m g e v in g v a n w e r k g a a n w o n e n c o n ta c t m e t m a k e la a r

 resultaat: duidelijke omschrijving van wat er concreet moet uitgevoerd worden om resultaat te bereiken.

D e fin itie

fin a n c ië le m o g e lijk h e d e n lo c a tie b o u w v o o rs c h r ifte n ty p e w o n in g

Realisatiefase

O n tw e r p

g e s p r e k m e t a rc h ite c t v o o r o n tw e rp e n o n tw e r p m a q u e tte , k o s te n r a m in g

Voor b e r e id in g

g e d e ta ille e r d d e fin ite f p la n d e ta ilp la n n e n s e le c tie a a n n e m e r

R e a lis a tie

p la n n in g u itv o e rin g d o o r a a n n a m e r a fw e rk in g to t k a n t e n k la r e w o n in g

N a z o rg

in s ta n d h o u d in g s w e r k e n o n d e r h o u d e n h e rs te llin g a a n p a s s in g : b ijg e b o u w e n

-

Het doel wordt gerealiseerd. Implementatie van de oplossing. Meer gedetailleerd uitwerking ontwerpfase.

 resultaat: het project is gerealiseerd.

Nazorgfase -

Resultaten van het project worden gebruikt en geëvalueerd. Bijsturing resultaten indien nodig.

 resultaat: het project is op langere termijn uitvoerbaar en efficiënt.

4

7 Wanneer een project? VOORDELEN Er wordt tijd vrijgemaakt om het uit te voeren Opdrachtgever Duidelijk wat er moet gebeuren Verantwoordelijkheden liggen vast Gefaseerd Teamleden vullen elkaar aan Risico van mislukken is kleiner Werken in een projectteam is leerzaam

NADELEN Kost tijd Goede medewerkers worden hun afdeling gehaald Kan ingewikkeld zijn Weinig leereffect buiten de groep

5

Hoofdstuk 2: mensen en projecten. 8 Lijnorganisatie:

 waar wij in België mee werken. PIJL!! We zitten nog met een machtsverhouding; de top beslist wat de onderliggende afdelingen moeten gaan doen. Wat is een stafafdeling? Zijn ondersteunende diensten: ze gaan zelf moeten zorgen voor omzet, productie, ze gaan heel het bedrijf ondersteunen en dat alles op wieltjes loopt. VB. De boekhouding, HR-afdeling.

9 Projector

D ir e c t ie

S tu u rg ro e p

Mensen uit ve

P ro je c t g ro e p

9.1 S

dr

P ro je c t P ro je c t ro e p g ro e p

ep (tu

W e rk g ro e p

W e rk g ro e p

L in k in g p in

nwerken: is baas over de directie en kan voor en.

ersoon, sturing geven) Stuurgroep: -

Beheersen meerdere projecten.

-

Informatie-uitwisseling.

6

9.2 Stakeholder: belanghebbende persoon of organisatie die invloed ondervindt (+ of -) of zelf invloed kan uitoefenen op een organisatie.

 bv. Eigenaars, aandeelhouders, werknemers, leveranciers, banken, klanten, …

7

10 Projectomgeving:

10.1 Projectleider: -

-

Aangesteld door het management: een zekere bevoegdheid hebben, sancties kan geven, leider, macht binnen de groep negatief: vriendjespolitiek kan worden. Zwaardere taak van de overige projectleden: verantwoordelijk waar je tijd en energie moet insteken. Grotere uitdaging. Leerzaam. één projectleider per project.

10.2 Project verantwoordelijke in 1 woord: !!!  95% communicator en 5% structureren.

10.3 Projectleden: -

Uitvoerders van het project. Geselecteerd op basis van competenties. o Komen tot taakverdeling en planning. o Stimuleren van creativiteit. o Ruimte geven voor initiatief . o Effectief discussiëren. o Omgaan met conflicten. o Nemen van gezamenlijke beslissingen. o Kritiek geven en ontvangen.

11 Taakgericht en mensgericht leiderschap: -

-

Taakgericht: o Geven van duidelijke opdrachten. o Toezien op de uitvoering ervan. Mensgericht: o Houdt rekening met de behoeften van mensen. o Inspireren, motiveren, coachen.

8

12 Werken in een project: teambuilding.

1+1=2 (mensen met dezelfde kennis geraken minder ver)

1+1=3 (mensen met verschillende kennis geraken verder

12.1 Teamrollen van Belbin: -

Bedrijfsman. Plant. Brononderzoeker. Voorzitter. Vormer. Monitor . Afmaker/zorgdrager. Groepswerker. Specialist.

12.2 Digitale hulpmiddelen voor samenwerking: -

Agendabeheer (elektronisch: google agenda). Teleconferentie. Documenten delen (Google document, Toledo: kennisplatform, Dropbox, …) Planning software (MS project, tijdsregistratie, logboeken, …) Digitaal samenwerken. Sociale media en stakeholders (LinkedIn, Facebook, …)

12.3 Communicatie kruispunt:

9

12.4 Team afspraken: -

Teamafspraken over de samenwerking in groep: o Ruimte voor inbreng. o Open communicatie. o Geen valse beloften. o Besluitvorming op voorhand vastleggen. o Afspraken en deadlines respecteren. o Verslagen worden binnen 1 dag gemaakt en rondgemaild. o Nieuwe versies krijgen een nieuwe datum + worden onmiddellijk op het kennisplatform geplaatst. o Iedereen is medeverantwoordelijk voor het eindresultaat.

13 Creativiteit en brainstormen: -

-

Spelregels: o Er zijn geen goed, slechte of vreemde ideeën. o Geen kritiek leveren op ideeën van anderen. o Je mag ideeën van anderen combineren of aanvullen met eigen ideeën. Meerderheid van stemmen. Consensus (moet iedereen goedkeuring geven?). Unanimiteit. Gebrek aan reacties. Autoriteit. Automatische goedkeuring. Kop of munt.

14 Projecten en culturele verschillen: Je moet rekening houden met verschillende mensen, religies.

10

Hoofdstuk 3: Het project van begin tot einde. 15 Verschillende fasen:

16 Projectvoorstel: -

Starten van een project = beslissing van het management. Idee wordt uitgewerkt in een projectvoorstel. Onderdelen: o Naam. o Inleiding. o Gegevens schrijver. o Toekomstige opdrachtgever. o Beschrijving resultaat. o Globale planning. o Capaciteit van mensen en middelen. o Schatting kosten. o Haalbaarheid en te verwachten knelpunten. o Gevolgen voor de organisatie.

17 Intake gesprek met werkgever: -

Intakegesprek = gesprek tussen opdrachtgever en projectleider. o M.b.v. brainstorm en discussie worden grote lijnen bepaald. o Beeld van eindresultaat wordt duidelijk. o Er wordt onderhandeld over (meer) geld en beschikbare middelen.

11

18 Opzetten van een project: -

Indien nodig: haalbaarheidsonderzoek uitvoeren. o O.b.v. resultaat: go/no-go. o Bij go.  Doelstelling project bepalen.  Samenwerking tot stand brengen.  Beslissingsbevoegdheid en autorisatie regelen.  Communicatie regelen. o Wordt vastgelegd in een PVA (definitiefase).

19 Project start-up-vergadering: -

Officiële begin van een project. Alle betrokken zijn aanwezig. Saamhorigheidsgevoel creëren. Bij voorkeur buiten normale werksfeer.

20 Ontwerp voorbereiding, uitvoering, afsluiting: -

-

-

Ontwerp en voorbereiding: o Ontwerp van projectresultaat. o Exacte beschrijving van resultaat. Uitvoering: o O.b.v. het plan van aanpak. o Planning opmaken: project periodiek indelen. Afsluiting: o Officiële beëindiging. o Eindrapport en presentatie. o Evaluatie.

21 Beheersen van een project: -

hoe houd ik mijn project onder controle? TGKIO-factoren.

21.1 beheersing in de praktijk: -

Planning vooraf (T) Voortgangsbewaking (T, I) Overleggen (I, O) Planning aanpassen (T) Bewaking budget (G) Bewaking kwaliteit (K) Verspreiding en archivering info (I) Bewaking projectdoel (O) Bedreigingen project (O)

12

22 Waarom projecten mislukken? -

-

Een succesvol project: o Levert het juiste projectresultaat (doel) van de afgesproken kwaliteit. o Is op de afgesproken tijd afgerond. o Kost niet meer dan afgesproken. Mogelijke bedreigingen: (brainstorm) o Te laat beginnen, projectleden onvoldoende bekwaam, stakeholders te weinig betrekken (onbruikbaar eindproduct), onjuiste inschatting planning, geen bewaking van planning, geen goede voorbereiding, slecht projectvoorstel niet doordacht.

22.1 Voorbeeld: Piramiden. Mislukt project

Waarom projecten mislukken: -

Onjuiste planning. Te laat beginnen. Renteverliezen. Vergeten voorbereiding. Buitenwereld veranderd. Te late levering.. Onduidelijk doel of opdrachten. …

13

Hoofdstuk 4: De planning. 23 Doel van een planning: -

Organiseren van het werk van de projectmedewerkers. Vaststellen totale projecttijd. Vaststellen van de gevolgen van een vertraging . Vaststellen van de kosten van het project. Bewaken van de voortgang en de kosten.

23.1 Wat moet je weten om te kunnen plannen? -

Welke activiteiten zijn er? Hoeveel tijd per activiteit? Welke mensen nodig? Welke middelen nodig? Welke afhankelijkheden zijn er tussen activiteiten?

24 Opstellen van een planning: 1. Verzamelen van gegevens: o Opsporen van activiteiten. o Schatting tijdsduur van elke activiteit. o Vaststellen afhankelijkheden. o Wie de moet activiteit uitvoeren? o Wat is er verder nodig? 2. Analyseren van gegevens: o Opstellen van een netwerkplanning. o Vaststellen van een kritische pad.. o Maken van een strokenplanning

24.1 Planning begrippen: 1. 2.

ACTIVITEIT: Tussentaken die je moet doen om het project rond te krijgen. DOORLOOPTIJD: Van het begin tot het einde= van de begin datum tot de einddatum, ook bij kleine taken binnen het project heb je doorlooptijd. (Bijvoorbeeld: je hebt 1 week de tijd voor de taak te volbrengen. Gaat over een periode) 3. BENODIGDE WERKTIJD: word in uren uitgedrukt (bijvoorbeeld: je hebt 8 uren om de taak te volbrengen. Gaat over echte uren) 4. VERTRAGING: vertragingen worden ook in de planning opgenomen. 5. MIJLPAAL: tussenproducten die je gaat opleveren. Deadlines opdelen tot de einddeadline. Zodat je tussendoor ook vooruitzichten hebt, een mijlpaal is ook een meetpunt om te zien of je de echte einddatum gaat halen. 6. AFHANKELIJKE ACTIVITEIT: een activiteit die niet kan starten voor er iets anders is afgewerkt. (Bijvoorbeeld: je kan geen uitnodigingen versturen als je nog geen datum hebt vastgelegd.) 7. KRITISCHE ACTIVITEIT: deze activiteiten moeten allemaal één voor één achter elkaar gebeuren en zijn meestal ook afhankelijk. 8. KRITISCHE PAD: gaat bepalen wat de minimum duur is van iedere deel in het project, als deze tijd wordt overschreden weet je dat de deadline niet behaald zal worden en zal moeten worden aangepast. 9. ASAP_ALAP: as soon as possible / as late as possible. 10. RESOURCES: welke mensen en middelen ga je inzetten, bepaald door het budget. 11. PLANNINGSTECHNIEKEN: alleen werken rond strokenplanning.

14

24.2 Strokenplanning: -

ACTIVITEIT: Geordend welke activiteiten eerst moeten gebeuren (soms gecodeerd met een kleur). TIJD: Geeft het aantal uren weer, hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt.

-

WEKEN: Meestal met een datum erboven, hier kan iedereen zien welke activiteit die week

-

-

-

plaatsvindt. Belangrijk bij het opstellen van een activiteitentabel is dat je alleen de onmiddellijke voorgangers opneemt. Als in de tabel Activiteit F bijvoorbeeld komt na E en activiteit D komt na B, komt uiteraard F ook na B. Deze afhankelijkheid nemen we niet op in de activiteitentabel, omdat deze immers al via F na E plus D na B wordt vastgelegd. Soms lijkt het dat activiteiten afhankelijk zijn van elkaar, terwijl dit in werkelijkheid niet nodig is. Als je deze afhankelijkheden toch definieert, kan je kritieke pad bij aanpassing van de planning langer worden dan noodzakelijk is.

15

Hoofdstuk 5: Plan van aanpak. 25 Vragen voor je begint aan het project: -

Waar vindt het project plaats? Wat leveren we als eindresultaat op? En waarom? Wat moeten we ervoor doen? Wat doen we nog net wel, en wat net niet meer? Wat leveren we op als tussenproducten? Hoe zorgen we voor kwaliteit? Wie helpt mee? Wanneer gaat wie wat doen? Wat kost het project en wat levert het op? Welke bedreigingen zijn er?

 De antwoorden op deze vragen komen in het plan van aanpak te staan.

26 Inhoud: -

Achtergronden. Projectresultaat. (de doelstellingen en probleemstellingen) Projectactiviteiten. Projectgrenzen en randvoorwaarden . DeTussenresultaten. Kwaliteitsbewaking. De projectorganisatie. Planning. Kosten en baten. Risico-analyse.

 Invullen volgens een sjabloon op toledo.

26.1 Inleiding: -

Titelblad: o Pakkende naam, slogan,(logo) projectteam, opdrachtgever, datum. Inleiding: o Aanleiding van het project, voorstelling opdrachtgever en nemer, korte weergave verwachtingen, structuur pva.

26.2 Probleemstelling: projectresultaat. -

-

Probleemstelling en doelstelling(en) van het project (SMART): o Doelstelling eventueel uitsplitsen naar subdoelstellingen => SMART formuleren. Beschrijving van de opdracht (projectaanpak): o Op welke manier zal het resultaat tot stand komen. o Gebruik vakjargon (bv soort analyse) . Beschrijving van het eindresultaat (eindproduct): o Duidelijk afgebakend.

16

26.3 Projectactiviteiten: -

-

Work breakdown structure (visueel alle activiteiten voorgesteld). Alle activiteiten beschrijven (grondig): o Wie, doet wat. o Met welk resultaat (tussenproducten). o Onder welke voorwaarden. o Op welke manier. o Activiteiten nummeren. Alle activiteiten beschrijven (grondig): o Duidelijke structuur met verschillende hoofdfasen/activiteiten (zie eerder 3.1 + 1.7). o Voldoende voorbereidingsactiviteiten voorzien (vooronderzoeken, gesprekken met experts, inwerken in het project, literatuurstudie, briefing met opdrachtgever, bedrijfsbezoeken, …). o Splits voldoende uit in subactiviteiten. o Tussenresultaten duidelijke en afgebakend benoemen. o Stuurgroepmoment(en) inlassen. o Nazorg voorzien.

26.4 Projectgrenzen: lengte.(VOORBEELD) VB: Projectopdracht: Zorg ervoor dat de financiële administratie wordt geautomatiseerd. -

Hoe ver gaan we?  lengte van het project. Alleen een onderzoek naar welk pakket aan te schaffen? Aanschaffen en installeren op de computer? Opleiden gebruikers? Aanpassen werkprocedures? Aanpassen kwaliteitshandboek volgens de ISO 9000 norm?

26.5 planning: -

Opsomming van fasen, data en betrokkenen. Gebruik dezelfde nummering als bij de activiteiten. Ingebracht in een netwerk of strokenplanning mbv software (H4).

17

26.6 Projectorganisatie: -

Vertrek van een stakeholderanalyse. Rechtstreeks betro...