Informatiemanagement samenvatting PDF

Preview

Summary

Samenvatting...

Description

Informatiemanagement 1 Hoofdstuk 1: Organisaties functioneren met informatie 1.1 De organisatie   

Een organisatie bestaat dankzij het feit dat ze voorziet in een behoefte. (Bv: mensen moeten kleren dragen, organisatie verkoopt deze) kan dienst/product zijn.

1.1.1 Soorten organisaties Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. ze leveren een waarde voor de klant, die toegevoegde waarde is de kern van het bestaan van een organisatie.               

Profitorganisatie = bedrijf/onderneming Levert diensten/producten en is gericht op het maken van winst Business-to-consumer Bedrijven die direct zakendoen met consumenten Vb: supermarktketen Business-to-business Bedrijven die zakendoen met andere bedrijven Vb: grote producent melkproducten Non-profit-organisatie Een organisatie zonder winstoogmerk Realiseert maatschappelijke doelen door het verlenen van dienste Soorten non-profitorganisaties: De overheid met haar verschillende overheidsinstanties, gefinancierd met belastinggeld De non-gouvernementele organisaties, die geld krijgen van de overheid of uitgiften.

1

1.1.2 Transformatieproces = een proces waarbij productiefactoren (zoals arbeid, grondstoffen, kapitaal en informatie) worden omgezet in producten en of diensten. 

Doelstelling: Verkrijgen van toegevoegde waarde of winst

Invoer -> transformatie -> uitvoer    



Arbeid: mensen Grondstoffen: basisstoffen, energie, halffabricaten, hulpstoffen en dergelijke Kapitaal: geld, productiemiddelen zoals machine en gebouwen Informatie: gegevens die zaken betreffen als de inkoop- en verkoopmarkten, concurrenten en klanten maar ook overheidsregels, fiscale regelgeving, wetgeving,… Uitvoer: eindresultaat van het transformatieproces

1.2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten 1.2.1 Het bedrijfsproces 

een manier om het reilen en zeilen van een organisatie te begrijpen



Impuls = de start van een uitvoering van een bedrijfsproces



Bedrijfsproces = een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling van activiteiten die een organisatie worden uitgevoerd. Bij uitvoeren van het bedrijfsproces staat de behoefte van de klant centraal.

Voorbeeld: p21: verkoopproces, inkoopproces, productieproces,

1.2.2 Soorten processen   

Elke organisatie is gericht op realiseren van doelen Doelstellingen worden geformuleerd door het management en vertaald in het te voeren beleid. De doelen van de organisatie bereik je door de bedrijfsprocessen in die organisatie op een effectieve en efficiënte wijze uit te voeren.

2

1. OPERATIONELE PROCESSEN = het gaat om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie a. Primaire processen = activiteiten waaraan de onderneming haar bestaansrecht ontleent. Ze realiseren de producten en diensten van de onderneming. Leveren de onderneming geld op. En dragen bij tot het tot stand komen van het product of de dienst. (bijvoorbeeld het in-en verkopen van boeken) b. Secundaire processen/ondersteunende processen = ondersteunen primaire processen om goed te kunnen functioneren. (bijvoorbeeld onderhouden contacten met winkels, onderhouden website, administratie, beheren voorraad,…) 2. BESTUURLIJKE PROCESSEN = sturen de operationele processen aan, zodat gewenste resultaten bereikt worden a. Strategievorming = creëren van toekomstbeeld en bepalen van doelen b. Afstemming = afstemming primaire en secundaire processen om de gestelde doelen te realiseren c. Structurering = beschikbaar stellen van de benodigde mensen en middelen verdeeld over de verschillende bedrijfsprocessen d. Procesbeheersing= doelgericht en doelmatig verlopen van de operationele bedrijfsprocessen Procesbeheersing= bestaat uit drie beheersingsactiviteiten (het is een continue proces): 1. Plannen= maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van de operationele processen 2. Meten & vergelijken = het meten en vergelijken van de voortgang van het operationele proces 3. Bijsturen = op basis van de situatieanalyse bijsturen om het beoogde doel te realiseren

3

1.3 Informatie: Het bindmiddel Alleen door een goede interne afstemming kan een bedrijfsproces goed werken. Zonder gegevens kan een activiteit niet uitgevoerd worden.

1.3.1 Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen Cruciaal voor het goed werken van een bedrijfsproces, is de afstemming van alle activiteiten binnen zo’n bedrijfsproces. 

Afstemming = de betrokken medewerkers moeten op tijd de juiste informatie krijgen om precies te kunnen doen wat van ze verwacht wordt.

P 27

1.3.2 Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen De gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen onderling maakt als het ware de organisatie tot een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen. P 29

1.4 Informatie binnen organisaties De informatievoorziening is het proces dat ervoor zorgt dat goede gegevens op het goede moment beschikbaar komen voor diegenen die deze nodig hebben.

1.4.1 Gegevens en informatie Gegevens = feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Ze dienen voor communicatie, interpretatie en verwerking door mensen of computers. Informatie = de betekenis die iemand geeft aan de gegevens. Het verrijkt dus de kennis van degen die de gegeven gebruikt. Gegevens worden dus pas informatie als de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat interpreteren en gebruiken.

1.4.2 Model van informatievoorziening De informatievoorziening bestaat uit een groot aantal handelingen, met als doel de juiste gegevens op het goede moment aan de juiste mensen of systemen te leren. Bestaat uit proces van: 1. 2. 3. 4.

Verzamelen & vastleggen van gegevens Bewaren van gegevens in de gegevensopslag Verwerken van gegevens Verstrekken van de verwerkte gegevens voor aan diegenen voor wie die informatie bestemd is

Informatievoorziening is het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen

4

1.4.3 Geautomatiseerde informatievoorziening Automatiseren is het inzetten van computer en computerprogramma’s. Door continu verbeteringen op drietal gebieden:   

Efficiëntie: sneller en accurater Effectiviteit: beter inspelen op de behoefte aan informatie op managementniveau Kwaliteit: betrouwbaarheid en de prestatie van de verstrekte informatie vergroten

1.4.4 Positionering van de informatievoorziening Informatievoorziening ondersteunt de onderneming door op het juiste moment en op de juiste wijze met de juiste informatie te komen. Tegenwoordig is de informatievoorziening vrijwel volledig geautomatiseerd. Hierbij wordt informatie- en communicatietechnologie ingezet bij de uitvoering van de informatievoorziening. Informatiekunde De kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein van de informatievoorziening en het daarbij aanwenden van moderne informatie-en communicatietechnologie.

1.5 Soorten informatie Het succes van een bedrijf hangt voor een groot deel af van de beschikbare informatie.  

Interne informatie o Komt voort uit de activiteiten binnen het bedrijf. Externe informatie o alle info die een onderneming uit de omgeving vergaart. o omgeving van een onderneming wordt gevormd door betrokken belanghebbenden, zoals klanten, leveranciers & overheidsinstellingen. o Het is belangrijk dat in een onderneming informatie snel geleverd wordt en betrouwbaar is.

5

Binnen een bedrijf benodigde informatie is te onderscheiden in:  

Operationele informatie = informatie die nodig is bij het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten Managementinformatie = de diverse managementactiviteiten, wat onder meer inhoudt het besturen van de uitvoerende activiteiten en het nemen van strategische en tactische beslissingen.

Informatie wordt gebruikt bij:   

Uitvoeren van routinematige activiteiten Nemen van beslissingen op uitvoerend en managementniveau Besturen van de uitvoerende activiteiten

Informatie voor routinematige activiteiten informatie voor routinematige activiteiten omdat de info die nodig is om operationele activiteit te kunnen voeren. Informatie voor het nemen van beslissingen is in diverse situaties nodig als basis om een beslissing te nemen. 

Kengetal = een weergave van een complexe werkelijkheid in een getal, op basis waarvan rationele beslissing kan worden genomen. (bijvoorbeeld het gemiddelde benzineverbruik van een vrachtwagen)

Informatie ten behoeve van besturing: 

 

Stuurinformatie = de info die het operationele proces en de mensen daarbinnen krijgen om de gewenste activiteiten uit te kunnen voeren, zoals productieopdrachten en richtlijnen voor het omgaan met afval en restproducten. Verantwoordingsinformatie = is de info die vanuit de operationele processen gegeven wordt over het verloop van de activiteiten. Streefgetal = om de uitvoerende activiteiten te kunnen beoordelen worden er vaak streefgetallen gebruikt. Het is een waarde die het doel aangeeft dat met de uitvoerende activiteiten bereikt moet worden.

2 Hoofdstuk 2: informatievoorziening 2.1 Gegevens: representatie van de werkelijkheid Gegevens van en in een organisatie geven een representatief beeld van die organisatie.

6

2.1.1 De werkelijkheid gevangen Je kunt activiteiten van een bedrijfsproces alleen goed uitvoeren als de benodigde informatie beschikbaar is. Benodigde info kan uit directe of indirecte waarneming komen.  

Directe waarneming = kan alleen nog in kleine bedrijven, als de baas van het bedrijf zelf alles kan zien. Indirecte waarneming = de waarneming vindt plaats via de gegevens die iets vertellen over de werkelijkheid. Gegevensrepresentatie = als de gegevens op een bevredigde wijze weergegeven worden. Het is nodig voor de uitvoering van de activiteiten op de werkvloed & administratie, en ook voor besluitvorming & besturing.

P 45 

Voordelen van gegevensrepresentatie: de representatie van de werkelijkheid dmv gegevens maakt het mogelijk verbanden te zien. Een manager is niet geïnteresseerd in afzonderlijke gegevens, maar in verbanden tussen gegevens, omdat deze verbanden duidelijk maken waar hij moet ingrijpen & bijsturen.

Gegevensrepresentatie is een abstractie die het mogelijk maakt de werkelijkheid beter te begrijpen en te volgen. Andere voordelen zijn; 

Gegevens zijn de schakel tussen activiteiten binnen bedrijfsprocessen & een schakel tussen

 

de bedrijfsprocessen. Ze zorgen ervoor dat je activiteiten en bedrijfsprocessen kunt uitvoeren Je kunt de historie van de werkelijkheid vastleggen door gegevens op te slaan. Gegevens kun je gebruiken om verantwoording af te leggen. Een jaarverslag voor zowel de aandeelhouders als de Belastingdienst is hiervan een voorbeeld.

Nauwkeurig definiëren is nodig Het is niet eenvoudig om alle gegevens nauwkeurig te definiëren. Bijvoorbeeld kwaliteit. Je kan dit bijvoorbeeld vorstellen door ‘het aantal klachten per week’. Algemeen geldt: dat het belangrijk is dat een gegeven nauwkeurig gedefinieerd moet worden. Zonder kennis van wat de gegevensrepresentatie voorstelt, worden gemakkelijk fouten gemaakt.

2.1.1 Structurering van gegevens Gegevens bestaan niet alleen uit getallen, ook uit teksten. Geautomatiseerde verwerking van gegevens is het meest efficiënt als de gegevens een structuur hebben en duidelijk is welk soort gegeven het betreft. Gegevens zijn gestructureerd of ongestructureerd. Gestructureerde gegevens Een stuk werkelijkheid dat te groeperen is zodat een geordende samenhang ontstaat, noem je gestructureerd. Waarvan men het kan indelen in groepen. Getallen en codes zijn altijd gestructureerd. Je kan er bewerkingen mee uitvoeren (ordenen, sorteren, optellen) Een aantal voorbeelden zijn:  Boten zijn te onderscheiden in klassen 7



Postcodes zijn gestructureerd net als kentekens van auto’s. Klantennummers, leverancier nummers,…

Ongestructureerde gegevens Er kunnen geen bewerkingen worden gedaan. Voorbeelden hiervan zijn:    

Documenten Paragrafen in een boek Brieven Afbeeldingen

Maar je kan wel structuur aanbrengen (vb in een tekstdocument). gegevens die geautomatiseerd zijn moeten een bepaalde structuur hebben. Gegevens zonder vaste structuur kunnen niet worden verwerkt en opgeslaan.

2.2 Informatievoorziening als productieproces Binnen de bedrijfsprocessen is voor elke activiteit informatie nodig voor het verrichten van de werkzaamheden. De gegevens kunnen van buiten of binnen het bedrijf komen. Ook voor managementtaken, het besturen van de bedrijfsprocessen en de organisatie is informatie noodzakelijk. De kerntaak van informatievoorziening = het met informatie ondersteunen van de taakuitvoering op zowel operationeel als managementniveau. Informatievoorziening is te beschouwen als transformatieproces dat nieuwe gegevens omzet in e informatie waaraan behoefte is, omdat er zowel nieuwe als oude gegevens worden gebruikt voor het genereren van de benodigde informatie.

Informatievoorziening als transformatieproces P 49

Informatievoorziening is te beschouwen als een proces dat bestaat uit de volgende stappen:    

Gegevens verzamelen & invoeren Gegevens vastleggen in gegevensverzamelingen Gegevens verwerken Verwerkte gegevens verstrekken aan diegenen voor wie ze informatie zijn

In alle gevallen wordt de benodigde info geleverd door informatievoorziening. (zie figuur pg 50) Informatievoorziening wordt gedefinieerd als: de informatievoorziening omvat het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verweken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het realiseren van ondernemingsdoelen.

8

Elk onderdeel van dit proces (verzamelen, vastleggen, verwerken,…) hebben specifieke kenmerken & eisen. Informatievoorziening is uiteindelijk altijd gericht op het bevredigen van die informatiebehoefte.

2.3 Informatiebehoefte Informatievoorziening levert info. Deze info wordt binnen een bedrijfsproces gebuikt bij uitvoeren van werkzaamheden.

2.3.1 Vraag naar informatie Een goed ingerichte informatievoorziening geeft info die zo veel mogelijk aan de wensen van de gebruiker voldoet. Hij moet duidelijk aangeven welke info hij nodig heeft.

Informatiebehoefte = info die de gebruiker nodig heeft om zijn activiteiten te kunnen uitvoeren. Er zijn een aantal redenen waarom informatievoorziening niet altijd de info geeft waaraan er behoefte is bijvoorbeeld:   

Het geld is er niet om gegevens te verzamelen/op te slaan Medewerkers zijn niet in staat om informatiebehoeften goed te verwoorden Soms is het gewoon niet mogelijk de gewenste info te leveren

2.3.2 Informatieanalyse Informatievoorziening transformeert ingevoerde gegevens tot uitvoer gegevens. Daarom moet de informatievoorziening worden ontworpen. Dit gebeurt in aantal stappen (informatieanalyse):

1. welke activiteiten moeten uitgevoerd worden.  hieruit wordt de informatiebehoefte afgeleid. Voor het opleveren van de info wordt nagegaan welke uitvoergegevens opgeleverd moeten worden. 2. Daarna wordt gekeken hoe deze uitvoergegevens te verkrijgen zijn & welke bestaande gegevens, vastgelegd in gegevensverzamelingen. Om een goede informatieanalyse te kunnen doen is het nodig de informatiebehoefte goed te kennen. Hierbij is het volgende van belang:   



De behoeften zijn niet stabiel. Informatievoorziening is continu aan verandering onderhevig Gebruikers van info verwoorden hun informatiebehoefte vaak slecht De gebruiker krijgt steeds meer zicht op de mogelijkheden van de moderne geautomatiseerde hulpmiddelen en leert van de info die hij al krijgt. Daardoor worden de eisen groter Niet alle informatiebehoeften komen voort uit de onderneming zelf. Soms wordt info geëist door klanten, leveranciers,…

9

2.4 Verzamelen en invoeren van gegevens Informatievoorziening wordt, gegeven de aard van de uit te voeren activiteiten, ook wel gegevensverwerkend proces genoemd.

2.4.1 Verzamelen van gegevens Voordat je iets kan doen met gegevens moet ze ergens vandaan worden gehaald, ze moeten verzameld worden. Je moet je eerst afvragen welke gegevens er verzameld en ingevoerd worden. Het verzamelen van gegevens kost geld, en moet daarom tot een minimum worden beperkt. En hoe meer gegevens hoe grote de kans op fouten. Het is van groot belang dat voor een betrouwbare verwerking de gegevens goed gestructureerd zijn. Over de structuur moet vooraf goed nagedacht zijn. Je kan bijvoorbeeld gebruikmaken van een invulformulier dit levert:   

Volledige gegevensaanvoer Snelle en correcte invoering van gegevens Een vaste structuur van afzonderlijke gegevens

Invoergegevens kunnen zowel van buiten als binnen het bedrijf komen. Een nadeel van deze wijze van invoer is dat bij invoergegevens menselijke arbeid nodig is.

2.4.1 Invoer van gegevens Data entry is een ander woord voor het invoeren van gegevens. Data entry vindt vaak plaats aan de front office. De front office is het onderdeel van de onderneming waar de klantencontacten plaatsvinden. (p57)   

Gegevens die verkeerd worden ingevoerd leveren geen betrouwbare informatie op. Aangeduid met GIGO (garbage in, garbage out) Ofwel foutieve invoergegevens leiden tot niets anders dan foutieve uitvoergegevens en dus tot foutieve informatie. Je kan fouten bij het invoeren beperken op drie manieren:   

Geautomatiseerde invoer Gegevens Gegevens invoeren waar ze ontstaan Meer gegevens invoeren dan nodig is, zodat de extra gegevens de functie hebben de andere ingevoerde gegevens te controleren 10

Geautomatiseerde invoer bereik je door:  

Elektronische communicatie Gebruik van streepjescode of QR-code

Gegevens invoeren waar ze ontstaan bereik je door:  

De aanvrager. De ideale situatie bij het plaatsen van een order is dat de klant direct de gegevens van die order invoert in het geautomatiseerde systeem De belanghebbende. Laat de gegevens invoeren door personen die het meeste belang hebben bij een correcte invoer.

Meer gegevens invoeren dan nodig is:  

Invoer van controlegegevens: vb huisnummer en straat worden gecontroleerd door postcode Codering van de invoer: door invoeren van codering wordt achteraf geconstateerd of er niet ergens bij de invoer een fout is gemaakt.

2.5 Verwerken van gegevens De ingevoerde & vastgelegde gegevens worden gecombineerd, geanalyseerd en op andere wijze bewerkt.

2.5.1 Gegevens bewerken De gegevensverwerking = het combineren, samenvoegen, berekenen en sorteren van gegevens tot de benodigde uitvoergegevens. Gegevensveredeling = het verwerken van verscheidene gegevens tot informatie voor de gebruiker

Aggregeren = samenvoegen en bewerken van gegevens tot een nieuw gegeven. Deze gegevens worden in het management gebruikt om hun beslissingen op te baseren. Er is een verschil in mate van aggregatie: hoe hoger het managementniveau, des te meer gebruik wordt gemaakt van hoog geaggregeerde gegevens.

Bewerken van gegevens uit de database De meeste gegevens worden eerst opgeslagen in diverse gegevensverzamelingen voordat ze gebruikt worden. Op de gegevens in de database zijn verschillende bewerkingen uit te voeren: 

Selecteren van gegevens o is het ophalen van een deel van de gegevens uit de database. 11

 



Raadpleg...